企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

江蘇省新華書店集團(tuán)有限公司 張誠(chéng)鈺

企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，總是伴隨著各種風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。內(nèi)部控制就是基于職權(quán)分散思想而產(chǎn)生的制度設(shè)計(jì)與安排，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中控制風(fēng)險(xiǎn)的重要機(jī)制。國(guó)家規(guī)定了企業(yè)內(nèi)部控制管理的基本內(nèi)容，并出臺(tái)了相關(guān)的法律和行為準(zhǔn)則，指導(dǎo)企業(yè)建設(shè)和完善內(nèi)部控制體系。但是，部分企業(yè)雖然建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行流程和標(biāo)準(zhǔn)，仍然存在因主觀或客觀因素的影響而不按制度辦事的情況，給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。為此，越來(lái)越多的企業(yè)開始構(gòu)建內(nèi)控信息化系統(tǒng)，打造集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，將風(fēng)險(xiǎn)控制思想融入日常工作流程之中，讓內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)發(fā)揮流程控制作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防止違法違規(guī)行為的出現(xiàn)，從流程和制度上保障企業(yè)健康運(yùn)營(yíng)。

1 企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性

1.1 有助于保證企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)

合理的企業(yè)內(nèi)部控制制度，對(duì)職能部門科學(xué)分工，崗位協(xié)調(diào)、人員考核等具有積極作用，有助于推動(dòng)企業(yè)職工明確責(zé)任，堅(jiān)守崗位，履行職責(zé)，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高效率，保障企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常、有序地開展，促進(jìn)企業(yè)完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2 有助于保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全

內(nèi)部控制通過(guò)運(yùn)用多種控制手段，有助于企業(yè)在管理和使用企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資時(shí)，能夠在很大程度上避免內(nèi)部財(cái)產(chǎn)物資發(fā)生減損，從而規(guī)避浪費(fèi)、盜取、貪污等現(xiàn)象。

1.3 有助于會(huì)計(jì)信息的可靠性

企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)、可靠，是管理層了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、預(yù)測(cè)企業(yè)發(fā)展前景、制定科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)。而企業(yè)內(nèi)部控制制度，通過(guò)規(guī)范制度、分配職責(zé)以及明確責(zé)任，達(dá)到了有效監(jiān)管財(cái)務(wù)報(bào)告信息質(zhì)量的目的，有助于通過(guò)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息避免決策錯(cuò)誤，體現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的價(jià)值。

2 企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一

內(nèi)控信息化建設(shè)的重點(diǎn)是完善制度、梳理優(yōu)化流程、制定管控標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則、嚴(yán)格執(zhí)行操作。在內(nèi)控信息化建設(shè)初期，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者往往對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)還有誤解和擔(dān)憂。有些企業(yè)的管理者認(rèn)為建設(shè)內(nèi)控信息化系統(tǒng)操之過(guò)急，現(xiàn)有的內(nèi)部控制流程雖然存在一些問(wèn)題，但能夠基本滿足日常經(jīng)營(yíng)需要，當(dāng)前企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力大，建設(shè)內(nèi)控信息化系統(tǒng)時(shí)機(jī)不成熟，成本較高。有些企業(yè)的管理者認(rèn)為建設(shè)內(nèi)控信息化系統(tǒng)專業(yè)性較強(qiáng)，涉及各職能部門、各業(yè)務(wù)流程，缺乏專業(yè)人才的現(xiàn)狀導(dǎo)致實(shí)際操作中很難適應(yīng)。此外，部分管理者認(rèn)為內(nèi)控信息化建設(shè)不利于管理穩(wěn)定，原來(lái)的日常工作流程使用多年大家都已習(xí)慣，內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)會(huì)增加工作量，投入更多精力，不利于推動(dòng)。

2.2 內(nèi)部控制信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想比較傳統(tǒng)具有局限性

使用信息化技術(shù)較早的企業(yè)，基于傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式、手工作業(yè)的設(shè)計(jì)理念，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、實(shí)物管理系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)交換不暢，沒(méi)有融入財(cái)務(wù)管理理念。比如，在資金效益管理方面，由于系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)交換不暢，財(cái)務(wù)部門不能及時(shí)掌握業(yè)務(wù)部門在一段時(shí)期內(nèi)的資金需求量，只能留存大量的資金以備經(jīng)營(yíng)之需，造成資金閑置，資金管理收益低。

2.3 數(shù)據(jù)信息安全性缺乏有效保障

部分企業(yè)受使用習(xí)慣和增設(shè)的各種經(jīng)營(yíng)規(guī)則，執(zhí)行中往往出現(xiàn)系統(tǒng)中商品數(shù)據(jù)不規(guī)范，發(fā)貨折扣、退貨折扣等基本經(jīng)營(yíng)規(guī)則頻繁出錯(cuò)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒(méi)有閉環(huán)，產(chǎn)生錯(cuò)誤也沒(méi)有提示，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)物庫(kù)存不匹配，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，人為篡改數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，不僅導(dǎo)致無(wú)效勞動(dòng)，而且?guī)?lái)諸多隱患，甚至直接產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)損失。

3 完善企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對(duì)策建議

當(dāng)前，云計(jì)算和大數(shù)據(jù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用是發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)要順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的現(xiàn)狀，從經(jīng)驗(yàn)管理向流程管理轉(zhuǎn)變，變粗放管理為精細(xì)化管理。

3.1 提升對(duì)于內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重視程度

內(nèi)部控制信息化建設(shè)涉及經(jīng)營(yíng)管理的創(chuàng)新、人力資源的統(tǒng)籌、財(cái)稅管控的優(yōu)化等重大改革，是融入企業(yè)發(fā)展理念和財(cái)務(wù)管理核心的系統(tǒng)工程。企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)涉及到經(jīng)營(yíng)管理的方方面面，必須克服消極抵觸情緒，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)有序推進(jìn)。由公司高層管理者推動(dòng)建設(shè)進(jìn)程，成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目管理辦公室、各專項(xiàng)工作小組，負(fù)責(zé)內(nèi)控信息化建設(shè)項(xiàng)目的組織、協(xié)調(diào)、決策。公司各部門或下屬單位也要成立一把手負(fù)責(zé)，相關(guān)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干參與的專項(xiàng)工作小組，及時(shí)地協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程中遇到的問(wèn)題和難點(diǎn)。同時(shí)，要有專人，與領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對(duì)接，及時(shí)提交業(yè)務(wù)需求、系統(tǒng)需求和管理報(bào)表等材料，提前做好盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)清理等基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，按時(shí)完成各自任務(wù)。

3.2 建立完善的內(nèi)部控制信息化建設(shè)系統(tǒng)

3.2.1 完善內(nèi)部控制框架設(shè)計(jì)

內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)是企業(yè)全體人員在日常工作中按照規(guī)范流程進(jìn)行操作的應(yīng)用平臺(tái)。建設(shè)一套完善的企業(yè)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，需要學(xué)習(xí)了解內(nèi)部控制的理論基礎(chǔ)，以內(nèi)部控制框架理論為企業(yè)建設(shè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)。企業(yè)內(nèi)部控制通常包括企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、債務(wù)控制、固定資產(chǎn)管理、債權(quán)控制、對(duì)外投資控制、現(xiàn)金流量管理、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目控制、企業(yè)收入與支出管理等方面。

3.2.2 將內(nèi)部控制要求貫穿系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程

為了確保內(nèi)部控制信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)過(guò)程及其內(nèi)容符合內(nèi)部控制的要求，要把內(nèi)部控制功能全面融入系統(tǒng)的邏輯模型中，將系統(tǒng)的開發(fā)控制標(biāo)準(zhǔn)貫穿于系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施和維護(hù)的每個(gè)階段。內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管理和信息技術(shù)等專業(yè)人員在軟件開發(fā)工作啟動(dòng)前，要對(duì)系統(tǒng)規(guī)劃、分析和設(shè)計(jì)工作提出相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，將管理制度、審批流程、審批權(quán)限、控制措施以及操作規(guī)程融入系統(tǒng)中。在軟件正式開發(fā)和系統(tǒng)測(cè)試階段，內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管理和信息技術(shù)等專業(yè)人員還要發(fā)揮全程監(jiān)督職責(zé)，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，固化控制節(jié)點(diǎn)，確保管理程序、業(yè)務(wù)處理的合規(guī)性，信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證內(nèi)部控制系統(tǒng)真正發(fā)揮作用。

3.2.3 依托專業(yè)人員建立有效地內(nèi)控信息化系統(tǒng)

在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中，要抽調(diào)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行充分調(diào)研和認(rèn)真梳理，將流程和需求描述清晰，設(shè)置各個(gè)控制點(diǎn)。聘請(qǐng)專業(yè)的研發(fā)工程師和咨詢顧問(wèn)，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理流程進(jìn)行梳理，覆蓋企業(yè)生產(chǎn)決策、設(shè)計(jì)研發(fā)、投融資計(jì)劃、銷售設(shè)計(jì)、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等各環(huán)節(jié)的控制安排，針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)設(shè)置控制和審批操作，確保每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均能實(shí)現(xiàn)閉環(huán)控制。

3.3 加強(qiáng)不相容崗位間的相互制約

以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的內(nèi)控理念，對(duì)所有支出事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算管控、前置審批、標(biāo)準(zhǔn)約束、流程控制的管理目標(biāo)。打通企業(yè)部門之間、層級(jí)之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)及管理全過(guò)程的信息流、資金流、實(shí)物流的集成和數(shù)據(jù)共享，使各個(gè)控制環(huán)節(jié)和組織結(jié)構(gòu)相互聯(lián)系，相互制約，發(fā)揮各個(gè)組成部分的協(xié)同效應(yīng)。業(yè)財(cái)融合的集成應(yīng)遵循無(wú)縫銜接、相互牽制、相互約束的管理機(jī)理。把制約點(diǎn)通過(guò)技術(shù)手段有機(jī)關(guān)聯(lián)起來(lái)，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、高效的管控體系，保證業(yè)務(wù)管控職能充分發(fā)揮制約作用，從而達(dá)到全面提升管理效率、保證信息質(zhì)量、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的目的。

3.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全性

3.4.1 強(qiáng)化對(duì)系統(tǒng)各使用環(huán)節(jié)的監(jiān)控

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)可以借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸?shù)奶攸c(diǎn)和第三方互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)功能，由計(jì)算機(jī)記錄下每一筆業(yè)務(wù)的操作人和操作內(nèi)容，同時(shí)進(jìn)行多方備份，由監(jiān)控人員利用同步備份的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行即時(shí)或定期的核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。為了防止超出自身工作權(quán)限進(jìn)行審批，系統(tǒng)操作與維護(hù)兩個(gè)崗位應(yīng)當(dāng)相互分離。因此，在內(nèi)控信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，必須做好管理制度修訂工作，將操作崗位和監(jiān)控崗位分離、操作崗位與維護(hù)崗位分離，明確崗位劃分，加強(qiáng)崗位間的制約，實(shí)現(xiàn)有效管理。

3.4.2 提升網(wǎng)絡(luò)安全性

提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性控制，依賴于軟件和硬件兩個(gè)方面。在軟件安全性控制方面，不僅需要軟件自身具備緊急響應(yīng)、強(qiáng)制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)等功能，還需要保證維護(hù)和使用人員的專業(yè)性，及時(shí)維護(hù)和管理好使用權(quán)限。在硬件安全性控制方面，應(yīng)制定相關(guān)管理制度，明確硬件維護(hù)人員崗位職責(zé)、操作規(guī)范，建立終端設(shè)備生命周期管理，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備采用雙系統(tǒng)備份，從而提高內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

4 結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)在規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上，通過(guò)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)剛性控制特點(diǎn)的結(jié)合，保證業(yè)務(wù)信息與會(huì)計(jì)信息的一致性、及時(shí)性，做到信息資源共享，大幅提升工作效率。企業(yè)管理者要著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，統(tǒng)籌兼顧，處理好內(nèi)控信息化建設(shè)與日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)系，努力做到“兩手抓、兩手硬”，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和內(nèi)控信息化建設(shè)同步提升。