高速公路運營單位檔案管理現(xiàn)狀與思考
——以吉林高速公路為例

孫麗娜 吉林省高速公路管理局

高速公路運營單位的檔案管理工作，記錄了工程項目建設情況、單位發(fā)展歷史、內(nèi)部管理、人員信息等眾多內(nèi)容，在企業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展中占據(jù)重要地位。高速公路運營單位檔案管理工作質(zhì)量高低，很大程度上決定了企業(yè)的管理規(guī)劃和重要決策，關(guān)乎到企業(yè)管理水平和可持續(xù)發(fā)展。基于此，新時期加強高速公路檔案管理是必然選擇。

一、吉林高速公路檔案管理要求

其一，服務區(qū)要統(tǒng)一管理，各服務區(qū)在管理形式上要統(tǒng)一，設一名服務區(qū)經(jīng)理，各部門經(jīng)理要服從服務區(qū)經(jīng)理的管理，認真落實服務區(qū)的各項規(guī)章、制度，并建立統(tǒng)一的管理檔案。

其二，建立檔案保存制度，對上級主管部門下發(fā)的文件要認真保存，并設有收發(fā)文記錄。

其三，各項管理制度要細化，針對加油站、停車場、餐廳、客房、修配廠、公廁等部位都要有相對應的安全保衛(wèi)、衛(wèi)生保潔、資產(chǎn)管理、文明服務、產(chǎn)品質(zhì)量、物價管理等各項規(guī)章制度和崗位職責，并分別建立管理檔案，分部門存檔，該上墻的制度要上墻[1]。

其四，各項制度要有落實，服務區(qū)的管理要嚴格按照所定的制度辦事，不能流于形式，針對各項制度要有落實情況記錄，建立各個部門的各項工作的交接記錄，衛(wèi)生檢查記錄，資產(chǎn)維修記錄（包括維修計劃、預算、竣工資料等），設備、設施維修檢查記錄（包括更換、添加新設備的記錄），投訴、舉報記錄（包括處理情況記錄），上級部門檢查記錄（包括下發(fā)的整改通知書和整改情況記錄），以及各項自我檢查工作的整改情況記錄。

二、高速公路運營單位的檔案管理現(xiàn)狀分析

高速公路是社會經(jīng)濟持續(xù)增長的基礎保障，配套的管理體制改革持續(xù)深化，對于檔案管理工作重視程度逐步提升，并給予了相應的政策支持和資金投入，完善配套的軟硬件設施。通過對檔案管理流程優(yōu)化改進，實現(xiàn)檔案資料收集、保管和利用環(huán)節(jié)規(guī)范化，深入挖掘檔案資料潛在價值，塑造更具特色的企業(yè)文化，有助于提升運營單位內(nèi)在競爭優(yōu)勢，推動檔案管理科學化和規(guī)范化發(fā)展的同時，為高速公路運營管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務和支持。

但是，縱觀當前高速公路運營單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列不足：（1）檔案資料質(zhì)量不高。通過對基層檔案資料調(diào)查發(fā)現(xiàn)，原始資料中存在復印件或是字跡模糊的問題，配套的管理措施落實不到位，極大的影響到檔案資料完整性和時效性，在一定程度上加劇重要資源損耗。（2）檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定。檔案管理人員的素質(zhì)水平不高，更多的是兼職，除了要求檔案管理人員具備專業(yè)知識，還需要熟悉高速公路，具有高度責任感。但是，很多檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，未能嚴格遵循制度和要求進行資料收集和歸檔，嚴重影響到檔案管理工作成效。（3）檔案資料填寫不規(guī)范。檔案管理中，可能出現(xiàn)由于管理地域不同，出現(xiàn)檔案資料標準不統(tǒng)一的問題，填寫不規(guī)范。甚至很多檔案資料的信息化處理效率不高，管理系統(tǒng)更新頻率不高，后續(xù)檔案查閱不方便。

三、高速公路運營單位檔案管理有效措施

（一）建立完善的檔案管理機構(gòu)

為了確保高速公路運營單位檔案管理工作有序展開，應該轉(zhuǎn)變工作理念，加深檔案管理認知和重視，建立健全檔案管理機構(gòu)。依據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，運營單位的檔案資料統(tǒng)一向一個檔案室移交管理。順應管理體制改革相關(guān)要求，健全配套的管理工作體質(zhì)，結(jié)合單位實際情況，堅持集中統(tǒng)一管理原則，促使檔案管理逐漸規(guī)范化、標準化展開。同時，整合檔案資源，實現(xiàn)檔案資源共建共享，提升檔案資源的利用效率。

（二）完善配套的檔案管理制度

檔案管理工作是否可以規(guī)范化展開，一個重要內(nèi)容則是配套的管理制度是否健全，應結(jié)合高速公路實際情況選擇切實可行的檔案管理方法，優(yōu)化檔案資料收集、整理、保管、利用流程，將檔案工作納入到單位工作計；檔案管理人員積極參與科研成果展覽，學習前沿技術(shù)和手段，推動科技成果轉(zhuǎn)化。另外，制定合理的措施與手段，落實責任到各個部門和崗位，確保制度有效實施。對人員定期考核，給予相應的獎勵和懲處，以此來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理效率和質(zhì)量。

（三）加強檔案管理人員培養(yǎng)力度

人員是各項工作開展的關(guān)鍵所在，這就需要運營單位加強檔案管理人員專業(yè)培養(yǎng)力度，定期組織專業(yè)培訓。立足當前，著眼未來，組織檔案人員不斷提升和完善自我，豐富知識儲備，靈活運用先進技術(shù)手段開展檔案管理工作。組織檔案學術(shù)研討和工作交流，提升檔案管理人員培養(yǎng)力度，并制定配套的人事管理制度，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

結(jié)論：綜上所述，面對高速公路運營單位檔案管理工作需求，應轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式，完善配套的管理體制和制度，提升人才培養(yǎng)力度，在先進的科技成果支持下開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案資料價值挖掘和發(fā)揮。