探究檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革

趙威

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，逐漸提高對事業(yè)單位檔案管理工作的需求和標(biāo)準(zhǔn)。所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對檔案管理工作的重視程度，并采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)芾硇问胶头?wù)模式進(jìn)行改善與創(chuàng)新，從而使其滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，本文主要針對新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作和服務(wù)模式的創(chuàng)新進(jìn)行分析和研究，并提出科學(xué)合理的建議。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；服務(wù)模式；改革創(chuàng)新；分析研究

1 我國當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

對于檔案資料和相關(guān)數(shù)據(jù)來說，其中包含事業(yè)單位發(fā)展過程中的相關(guān)內(nèi)容，所以，檔案管理工作的水平與事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r具有密切的聯(lián)系。

1.1 對檔案管理工作沒有一個正確的認(rèn)識

事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，不僅能夠提高整體工作的效率，還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。但大部分事業(yè)單位在實際發(fā)展的過程中，缺乏對檔案管理工作的重視程度，從而對事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益造成嚴(yán)重的影響。而在這樣的情況下，就會導(dǎo)致相關(guān)部門和工作人員不能夠提高對檔案管理工作的投入力度，造成檔案管理工作經(jīng)常存在形式化的問題和現(xiàn)象，從而阻礙事業(yè)單位的順利開展。因此，在這樣的情況下，就需要事業(yè)單位相關(guān)工作人員提高對其的重視程度，確保能夠采取科學(xué)合理的措施，從而保證檔案管理工作能夠順利開展。

1.2 存在嚴(yán)重的采集重歸檔現(xiàn)象

在我國事業(yè)單位檔案管理中，第一個存在的問題就是存在非常嚴(yán)重的輕采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生原因，主要是在對檔案進(jìn)行分類的過程中，通過參考相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)之后，通常將事業(yè)單位活動開展過程當(dāng)中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結(jié)果為主要依據(jù)，而沒有對采集過程當(dāng)中涉及的問題和檔案本身存在的問題進(jìn)行管理。這就讓事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了含混不清的情況，其中的很多內(nèi)容在不整理的情況下，都出現(xiàn)了材料壞死無法使用的現(xiàn)象。因此導(dǎo)致我國大部分的事業(yè)單位檔案管理工作都處于一個名存實亡的狀態(tài)，主要表現(xiàn)就是不同類型的檔案所涉及的領(lǐng)域是完全不同的，如果出現(xiàn)了人員調(diào)動，而補(bǔ)充進(jìn)來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和服務(wù)模式的改革

2.1 建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代中，元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫和計算機(jī)來進(jìn)行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映事業(yè)單位工作開展過程當(dāng)中的具體情況，還能夠?qū)⒄鎸嵉脑紨?shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復(fù)雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費(fèi)大量的時間，不能滿足事業(yè)單位的具體需求，從而導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過單一組別的數(shù)據(jù)對比，來進(jìn)行內(nèi)容的拓展，從而更好的將內(nèi)容引申到各個領(lǐng)域的檔案之中，從而解決了分類不夠?qū)I(yè)的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升，確保檔案應(yīng)用更好的發(fā)揮效果。

2.2 全面加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)倉庫的有效建立

數(shù)據(jù)倉庫的建立是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中客觀公正的一個保障，因此必須要全面的進(jìn)行建設(shè)。這是因為，事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫不僅記錄了與檔案管理有關(guān)的各種信息，同時也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫中能夠定時的排查其中的內(nèi)容，從而確保數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容不會出現(xiàn)丟失等情況，這樣就全面的保障了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性，而且作為根據(jù)，也更容易進(jìn)行檢查。同時，中心數(shù)據(jù)庫本身能夠進(jìn)行內(nèi)容的增加和刪減，但是卻不能進(jìn)行內(nèi)容的修改，這就確保了中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正，不會出現(xiàn)被篡改的情況。

2.3 不斷加強(qiáng)事業(yè)單位運(yùn)營評價機(jī)制的構(gòu)建

為了更好得了解事業(yè)單位運(yùn)營評價機(jī)制中的內(nèi)容，就需要不斷的加強(qiáng)事業(yè)單位運(yùn)營評價機(jī)制的構(gòu)建。在對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行運(yùn)營評價的過程當(dāng)中，可以利用相關(guān)公司生產(chǎn)或者提供的系統(tǒng)來實現(xiàn)各種服務(wù)和產(chǎn)品的體驗，然后再對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)、評價、運(yùn)行、設(shè)計。這些內(nèi)容能夠非常好的通過系統(tǒng)的優(yōu)化，來實現(xiàn)檔案內(nèi)容的具體管理，從而確保檔案內(nèi)容更好的呈現(xiàn)出來。除此之外，運(yùn)營評價機(jī)制也能夠保證事業(yè)單位運(yùn)營過程中，各部分的工作考評的效果，這樣的考評能夠保證事業(yè)單位的運(yùn)營更好的完成。雖然事業(yè)單位本身不進(jìn)行盈利，但是為了更好的強(qiáng)化事業(yè)單位的內(nèi)容，還是需要進(jìn)行此類內(nèi)容的融入，以商業(yè)化的角度來衡量，才能取得最好的效果。

2.4 全面加強(qiáng)事業(yè)單位信息化設(shè)備的資金投入

事業(yè)單位的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標(biāo)，因此在此方面的發(fā)展中就會出現(xiàn)資金投入過少的情況。因此，想要更好的提升事業(yè)單位檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果，那么就需要不斷的加強(qiáng)資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而建設(shè)一個專項基金的內(nèi)容，每一次當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行升級的時候，都可以直接從專項基金中進(jìn)行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大程度的節(jié)省時間，并且獲得資金。

3 結(jié)論

綜合上文所述，檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用和意義，但我國當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度在不斷提高，所以，想要保證事業(yè)單位的發(fā)展能夠滿足時代發(fā)展的需求，就需要提高對人才培養(yǎng)工作的重視程度，并將現(xiàn)階段檔案管理工作的形式進(jìn)行創(chuàng)新，最終保障事業(yè)單位能夠穩(wěn)定發(fā)展。

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