新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理淺析

彭蓮花

摘 要：本文對新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要的分析，并在此基礎(chǔ)上，就當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已正式進(jìn)入了信息化時(shí)代。信息化時(shí)代以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，重點(diǎn)是知識的創(chuàng)造與開發(fā)，知識、信息價(jià)值的發(fā)掘成為各行各業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動力，信息化成為時(shí)代發(fā)展的大趨勢。在此形勢下，檔案事業(yè)的發(fā)展在信息時(shí)代出現(xiàn)許多的新問題、新情況，本文基于事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析，就其在新形勢下面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)進(jìn)行一些探討。

1 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理方式

目前來說，事業(yè)單位的人事檔案管理，還是以人工管理為主。雖然很多單位配備了計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，但在日常管理中，真正投入運(yùn)用到檔案工作中的較少，一些單位雖然也采用了計(jì)算機(jī)作為檔案管理的輔助，但檔案管理的軟件還未完善，檔案信息的內(nèi)容也不完整。根據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)研究資料，在目前事業(yè)單位的人事檔案管理中，人工管理為主，計(jì)算機(jī)管理為輔的管理方式占到了96.7%，只依靠人工管理的已經(jīng)較少，只占3.3%，表明當(dāng)前事業(yè)單位的人事管理已經(jīng)為實(shí)現(xiàn)信息化管理提供了最基本的硬件，人事檔案管理信息化已經(jīng)具備了一定的基礎(chǔ)，但以計(jì)算機(jī)管理為主、人工管理為輔或是實(shí)現(xiàn)完全的計(jì)算機(jī)管理的單位基本沒有，表明事業(yè)單位人事檔案管理信息化程度較低，發(fā)展較慢。

1.2 事業(yè)單位人事檔案的利用情況

以目前事業(yè)單位人事檔案的利用來說，存在著利用率不高、利用面狹窄等問題。由于當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的方式基本還都是面向管理，而不是面向服務(wù)，這在很大程度上使人事檔案的利用主體受到了限制。根據(jù)相關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案查閱最多的主體是單位的職能部門，基本占到總查閱量的75%以上，社會機(jī)構(gòu)查閱量占比僅為4%左右。事業(yè)單位人事檔案大部分的查閱是在職稱評定、工資調(diào)整及福利分配等方面，在干部任免時(shí)所需要的材料也基本是通過調(diào)取單位人事檔案資料來獲取，且一般都通過檔案管理人員來查閱原始資料。在查閱方式上，傳統(tǒng)的電話查詢及直接到人事檔案管理部門進(jìn)行查詢是主要查閱方式，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)查詢方式還基本未能實(shí)現(xiàn)，一些單位雖然建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫，但數(shù)據(jù)庫內(nèi)容并不全面，再加上由于硬件設(shè)施投入不足，軟件開發(fā)不完善及互聯(lián)網(wǎng)利用程度低等原因，基本還未實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息化。

1.3 事業(yè)單位人事檔案計(jì)算機(jī)的利用情況

計(jì)算機(jī)作為信息化時(shí)代各行各業(yè)開展工作的輔助工具，得到了大范圍的應(yīng)用。在事業(yè)單位的人事檔案管理中，計(jì)算機(jī)基本得到全面的配置，但就其利用情況而言，由到受到人事檔案管理人員年齡、操作水平及操作習(xí)慣等方面的影響，利用情況并不理想。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，在事業(yè)單位用于人事檔案管理的計(jì)算機(jī)中，有近10%處于閑置狀態(tài)，有62%的計(jì)算機(jī)是用于日常的工作文檔的處理，另有28%的計(jì)算機(jī)用于保存保密文件。很多單位的人事檔案管理人員年齡較大，計(jì)算機(jī)操作水平不高，這使得計(jì)算機(jī)的利用受到一定程度的影響?？梢?，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，僅僅是配置完善的硬件并不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，人員素質(zhì)與能力的培訓(xùn)提升也是重要的環(huán)節(jié)。此外，一些單位的人事檔案管理部門雖然建立了自己的網(wǎng)站，但多數(shù)沒有提供網(wǎng)絡(luò)檢索功能，用戶在網(wǎng)站上大多難以獲取所需的信息。

2 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇

在信息時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為事業(yè)單位的人事檔案管理帶來了新的機(jī)遇。首先來說，現(xiàn)代信息技術(shù)為事業(yè)單位人事檔案管理的自動化、智能化、實(shí)時(shí)化及網(wǎng)絡(luò)化提供了支撐，檔案數(shù)據(jù)資料的數(shù)字化，將在很大程度上改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫并共享平臺的建立，人事檔案資料可以通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷的查閱獲取，極大的提高事業(yè)單位人事檔案的管理效率，檔案資料的安全性也得到有效的保障。其次，在新形勢下，檔案管理信息化的要求對檔案管理者的水平及業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，檔案管理人員除應(yīng)掌握必要的檔案專業(yè)技能外，還應(yīng)不斷提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平及相關(guān)的管理知識，只有如此，才能在新形勢下適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對檔案管理的要求。第三，人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，保障其安全、完整是檔案管理工作的重要內(nèi)容。實(shí)行人事檔案資料的數(shù)字化，檔案管理的信息化，可以極大的減少原始檔案資料的查閱量，進(jìn)而降低人事檔案原件的損壞率，既有效地延長人事檔案材料的壽命，又有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。第四，將傳統(tǒng)的檔案管理理論與信息化技術(shù)以及社會發(fā)展的要求結(jié)合，不斷豐富和拓展服務(wù)領(lǐng)域，能夠真正實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的充分利用，發(fā)掘事業(yè)單位人事檔案蘊(yùn)含的知識價(jià)值。

3 新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1 對管理觀念和管理制度的挑戰(zhàn)

人事檔案包含大量個人數(shù)據(jù)，以及不宜公開的政治、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)信息和反映著各單位組織的體系結(jié)構(gòu)、活動情況等的信息。人事信息的公開程度和內(nèi)容是提高人事信息利用效率的關(guān)鍵，在信息化時(shí)代，如何按照人事檔案管理客觀規(guī)律和特點(diǎn)，建立完善的工作流程，制定科學(xué)的管理模式，促進(jìn)檔案的開發(fā)和利用，對人事檔案管理的觀念和管理制度提出了挑戰(zhàn)。

3.2 對管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

人事檔案管理工作的保密性特點(diǎn)體現(xiàn)了它是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，在保證檔案資料的完好、真實(shí)、安全基礎(chǔ)上還要確保檔案的保密性及安全性。在信息化時(shí)代，人事檔案管理的保密性與安全性對事業(yè)單位人事檔案的管理技術(shù)提出了挑戰(zhàn)，不僅要制定完善的各項(xiàng)法律法規(guī)以及各項(xiàng)管理制度，而且還要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)，包括管理軟件的開發(fā)、安全技術(shù)的保障，確保人事檔案信息的安全。

3.3 對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的挑戰(zhàn)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的互相融合和嫁接，促進(jìn)越來越多的新技術(shù)逐漸地應(yīng)用于檔案管理工作中，如通訊技術(shù)、微縮技術(shù)、自動化技術(shù)、聲像技術(shù)等，而以往的手工勞動很難滿足現(xiàn)代信息化的管理工作，這就要求管理工作人員不斷地提高自己的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及各項(xiàng)技術(shù)操作能力。從而不斷地提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，使事業(yè)單位人事檔案管理在信息化時(shí)代下更具有活力和生機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]俞惠蘭.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].宏觀經(jīng)濟(jì)管理，2017（S1）：161+163.

[2]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理，2014（03）：86-87.

[3]莫若琦，楊力.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展，2007（05）：153-155.