辦公自動(dòng)化形勢(shì)下對(duì)文書(shū)檔案管理工作思考

曲健

摘 要：辦公自動(dòng)化是一種現(xiàn)代性的辦公方式，集合了網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與智能的辦公設(shè)備等技術(shù)新型發(fā)展成果。當(dāng)前辦公自動(dòng)化已經(jīng)廣泛地運(yùn)用到文書(shū)檔案領(lǐng)域，直接變革著文書(shū)檔案管理的方式與內(nèi)容。本文立足辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)，分析了辦公自動(dòng)化形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)與不足，結(jié)合實(shí)際工作有針對(duì)性地提出了促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的措施，保障文書(shū)檔案管理在辦公室業(yè)務(wù)中可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；策略

文書(shū)檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，能夠直接地表達(dá)管理人員的中心思想，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理得到長(zhǎng)足的發(fā)展。辦公自動(dòng)化與自動(dòng)化管理成為文書(shū)檔案管理的重要內(nèi)容，依托辦公自動(dòng)化技術(shù)針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理，不斷提升文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，文書(shū)檔案的管理工作主要包含了電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔兩個(gè)部分，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案有機(jī)結(jié)合。這就要求文書(shū)檔案管理工作必須系統(tǒng)化的深入到文件生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)、處理與歸檔全流程。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案全流程管理直接為新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作提出了更高地要求。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理與運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)與智能化管理雙向結(jié)合的管理格局，文書(shū)檔案管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

文書(shū)檔案管理易制發(fā)：基于電子文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下自動(dòng)傳輸，有效地避免了檔案管理人員傳統(tǒng)的按照紙質(zhì)文件的管理模式，減少了傳統(tǒng)審核、會(huì)簽、簽發(fā)等文書(shū)檔案形成與制作流程，辦公室文書(shū)檔案管理人員只要在智能化的辦公系統(tǒng)環(huán)境下就可以完成以上程序，形成全過(guò)程的電子文件運(yùn)行流程，進(jìn)而形成原始的文書(shū)檔案材料。尤其是文書(shū)檔案在基層的管理上，只需要在辦公系統(tǒng)中自動(dòng)儲(chǔ)存就可以實(shí)現(xiàn)上級(jí)文件分類保存，形成文件傳閱系統(tǒng)。

文書(shū)檔案管理儲(chǔ)存性強(qiáng)：以電子文件的形式針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效管理，將傳網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)等數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備納入到電子文書(shū)檔案管理中去，不僅有效地提升了文書(shū)檔案的儲(chǔ)存安全，還有效地節(jié)省了文書(shū)檔案管理儲(chǔ)存空間。

文書(shū)檔案的使用與分享更便捷：傳統(tǒng)紙質(zhì)文件記載了大量的信息，其復(fù)雜程度是依賴高強(qiáng)度的檔案管理實(shí)現(xiàn)，文書(shū)檔案的使用、交流等都需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力等[1]。在辦公智能化、自動(dòng)化運(yùn)行系統(tǒng)實(shí)施以來(lái)，文書(shū)檔案的利用與分享等可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。采取數(shù)據(jù)檢索與信息分類查詢的方式，能夠直接將需要的電子文書(shū)檔案納入使用進(jìn)程中去。通過(guò)數(shù)字化的管理與現(xiàn)代化管理設(shè)備相結(jié)合，能夠直接促進(jìn)交流共享，增強(qiáng)文書(shū)檔案的利用效率。實(shí)現(xiàn)電子文書(shū)檔案利用分級(jí)授權(quán)，文書(shū)檔案管理自動(dòng)查詢與使用，減少檔案利用人力資源；打破文書(shū)檔案使用傳統(tǒng)空間限制，依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)雙向發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化形勢(shì)下文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

在辦公自動(dòng)化形勢(shì)下，文書(shū)檔案依托信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)歸檔與數(shù)據(jù)整合處理，直接提升了文書(shū)檔案管理效率，增強(qiáng)了文書(shū)檔案管理利用效率，但是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理依然存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）儲(chǔ)存介質(zhì)不穩(wěn)定。電子文書(shū)檔案管理更多的是硬盤(pán)、光盤(pán)等線下實(shí)體硬件措施的管理，對(duì)檔案管理的環(huán)境要求比較高，不能在磁場(chǎng)環(huán)境下保存，怕擠壓、彎折等。同時(shí)，此種介質(zhì)的物理壽命相對(duì)較短，管理中需要及時(shí)更新，保證電子文書(shū)檔案管理的時(shí)效性，直接增加了電子文書(shū)檔案管理的難度。

2）文件原始認(rèn)定困難。雖然當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了分級(jí)權(quán)限管理，根據(jù)個(gè)人的崗位實(shí)際情況實(shí)行相應(yīng)地權(quán)限管理，但是基于種種原因，電子文書(shū)檔案的原始性認(rèn)定是比較困難的。其主要表現(xiàn)在很多管理人員當(dāng)前依然沿用通用的密碼，操作中人員界定不到位。同時(shí)，尚未建立嚴(yán)格的電子文書(shū)檔案管理制度，經(jīng)常發(fā)生管理混亂。很多管理人員在崗位調(diào)整之后未及時(shí)收回相應(yīng)地權(quán)限，直接造成管理風(fēng)險(xiǎn)?；陔娮游募?fù)制性強(qiáng)，進(jìn)一步加大了文件的原始認(rèn)定[2]。

3）管理人員綜合素養(yǎng)有待提升。在辦公自動(dòng)化形勢(shì)下文書(shū)檔案管理對(duì)于工作人員的要求進(jìn)一步加大，當(dāng)前文書(shū)檔案管理人員有著基本的知識(shí)了解與掌握，但是檔案管理理念與技能更新并不及時(shí)，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下電子文書(shū)檔案管理的根本需求，尤其在檔案管理技術(shù)與檔案需求多重背景的影響下，強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)的提升成為電子文書(shū)檔案管理的必然趨勢(shì)。

4）電子文件安全性受到挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)是電子文件賴以生存的主要陣地，是電子文件傳輸?shù)闹饕h(huán)境，雖然電子文件的傳輸主要基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境下，難免受到病毒等環(huán)境的破壞。當(dāng)前已經(jīng)采取了多項(xiàng)技術(shù)保證電子文件安全性，但是一旦發(fā)生泄露，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行修補(bǔ)，導(dǎo)致無(wú)法辨別檔案的真?zhèn)?，使得電子文件的安全性受到威脅[3]。

3 辦公自動(dòng)化形勢(shì)下增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的策略

1）運(yùn)用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件長(zhǎng)遠(yuǎn)保存。一方面建立健全線上檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)。將云計(jì)算等新型儲(chǔ)存系統(tǒng)納入到電子文件保存中來(lái)，形成長(zhǎng)效發(fā)展的根本保障，促進(jìn)電子文書(shū)檔案持續(xù)發(fā)展。增強(qiáng)電子檔案安全保障環(huán)境，增強(qiáng)電子檔案的線上與線下使用安全。另一方面建立健全線下檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)。保障檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)適應(yīng)文書(shū)檔案的保存，包括檔案室溫度環(huán)境、濕度環(huán)境和通風(fēng)系統(tǒng)等基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，增加新技術(shù)，建立自動(dòng)恒定檔案保存系統(tǒng)。

2）建立健全檔案管理制度。電子文件是一項(xiàng)新興的檔案管理模式，不僅自身在發(fā)展中存在固有的缺點(diǎn)，在運(yùn)行中相應(yīng)地管理制度也無(wú)法滿足文書(shū)檔案管理。因此，必須不斷建立健全檔案管理制度，才能保障電子文件的形成、處理與歸檔等流程標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。進(jìn)一步促進(jìn)電子文書(shū)檔案規(guī)范化運(yùn)行，保證不同類型、不同權(quán)限的電子文件都能通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)形成流程化管理模式。

3）增強(qiáng)管理人員綜合素養(yǎng)。隨著電子文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為管理中重要的方向之一，必須不斷強(qiáng)化電子文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理，增強(qiáng)工作效率。因此，面對(duì)新形勢(shì)下電子文書(shū)檔案管理的發(fā)展，必須不斷強(qiáng)化內(nèi)部檔案管理人員培訓(xùn)，將檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)籌起來(lái)，形成長(zhǎng)效發(fā)展的根本原則。進(jìn)一步掌握文書(shū)檔案自動(dòng)化管理，進(jìn)一步增強(qiáng)辦公的自動(dòng)化程度。以崗位培訓(xùn)、職業(yè)教育相結(jié)合的形式增強(qiáng)檔案管理人員的綜合技能，確保檔案管理能力與自動(dòng)化發(fā)展水平一致。

4）不斷增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的安全性。信息技術(shù)是一把雙刃劍，在為文書(shū)檔案管理帶來(lái)便捷化的同時(shí)也存在一定的安全隱患。電子文書(shū)檔案在常態(tài)化傳輸進(jìn)程中將直接存在一定的網(wǎng)路風(fēng)險(xiǎn)，因此必須不斷強(qiáng)化電子檔案管理的安全性。定期做好文書(shū)檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)維護(hù)與檢修，保證儲(chǔ)存系統(tǒng)的安全性質(zhì)。采取雙重加密的方式保障網(wǎng)絡(luò)傳輸文件安全，最大限度地保證電子文書(shū)檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中的安全性。例如：如采取防火墻、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份認(rèn)證與授權(quán)等技術(shù)。使用相關(guān)文件時(shí)，必須要嚴(yán)格落實(shí)數(shù)字化檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自進(jìn)行電子文件的下載與修改，確保文件的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化形勢(shì)下文書(shū)檔案管理工作是衡量單位內(nèi)部檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響電子檔案管理質(zhì)量與效益，在辦公自動(dòng)化背景下我們應(yīng)該積極主動(dòng)地探索新型管理方式，結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地促進(jìn)信息化時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[3]黃偉瑛.如何做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2018（7）：31-31.