現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用研究

劉霽

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展以及信息時(shí)代的到來(lái)，人事檔案的信息化正在越來(lái)越受到人們的青睞。人事檔案的信息化應(yīng)用和管理經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，已經(jīng)變得較為完善和普遍，但部分企業(yè)和事業(yè)單位在利用水平、重視程度、信息化標(biāo)準(zhǔn)程度和管理方式等方面仍然存在一定的問(wèn)題，需要企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化的重視，采取多種措施不斷完善管理和應(yīng)用模式，進(jìn)一步提高企業(yè)和事業(yè)單位人事檔案的信息化應(yīng)用水平。

關(guān)鍵詞：信息化；應(yīng)用；事業(yè)單位；人事檔案

作為人力資源信息的重要也是主要的載體，信息化的人事檔案在事業(yè)單位人力資源管理工作中發(fā)揮了不可替代的作用，他具有直觀性、充分性、客觀性、全面性等特點(diǎn)，因此科學(xué)合理的進(jìn)行人力檔案的信息化管理，不斷提高事業(yè)單位的人事檔案信息化應(yīng)用水平是十分必要的。特別是在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)十分激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，哪一個(gè)企業(yè)能夠做好人才的選拔、任用等人力資源管理工作，就意味著哪一個(gè)企業(yè)在人才的發(fā)掘和任用方面獲得更大的優(yōu)勢(shì)，也就意味著哪個(gè)企業(yè)能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下獲得更好的生存和發(fā)展。本文將對(duì)事業(yè)單位人事檔案的概念和事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)的分析，然后將就現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理的信息化應(yīng)用的改進(jìn)提出若干建議，僅供業(yè)內(nèi)人士參考。

1 人事檔案的概念

1.1 人事檔案的概念

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是能夠證明個(gè)人身份、學(xué)歷以及資歷的最具有代表性的資料，被法律認(rèn)可和接受，與個(gè)人的勞動(dòng)保障、待遇等組織關(guān)系和法律關(guān)系息息相關(guān)。人事檔案是指包括個(gè)人履歷、獎(jiǎng)懲情況、個(gè)人表現(xiàn)、思想政治狀況等個(gè)人資料在內(nèi)的企業(yè)和事業(yè)單位常用的記錄，人事檔案的建立要求以“人”為核心，是企業(yè)和事業(yè)單位進(jìn)行人員應(yīng)聘、人員提拔與任用的重要參考內(nèi)容，現(xiàn)已受到企業(yè)和社會(huì)的廣泛重視，可以說(shuō)現(xiàn)代企業(yè)和個(gè)人已經(jīng)越來(lái)越離不開(kāi)人事檔案的建立和使用了。

而在事業(yè)單位中，人事檔案是單位進(jìn)行認(rèn)識(shí)選拔與任用的最重要的參考依據(jù)，記錄著一個(gè)人的政治思想狀況、年齡、專業(yè)性以及生平履歷。

1.2 人事檔案管理的特點(diǎn)

首先，人事檔案擁有平常我們使用的其他檔案的一般特點(diǎn)，是個(gè)人履歷、獎(jiǎng)懲情況、業(yè)務(wù)能力的最初記錄，具備原始性、真實(shí)性、備用性等特點(diǎn)。

其次，作為個(gè)人和事業(yè)單位人力資源管理所參考的最重要的檔案，人事檔案也有其自身的特點(diǎn)，它與普通的文書檔案、財(cái)務(wù)憑據(jù)等不同的是人事檔案始終以“人”為記錄對(duì)象，只對(duì)與個(gè)人有關(guān)的資料進(jìn)行記錄。另外，人事檔案采用十類材料組合的組合方法，具備一定的保密性和隱私性，除了工作任職、晉升和福利待遇安排以外，一般不會(huì)對(duì)社會(huì)公開(kāi)，具有較強(qiáng)的排他性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

2.1 信息化應(yīng)用狀況參差不齊

由于各地以及各級(jí)政府在財(cái)力、技術(shù)、重視程度、需求等方面存在一定的差異，導(dǎo)致各事業(yè)單位在人事檔案信息化應(yīng)用方面存在一定的差異，這種差異主要表現(xiàn)在硬件和軟件兩個(gè)方面：

首先是硬件方面，很多財(cái)力狀況良好的單位或者級(jí)別較高的事業(yè)單位具有十分齊全的計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)力較為雄厚，管理經(jīng)驗(yàn)豐富，工作效率較高，但是部分級(jí)別較低或者財(cái)力狀況不夠好的企業(yè)則在硬件設(shè)備數(shù)量和質(zhì)量方面存在不少差距；再就是軟件方面，各事業(yè)單位之間的交流不夠充分、分工不夠明確，導(dǎo)致各事業(yè)單位在軟件使用和開(kāi)發(fā)上各自為主，且存在一定數(shù)量的單位仍在使用以人工為主，軟件技術(shù)為輔的人事檔案管理方式。

2.2 人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一和規(guī)范

規(guī)范化和統(tǒng)一的信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)是事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案信息化的基礎(chǔ)，只有建立起科學(xué)合理的統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理的信息化應(yīng)用水平才能夠真中發(fā)揮它的效用。然而當(dāng)前我國(guó)并沒(méi)有建立其足夠統(tǒng)一的人事檔案的信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致出現(xiàn)有些內(nèi)容這個(gè)單位會(huì)進(jìn)行上傳記錄而另一個(gè)單位不會(huì)上傳記錄的問(wèn)題，嚴(yán)重妨礙了人事檔案信息化應(yīng)用與管理水平的提高。

2.3 人事檔案利用水平普遍不高

人事部門是人事檔案的主要使用對(duì)象，人事部門需要使用人事檔案為人事方面的決策提供依據(jù)和參考，只有充分利用起人事檔案來(lái)才能真正的提高認(rèn)識(shí)管理效率和質(zhì)量。然而當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理工作普遍存在著輕視利用而更加重視保密的現(xiàn)象，人事檔案利用水平和利用范圍普遍較低，任然處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。

2.4 部分事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)較低

人事檔案的信息化管理需要管理者具備良好的人事管理知識(shí)和信息技術(shù)，需要文化水平和知識(shí)素養(yǎng)較高的人來(lái)進(jìn)行操作和管理，只有這樣才能夠滿足人事檔案的信息化應(yīng)用要求，真正發(fā)揮其效用。然而許多事業(yè)單位的人事檔案管理人員特別是年紀(jì)較大的管理者相關(guān)知識(shí)和技能明顯落后，只能更多的依靠手工或者半手工的方式進(jìn)行人事檔案管理，嚴(yán)重影響了辦公效率，降低了人事管理水平。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化的對(duì)策和建議

3.1 建立完善的人事檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位要想做好人事檔案管理信息化的應(yīng)用和管理，首先應(yīng)當(dāng)做的是建立完善的人事檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步完善人事檔案管理工作流程。

首先，建立完善的責(zé)任制度，將人事檔案管理工作中的責(zé)任明確到個(gè)人，將人事檔案才材料的收集、轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出和歸檔管理制度進(jìn)一步規(guī)范；其次，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人事檔案管理要求的不斷提高，要不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，即使引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度。

3.2 加強(qiáng)人事檔案信息的管理和使用

首先，嚴(yán)肅對(duì)待人事檔案生成、驗(yàn)證、收集等每一個(gè)工作流程，將信息化應(yīng)用到人事檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)也要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案修復(fù)與檢查工作，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行復(fù)核，及時(shí)處理相關(guān)問(wèn)題，以保障人事檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

其次，建立人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，入庫(kù)以前要做好人事檔案的鑒別工作，結(jié)合與人事檔案有關(guān)的規(guī)定建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高人事檔案的管理效率。

最后，進(jìn)一步提高人事檔案信息的保密性和安全性，可以從制度和人員兩個(gè)方面入手。制度上，要建立合理的人事檔案信息使用標(biāo)準(zhǔn)和制度，不符合使用要求的情況下堅(jiān)決不能進(jìn)行人事檔案的使用；人員上，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，確保其掌握相關(guān)技能和規(guī)定。

3.3 重視人事檔案管理人員選拔、任用與培養(yǎng)

首先，建立合理的人才選拔與任用機(jī)制，提高人事檔案管理人員的任用標(biāo)準(zhǔn)，挑選更加優(yōu)秀的人才；其次，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)工作，不斷提高其工作水平和能力。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案對(duì)于個(gè)人、企業(yè)與人事單位都具有非常重要的使用意義，它是對(duì)人的年齡、表現(xiàn)等生平履歷的記載，能夠?yàn)槿耸聠挝坏娜耸鹿芾硖峁┲匾獏⒖家罁?jù)。因此需要管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，將信息化應(yīng)用到人事檔案的管理工作中，并采取多種措施不斷提高人事檔案管理水平和效率。

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