信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新

李曉健

摘 要：21世紀(jì)是一個信息化時代，隨著網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了生活的方方面面，單位財務(wù)會計檔案管理受到信息化的影響也面臨著新機遇和新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的單位財務(wù)會計檔案管理模式已經(jīng)失去了其適用性，為滿足單位財務(wù)會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平，就必須實現(xiàn)單位財務(wù)會計檔案管理的信息化，對單位財務(wù)會計檔案管理實行創(chuàng)新。本文就傳統(tǒng)的單位財務(wù)會計檔案管理模式的弊端，結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，提出了幾點實用有效的措施。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；單位財務(wù)會計檔案管理；創(chuàng)新

在信息化的大背景下，人們需要處理的信息和數(shù)據(jù)越來越多，也越來越復(fù)雜，對各行業(yè)的工作都提出了更高的要求。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，檔案管理工作的有效程度決定了事業(yè)單位的發(fā)展前景，同時與員工的個人利益有重要關(guān)系，單純依靠傳統(tǒng)的管理方法不能保證檔案工作的正確性和有效性。然而要使單位財務(wù)會計檔案管理跟上時代的步伐，就務(wù)必要對其進行改革創(chuàng)新，這需要檔案工作者的自覺轉(zhuǎn)變觀念，嚴(yán)格按照新的實行方案，不斷改善檔案管理方案。

1 傳統(tǒng)單位財務(wù)會計檔案管理模式的弊端

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案難以長期完好保存

單位財務(wù)會計檔案是記錄單位的會計憑證、賬簿，與單位財務(wù)報告有很大關(guān)系，同時也記錄了單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的關(guān)鍵證據(jù)，一言以蔽之，其對單位的發(fā)展有著重要作用，因此，單位會計檔案需要長期保存用以日后的調(diào)閱。然而，傳統(tǒng)的會計檔案記錄方式以紙質(zhì)為主，而這些數(shù)據(jù)保存不到一年就會淡化，字跡變得模糊很難識別，容易造成數(shù)據(jù)的丟失。原始憑證數(shù)據(jù)的消失會給事業(yè)單位信息的查詢造成了很大的障礙，而且如果有人有不軌之心想利用這一點時，會給事業(yè)單位的財務(wù)部門帶來巨大風(fēng)險。

1.2 傳統(tǒng)會計檔案調(diào)閱難度很大

事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模在日益擴大，所擁有的數(shù)據(jù)也在不斷增多，在事業(yè)單位進行各項經(jīng)費的調(diào)查時，財務(wù)部門會計檔案管理人員要調(diào)閱并復(fù)印大量的相關(guān)會計檔案。如果按照傳統(tǒng)的會計檔案管理模式，僅是調(diào)閱會計檔案就可以讓會計檔案管理人員花費大量時間和精力，令他們頭疼不已，近年來，事業(yè)單位各項經(jīng)費的收支數(shù)量與金額一直在增長，為促進會計檔案管理人員的工作效率，務(wù)必要對事業(yè)單位會計檔案進行創(chuàng)新。

1.3 傳統(tǒng)會計檔案易泄漏信息

事業(yè)單位會計檔案的定義中指出會計檔案包括各類原始憑證、賬單、工作報表等，包含了很多與單位信息有關(guān)的資料，會計檔案管理有一套完整的移交程序，而且移交之后還有一個漫長的存檔過程，該過程非常的復(fù)雜，而且由于會計檔案數(shù)量巨大，而人力、物力、財力有限，監(jiān)管力度難達(dá)到其所需要的程度，如果有人從中抽取部分檔案則很難被發(fā)現(xiàn)，所以很容易造成會計檔案信息的泄漏，一旦發(fā)生資料外泄現(xiàn)象，則會給事業(yè)單位帶來巨大風(fēng)險。

2 信息化環(huán)境下管理工作創(chuàng)新方法

2.1 運用多種會計檔案載體

會計檔案信息化的含義就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)將會計檔案以數(shù)據(jù)的形式保存在計算機中，將會導(dǎo)致大量電子文件的產(chǎn)生。為促進會計檔案信息化進程，我們要想出辦法改變傳統(tǒng)的單一會計檔案載體模式，運用多種會計檔案載體，例如以數(shù)碼的形式將會計檔案信息儲存在光碟、磁盤、光盤等載體中，當(dāng)檔案管理人員需要調(diào)閱會計檔案資料時，直接借助計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀查閱。這樣一來，不僅解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案不易保存的問題，還大大減少了檔案管理人員的工作量。隨著會計信息化的發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理也在趨向信息化，越來越多的軟件和數(shù)字設(shè)備被用作信息載體。

2.2 完善財務(wù)會計檔案資料，規(guī)范財會管理體系

完善財會檔案資料、規(guī)范財會管理體系是使財務(wù)會計檔案適應(yīng)信息化環(huán)境的重要途徑之一。由于事業(yè)單位財務(wù)會計檔案信息量巨大，在一定程度上加大了財會管理的難度，而且檔案處理周期性較強，如果在收集資料的過程中出現(xiàn)了什么錯誤，就可能導(dǎo)致重要財會檔案信息的丟失，給事業(yè)單位帶來巨大經(jīng)濟損失和風(fēng)險。但是如果加強財務(wù)會計檔案的信息化建設(shè)，利用先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)完善事業(yè)單位財務(wù)會計檔案資料，則可以有效提升事業(yè)單位財務(wù)會計工作管理人員的工作效率以及提高財務(wù)會計工作的質(zhì)量。其次，在信息化大背景下財會管理能夠通過較為科學(xué)合理的管理逐步使財會管理走向規(guī)范化，改進較為落后的人力管理以及檔案管理方式，一方面，在一定程度上降低了財務(wù)會計檔案管理人員，另一方面，規(guī)范財會管理體系，還能有效改善他們的工作環(huán)境。

2.3 實現(xiàn)財務(wù)會計的共享服務(wù)

以大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，我們可以建立一個財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息的接受、傳遞、存儲、運用一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，使檔案管理更加高效快捷。以財務(wù)共享云平臺為載體，檔案管理人員在其中形成規(guī)范的會計檔案業(yè)務(wù)流程，建立符合事業(yè)單位實際運行情況的電子會計檔案管理體系并制定相關(guān)制度，事業(yè)單位可以利用該平臺進行電子會計檔案分析處理工作，如此一來，可以大大減輕事業(yè)單位檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)同時提高檔案管理的效率。信息技術(shù)隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提高逐漸滲入傳統(tǒng)財會管理工作中，尤其是對事業(yè)單位財務(wù)會計管理工作產(chǎn)生了巨大的影響，對信息化環(huán)境下的財務(wù)會計管理創(chuàng)新研究，其主要目的就是了解創(chuàng)新性財務(wù)會計管理工作的重要作用，通過對這一平臺的實踐應(yīng)用，可以充分發(fā)揮信息化技術(shù)在傳統(tǒng)財務(wù)會計中的應(yīng)用。

3 結(jié)語

信息化環(huán)境給事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理人員帶來機遇與挑戰(zhàn)，同時又暴露出來傳統(tǒng)事業(yè)單位財務(wù)會計管理工作的弊端，在信息化飛速發(fā)展的時代里，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，社會對事業(yè)單位管理人員相關(guān)工作的要求越來越高，對于事業(yè)單位檔案管理人員而言，需要做好的是結(jié)合時代背景，搞好檔案管理的創(chuàng)新工作，更好地滿足社會發(fā)展需求。

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