職業(yè)院校檔案編研工作的思考

凌莉 葉萍

摘 要：檔案編研工作是職業(yè)院校檔案工作的重點項目，更是對信息資源保存的方法之一。開展職業(yè)院校的檔案編研工作，不但可以深挖有價值的檔案內(nèi)容，還能提高職業(yè)院校對檔案監(jiān)管的水平。在我國，多數(shù)職業(yè)院校檔案編研工作不被重視，使用率與信息資源不成正比，有高校的檔案資源封存在學校的庫房之中，無人問津，只有重視檔案編研工作才能大力開展院校的相關(guān)工作內(nèi)容，職業(yè)院校更應重視檔案編研工作。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 檔案利用 檔案編研

檔案編研工作的內(nèi)容，就是對現(xiàn)有的檔案進行編輯與研究，職業(yè)院校的檔案編研工作又是檔案管理的重要組成內(nèi)容，編研工作的完善需要大量的專業(yè)知識內(nèi)容，這項工作不僅彰顯檔案自身所具有的社會文化地位，也讓更多的人認識到檔案編研是隸屬于檔案業(yè)務建設(shè)的重要一部分，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的今天，檔案編研工作也從傳統(tǒng)的檔案編研中走出，向信息管理與服務等方向變換，它的出現(xiàn)可以為更多人服務，拓展工作的思路，加大對檔案信息資源的開發(fā)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展不可缺少的必要條件。

一、職業(yè)院校檔案編研工作概述

職業(yè)院校檔案編研工作是指以學校的檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，不斷用文字、圖形、視頻等形式對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容加以存儲，便于檔案的二次利用，為查閱檔案的人提供更優(yōu)質(zhì)的、更高效的服務。編研工作的成果可以劃分三個層次，即一次文獻、二次文獻、三次文獻，無論是哪種層級的文獻，其編研內(nèi)容都具有特殊的指引力和參考價值。編研工作按照選題內(nèi)容劃分，有綜合型及專業(yè)型兩種。按照體裁內(nèi)容劃分，有摘要、索引、介紹、調(diào)研內(nèi)容等[1]?？梢哉f，職業(yè)院校的檔案編研工作，不但能提升校園檔案管理的服務質(zhì)量，還能凸顯檔案自身的重要價值，是高校檔案工作的重要組成部分。

二、職業(yè)院校檔案編研工作的作用分析

（一）優(yōu)化檔案管理工作，提升工作效率

職業(yè)院校的檔案工作管理內(nèi)容，是根據(jù)領(lǐng)導及業(yè)務需求，按照不同的類別將檔案編纂成系統(tǒng)性的資料內(nèi)容。在這個編研的過程中，編研者需要對所有檔案內(nèi)容進行深入挖掘，細致整理與修改，將最具價值的檔案內(nèi)容進行留底封存。通過編研工作，不但可以調(diào)動編研人員的工作效率，還能對所需的檔案內(nèi)容填充的更加完善與準確。職業(yè)院校檔案還可以根據(jù)自身的創(chuàng)新服務方式，增添不同的檔案借閱辦法，強調(diào)檔案管理在校園中的積極作用，為更多有需要的人提供資源上的服務。

（二）對檔案資源二次利用，推動檔案發(fā)展

歷史悠久的職業(yè)院校中都會保存很多具有跨時代意義的文獻巨作，這些巨作的編研，不但能為當代人重現(xiàn)歷史原貌，還能將文獻中的經(jīng)驗與教訓提供給不同的人[2]。編研工作者就是要將這些有價值，有推廣意義的資料整合出來，讓不同的人了解文獻內(nèi)容，了解歷史，更能從文獻中收獲更多經(jīng)驗，為己所用。檔案編研工作，可以說是將檔案內(nèi)容進行二次利用，讓很多封存已久的檔案在此活起來，挖掘其新的價值，幫助更多有需要的人進行信息資源的交流，通過檔案編研加深職業(yè)院校與社會間的溝通，推動職業(yè)院校檔案管理編研工作的發(fā)展。

（三）提升檔案管理的服務決策

通常職業(yè)院校的檔案管理工作在學校各職責部門中最不受重視，只把檔案管理部門作為收發(fā)檔案、提供資料內(nèi)容的簡單職責部門，認為該部門可有可無。所以，提升檔案管理在高校中的作用，一定要發(fā)揮自身的特殊性，檔案管理部門更要利用自身的職能，不斷深挖檔案信息，提交與時代相符的檔案資源，為學校發(fā)展提供更強的理論支持，擺脫資料庫等淺顯說辭的稱呼，通過自身的服務能力更改他人對本職能的誤解。

（四）強化檔案管理，完善保管檔案內(nèi)容

檔案管理部門主要的任務：內(nèi)容的收集與整理、價值的挖掘與鑒定、對現(xiàn)有檔案進行編輯存檔，更好得為他人所用。檔案管理工作內(nèi)容是龐大的，所以一定要有專人負責監(jiān)管檔案歸檔是否正確，組卷內(nèi)容是否合理，檢索內(nèi)容是否齊全，保管內(nèi)容是否安全等，如在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，可及時改正并補充相關(guān)的問題，從而強化檔案的管理工作，保證檔案歸檔時的完整度，職業(yè)院校的檔案編研工作，不但可以幫助檔案建立自身內(nèi)容體系的完整度，還能加強校方對現(xiàn)有的檔案管理制度完備，完善職業(yè)院校對檔案保管的制度。

三、職業(yè)院校檔案編研的現(xiàn)狀

（一）認識不到位導致重視程度不夠

許多職業(yè)院校的領(lǐng)導對檔案管理工作內(nèi)容不重視，而造成對檔案編研工作投入的人力物力資源減少。檔案管理人員對檔案編研的認識也不夠到位，以至于大多數(shù)的工作內(nèi)容只是整理收集檔案，沒有將精力投入到對檔案的編輯與研究之中，更達不到整理規(guī)劃的要求，上行下效，不重視這份職能工作勢必會影響工作質(zhì)量，使檔案編研的整體工作水平下降。

（二）編研工作發(fā)展不均衡，水平亟待提高

上述內(nèi)容中提到過編研的成果，但在我國大多數(shù)職業(yè)院校中，編研成果只是應付編制而應生的材料內(nèi)容，載體與形式都過于單一。所以，編研成果中，淺層次的編制較多，深層次的編制沒有幾個，體裁多集中在取材便捷、編制容易的內(nèi)容上，檔案編研人員懶得動腦去花時間、費功夫完善這些編研成果，使整體的檔案編研水平下降。

（三）編研水平不高，工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

目前高職院校編研工作水平不高，缺乏針對性與時效性[3]。檔案編研成果大多為大事記、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等查考型材料成果。選題面窄，實用性不強，過于簡單化，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和決策依據(jù)作用。高職院校的檔案館科班出身的檔案專業(yè)人員屈指可數(shù)，大多是學校從其他部門抽調(diào)到檔案館來從事檔案管理工作，很難適應現(xiàn)代信息社會對檔案工作的需求。

（四）編研成果重編輕研，無法全面發(fā)展

在職業(yè)院校檔案編研的內(nèi)容當中，反映黨政工作內(nèi)容體裁的編研成果較多，反映自身教學、科研等體裁的編研成果較少。編研選題的重點全放在編研人員的喜好之上，基于編研人員知識本身，認識層面而產(chǎn)生的編研成果，無法滿足學?？蒲袃?nèi)容的發(fā)展。檔案編研如果不根據(jù)教職工的日常工作需求、日?？蒲行枨蟮热ゾ幾肷钔跈n案資源，這樣會無法滿足教職工的工作需求，也不能深化檔案管理的部門職責。

（五）無法充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，編研內(nèi)容缺乏創(chuàng)新

大多數(shù)的職業(yè)院校檔案管理人員都是年齡較大的人，習慣用傳統(tǒng)的手工辦法對檔案進行編輯整理，這樣的管理方法，不但不能將編研成果長期保存，也會因為人員的變動，而無法將后續(xù)內(nèi)容做出妥善的交接。職業(yè)院校應該運用檔案管理系統(tǒng)，對編研的內(nèi)容進行記錄，利用電子工具將工作內(nèi)容進行妥善保管。這樣編研的內(nèi)容可在電子目錄中清晰記錄，他們查詢觀看一目了然，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享，有效完成職業(yè)院校檔案編研工作。

四、職業(yè)院校檔案編研工作策略

（一）落實檔案人員編制，吸納檔案專業(yè)人員

職業(yè)院校應重視檔案編研這一職位，吸納專業(yè)的檔案編輯與研究人員，他們不但熟悉工作內(nèi)容，還能利用教師的需求與現(xiàn)有的檔案內(nèi)容相結(jié)合，為教育提供專業(yè)的材料支撐及編研成果，真正為教職員工提供科研素材的選題內(nèi)容，提升學校的社會公信力[4]。所以，職業(yè)院校要完善對這類人才的選拔，才能更好完成檔案編研工作。

（二）充分挖掘檔案編研人員的集體作用

毋庸置疑，檔案編研工作耗時耗力，需要大量的參考與研究工作，不但需要有足夠的耐力去完成工作內(nèi)容，還需要創(chuàng)新的勇氣，去改寫現(xiàn)有檔案編制的諸多問題。所以，職業(yè)院校應重視這項工作的落實，將更適合此項工作的人安排到檔案編研的工作崗位中，發(fā)揮團體的能力，從不同的角度剖析檔案內(nèi)容，提煉出最獨到的內(nèi)容，將檔案管理部門的職責最大化。

（三）科學選題凸顯特色

所有的編研工作，其結(jié)果就是服務于人，即查詢檔案的人。所以，在檔案編研選題內(nèi)容時，要注重體裁內(nèi)容，滿足學校的發(fā)展而建立選題，還要滿足查詢檔案的實際需求，充分體現(xiàn)檔案自身的價值。當然，選題環(huán)節(jié)也尤為重要，它關(guān)系著校方所有檔案是否能充分展示，要全面還要凸顯特色的選題，將校方現(xiàn)有檔案全部加以利用，不但凸顯出編研者的專業(yè)水準，還能將檔案資源與社會相關(guān)的資源融合改進，這樣編研出的結(jié)果才能更好地服務于人。

（四）加大二層、三層文獻的編研工作

檔案編研工作常糾結(jié)的問題在于是“重”編還是重“研”，將誰放在首位，其實兩者應該是相輔相成，放在同等重要的位置。在檔案編研過程中，不但是一個編輯的過程，更是一個二次創(chuàng)作的過程[5]。這需要編研者摒棄舊的思想，不能只重視一層文獻的編研工作，更要將工作重心后移，放在二層、三層文獻上，這樣不但更全面地服務于檔案查詢者，還是對自身工作能力、創(chuàng)新力的深化過程。以往職業(yè)院校低層次的文獻內(nèi)容過多，高層次的文獻少之又少，提升高層次的編研工作更是刻不容緩，高層次的文獻編研，不但可以提升編研者對資源的高度提純能力，還能梳理不同層次的檔案價值，更系統(tǒng)地表現(xiàn)出文獻所含的深刻意義，使編研能力得到大幅度提升。

（五）改變閉門造車的工作現(xiàn)象

檔案編研人員的工作經(jīng)常是埋頭于檔案內(nèi)容之間，忽略與他人的溝通交流。在重視檔案編研工作的同時，編研人員除了要提升自身的業(yè)務水平外，還應加強自身與外界的溝通能力，通過溝通交流才能了解校方對檔案管理當前的任務所在，通過溝通交流才能了解檔案查詢?nèi)怂械馁Y源內(nèi)容，改變閉門造車的工作現(xiàn)象，大膽與他人溝通協(xié)作。

（六）編研成果要走出校門

編研的結(jié)果是為校方、社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務內(nèi)容，如果編研成果無人問津、無人引用，就是失去了檔案編制的意義[6]。所以校方要對編研成果加以重視，以公開出版或開設(shè)座談交流會等形式將成果更好得公開展示，這才是宣傳編制工作成果的最佳辦法。

（七）檔案編研工作要與時俱進

現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展飛速，所有信息資源都以數(shù)字化內(nèi)容呈現(xiàn)，這是社會發(fā)展的必然結(jié)果。檔案編制工作也不例外，所有編制的內(nèi)容都要以電子形式呈現(xiàn)，最終整合在校方的數(shù)據(jù)庫中，這些內(nèi)容不是在難為編制工作人員，而是將所有內(nèi)容統(tǒng)一輸入到數(shù)據(jù)庫中，方便他人查詢資料，也便于資料的存儲與整理。電子檔案不受時間與空間的制約，可以隨時查看，符合現(xiàn)代人的工作需求，也是實現(xiàn)檔案信息化的一種表現(xiàn)形式。檔案編研要與時俱進，緊扣學校實際發(fā)展需求，逐步完善電子檔案的編輯整理工作。所有檔案內(nèi)容也可以制作成主題內(nèi)容在校園中展示，方便更多人了解使用電子檔案，進一步提升了檔案管理的服務能力。

五、結(jié)語

職業(yè)院校的檔案編制工作，是高校對外展示自身的方式，所以，檔案編制工作者要時時以嚴格的要求約束自身，不斷深挖檔案信息內(nèi)容，將更有實際意義、更具創(chuàng)新的編研成果展示出來，才是展示職業(yè)院校軟實力的關(guān)鍵所在。同時充分利用現(xiàn)有的檔案資源結(jié)合實際，與時俱進，更好地服務于校方和社會。

參考文獻

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