中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理問題及應(yīng)對策略研究

莫宗才

【摘 要】中職學(xué)校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的生活、學(xué)習(xí)和社會實(shí)踐活動(dòng)，是各級部門和組織選拔畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。目前的中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在一些亟待解決的問題，我們需結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)去思考，并提出有效的解決對策，將檔案管理工作規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；學(xué)籍；檔案管理；問題；規(guī)范化

學(xué)生檔案是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的期間的各種學(xué)習(xí)和生活實(shí)踐的記錄，是學(xué)生走向社會之前的最為重要的履歷，對于學(xué)生的就業(yè)具有重要作用。但是，在當(dāng)前的中職學(xué)校學(xué)生檔案中還存在著檔案管理不規(guī)范的問題，需要進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范和完善。

一、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)生檔案管理體制不健全

學(xué)生檔案管理是學(xué)校管理工作的組成之一，而目前的中職學(xué)校往往把管理的重點(diǎn)放在了教學(xué)管理和學(xué)生日常管理之上，對學(xué)生檔案管理重視不夠，進(jìn)而導(dǎo)致管理體制存在很大的漏洞。例如：學(xué)校在對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理之前并沒有制定出詳細(xì)的計(jì)劃；學(xué)生檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員；管理過程中沒有定期的檢查或監(jiān)督；學(xué)生檔案管理缺乏常態(tài)化建設(shè)，不能做到與管理業(yè)績掛鉤。

（二）學(xué)生檔案的服務(wù)功能有待加強(qiáng)

檔案管理體制不健全、收集整理不規(guī)范，直接限制了學(xué)生檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。很多檔案收集上來之后，堆放一起，幾乎成了一堆“廢紙”，老師無法通過借閱檔案來了解學(xué)生。學(xué)校相關(guān)組織在調(diào)取過后不注重歸還程序，造成“二次”整理的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）學(xué)生檔案管理部門崗位職責(zé)不明確

筆者通過調(diào)研周邊兄弟院校情況發(fā)現(xiàn)，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理員，大多以學(xué)生管理部門的工作人員和班主任為主進(jìn)行檔案管理工作，缺乏專業(yè)性和針對性。個(gè)別學(xué)校雖然有檔案室和專職管理人員，但多為臨近退休年齡的教師擔(dān)任，工作中缺乏創(chuàng)新，多數(shù)工作依然靠班主任去完成。

（四）學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不健全

由于學(xué)生的檔案具有歸檔工作量大、存放數(shù)量多、整理周期長等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的手工記錄已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的需求，也制約了學(xué)生檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。目前急需要一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理應(yīng)用軟件，從而保證信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新。

（五）學(xué)歷認(rèn)證需求階段性強(qiáng)，學(xué)生扎堆來查閱，工作量大，疲于應(yīng)付

近幾年來，醫(yī)師資格、護(hù)士資格等各種資格證考試報(bào)名都需要提供學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告書，往往很多人快到報(bào)名期限才慌著查檔認(rèn)證。由于各學(xué)校檔案室檔案工作人員少，忙時(shí)一天能接待上百人查閱、復(fù)印、開具證明，工作量大。

（六）滿足外地學(xué)生的查檔需求有一定的難度

學(xué)校面對全國招生，各個(gè)省市學(xué)生基本都有。本地學(xué)生在查檔時(shí)能攜帶相關(guān)證件、證明，外地畢業(yè)生往往是急著用，說來就來，沒有帶齊相關(guān)證件。為不耽誤學(xué)生，不論下班還是放假中，檔案人員總能給予辦理。更有外地畢業(yè)生嫌路程遠(yuǎn)代價(jià)高，大多數(shù)找熟人代理。聯(lián)系不上熟人的靠打電話讓檔案人員給辦理。提供材料、開具證明要非常謹(jǐn)慎，還需問明當(dāng)年班主任后方能辦理，如果清楚當(dāng)時(shí)情況的老師不在，就沒法辦理。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理問題的應(yīng)對策略

為了進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理水平，必須建立一套與之相對應(yīng)的、完善的規(guī)章制度作為保障，做到工作職責(zé)明確、業(yè)務(wù)銜接順暢、技術(shù)規(guī)范明晰。

（一）健全中職學(xué)校檔案管理法規(guī)制度

中職學(xué)校僅僅是參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》、國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及原國家教育委員會早在1993年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行管理，諸多法規(guī)中并沒有專門針對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的具體規(guī)范。省級教育行政管理部門應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的形勢與任務(wù)，出臺具有較強(qiáng)針對性和操作性的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和工作規(guī)范，進(jìn)一步明確中職學(xué)校檔案管理工作的目標(biāo)任務(wù)和歸檔范圍等，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管等業(yè)務(wù)流程與技術(shù)規(guī)范作出詳細(xì)規(guī)定，為中職學(xué)校的檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。同時(shí)，應(yīng)出臺專項(xiàng)法規(guī)或者將檔案管理外包的規(guī)范條款載入現(xiàn)行相關(guān)法規(guī)，明確聯(lián)合檔案館的運(yùn)行規(guī)范、學(xué)校、外包機(jī)構(gòu)、使用者的責(zé)任權(quán)利，以此鼓勵(lì)各中職學(xué)校立足工作實(shí)際，共建公共圖書館、檔案館，或者將本校檔案管理工作外包給具有檔案管理資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。

（二）完善檔案管理部門機(jī)制建設(shè)

針對檔案管理工作，學(xué)校需要單獨(dú)成立檔案管理部門，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，構(gòu)建以學(xué)校檔案管理部門為主，學(xué)生管理部門、教務(wù)部門、招生就業(yè)部門等協(xié)調(diào)參與的管理機(jī)制。學(xué)校需要定期進(jìn)行檔案材料的整理和抽查，及時(shí)完善學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)提工作。建議教務(wù)部門將學(xué)生的考試成績匯總轉(zhuǎn)交至檔案管理部門，并錄入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)平臺；學(xué)生管理部門把學(xué)生的獎(jiǎng)懲信息轉(zhuǎn)交給檔案管理部門；招生部門于學(xué)期末將注銷學(xué)籍學(xué)生信息轉(zhuǎn)交檔案管理部門，這樣就形成了有機(jī)的整體。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的管理，提高專業(yè)素質(zhì)

選拔專業(yè)的檔案管理人員從事檔案管理工作，保證檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性。定期對班主任、各部門檔案材料負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一檔案上報(bào)的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，從而提高工作效率。不斷提升檔案管理人員的素養(yǎng)，使其樹立從事檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，為企業(yè)用人單位提供真實(shí)可靠的檔案信息。檔案管理人員要具有高度的政治素質(zhì)，始終堅(jiān)持正確的政治方向，在工作中切實(shí)落實(shí)規(guī)章制度的要求，本身熱愛學(xué)籍檔案管理工作，甘于奉獻(xiàn)，認(rèn)真做好檔案材料的完整、真實(shí)、保密；管理人員要具有一定的專業(yè)知識，精通學(xué)生工作，熟練掌握檔案管理理論；檔案管理人員還應(yīng)該具有終身學(xué)習(xí)意識，檔案管理工作越來越復(fù)雜，要求具有多方面知識與能力。當(dāng)前檔案管理工作實(shí)行信息化管理，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和管理手段，對檔案工作人員提出了更高的要求，因此要求檔案管理人員必須加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，能夠熟練操作技術(shù)設(shè)備，為了學(xué)校教育教學(xué)工作的順利開展，爭取在檔案管理工作崗位中作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理平臺的建設(shè)

學(xué)校投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子化的辦公平臺不僅可以提高工作效率，還可以起到資源共享、實(shí)施監(jiān)控的作用，讓學(xué)生的檔案系統(tǒng)隨時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確。

（五）建立和健全檔案材料的形成、收集和傳遞制度

首先，選擇合理的歸檔材料。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，歸檔材料應(yīng)是比較耐用或相對耐用的紙張。學(xué)校要嚴(yán)把歸檔材料的質(zhì)量關(guān)，做到統(tǒng)一印刷，統(tǒng)一發(fā)放。其次，完善歸檔材料的收集制度。歸檔材料收集時(shí)應(yīng)明確規(guī)范，做到合理有序的收集，具體的來講，學(xué)校應(yīng)在每個(gè)班級內(nèi)各設(shè)一個(gè)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)學(xué)生填寫，并負(fù)責(zé)最終收集。最后，規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理工作細(xì)則，在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)要對接受單位進(jìn)行核準(zhǔn)，看其是否符合檔案管理的資質(zhì)。假如接受單位不具備檔案管理的資質(zhì)，應(yīng)該送到人事部門所屬的勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中心保管。

總之，在中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作中，要認(rèn)識到這是一項(xiàng)長期工作任務(wù)且與學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理人員一定要認(rèn)清中職教育發(fā)展形勢，依據(jù)本校實(shí)際情況，研究建立適合本校發(fā)展的學(xué)籍檔案管理手段，使學(xué)籍檔案為學(xué)生和教師提供最大的幫助，更好地服務(wù)于社會，不斷提高中職學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平。