用戶來廠驗(yàn)收工作探討

張捷

摘 要： 通過分析國(guó)外用戶來廠驗(yàn)收遇到的問題，探討以項(xiàng)目管理為導(dǎo)向的用戶來廠驗(yàn)收機(jī)制，以期充分發(fā)揮公司各職能管理部門和制造單位的職能職責(zé)，規(guī)范項(xiàng)目履約執(zhí)行過程中用戶來廠驗(yàn)收工作，提升驗(yàn)收工作管理水平。

關(guān)鍵詞： 國(guó)外用戶;用戶來廠驗(yàn)收

中圖分類號(hào)： F24????? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A????? doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.12.044

1 前言

用戶來廠驗(yàn)收是指根據(jù)合同定義，在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中至完工出廠前，用戶來廠進(jìn)行的驗(yàn)收。筆者總結(jié)了驗(yàn)收工作需要注意的兩項(xiàng)問題，并提出解決方法，希望對(duì)后續(xù)項(xiàng)目有所借鑒。

2 用戶來廠驗(yàn)收問題分析及解決方案

2.1 第一個(gè)需要注意的問題是各部門、各單位不熟悉各自在驗(yàn)收工作中的職責(zé)，驗(yàn)收流程混亂

近年來，公司拆分、合并或新建了一些職能部門，導(dǎo)致部門職責(zé)變化，各部門相互推諉的情況時(shí)有出現(xiàn)。解決該問題有以下方法：一是公司牽頭組織相關(guān)部門及單位，根據(jù)人力資源部定義的組織機(jī)構(gòu)職責(zé)，通過網(wǎng)上會(huì)簽或會(huì)議評(píng)審等方式，進(jìn)一步明確各部門、各單位在驗(yàn)收工作中的職責(zé)劃分，同時(shí)規(guī)范驗(yàn)收流程;二是通過定期召開用戶驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)驗(yàn)收工作的成敗得失進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而督促相關(guān)部門、單位做好本職工作;三是組織各相關(guān)部門、單位對(duì)《用戶來廠監(jiān)造驗(yàn)收管理辦法》進(jìn)行宣貫與培訓(xùn);四是制定驗(yàn)收工作獎(jiǎng)勵(lì)與考核管理辦法，細(xì)化獎(jiǎng)懲條例。

2.2 第二個(gè)需要注意的問題是溝通管理未做到位

溝通管理包括公司內(nèi)部溝通和國(guó)外用戶溝通兩種形式。

（1）內(nèi)部溝通。由于營(yíng)銷部門的銷售人員不了解產(chǎn)品制造進(jìn)度，在產(chǎn)品未達(dá)到驗(yàn)收狀態(tài)的情況下，迫于用戶對(duì)產(chǎn)品交期的壓力，邀請(qǐng)國(guó)外用戶來廠驗(yàn)收，導(dǎo)致用戶在廠停留時(shí)間過長(zhǎng)，或造成產(chǎn)品再次復(fù)驗(yàn)，增加了大量飲食、住宿、交通成本。解決這一問題的方法：一是加強(qiáng)營(yíng)銷部門與制造部門之間的溝通，共同確定用戶最佳來廠驗(yàn)收時(shí)間;二是強(qiáng)化銷售人員對(duì)產(chǎn)品制造流程的培訓(xùn);三是從根本上增強(qiáng)公司制造能力，特別要持續(xù)開發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商，杜絕劣質(zhì)產(chǎn)品造成不必要返工，保證產(chǎn)品按期交付。

（2）外部溝通。國(guó)外用戶有時(shí)會(huì)提出一些超出合同范圍的、甚至不合理的要求。比如，在產(chǎn)品即將完工出廠時(shí)，用戶提出更改產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，而該要求會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品大批量返工，影響交付進(jìn)度。這時(shí)，應(yīng)當(dāng)把公司利益放在第一位，和用戶進(jìn)行談判，說明原方案的優(yōu)越性，力爭(zhēng)說服用戶接受原方案，或通過讓步接收、附加贈(zèng)予等方式，讓用戶接受原方案。如果用戶提出合理要求，公司在保證交期的情況下可以實(shí)現(xiàn)整改，則須以報(bào)告形式報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目組組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估、討論、評(píng)審，在與用戶達(dá)成共識(shí)后，雙方簽署書面決議或紀(jì)要，重新定義雙方各自承擔(dān)的責(zé)任和職責(zé)，造成的損失、交期延誤或新增成本等。每次會(huì)議之后1個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要下發(fā)項(xiàng)目各相關(guān)責(zé)任單位和人員。

3 項(xiàng)目驗(yàn)收成效

上述兩個(gè)問題通過以上措施取得了顯著成效，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

第一，在明確驗(yàn)收職責(zé)、規(guī)范驗(yàn)收流程方面，通過對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行《用戶來廠監(jiān)造驗(yàn)收管理辦法》的宣貫與培訓(xùn)，部門間互相推諉情況大大減少;通過定期召開用戶驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)，驗(yàn)收效率不斷提高，公司快速響應(yīng)用戶需求的能力不斷增強(qiáng);通過制定驗(yàn)收工作獎(jiǎng)勵(lì)與考核管理辦法，做到了獎(jiǎng)懲分明，為后續(xù)驗(yàn)收做好鋪墊。

第二，在完善溝通管理方面，營(yíng)銷部門通過與制造部門不斷溝通、配合，共同確定了用戶最佳來廠驗(yàn)收時(shí)間，減少了不必要的成本;通過對(duì)銷售人員進(jìn)行制造流程的培訓(xùn)，使?fàn)I銷更貼近生產(chǎn)，從而為生產(chǎn)爭(zhēng)取了更多時(shí)間;在驗(yàn)收過程中，通過與用戶耐心、細(xì)致地溝通、協(xié)商，避免了產(chǎn)品大規(guī)模返工，節(jié)約了人力、物力。

4 結(jié)束語

綜上所述，驗(yàn)收工作是一項(xiàng)跨部門、復(fù)雜的管理工作，期間會(huì)遇到很多問題，如果解決了這些問題，產(chǎn)品就可以比較順利地交付用戶。目前，公司營(yíng)銷中心已制定了《用戶來廠監(jiān)造驗(yàn)收管理辦法》，對(duì)用戶來廠驗(yàn)收流程進(jìn)一步固化和推廣，并將在后續(xù)的項(xiàng)目交付過程中給予持續(xù)改進(jìn)和完善，保證產(chǎn)品驗(yàn)收工作愈加順利地開展。

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