項(xiàng)目信息管理及其方法探究

賀亮

摘 要：信息是進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)行有效控制的基礎(chǔ)，在工程項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程當(dāng)中，往往會(huì)產(chǎn)生數(shù)量龐大的信息，并且這些信息在整個(gè)工程項(xiàng)目的生命周期內(nèi)都處在不斷地被獲取、處理、傳遞、運(yùn)用的狀態(tài)中。有效的項(xiàng)目管理要求全面收集與工程項(xiàng)目及其組織環(huán)境狀況有關(guān)的信息，但是數(shù)量龐雜的信息只有經(jīng)過(guò)有效地管理才能在項(xiàng)目管理的過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。那么如何對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行有效管理，以及項(xiàng)目信息管理如何在項(xiàng)目管理過(guò)程中發(fā)揮其作用將是一個(gè)值得研究的課題。

關(guān)鍵詞：信息；項(xiàng)目管理；信息管理；效率；目標(biāo)；方法

中圖分類號(hào)：TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）11-0037-02

1 信息與信息管理

項(xiàng)目信息是指文檔、報(bào)表、策劃、價(jià)格、成本、質(zhì)量、報(bào)告、會(huì)議、安排等與項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程有聯(lián)系的各種信息，工程項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中產(chǎn)生的信息量是巨大的，同時(shí)，不同的工程項(xiàng)目又會(huì)產(chǎn)生不同種類的項(xiàng)目信息，但是一般而言可以概括為以幾個(gè)個(gè)方面[1]：

（1）項(xiàng)目概況；（2）相關(guān)決策、指令信息；（3）項(xiàng)目實(shí)施、推進(jìn)信息；（4）其他信息。

這些信息在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程的產(chǎn)生、轉(zhuǎn)換、變化和利用是有一定規(guī)律的，隨著這些信息被計(jì)劃、生產(chǎn)、實(shí)施、決策等部門接收和利用、加工和輸出，就形成項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的信息流。項(xiàng)目管理者定計(jì)劃、明確目標(biāo)、配置資源、控制進(jìn)度、控制質(zhì)量、保證安全都需要依靠項(xiàng)目信息去實(shí)現(xiàn)。

此外，在項(xiàng)目管理中產(chǎn)生的信息既要保證信息的準(zhǔn)確可靠，還需要控制信息的數(shù)量，其基本要求如下：

（1）必須適用信息的需求環(huán)境、還要求專業(yè)對(duì)口。在項(xiàng)目管理組織中會(huì)存在各種各樣的角色，各種各樣的專業(yè)類別，按照使用對(duì)象和專業(yè)進(jìn)行獲取、加工、利用。（2）要進(jìn)行正確、有效管理，信息就必須是準(zhǔn)確的、可靠的、能夠反映實(shí)際情況的。（3）信息的提供必須是及時(shí)的，在項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)信息的時(shí)效性要求是非常高的，只有及時(shí)、準(zhǔn)確獲取信息，項(xiàng)目管理者才能及時(shí)掌控項(xiàng)目推進(jìn)狀況，否則信息一旦過(guò)時(shí)將會(huì)造成錯(cuò)失良機(jī)，造成損失。（4）信息要做到簡(jiǎn)明扼要，易于理解，有針對(duì)性。例如，對(duì)于專業(yè)技術(shù)人員和普通客戶就需要有不同的信息表達(dá)形式。項(xiàng)目管理過(guò)程中的信息也是錯(cuò)綜復(fù)雜的，一個(gè)中等規(guī)模的項(xiàng)目在整個(gè)生命周期中，產(chǎn)生的信息量是相當(dāng)巨大的，作為信息載體的各種資料數(shù)量也是相當(dāng)龐大的，圖1所示展示了項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中所產(chǎn)生的重要信息，項(xiàng)目信息[2]。

從不同的角度進(jìn)行描述，工程項(xiàng)目中的信息的交換方式也是不同的，例如技術(shù)、管理、全局、局部等不同角度，但可以概括為兩個(gè)最基本、最主要的交換過(guò)程。即項(xiàng)目與外界信息交換和項(xiàng)目?jī)?nèi)信息交換。通常工程項(xiàng)目是一個(gè)開放系統(tǒng)，與項(xiàng)目外部有著密切、頻繁的信息交換，包括外界輸入的信息（如價(jià)格、市場(chǎng)、上層組織指令和干預(yù)等）和向外部輸出的信息（如項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告、要求等）。與此同時(shí)，項(xiàng)目?jī)?nèi)部各職能部門、各種角色間也存在著信息交換，包括自上而下的信息流（如計(jì)劃、指令、決策、通知等），自下而上的信息流（如工程實(shí)際情況的匯總上報(bào)），橫向或網(wǎng)絡(luò)狀的信息流（如技術(shù)人員、成本、計(jì)劃人員之間，平行部門之間的信息交換）。

項(xiàng)目信息管理則是指把項(xiàng)目信息作為管理對(duì)象，對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞與應(yīng)用的管理工作。其主要任務(wù)可以概括為以下幾個(gè)方面：

（1）建立項(xiàng)目管理信息體系，設(shè)計(jì)項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目管理中的信息流和信息描述體系。只有對(duì)項(xiàng)目信息的管理作出完備的頂層規(guī)劃，才能使項(xiàng)目信息的流通渠道暢通，管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，溝通接口正確，收集及時(shí)明確，格式簡(jiǎn)明易懂，使得項(xiàng)目信息流程符合實(shí)施過(guò)程、項(xiàng)目管理組織、項(xiàng)目組織、和工作過(guò)程。（2）通過(guò)各種渠道在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中收集信息，如調(diào)查、咨詢、詢問(wèn)、觀察、試驗(yàn)、查閱等。（3）信息的加工與處理，收集來(lái)的信息是繁雜的，無(wú)論從數(shù)量、質(zhì)量、格式、信息表達(dá)方式都是不確定的，這樣就需要對(duì)信息進(jìn)行格式化處理、分析與評(píng)估，以確保信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和安全，從而為編制項(xiàng)目報(bào)告提供依據(jù)。（4）項(xiàng)目信息的傳遞，向相關(guān)方提供信息，保證項(xiàng)目信息傳遞渠道暢通。通過(guò)項(xiàng)目信息管理，使各方可以及時(shí)、準(zhǔn)確的獲得項(xiàng)目信息。（5）信息的儲(chǔ)存和文檔管理，通過(guò)信息管理，最終形成完整的技術(shù)、管理、項(xiàng)目信息檔案，便于技術(shù)積累與進(jìn)步。

2 項(xiàng)目信息管理方法

同項(xiàng)目管理相似，項(xiàng)目信息管理是一個(gè)面向過(guò)程的活動(dòng)，其管理方法可以概括為三個(gè)方面：（1）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立；（2）工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)的建立；（3）工程項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)建立，下面將從這三個(gè)方面進(jìn)行論述。

項(xiàng)目管理系統(tǒng)是指各種管理職能和管理組織溝通并協(xié)調(diào)一致的神經(jīng)系統(tǒng)，它是由項(xiàng)目信息、信息流通渠道和信息處理方法等各方面綜合而成的，項(xiàng)目信息系統(tǒng)包括項(xiàng)目過(guò)程中信息管理的組織（人員）、工作流程、規(guī)章制度、管理方法（如溝通、處理和存儲(chǔ)方法）、載體等，項(xiàng)目信息系統(tǒng)的總體模式如圖2所示。通過(guò)建立項(xiàng)目信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、信息整理報(bào)告、信息分析并決策、指令計(jì)劃調(diào)整等功能。

項(xiàng)目信息系統(tǒng)的建立是以項(xiàng)目組織模式、項(xiàng)目實(shí)施流程和項(xiàng)目管理流程為基礎(chǔ)的，三者之間相互聯(lián)系，又相互影響。只有調(diào)查了信息的需求特性、清楚了信息的收集和加工、找到了索引和存儲(chǔ)方法、建立了文檔系統(tǒng)、明確了信息的使用和傳遞渠道、明確了信息的收集和保存責(zé)任才可以看到項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的雛形[3]。

在工程項(xiàng)目進(jìn)程中，信息都是以一定的格式在以信息流的形式流轉(zhuǎn)著，各種相對(duì)固定的格式中，最具代表新的就是各種報(bào)告、報(bào)表。常見的報(bào)告有日常報(bào)告（如里程碑事件、項(xiàng)目階段報(bào)告等）、針對(duì)項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)的報(bào)告（如工作包、子項(xiàng)、整個(gè)工程項(xiàng)目報(bào)告等）、特殊情況報(bào)告（如比較報(bào)告、特別事件報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告等）、專門內(nèi)容報(bào)告（如質(zhì)量報(bào)告、成本報(bào)告、工期報(bào)告等）。通過(guò)各種報(bào)告就形成了工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)，圖3所示一種較為常見的項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)。

工程項(xiàng)目報(bào)告在項(xiàng)目信息管理中的作用可謂非同一般，它可作為決策依據(jù)、評(píng)價(jià)結(jié)論、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、激勵(lì)手段、解決方案、預(yù)測(cè)預(yù)警、留證資料、信息公告等，但是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，不同的項(xiàng)目參與者所需的信息、頻率、角度以及詳細(xì)程度是不同的，因此，報(bào)告的結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容、處理方式是不盡相同的。

在實(shí)際工程項(xiàng)目中，信息都是在文檔系統(tǒng)中存儲(chǔ)的，并且由文檔系統(tǒng)進(jìn)行輸出。對(duì)報(bào)告、報(bào)表、等信息載體進(jìn)行收集、加工、分解、編目、存檔就是文檔管理。文檔管理是一種系統(tǒng)性的、相互區(qū)別的、責(zé)任落實(shí)的任務(wù)。一般有項(xiàng)目資料、集中管理、專用文檔三種形式。文檔管理需確定的要素如圖4所示。

工程項(xiàng)目中的信息是需要通過(guò)信息流的方式在各個(gè)部