淺談內(nèi)部控制在機(jī)關(guān)食堂財(cái)務(wù)管理中的幾點(diǎn)思考

彭琤

[摘 要]機(jī)關(guān)食堂是機(jī)關(guān)單位重要的后勤保障部門之一，它主要是為職工們提供用餐服務(wù)，解決職工的后顧之憂，從而增強(qiáng)單位凝聚力，提高職工的工作效率。機(jī)關(guān)食堂看似與機(jī)關(guān)工作沒有直接關(guān)系，但其管理水平的高低卻直接影響著機(jī)關(guān)工作能否順利開展。當(dāng)前機(jī)關(guān)單位食堂普遍存在著人員素質(zhì)不均、管理粗放、鋪張浪費(fèi)、財(cái)務(wù)混亂等一系列問題，本文對機(jī)關(guān)食堂財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀及問題提出思考，并針對相關(guān)問題提出解決措施，以為機(jī)關(guān)單位食堂提升財(cái)務(wù)管理水平、促進(jìn)業(yè)務(wù)活動健康有序發(fā)展提供參照。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)食堂；內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)管理

1 加強(qiáng)內(nèi)部控制對機(jī)關(guān)食堂財(cái)務(wù)管理的意義

（1）可以提高職工飲食水平，提高服務(wù)質(zhì)量，解決職工的后顧之憂，增強(qiáng)單位凝聚力，提高工作效率，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)食堂在后勤保障中的重要作用。

（2）可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制，合理配置資源，有效節(jié)約成本，避免資源浪費(fèi)，有效降低接待費(fèi)用，減輕單位負(fù)擔(dān)，保證收支平衡，從而更好地為食堂領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。

（3）可以做到財(cái)務(wù)規(guī)范化和精細(xì)化管理，創(chuàng)新模式，提高管理水平，改善機(jī)關(guān)食堂管理的現(xiàn)狀，以更好地為機(jī)關(guān)服務(wù)。

2 現(xiàn)行機(jī)關(guān)食堂在財(cái)務(wù)管理中存在的問題

2.1 缺少有效的內(nèi)部控制制度，缺乏科學(xué)管理手段

現(xiàn)行的機(jī)關(guān)食堂，很多都沒有制定一系列的內(nèi)部控制制度，如采購與驗(yàn)收制度、存貨出入庫制度、物資管理制度、成本控制制度等，或者制定了相關(guān)制度但不健全，又或者制度健全了卻未嚴(yán)格按照制度來執(zhí)行。由于制度不健全，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)食堂會出現(xiàn)以下現(xiàn)象：

（1）未制定相關(guān)財(cái)務(wù)制度或制度不健全，未統(tǒng)一管理、獨(dú)立建帳，缺少完整的核算體系和一系列的審批流程，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒蹋瑹o法真實(shí)的反應(yīng)機(jī)關(guān)食堂的收支情況。

（2）未建立物資采購報批制度，機(jī)關(guān)食堂長期固定一人采購，無人監(jiān)督，缺少內(nèi)部牽制制度，容易徇私舞弊，中飽私囊；采購人員不專業(yè)，導(dǎo)致采購材料不合適造成浪費(fèi)。

（3）采購前未清點(diǎn)倉庫，未制定合理的采購計(jì)劃，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y金使用方案，不按實(shí)際需求定量，為圖方便每次大批量采購，未經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批；采購時沒貨比三家，不能有效控制成本，加上采購量大，環(huán)節(jié)多，難以對貨物認(rèn)真檢查，一一清點(diǎn)，導(dǎo)致一些食物以次充好，量質(zhì)不齊。

（4）缺少物資管理制度，倉庫儲備過多，食材不定期清理，導(dǎo)致食材過期浪費(fèi)；冰鮮食物入冰庫時未將以前購買的食材清理出來，直接將新購的食材堆上去，導(dǎo)致以前購買的食材長期積壓在底，造成大量過期浪費(fèi)。

（5）未建立存貨盤點(diǎn)制度，出庫入庫不清晰不嚴(yán)謹(jǐn)，出庫程序隨意不嚴(yán)謹(jǐn)，物資臺帳不完善，手續(xù)不齊全，每月盤點(diǎn)隨意，并未認(rèn)真逐一清點(diǎn)，帳實(shí)不符也簽名確認(rèn)，帳表、帳證、帳帳、帳實(shí)等不符的情況沒有進(jìn)行核實(shí)，盤盈或盤虧的存貨也沒按規(guī)定進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整，且未在帳面上真實(shí)反應(yīng)。

（6）財(cái)務(wù)報批制度不嚴(yán)謹(jǐn)，大部分食材在小商小販購買，存在大量收據(jù)，容易虛開金額或虛增項(xiàng)目，無法核實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員驗(yàn)收不嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)物與單據(jù)存在不對應(yīng)。

2.2 管理粗放，模式落后，權(quán)責(zé)不清晰，漏洞多

（1）機(jī)關(guān)食堂的管理層對財(cái)務(wù)管理不重視，員工不專業(yè)，素質(zhì)有限，內(nèi)控意識不高，導(dǎo)致過多浪費(fèi)，財(cái)務(wù)控制不到位。

（2）現(xiàn)行機(jī)關(guān)食堂，因?yàn)槿藛T多，無法執(zhí)行報餐流程，用餐人數(shù)無法精確預(yù)計(jì)，食材用量僅憑大體估計(jì)，加上很多臨時接待工作突然，變動較大，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)念I(lǐng)用流程在現(xiàn)實(shí)中難以有效實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致內(nèi)部控制在財(cái)務(wù)管理中的效用不明顯。

（3）不相容崗位未分離，權(quán)責(zé)未區(qū)分，負(fù)責(zé)采購的工作人員同時負(fù)責(zé)充飯卡及倉庫管理，容易弄虛作假，貪污腐敗。

（4）管理模式較粗放，用餐打卡缺少嚴(yán)格的監(jiān)控模式，存在漏收、亂收等現(xiàn)象，財(cái)務(wù)管理軟件較落后，不能準(zhǔn)確核算各項(xiàng)收入和支出。

（5）現(xiàn)行機(jī)關(guān)食堂大部分仍處在最基礎(chǔ)的機(jī)關(guān)飯?zhí)媚Ｊ?，管理效率較低，不能按照“量入為出”的原則安排各項(xiàng)支出，支出管理不嚴(yán)格，缺少嚴(yán)密的財(cái)務(wù)管理計(jì)劃，對資金的使用和投入無法進(jìn)行很好的評估。

（6）遇到臨時接待任務(wù)，缺少財(cái)務(wù)審批流程，沒有統(tǒng)一的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，后續(xù)收入及支出財(cái)務(wù)也無法跟蹤確認(rèn)，僅憑飯?zhí)檬召M(fèi)入帳，實(shí)際收入支出難以準(zhǔn)確核算，容易出現(xiàn)漏洞。

2.3 缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制

機(jī)關(guān)食堂本身就管理粗放，模式落后，領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部控制意識不足，加上機(jī)關(guān)食堂的員工以職工家屬為主，存在人情管理問題，致使很多機(jī)關(guān)食堂并沒有健全監(jiān)督機(jī)制或設(shè)了監(jiān)督機(jī)制，亦監(jiān)管不力，并沒有對物資采購、出入庫管理、財(cái)務(wù)報銷管理、資源配置等方面進(jìn)行有效監(jiān)督，只為應(yīng)付上級檢查，根本沒有起到實(shí)際的監(jiān)督作用。

3 加強(qiáng)內(nèi)部控制改善機(jī)關(guān)食堂財(cái)務(wù)管理問題的措施

3.1 建立各項(xiàng)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度并加強(qiáng)執(zhí)行力度

制定一系列的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，如《采購與驗(yàn)收制度》、《存貨出入庫制度》、《成本控制制度》等：

（1）建立和完善物資采購制度，堅(jiān)持“勤進(jìn)快出、以量定購”的原則，材料采購應(yīng)嚴(yán)格按照制度，根據(jù)實(shí)際需求，從計(jì)劃采購到報領(lǐng)導(dǎo)審批到采購入庫、材料出庫等一系列環(huán)節(jié)都制定嚴(yán)格的審批手續(xù)并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，必須實(shí)行雙人采購，相關(guān)人員監(jiān)督采購數(shù)量和質(zhì)量，切實(shí)把好食品采購關(guān)。

（2）建立物資驗(yàn)收制度，材料入庫及管理應(yīng)有專人跟蹤負(fù)責(zé)，應(yīng)清點(diǎn)驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)，及時發(fā)現(xiàn)處置不合格食材，要建立臺帳，將定期盤點(diǎn)與不定期清點(diǎn)相結(jié)合，做到帳實(shí)、帳表、帳帳相符，對于盤盈或盤虧的存貨應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。

（3）建立物資出入庫管理制度，堅(jiān)持厲行節(jié)約，加強(qiáng)食堂成本核算，嚴(yán)格控制食堂成本開支范圍，規(guī)范食堂物資出入庫流程，加強(qiáng)進(jìn)出物資管理。食材用量應(yīng)合理，出庫時應(yīng)盡量做到與人數(shù)相符，避免浪費(fèi)；廚師應(yīng)對食材的庫存大致掌握，及時食用倉庫積壓的食材，避免食材過期造成過度浪費(fèi)；對于確實(shí)過期不能食用的食品，應(yīng)及時上報領(lǐng)導(dǎo)，并辦理財(cái)務(wù)相關(guān)手續(xù)，在帳面上真實(shí)反應(yīng)。

（4）建立內(nèi)部牽制制度，落實(shí)主體責(zé)任，不相容崗位應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分，采購人員應(yīng)定期或不定期輪換，應(yīng)有人監(jiān)督一起采購，避免長期一人采購，弄虛作假，牟取私利。

（5）完善財(cái)務(wù)報帳制度，按計(jì)劃合理安排各項(xiàng)支出，切實(shí)提高資金使用效率，確保預(yù)算資金執(zhí)行科學(xué)規(guī)范。報帳手續(xù)要齊全，發(fā)票、送貨單等單據(jù)需確認(rèn)與實(shí)物相符，經(jīng)手人和驗(yàn)收人應(yīng)有所區(qū)別。

3.2 細(xì)化管理、創(chuàng)新模式、分清權(quán)限

（1）提高機(jī)關(guān)食堂管理者內(nèi)控意識和財(cái)務(wù)管理意識，加強(qiáng)員工專業(yè)素質(zhì)，參考好的模式，做好精細(xì)化管理，合理配置資源、有效節(jié)約成本、避免鋪張浪費(fèi)。

（2）廚師多觀察，能較準(zhǔn)確估算用餐人數(shù)及用量，嚴(yán)格控制食材用量，降低消耗，避免大量浪費(fèi)。有條件的機(jī)關(guān)食堂，可以飼養(yǎng)一些家禽，將殘羹剩飯利用，這樣一方面可以廢物變寶，減少浪費(fèi)，另一方面，也可以自給自足，補(bǔ)充食堂的資源，減少食材采購成本，一舉兩得。

（3）創(chuàng)新管理模式，對各流程做好嚴(yán)密的財(cái)務(wù)管理計(jì)劃，對資金的使用和投入精細(xì)地評估，科學(xué)規(guī)范的使用資金，尋求適合本單位的財(cái)務(wù)管理方法，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的效果。

（4）規(guī)范執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，分清各崗位權(quán)限，細(xì)化工作流程，對能做好財(cái)務(wù)管理、開源節(jié)流、控制成本的每個環(huán)節(jié)精細(xì)化管理，進(jìn)行全面核算和控制財(cái)務(wù)開支，為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供準(zhǔn)確的信息。

（5）對機(jī)關(guān)食堂各種收入等情況，應(yīng)精細(xì)區(qū)分各項(xiàng)收入、支出，準(zhǔn)確核算各項(xiàng)目收益。嚴(yán)格接待審批流程，制定統(tǒng)一的接待收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和成本開支標(biāo)準(zhǔn)，收款時制定詳細(xì)的單據(jù)并齊全手續(xù)上交財(cái)務(wù)，對少收、亂收、漏收等現(xiàn)象，應(yīng)及時核查，禁止飯?zhí)盟皆O(shè)“小金庫”。

3.3 建立健全監(jiān)督機(jī)制并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行

（1）建立健全監(jiān)督機(jī)制，在財(cái)務(wù)部門和其他部門抽調(diào)相關(guān)人員，組成監(jiān)督小組，對物資在采購、驗(yàn)收、入庫、出庫、盤點(diǎn)、成本控制等環(huán)節(jié)上嚴(yán)格監(jiān)督，定期或不定期抽查盤點(diǎn)，審核臺帳，力求將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做到精細(xì)化管理。要發(fā)揮監(jiān)督機(jī)制的實(shí)際作用，強(qiáng)化監(jiān)督力度。

（2）嚴(yán)格監(jiān)督機(jī)關(guān)食堂對各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，做到防微杜漸，對各項(xiàng)收入、支出監(jiān)督，避免不合理的開支，是否存在鋪張浪費(fèi)現(xiàn)象，有無損公肥私情況，是否亂用濫用廚具導(dǎo)致毀損……認(rèn)真觀察各項(xiàng)制度在執(zhí)行過程中所出現(xiàn)的問題，及時糾正，改善經(jīng)營管理，合理配置資源，提高經(jīng)濟(jì)效益，提高機(jī)關(guān)食堂在財(cái)務(wù)核算中的準(zhǔn)確度和精準(zhǔn)度。

總之，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制對機(jī)關(guān)食堂提高經(jīng)營管理的質(zhì)量與效率都有著積極的作用，能提供更好的服務(wù)，增進(jìn)單位凝聚力，切實(shí)做好后勤保障工作；能合理配置資源、開源節(jié)流、杜絕浪費(fèi)；能提高機(jī)關(guān)食堂的管理質(zhì)量和服務(wù)能力，減輕單位負(fù)擔(dān)。

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