淺談醫(yī)院辦公室檔案管理中信息化的開發(fā)利用

徐銘偉

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）3-094-02

摘 要 在醫(yī)院辦公室工作中，檔案管理是十分重要的一項工作內(nèi)容，隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平的提高，使得各種信息技術(shù)已經(jīng)越來越多的滲透到人們的生活和工作中去，社會已經(jīng)邁入了全面信息化的時代，這要求醫(yī)院辦公室管理工作中也應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)膽?yīng)用信息化技術(shù)，本文針對醫(yī)院辦公室檔案管理工作中信息化的開發(fā)和利用展開了深入的分析論述。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院辦公室 檔案管理 信息化 開發(fā)利用

在進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案管理工作時，怎樣針對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新是人們比較重視的一個話題。作者先對目前醫(yī)院辦公室檔案管理中的各項問題進(jìn)行了深入分析，針對這些問題提出了檔案管理工作的創(chuàng)新工作方法，希望能為今后的檔案管理提供一定的借鑒。辦公室工作人員必須對檔案管理的重要性有一個正確的認(rèn)識，尤其是其對于人事管理的重要支持作用?，F(xiàn)今社會正處于信息化的浪潮中，醫(yī)院辦公室檔案管理的工作量也越來越大，因此必須將信息手段應(yīng)用于檔案管理中，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率，使醫(yī)院辦公室檔案管理工作能夠更好的適應(yīng)時代發(fā)展的步伐。

一、信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

安岳縣中醫(yī)醫(yī)院成立于1956年，歷經(jīng)兩次更名、三次搬遷。2013年，建成國家三級乙等中醫(yī)醫(yī)院，并實現(xiàn)了“兩院一園區(qū)”的華美蝶變；2018年迎接了三級甲等中醫(yī)醫(yī)院評審，并獲專家好評。入圍香港艾力彼醫(yī)院排名全國縣級醫(yī)院500強。我院是四川省護(hù)士規(guī)范化培訓(xùn)基地，中醫(yī)住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)協(xié)同基地，老年病、中醫(yī)脾胃病、中藥藥事管理三個市級質(zhì)控分中心掛靠我院，是省委、省政府表彰的發(fā)展中醫(yī)先進(jìn)集體、國家中醫(yī)藥管理局表彰的創(chuàng)先爭優(yōu)先進(jìn)集體、省級文明單位、省“精品中醫(yī)醫(yī)院”建設(shè)單位。編制床位600張，開放床位680張。

在信息化的大背景下，醫(yī)院辦公室部門的檔案管理工作也受到了很大的沖擊和挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)體系的引進(jìn)使得檔案管理的數(shù)字化以及現(xiàn)代化水平都有了很大的提高?？墒巧钊敕治鑫覈鞔筢t(yī)院辦公室檔案管理的實際開展情況不難發(fā)現(xiàn)，在信息時代的浪潮中，有相當(dāng)一部分醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理時，無法對先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行充分、靈活的應(yīng)用，甚至還有一些醫(yī)院的信息化建設(shè)還未完全結(jié)束，這便導(dǎo)致檔案管理的很多信息與資源無法在信息化系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)融合。此外，部分醫(yī)院的辦公室部門對檔案管理信息化的重要作用缺乏清醒的認(rèn)識，因此日常工作中也未積極的宣傳檔案管理信息化的重要性。

多數(shù)部門在信息時代背景下還很難靈活有效地引導(dǎo)相關(guān)人員應(yīng)用各種信息技術(shù)，因此，即使是在信息化的大背景下，我國大多數(shù)單位部門的檔案管理工作水平還是比較低。在對西部地區(qū)某醫(yī)院的黨政辦公室檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今辦公室雖然采用了信息化技術(shù)，可是一些管理工作者的管理理念還比較落后，因此檔案管理的真正效果無法得到很好的發(fā)揮。在這樣的現(xiàn)狀下，積極尋求信息時代醫(yī)院辦公室檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展是十分必要的。

二、目前醫(yī)院辦公室檔案管理工作中的問題

（一）醫(yī)院辦公室檔案管理工作的信息化水平低

在信息高度發(fā)達(dá)的今天，辦公室檔案管理工作涉及到的內(nèi)容也越來越多，這對于辦公室工作人員來說是極大的挑戰(zhàn)，所面臨的工作壓力也在不斷的增大。面對這樣的現(xiàn)狀，更加需要靈活和充分的利用信息技術(shù)和信息手段才能夠促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升。目前醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀為——各種信息技術(shù)和信息手段并未得到很好的應(yīng)用，因此檔案管理的信息化水平相對較低，這使得檔案管理工作的工作水平遲遲得不到提高，也無法適應(yīng)社會快速發(fā)展的步伐。

（二）醫(yī)院辦公室檔案管理工作者的技術(shù)水平較低

各種信息技術(shù)和信息手段都是需要由人來操作和完成的，因此醫(yī)院辦公室的檔案管理人員應(yīng)該是具有一定專業(yè)水平的信息管理人才，這樣才能夠最大程度的發(fā)揮信息化手段的優(yōu)勢。但目前有相當(dāng)一部分醫(yī)院并未給予辦公室檔案管理工作足夠的重視，認(rèn)為目前的辦公室檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)足夠完善，因此不再注重對信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新，這樣的錯誤認(rèn)識使得醫(yī)院長期以來都忽視了專業(yè)化人才的培養(yǎng)。專業(yè)人才的匱乏使得檔案管理工作者的信息化技術(shù)水平普遍較低，檔案管理的效率也無法得到很好的提高。

三、如何實現(xiàn)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）更新傳統(tǒng)的檔案管理理念

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要求政府機構(gòu)和事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作者也必須對自身的工作觀念進(jìn)行改變，這樣才能夠很好的適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)涌入所帶來的諸多改變。因此，醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理工作時，必須要關(guān)注各種檔案的使用價值，還需要將創(chuàng)新理念貫徹好，以高效、靈活的進(jìn)行各項工作。醫(yī)院辦公室應(yīng)考慮招收一批信息化儲備較強的年輕人員，為檔案管理工作注入新的血液，且年輕人對于互聯(lián)網(wǎng)的接受程度也比較高，理解起來會更快，這樣便可以很好的適應(yīng)現(xiàn)今信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理工作的各種變化。

（二）提升檔案管理工作者的創(chuàng)新意識和信息化水平

在目前的社會背景下，要實現(xiàn)醫(yī)院辦公室檔案管理的創(chuàng)新，則必須將檔案管理工作者創(chuàng)新意識和信息化水平的提高作為首要工作。實現(xiàn)檔案管理的信息化需要有強有力的人才支持，因此必須先為檔案管理工作的進(jìn)行打下良好的人才基礎(chǔ)。不僅如此，還應(yīng)要求管理人員人事到檔案管理的重要意義，要使其對檔案管理工作有較高的敏感性和正確的認(rèn)知，以保證其能夠全身心的專注于檔案管理工作。還要注重提高檔案管理工作者綜合素質(zhì)水平的提高，但應(yīng)將信息化技術(shù)水平的提高作為重點，這樣才能夠保證檔案管理工作人員的思想水平和技術(shù)水平都是與時俱進(jìn)的。醫(yī)院方面最好能夠結(jié)合辦公檔案管理人員的整體情況組織相應(yīng)的培訓(xùn)，以幫助檔案管理人員系統(tǒng)化的提高其專業(yè)知識和專業(yè)技能，使其能夠更好的服務(wù)于信息化檔案管理工作。

四、如何有效開發(fā)利用檔案管理工作

（一）對檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新

我國大多數(shù)的事業(yè)單位在對檔案管理服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新時，都會將網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的建立作為重要內(nèi)容，對于醫(yī)院辦公室檔案管理工作來說也不例外。之前的檔案管理工作中，工作人員大都是使用手工編輯的方法，這使得檔案管理工作的效率很低。而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用則使得醫(yī)院辦公室在開展檔案管理工作時，可以將已有的資源整合為專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。借助這一平臺，開展辦公室檔案管理工作時便能夠隨時隨地、高效的調(diào)取各種想要的信息，工作效率會因此有很大的提升。為使網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的作用和價值得到更極致的發(fā)揮，在設(shè)立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺時就必須考慮到自動化這個方面，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作智能化和現(xiàn)代化水平的進(jìn)一步提高。現(xiàn)今很多行業(yè)都開始大面積應(yīng)用“網(wǎng)絡(luò)辦公”這一工作形式，醫(yī)院辦公室檔案管理工作也應(yīng)貫徹落實好這一理念。

（二）以電子形式為主進(jìn)行檔案管理工作

在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理方式已經(jīng)顯得比較落后且低效，因此在以后的檔案管理管理工作中，應(yīng)逐漸的增加電子檔案的比例，形成以電子檔案為主的檔案管理工作模式。在使用電子檔案開展工作時，一般需要設(shè)立檔案管理網(wǎng)站，這樣才能夠第一時間收集到各種檔案信息和數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作具有較高的網(wǎng)絡(luò)化和電子化水平。所建立的電子檔案數(shù)據(jù)中心，應(yīng)該可以對部門內(nèi)所有的電子檔案都實行統(tǒng)一管理，這樣才能夠更好的保證數(shù)據(jù)信息的共享，使管理人員借助網(wǎng)站便可以查詢到自己所需的各種信息。與紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案的保存時間更長，不會出現(xiàn)像紙質(zhì)檔案那樣的損壞問題，且電子檔案更加便于保存和攜帶，在信息收集、整理以及歸納方面也有著紙質(zhì)檔案所不可比擬的優(yōu)勢。這樣可以很好的提升檔案管理工作的效率，降低工作人員的負(fù)擔(dān)。電子檔案所具有的在線收集信息和在線服務(wù)功能，不僅能夠更便捷的進(jìn)行檔案管理工作，而且還能夠使其更好的為醫(yī)院員工服務(wù)，很好的體現(xiàn)了各種檔案的價值。

（三）提高紙質(zhì)及電子檔案資料的保密性

在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)以后，各種管理工作的效率都得到了大幅度的提升，可是管理工作所面對的風(fēng)險也會因此大大增加。根本原因是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公室檔案管理工作，需要將各種檔案資料和信息技術(shù)都存入虛擬空間中。除此之外，一旦互聯(lián)網(wǎng)的硬件或者是軟件出現(xiàn)問題，也會導(dǎo)致管理資料的丟失，這都使得辦公室檔案管理工作所面臨的風(fēng)險更大。面對這樣的現(xiàn)狀，醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理工作時必須進(jìn)行更為嚴(yán)格的監(jiān)管工作，這不僅是為了保證各種檔案資料的安全性、保密性，避免檔案資料遺失問題的發(fā)生，也是為了提高檔案資料的風(fēng)險應(yīng)對能力。一般會采用對檔案資料進(jìn)行備份的形式來為檔案資料提供安全保障。

（四）不斷健全完善檔案管理信息共享系統(tǒng)

在檔案管理管理工作中，設(shè)立完善的檔案管理信息共享系統(tǒng)能夠增加管理工作的范圍，因為信息化檔案管理工作并非簡單的把各種檔案數(shù)據(jù)收集起來即可，還必須對其進(jìn)行合理的歸類和分析應(yīng)用，這便要求工作人員對檔案管理的范圍予以擴大。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時，一定要設(shè)立好信息共享系統(tǒng)，并建立高效的反饋機制，這樣才能夠保證檔案信息管理的科學(xué)準(zhǔn)確性。還需結(jié)合特殊部門的一些特征，使信息共享系統(tǒng)能夠為其提供能個性化服務(wù)，使他們更加便捷的得到所需信息。總而言之，在檔案信息的收集、整理、分析、運用的整個環(huán)節(jié)都需要信息化技術(shù)提供支持。

五、結(jié)語

綜合本文論述可以知道，在信息化技術(shù)快速發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的今天，醫(yī)院在進(jìn)行辦公室檔案管理工作時也必須要高度重視檔案管理工作的創(chuàng)新和調(diào)整，促進(jìn)辦公室檔案管理數(shù)字化和信息化的實現(xiàn)。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院辦公室的工作人員必須對創(chuàng)新檔案管理工作的積極作用有一個正確的認(rèn)識，在平時的工作中改變自己的工作理念，改進(jìn)自己的服務(wù)方式，并且還應(yīng)注重做好檔案資料保密工作。只有做到這些，整個醫(yī)院行業(yè)的辦公室檔案管理工作才能夠趕上信息化時代的腳步，實現(xiàn)自身的創(chuàng)新發(fā)展，使檔案管理工作能夠更好的為醫(yī)院、為群眾服務(wù)。

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