面向知識管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

林佩云

[摘要]隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，知識和信息的作用越來越重要，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時代的要求了，必須以知識管理為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]知識管理;企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

作為知識經(jīng)濟(jì)時代的產(chǎn)物，隨著信息化時代的到來，知識管理在各行各業(yè)中占的比重越來越大，它結(jié)合了知識經(jīng)濟(jì)理論、現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)、現(xiàn)代的管理觀念和企業(yè)的管理思想，是企業(yè)管理中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理也是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，它是保障一個企業(yè)正常運(yùn)行發(fā)展離不開的財富。所以，將二者結(jié)合起來，在知識管理的基礎(chǔ)上對企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展顯得尤為重要。

一、在知識管理的基礎(chǔ)上對企業(yè)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展的原因

（一）時代的要求

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人類社會進(jìn)入飛速發(fā)展的信息化時代，人們對知識的需求跟要求越來越高，知識管理也隨之產(chǎn)生。

（二）傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在的缺陷

有些傳統(tǒng)的企業(yè)對檔案管理的范圍并不明確，甚至?xí)讶耸聶n案管理當(dāng)成了企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容，這就導(dǎo)致企業(yè)喪失了很多第一手資料，不利于企業(yè)在市場中的競爭：有的企業(yè)對企業(yè)檔案管理不夠重視，看不到檔案管理在信息化時代的價值所在;有些企業(yè)檔案管理的管理觀念落后，很少利用信息技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)有序的管理，這就使得檔案管理的質(zhì)量偏低，對企業(yè)檔案的利用率降低。這些傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式不利于企業(yè)在信息化的時代的發(fā)展，必須進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案知識管理的優(yōu)越性

1.豐富企業(yè)檔案管理的內(nèi)容

企業(yè)檔案知識管理是企業(yè)在檔案管理過程中運(yùn)用知識管理的方法和現(xiàn)代信息化技術(shù)，對企業(yè)檔案信息進(jìn)行收集和初步處理，在此基礎(chǔ)上深入研究企業(yè)檔案中有用的知識和潛在的價值，并對此進(jìn)行二次加工，使企業(yè)人員更方便的獲得信息，甚至創(chuàng)造新的有價值的信息，更有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源之間的共享與轉(zhuǎn)換，減少重復(fù)勞動

企業(yè)檔案知識管理可以將企業(yè)每個部門、員工所掌握的知識、資源收集起來，分門別類的進(jìn)行管理，使企業(yè)檔案更加條理清晰，這個過程需要各個部門的參與配合，進(jìn)行資源共享，使員工在再次查詢使用時更加快捷方便，減少了重復(fù)勞動，提高了工作效率。

3.提高企業(yè)的競爭力

運(yùn)用知識管理將企業(yè)在日常運(yùn)行中，例如營銷方案、財務(wù)報告、生產(chǎn)工藝、設(shè)計圖紙、客戶資料、貨源情況等各種知識成果進(jìn)行安全知識管理，更有利于企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，認(rèn)識不足與優(yōu)勢所在，提高對企業(yè)自身的認(rèn)識，從而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)資源的最優(yōu)化配置，提高企業(yè)在市場中的競爭力。

二、在知識管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理人員的思維未及時轉(zhuǎn)變過來

企業(yè)檔案管理人員是企業(yè)檔案管理的主要執(zhí)行人員，他們對企業(yè)檔案知識管理的認(rèn)知，對檔案管理創(chuàng)新發(fā)展工作的影響非常明顯。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式中，檔案管理人員的主要工作重點(diǎn)是對一般常規(guī)檔案的保存，所以他們的工作比較固化，并沒有對所獲得信息進(jìn)行二次研究，對企業(yè)的發(fā)展沒有更大的貢獻(xiàn)。所以在知識管理的大背景下，檔案管理人員更需要轉(zhuǎn)變思維。

（二）企業(yè)檔案管理技術(shù)不到位

在信息化迅速發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理要對檔案信息進(jìn)行更好的收集，這就要求相關(guān)工作人員掌握各種先進(jìn)的信息技術(shù)。

（三）沒有形成完整的企業(yè)檔案管理體系

在大多數(shù)企業(yè)中的企業(yè)檔案管理部門都是獨(dú)立存在的，其企業(yè)的其他部門之間的聯(lián)系也就只有存放和提取檔案的環(huán)節(jié)。而企業(yè)檔案的知識管理要求對其他部門的信息資源進(jìn)行合理的收集管理，就必須要了解其他部門的工作內(nèi)容、對信息資源的需求。這就要求檔案管理部門要加強(qiáng)與其他部門之間的交流、聯(lián)系，形成一個包含企業(yè)各部門的、完整的企業(yè)檔案管理體系。

三、面向知識管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念，加強(qiáng)對管理人員的思維引導(dǎo)

要想改變檔案管理人員的管理思維，最有效的方法就是從企業(yè)的高層開始，由上往下延續(xù)。正所謂“擒賊先擒王”，企業(yè)高層首先要大力支持對企業(yè)檔案的知識管理，并且可以制定一系列規(guī)章制度來引導(dǎo)鼓勵檔案管理人員的思維轉(zhuǎn)變。只有高層對管理觀念的創(chuàng)新予以重視，檔案管理人員才會有更多的制度支持以及資金的支持。而且企業(yè)檔案知識管理的內(nèi)容涉及企業(yè)的各個部門，僅僅靠檔案管理部門是不太可能帶動整個企業(yè)的部門配合檔案知識管理的。

（二）促進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，一是要有先進(jìn)的技術(shù)，二是要有完整的設(shè)備支持。首先，設(shè)備問題，只要企業(yè)的資金到位，設(shè)備完全可以通過購買實(shí)現(xiàn)。所以關(guān)鍵就在于技術(shù)問題。要想引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，就要有掌握先進(jìn)信息技術(shù)以及相關(guān)知識的專業(yè)人才。企業(yè)可以通過兩種方法獲得：一是讓已經(jīng)掌握部分相關(guān)知識的人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，但是這就需要一定的時間，使得檔案知識管理發(fā)展緩慢：二是引進(jìn)具有相關(guān)專業(yè)知識的技術(shù)人員，直接引領(lǐng)企業(yè)進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，不過這可能會造成企業(yè)的人力過剩，浪費(fèi)企業(yè)資源。所以企業(yè)可以綜合二者，聘請專業(yè)技術(shù)人員在旁協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)。

（三）建立新型的企業(yè)檔案管理部門，促進(jìn)管理體系系統(tǒng)化

要想推動企業(yè)檔案知識管理的有效實(shí)行，企業(yè)可以建立專業(yè)的檔案知識管理部門及相關(guān)人員，并且制定相關(guān)制度來支持他們的工作。同時要求其他部門做好協(xié)同工作，建立起一個完整的管理體系。

綜上，知識管理下的企業(yè)檔案管理對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有很大的意義，必須要進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。