淺談做好文秘收發(fā)工作應(yīng)具備“四心”

李彬

[摘要]伴隨我國經(jīng)濟水平和科技水平的高速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展開始成為了全社會所關(guān)注的主要對象之一。對于事業(yè)單位來說，文秘收發(fā)是其中十分重要的一項工作內(nèi)容，對其他各方面活動的開展有著非常重要的推進作用。為此，相關(guān)人員理應(yīng)提高重視程度，在日常工作中時刻保持著“四心”，分別是靜心、細心、精心以及匠心。本篇文章將闡述做好文秘收發(fā)工作必須具備的“四心”，并對于其中的細節(jié)方面提出一些合理的見解。

[關(guān)鍵詞]文秘 收發(fā)工作 四心

從現(xiàn)階段發(fā)展而言，對于事業(yè)單位來說，文秘收發(fā)工作有著很強的特殊性。為了確保各項活動都可以順利開展，相關(guān)人員便需要提高重視程度，針對早期存在的問題，及時采取合理的措施進行改進，進而提升工作質(zhì)量。

一、靜心

相比于其他工作形式，文秘收發(fā)有著一定的特殊性。盡管工作極為繁瑣，但是往往卻很難取得較好的成績，同樣也無法展現(xiàn)出自身工作的特點。由于屬于整個公司的樞紐，貫穿各個部門，因此即便部門取得了成績，其往往也只能算作是幕后英雄。也正是由于這一原因，許多員工便很難在日常工作中做到盡心盡力。為此，工作人員應(yīng)當改變自身心態(tài)，時刻以一個平靜的心態(tài)面對各方面工作，積極與他人完成溝通和交流。如此自然能夠在工作中看到許多以往看不見的東西，對于自身工作也會有所改觀。

二、細心

雖然文秘首發(fā)只能算作是隱性工作，但卻其處理的資料內(nèi)容卻涉及到各個方面。無論是上級向下級下達任務(wù)，還是下級向上級匯報工作，基本上都要經(jīng)過文秘收發(fā)這一階段。但凡工作人員出現(xiàn)了任何疏忽，都會對后續(xù)工作帶來諸多影響。為此，工作人員自己理應(yīng)具有足夠的“細心”。面對各類文件處理，應(yīng)當認真進行收集，并及時完成反饋。無論是文件起草還是電文接收，都需要認真處理，不能有任何瑕疵出現(xiàn)。如此一來，事業(yè)單位內(nèi)部的各項工作都能夠順利展開，不會受到任何影響，進而提升單位自身的經(jīng)濟效益。

三、精心

所謂精心，主要是指在日常工作之中盡可能追求精益求精。對于事業(yè)單位來說，文秘收發(fā)屬于一項基礎(chǔ)性工作，十分繁瑣和復(fù)雜，在長期工作之后，內(nèi)心中難免會有厭煩感產(chǎn)生。在面對相同的任務(wù)時，不再進行任何思考和投入，單純憑借自身經(jīng)驗完成項目。例如，原本需要每日進行收發(fā)的報紙，變成了兩日收發(fā)一次，甚至有些人直接隔了好幾天之后再進行收發(fā);原本需要按照規(guī)定時間進行登記的公文內(nèi)容，變成了每周登記一次;原本應(yīng)當及時進行送遞的文件資料，往往會在拖延了好幾天之后才匯報至領(lǐng)導(dǎo)處。這些不良現(xiàn)象當前十分常見，由于在短時間之內(nèi)并不會有什么巨大的影響出現(xiàn)，因此往往不會得到工作人員的重視。久而久之，便會演變成一種不良的習慣。在日常工作的時候，經(jīng)常會有緊急情況出現(xiàn)：某些領(lǐng)導(dǎo)突然需要相關(guān)文件的時候，機要員由于對于文件的位置了解不到位，在尋找的過程中花費了大量的時間，最終造成領(lǐng)導(dǎo)十分不滿。對于此類問題，文秘收發(fā)工作堅決不能有這種情況出現(xiàn)。

無論是哪一類工作，都會存在一定的不確定性，而對于文秘收發(fā)工作來說，日常工作涉及的內(nèi)容極為廣泛，因此便有著大量不確定因素，很多突發(fā)事件隨時可能出現(xiàn)，同時對于時效性方面也有著非常高的要求。因此，文秘收發(fā)人員理應(yīng)每日對于資料進行認真處理，做好登記工作，確保其存根和目錄都能有所保留。如此一來，各項工作任務(wù)都能夠順利展開，從而為后續(xù)任務(wù)提供相應(yīng)的基礎(chǔ)，降低負面因素的影響，提升事業(yè)單位自身的形象。

四、匠心

為了確保文秘收發(fā)工作可以達到預(yù)期質(zhì)量，對于工作人員來說，除了需要具備靜心、細心以及精心之外，匠心也是非常重要的一點。事業(yè)單位的工作每日都十分繁忙，而文秘收發(fā)人員每日則需要重復(fù)相同的任務(wù)，因此不僅十分單調(diào)，同時也非常繁瑣，在長時間的I作之中，很難感受其中的樂趣所在。為了確保工作質(zhì)量，工作人員自身還需要時刻保持注意力高度集中的狀態(tài)。因此，即便某些人員有著非常高的綜合素養(yǎng)，但是長期呆在這一環(huán)境之中，難免會有不安分守己的想法。

為了能夠?qū)ζ渌枷雽用娴膯栴}展開處理，上級領(lǐng)導(dǎo)顯然不能總是對其進行理念灌輸，而需要思考如何改進其工作方式，將原本看似十分抽象的工作內(nèi)容變得具有足夠的趣味性和特色型。如此一來，工作人員的思維模式將會更具創(chuàng)新性價值，在工作之中時刻保持著較高的活力。

為了實現(xiàn)這一目標，促使工作人員由原本的被動執(zhí)行任務(wù)變成主動完成工作，核心內(nèi)容還是需要讓其自身角色發(fā)生改變。如果所有文秘收發(fā)人員都能夠正確對待自己的工作中，用一顆“匠心”處理所有工作任務(wù)，將工作當做是一項自己未來發(fā)展的事業(yè)，自然能夠從中發(fā)現(xiàn)諸多樂趣。盡管看似每日都在進行各類資料的收發(fā)，但是卻能在第一時間了解當前天下的大事新聞;盡管看似每日都在寫寫畫畫，但是所有決策部署都能夠先行展開。對于公文的處理工作，轉(zhuǎn)變自身的想法，將其看作是在一個熱鬧的舞會之中，向造訪的來并表演音樂作品。而對于每日資料搜集的工作中，則可以將其看作是一部精美的藝術(shù)品，以此慢慢整理。當工作人員在每一項任務(wù)中認真付出了自己的心血和汗水，自然會對工作任務(wù)能有全新的理解。同樣，當自己的制作的文件最終得到有效落實之后，自然也會為自己獲得的成就感到十分驕傲。長此以往，工作人員的心態(tài)便會發(fā)生改變，充分感受到工作任務(wù)的價值和樂趣。通過運用自己的工匠之心，對其中的細節(jié)之處慢慢打磨，從而可以發(fā)現(xiàn)，文秘收發(fā)工作的各個方面均包含著獨有的色彩，充分融入其中之后，便會擁有一種心曠神怡的感覺。早期內(nèi)心中潛藏的工作激情也都會全部激發(fā)出來，進而提升對于收發(fā)工作的喜愛程度。

五、結(jié)束語

綜上所述，對于文秘收發(fā)工作來說，工作人員必須具備四心，才能有效保證工作的質(zhì)量。其中，進行是保證項目能夠順利展開的重要基礎(chǔ);信息是提升工作質(zhì)量的重要保證;精細是提升收發(fā)質(zhì)量的關(guān)鍵內(nèi)容;而匠心則可以算作是文秘收發(fā)工作的核心靈魂。