報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢探析

趙愛民

[摘要]數(shù)字化管理是將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與統(tǒng)計(jì)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)量化管理的方法。本文針對報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容進(jìn)行剖析，通過研究報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用優(yōu)勢，目的在于提高數(shù)據(jù)傳播質(zhì)量，推動報(bào)業(yè)的良性發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]報(bào)業(yè)檔案 數(shù)字化管理 安全系數(shù)

信息化技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)報(bào)業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，很多報(bào)社增加了電子閱讀模式，拓寬了信息傳播途徑。與此同時(shí)，信息量的增加為信息整理增加了工作負(fù)擔(dān)，通過利用數(shù)字化技術(shù)建立信息檔案，對優(yōu)化信息管理結(jié)構(gòu)，加快信息獲取速度有著重要的意義。

一、報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

首先，將信息進(jìn)行量化處理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們可以通過各種途徑獲取需要的信息，傳統(tǒng)紙媒體的受眾人群數(shù)量不斷減少。報(bào)社采編人員擁有豐富的撰稿經(jīng)驗(yàn)，在信息采集和數(shù)據(jù)解讀擁有較大的優(yōu)勢。通過數(shù)字化管理可以提高各類資源的融合程度，為采編人員提供充足的撰稿素材;其次，報(bào)道模式融合。新媒體具備傳播速度快、信息時(shí)效性高的優(yōu)點(diǎn)，報(bào)業(yè)改變原有傳播模式，將信息內(nèi)容借助新媒體途徑進(jìn)行傳播，擴(kuò)大了信息覆蓋面;最后，技術(shù)融合。構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以提高數(shù)據(jù)信息的處理速度，采編人員只需在數(shù)據(jù)庫中輸入檢索關(guān)鍵詞就可以快速獲取目標(biāo)信息，縮短了信息收集時(shí)間，有效提高了信息編撰質(zhì)量。

二、報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）提高辦公效率

數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用可以有效提高報(bào)社人員的辦公效率。傳統(tǒng)報(bào)社采編人員如果需要獲取某類信息，需要進(jìn)入材料儲備庫根據(jù)目錄進(jìn)行翻閱，耗費(fèi)時(shí)間較長。報(bào)社在引入數(shù)字化管理技術(shù)后，管理人員將以往信息內(nèi)容進(jìn)行錄入，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容類型進(jìn)行編號，在文章中標(biāo)記關(guān)鍵詞，便于采編人員檢索;在數(shù)據(jù)庫建立過程中，根據(jù)信息內(nèi)容分為財(cái)政類、趣聞?lì)?、生活類等信息采集模塊，將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸類，使采編人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞快速獲取需要的信息內(nèi)容。除此之外，采編人員利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的新聞信息會同步上傳至數(shù)據(jù)庫中，如果采編人員需要修改完成上傳的新聞，采編人員可以根據(jù)關(guān)鍵詞查找目標(biāo)文章，在完成修改后重新進(jìn)行上傳。數(shù)字化管理系統(tǒng)會根據(jù)上傳者ID和上傳者信息與已有文章進(jìn)行比對，將新上傳文章進(jìn)行替換，提高數(shù)據(jù)庫信息質(zhì)量。為了提高上傳文章的安全性，系統(tǒng)會對采編人員權(quán)限進(jìn)行約束，使采編人員只能修改自己上傳過的文章，借此維護(hù)采編人員的合法權(quán)益。并且采編人員如果需要紙質(zhì)版材料作為參考，可以在數(shù)據(jù)庫將目標(biāo)信息文件進(jìn)行下載，使采編人員的工作效率大大提高。

（二）加快信息共享速度

傳統(tǒng)報(bào)社從收集新聞素材到發(fā)布信息的周期時(shí)間較長，時(shí)效性較低，無法滿足當(dāng)今社會人們信息獲取的要求。將數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用到報(bào)社檔案管理中，可以提高信息共享速度，擴(kuò)充報(bào)業(yè)的受眾人群數(shù)量。例如，某報(bào)社將現(xiàn)有信息進(jìn)行整理，構(gòu)建新聞素材庫，所有采編人員可以在新聞素材庫中獲取所需的新聞素材。對于現(xiàn)場的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，現(xiàn)場采編人員可以將現(xiàn)場圖片、視頻、音頻等內(nèi)容上傳至新聞素材庫，借助網(wǎng)絡(luò)完成在線編輯。在完成新聞編寫后，采編人員利用新媒體直接進(jìn)行新聞發(fā)布，提高了信息傳播的時(shí)效性。對于持續(xù)時(shí)間較長的新聞事件，如突發(fā)火災(zāi)、交通事故等，對于此類事件采編人員可以借助在線直播的方式進(jìn)行現(xiàn)場報(bào)道，借此提高人們對新聞信息的關(guān)注度。在完成新聞報(bào)道后，所有信息直接上傳至報(bào)社數(shù)據(jù)庫，其他采編人員如果需要類似材料作為參考，可以直接進(jìn)行信息搜索，提高了信息的共享度。

（三）延長檔案保存時(shí)間

傳統(tǒng)報(bào)業(yè)在完成新聞報(bào)道后，會將報(bào)道內(nèi)容留作底板進(jìn)行封存，隨著時(shí)間的延長，信息堆積數(shù)量越來越多，采編人員進(jìn)行信息檢索時(shí)，檢索難度較大。并且材料大部分信息都是紙質(zhì)版材料，受天氣、報(bào)社搬遷、自然災(zāi)害等因素影響，容易造成檔案材料損壞，縮短檔案保存壽命。信息化管理技術(shù)的應(yīng)用可以降低其他因素的不利影響，延長檔案信息的使用壽命。例如，某報(bào)社借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺，負(fù)責(zé)日常數(shù)據(jù)收集、分類、管理，為了防止黑客入侵、軟件損壞等情況造成數(shù)據(jù)信息損壞，該報(bào)社準(zhǔn)備了備用主機(jī)，備用主機(jī)每隔兩個(gè)小時(shí)會與運(yùn)行主機(jī)進(jìn)行連接，將數(shù)據(jù)進(jìn)行同步化處理。一旦運(yùn)行主機(jī)出現(xiàn)問題，備用主機(jī)可以代替故障主機(jī)執(zhí)行檢索任務(wù)，在完成修復(fù)后再進(jìn)行輪換。該報(bào)社在每天工作結(jié)束時(shí)，會將更新數(shù)據(jù)上傳至云系統(tǒng)，由云系統(tǒng)進(jìn)行備份，減少系統(tǒng)癱瘓帶來的數(shù)據(jù)損失。

（四）提高文件安全性

傳統(tǒng)報(bào)社的檔案都是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的安全系數(shù)較低，容易引起材料泄漏。數(shù)字化技術(shù)管理的應(yīng)用，可以提高文件的安全等級，提高信息管理安全性。例如，某報(bào)社在構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，根據(jù)報(bào)社員工所處崗位，將信息獲取權(quán)限進(jìn)行分類，報(bào)社員工可以根據(jù)自身權(quán)限獲取對應(yīng)等級信息。如果需要獲取超出權(quán)限的信息，報(bào)社員工需要按照流程申請開通權(quán)限，在獲得批準(zhǔn)后，報(bào)社員工權(quán)限暫時(shí)開放24小時(shí)。該報(bào)社建立內(nèi)部查詢系統(tǒng)，只有本報(bào)社任職員工可以使用，對于已經(jīng)離職的員工，報(bào)社將收回權(quán)限，借此提高信息保護(hù)。除此之外，該報(bào)社設(shè)置了等級較高的防火墻，定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級。并且該報(bào)社構(gòu)建局域網(wǎng)，在日常信息傳輸時(shí)借助局域網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。對于報(bào)社的重要文件，該報(bào)社將文件進(jìn)行拆分，由報(bào)社各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管，一旦發(fā)生病毒入侵可以最大限度的減少信息損失量。

三、結(jié)論

綜上所述，報(bào)社是媒體行業(yè)的重要組成部分。社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，報(bào)社對檔案管理提出了更高的要求。通過構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)，一方面，可以提升信息管理水平，提高報(bào)業(yè)的市場競爭力;另一方面，可以提高檔案信息的安全等級，為報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供保障。