財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理效率管理研究

連斐

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-105-02

摘 要 本文從財務(wù)共享服務(wù)中心的運營現(xiàn)狀出發(fā)，研究影響其業(yè)務(wù)處理效率的主要因素，從流程優(yōu)化、崗位分工、處理標準、與成員單位溝通、信息系統(tǒng)建設(shè)等方面提出了解決方案，有助于共享中心提高業(yè)務(wù)處理效率、提升服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞 財務(wù)共享 業(yè)務(wù)處理 效率管理

財務(wù)共享服務(wù)中心，作為大數(shù)據(jù)時代財務(wù)管理信息化應(yīng)用的創(chuàng)新，猶如雨后春筍般在國內(nèi)迅速發(fā)展，在財務(wù)共享服務(wù)運營尚未成熟階段，業(yè)務(wù)處理的成本、速度和質(zhì)量直接影響整個財務(wù)共享服務(wù)中心的價值和未來發(fā)展，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理效率的管理對提高財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)水平有決定性的影響。

一、現(xiàn)狀及存在的問題

（一）運營現(xiàn)狀

財務(wù)共享服務(wù)中心實施運營主要是基于企業(yè)實施統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺、統(tǒng)一的操作流程以及統(tǒng)一的會計核算方法。財務(wù)共享服務(wù)中心需要依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)起并推動，其運營需要依賴一套高效集成的IT信息系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)會計業(yè)務(wù)線上審批受控、會計憑證自動生成、財務(wù)管理集中高效、財務(wù)信息實時分析等多種財務(wù)功能。財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)范圍，主要包括費用報銷、成本核算、資金收付款等會計核算業(yè)務(wù)，此外還有資金結(jié)算、發(fā)票管理、總賬生成報表、歸檔管理電子檔案、收集分析財務(wù)信息數(shù)據(jù)等輔助管理工作。財務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部運作的關(guān)鍵流程中，審核經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計核算、進行資金結(jié)算是其中最為重要的職能。財務(wù)共享服務(wù)中心從會計核算職能正在逐步向業(yè)財一體化的方向發(fā)展。

（二）存在的問題

財務(wù)共享服務(wù)中心上線后，業(yè)務(wù)處理效率的問題會帶來負面影響：其一，新的流程運作模式下，所有職員的角色都發(fā)生了轉(zhuǎn)變。上線初期，各個崗位角色轉(zhuǎn)換仍處于磨合期，未能按照崗位職責履行相應(yīng)的審核和監(jiān)督責任屢有發(fā)生，有關(guān)人員業(yè)務(wù)還不精，動作起來比較緩慢，各個環(huán)節(jié)銜接不夠緊密，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理效率較低。其二，財務(wù)共享服務(wù)中心上線后，所有業(yè)務(wù)都需要按照標準處理。共享中心作業(yè)人員由于工作經(jīng)驗等各方面有差異，審核業(yè)務(wù)需要進行會計職業(yè)判斷時標準及尺度不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致同樣的業(yè)務(wù)處理效率不同、處理結(jié)果不一致。此外，上線后，所有成員單位的業(yè)務(wù)都要按照規(guī)章制度中的統(tǒng)一標準執(zhí)行，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理不規(guī)范的單位上線后對部分規(guī)范化要求不適應(yīng)，影響業(yè)務(wù)處理效率。其三，業(yè)務(wù)處理效率不好考量，作業(yè)的數(shù)量和質(zhì)量需要綜合考慮。在業(yè)務(wù)處理時盡管處理得快、耗時少對于流程運作來講是有益的，但是要綜合考慮管控風險保證業(yè)務(wù)處理的質(zhì)量，只有將業(yè)務(wù)處理的時效控制在合理的區(qū)間，才能真正意義上提高業(yè)務(wù)處理的效率。

二、主要影響因素

從財務(wù)共享服務(wù)中心成立框架到運營模式，從其依賴的信息技術(shù)到日常的管理體系，影響業(yè)務(wù)處理效率的因素是多維的，歸納為以下幾個方面：

（一）流程優(yōu)化程度

流程優(yōu)化，是財務(wù)共享服務(wù)中心高效運作的基礎(chǔ)。首先，流程節(jié)點設(shè)計優(yōu)化。在符合內(nèi)控制度要求的前提下，工作流程的設(shè)置應(yīng)精簡、優(yōu)化，冗余的流程會耗費資源，影響業(yè)務(wù)處理的效率。其次，組織架構(gòu)設(shè)計優(yōu)化。財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)置權(quán)責清晰、分工明確的組織架構(gòu)，才能夠保證流程順暢、高質(zhì)高效完成，如果內(nèi)部部門機構(gòu)職能重疊，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理存在扯皮推諉的現(xiàn)象，不僅業(yè)務(wù)處理的效率受到影響，業(yè)務(wù)處理的質(zhì)量也無法保證。再次，崗位分工優(yōu)化。財務(wù)共享服務(wù)中心組織內(nèi)部按照流程、業(yè)務(wù)模塊分工明確，可以最大程度實現(xiàn)科學(xué)配置人力資源，提高共享中心內(nèi)部競爭力，規(guī)范業(yè)務(wù)處理行為，提高工作效率。

（二）業(yè)務(wù)標準化程度

業(yè)務(wù)標準化程度高，是成熟運營的財務(wù)共享服務(wù)中心的標志。首先，財務(wù)核算標準化。統(tǒng)一的會計政策、會計核算辦法是財務(wù)共享服務(wù)中心成功上線的基礎(chǔ)，如果會計核算在政策及基本要求方面存在差異，會較大程度影響業(yè)務(wù)會計處理的效率。其次，規(guī)章制度標準化。上線財務(wù)共享服務(wù)的成員單位應(yīng)執(zhí)行集團統(tǒng)一的規(guī)章制度，個體內(nèi)控制度應(yīng)與集團整體制度大同小異，避免出現(xiàn)相悖的規(guī)定。再次，其他各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)標準化。財務(wù)共享服務(wù)中心負責處理各部門提供的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，如果業(yè)務(wù)部門管理不夠統(tǒng)一、規(guī)范，也將使業(yè)務(wù)處理的效率大打折扣。

（三）系統(tǒng)自動化程度

財務(wù)信息系統(tǒng)自動化，是財務(wù)共享服務(wù)中心賴以運營的平臺支撐。首先，系統(tǒng)操作易用性。穩(wěn)定、安全、易于操作的財務(wù)信息系統(tǒng)，是財務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)揮職能的基本保證。如果系統(tǒng)運行頻繁維護、出現(xiàn)漏洞、難于操作或操作繁瑣，影響企業(yè)內(nèi)部用戶的系統(tǒng)體驗，進而對業(yè)務(wù)處理效率產(chǎn)生負面影響。其次，系統(tǒng)功能多樣性。從企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集、處理到分析利用，財務(wù)信息系統(tǒng)多樣化的應(yīng)用將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息， 豐富的系統(tǒng)功能有助于信息的查詢，便于提高業(yè)務(wù)處理的效率。再次，相關(guān)系統(tǒng)聯(lián)動性。財務(wù)信息系統(tǒng)的架構(gòu)、功能及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，是企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃的重要內(nèi)容， 與業(yè)務(wù)端業(yè)務(wù)財務(wù)一體化運作，能夠?qū)崿F(xiàn)端到端流程效率與流程自動化的提升，為業(yè)務(wù)處理提供及時、有用的信息支持。

三、管理主要措施

建立完整的運營管理機制，對企業(yè)各項經(jīng)濟活動進行全面分析和設(shè)計，不斷優(yōu)化、創(chuàng)新工作流程和方式方法，有利于財務(wù)共享服務(wù)中心的穩(wěn)定運營和持續(xù)改進，促進業(yè)務(wù)處理低成本、高效率、高滿意度完成。

（一）流程優(yōu)化機制

流程管理是財務(wù)共享服務(wù)中心的重要職能之一，設(shè)立專門的流程優(yōu)化團隊，建立長效的流程優(yōu)化機制，包括流程的設(shè)計、范圍、層級、功能需求、對流程定期考核等。業(yè)務(wù)處理規(guī)則變化、系統(tǒng)升級優(yōu)化、企業(yè)經(jīng)濟環(huán)境或內(nèi)控制度發(fā)生變化等一系列因素都將面臨流程再造的需求，財務(wù)共享服務(wù)中心需要長期的、持續(xù)的進行分析，去除流程中冗余的環(huán)節(jié)，讓工作流程中的節(jié)點得到精簡和優(yōu)化。根據(jù)流程執(zhí)行情況持續(xù)跟蹤、反饋，圍繞企業(yè)實際管理需求，不斷優(yōu)化流程、不斷檢驗流程并加以修正，通過流程管理循環(huán)的實施，建立最適合企業(yè)的、最適合財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)處理效率。

（二）崗位分工權(quán)責明晰

明確細致的專業(yè)化分工，能夠提高組織效率。按照不同的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置崗位，不同的崗位負責分工內(nèi)的業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)的會計核算、內(nèi)控制度、常見問題、頻發(fā)性錯誤能夠比較熟練的掌握，將業(yè)務(wù)做熟、做精、做專，在業(yè)務(wù)處理時能夠直擊重點關(guān)注事項，按標準熟練處理業(yè)務(wù)，提高作業(yè)效率。此外，建立有效的內(nèi)部考核機制，對共享中心業(yè)務(wù)處理人員實施績效考核，對職員從操作提單量、業(yè)務(wù)完成周期、業(yè)務(wù)完成準確率等多方面考評，進一步提高工作積極性。

（三）業(yè)務(wù)處理標準的制定

對不斷細化的工作內(nèi)容制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理標準，有利于職員在作業(yè)時有據(jù)可依、有章可循，提高質(zhì)量和效率。一方面，根據(jù)企業(yè)內(nèi)控制度等要求制定詳盡的作業(yè)標準，形成標準化文檔。如審核經(jīng)濟業(yè)務(wù)時要按照不同的業(yè)務(wù)類別規(guī)定不同的審核要點，詳細列明審核時應(yīng)關(guān)注的重點事項，以及審核必須完成的規(guī)定動作等。另一方面，按照業(yè)務(wù)處理標準測試各類業(yè)務(wù)處理所耗用的時間，利用統(tǒng)計學(xué)原理計算作業(yè)時效的合理區(qū)間，以便于及時排查因消極怠工延長作業(yè)時間或不關(guān)注質(zhì)量盲目縮短作業(yè)時間等問題，及時進行整改，促進業(yè)務(wù)效率提升。

（四）與成員單位溝通

積極與共享中心服務(wù)的成員單位交流，建立溝通機制，提升服務(wù)水平。其一，共享中心應(yīng)完善員工操作手冊、報賬指南等指導(dǎo)性文檔，加大宣傳和培訓(xùn)財務(wù)基本業(yè)務(wù)方面的內(nèi)容，減少使用財務(wù)專業(yè)用語，便于業(yè)務(wù)人員操作應(yīng)用；其二，根據(jù)業(yè)務(wù)人員的常見系統(tǒng)操作、業(yè)務(wù)咨詢等方面的問題進行分類整理，按時間發(fā)布常見問題答疑或提示，既可以給業(yè)務(wù)人員同樣問題統(tǒng)一的回復(fù)，又便于業(yè)務(wù)人員的問題得到及時解答。其三，定期與成員單位就發(fā)現(xiàn)的問題、現(xiàn)場管理需求等內(nèi)容，以書面資料或會議的形式進行溝通，提升業(yè)務(wù)操作規(guī)范，促進實現(xiàn)財務(wù)管理工作的需求。

（五）信息系統(tǒng)的建設(shè)

功能完善、運行平穩(wěn)的信息系統(tǒng)是保證財務(wù)共享中心高效運作的強有力基礎(chǔ)。其一，信息技術(shù)的充分應(yīng)用。財務(wù)機器人是信息技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的最新應(yīng)用，利用財務(wù)機器人完成大量重復(fù)的流程標準化程度高的業(yè)務(wù)處理，比如與銀行對賬，可以節(jié)約工作成本，提升工作效率。其二，系統(tǒng)功能完善和擴展。增加系統(tǒng)可延伸的各類數(shù)據(jù)查詢、利用系統(tǒng)設(shè)置強化內(nèi)部控制等，能夠優(yōu)化用戶體驗。系統(tǒng)功能的擴展，比如總賬自動生成報表、資金收付銀企直連，增值稅進銷項發(fā)票管理與稅務(wù)局直連等，可以直接簡化人工操作，流程自動化程度較高，可以極大提升業(yè)務(wù)處理效率。其三，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互動互通。增加財務(wù)信息系統(tǒng)的融合度，實現(xiàn)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，利于在事前規(guī)范業(yè)務(wù)，使財務(wù)信息系統(tǒng)變成企業(yè)整體信息系統(tǒng)的有機組成部分。

綜上，提高財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理效率，能夠釋放更多的人力從事更高附加值的工作，促進財務(wù)人員轉(zhuǎn)型，提升財務(wù)共享服務(wù)中心的運營價值，為企業(yè)管理提供良好的支撐，持續(xù)為企業(yè)發(fā)展助力。

參考文獻：

[1] 陳虎，陳東升.財務(wù)共享服務(wù)案例集[M].中國財政經(jīng)濟出版社，2019.

[2] 柏宇.財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制問題研究[J].納稅，2018（4）：152.

[3] 荊峰.大數(shù)據(jù)時代的財務(wù)共享問題研究[J].財會研究，2018：95.