檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能解析及實(shí)現(xiàn)探索

米東榮

【摘要】近幾年，微信迅速推廣，檔案局、高校、企業(yè)等紛紛借助微信公眾平臺(tái)，向關(guān)注公眾號(hào)的用戶推送檔案信息，以此便利用戶查閱檔案、利用檔案，充分發(fā)揮檔案效果。然而，在應(yīng)用該種新型交互式檔案信息服務(wù)平臺(tái)時(shí)，仍存在一定問(wèn)題，對(duì)此，本文對(duì)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能進(jìn)行解析，并探討了服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的措施，以此最大化發(fā)揮微信平臺(tái)的作用，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作向前發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;微信公眾號(hào);服務(wù)功能;實(shí)現(xiàn)措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)檔案管理重視度逐漸增高，尤其是現(xiàn)代化檔案管理工作，更是引發(fā)各界人士關(guān)注。微信作為一種新型社交軟件，一經(jīng)推出，廣受各界好評(píng)，并迅速成為多數(shù)人選擇的通信方式。而在微信基礎(chǔ)上形成的微信公眾號(hào)，更是因微信所擁有的廣大用戶群體而成為政府、企業(yè)、個(gè)人運(yùn)營(yíng)、宣傳的重要平臺(tái)。在此情況下，對(duì)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能進(jìn)行分析，探索其實(shí)現(xiàn)路徑，已經(jīng)成為相關(guān)工作者的探索重點(diǎn)。

一、檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能解析

為了解現(xiàn)有檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能，筆者瀏覽了140多個(gè)綜合性檔案館微信公眾號(hào)，通過(guò)其功能介紹，分析主辦方對(duì)公眾號(hào)的功能定位、預(yù)期目標(biāo)等，最后，通過(guò)對(duì)公眾號(hào)的關(guān)注，親身體驗(yàn)了公眾號(hào)的各項(xiàng)功能，最終，總結(jié)出以下檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能。

（一）檔案咨詢功能。在檔案服務(wù)中，檔案咨詢功能作為一項(xiàng)重要功能，在用戶利用檔案的過(guò)程中，咨詢功能作為解答用戶詢問(wèn)的重要功能，起著直接作用，因此，在檔案微信公眾號(hào)中，檔案咨詢功能是一項(xiàng)必不可缺的功能。在檔案微信公眾號(hào)運(yùn)行中，用戶可通過(guò)微信平臺(tái)關(guān)注公眾號(hào)，并直接向其發(fā)送信息展開(kāi)咨詢，一般來(lái)講，多數(shù)公眾號(hào)具備自動(dòng)回復(fù)功能，及時(shí)回復(fù)用戶咨詢問(wèn)題，提高了檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)水平。相較于傳統(tǒng)的檔案咨詢，檔案微信公眾號(hào)所具備的咨詢功能，不僅大大節(jié)省用戶時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了掌上咨詢，還可以及時(shí)解答用戶問(wèn)題，提高了用戶體驗(yàn)。

（二）信息推送功能。檔案微信公眾號(hào)，不僅具有檔案咨詢功能，為用戶帶來(lái)極大便利，還具備信息推送功能，定期向用戶推送最新檔案信息，使用戶獲得更多價(jià)值高的檔案管理信息，充分發(fā)揮檔案作用。如：在政府檔案管理中心的檔案管理中，通過(guò)微信公眾號(hào)，政府定期推送檔案館增加的新內(nèi)容、檔案開(kāi)放信息等，用戶關(guān)注檔案管理官方的微信公眾號(hào)，可及時(shí)在微信上獲悉諸如拆遷房安置補(bǔ)償、退休工人工資增加等與用戶息息相關(guān)的信息，為用戶提供更周到的檔案管理服務(wù)。

（三）檔案檢索功能。當(dāng)前，諸多檔案微信公眾號(hào)已經(jīng)將檔案目錄或檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入微信平臺(tái)中，便利用戶檢索，用戶可直接通過(guò)關(guān)鍵詞，在線查詢所需檔案。如：在某檔案館的檔案服務(wù)中，設(shè)置了查檔一欄，用戶可直接通過(guò)微信公眾號(hào)，輸入題名、責(zé)任人、文化等，直接在線查詢檔案，極大便利了用戶。相較于傳統(tǒng)的書本式檔案檢索，微信公眾號(hào)的檢索功能，極大便捷了用戶查詢檔案，提高了檔案利用率。

（四）預(yù)約查詢功能。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)檔案微信公眾號(hào)具備了預(yù)約查檔功能。用戶提前預(yù)約，檔案館能夠提前做好準(zhǔn)備，保障了用戶所查詢問(wèn)題的精確解答。同時(shí)，用戶提前預(yù)約，用戶能夠合理安排時(shí)間，提高了檔案利用效率。預(yù)約檔案功能的實(shí)現(xiàn)，簡(jiǎn)化了檔案查詢的手續(xù)，拉近了用戶與檔案館之間的關(guān)系，便利了檔案利用，提高了檔案館的服務(wù)功能。

二、檔案微信公眾號(hào)服務(wù)存在的問(wèn)題

在對(duì)檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能調(diào)查時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)，諸多單位引進(jìn)了檔案微信公眾號(hào)，但是，設(shè)立公眾號(hào)的目的并非便利用戶查詢檔案，多是用來(lái)提高單位知名度，如此，檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能較多，卻難以發(fā)揮作用。筆者簡(jiǎn)述了檔案微信公眾號(hào)上普遍存在的問(wèn)題。

（一）服務(wù)功能看似多樣化，卻難以發(fā)揮。在參與調(diào)查的檔案微信公眾號(hào)中，相當(dāng)一部分微信公眾號(hào)具有多種服務(wù)功能，并且，層次清晰，看似服務(wù)功能多樣化，為用戶帶來(lái)較大便利。然而，在親身體驗(yàn)后，筆者發(fā)現(xiàn)，除了檔案館主動(dòng)更新的內(nèi)容，用戶極少通過(guò)主動(dòng)咨詢功能獲得檔案信息，因?yàn)?，信息獲取較為緩慢。而檔案館推送的檔案信息多是歷史照片、活動(dòng)通知、館藏信息等，內(nèi)容較為單一，難以吸引用戶。

（二）空殼賬號(hào)較多。雖然，在省市縣檔案館，企業(yè)、高校等單位，微信的應(yīng)用已經(jīng)具有一定規(guī)模，但是，檔案微信公眾號(hào)真正應(yīng)用的情況并不多，部分公眾號(hào)僅是空殼，作為單位宣傳旗幟存在，并未對(duì)用戶查詢檔案提供便利，甚至于，某些單位的檔案微信公眾號(hào)自申請(qǐng)之日從未更新，以宣傳單位檔案工作為幌子，卻未對(duì)微信平臺(tái)進(jìn)行管理，影響了用戶對(duì)公眾號(hào)的信任度。

（三）公眾號(hào)內(nèi)容更新頻率較低。在所調(diào)查的檔案微信公眾號(hào)中，單位單向公布檔案信息的模塊較多，但是，長(zhǎng)時(shí)間觀察發(fā)現(xiàn)，公眾號(hào)信息更新頻率極低。并且，單位單向推送檔案信息時(shí)，推送內(nèi)容單一，與用戶需求信息不符，公眾號(hào)的活躍程度、影響力等不足。檔案微信公眾號(hào)無(wú)法激發(fā)用戶對(duì)檔案信息的興趣，用戶本身對(duì)通過(guò)公眾號(hào)獲取信息的方式不信任，如此種種，微信公眾號(hào)的服務(wù)功能難以實(shí)現(xiàn)，檔案微信公眾號(hào)失去了其存在的意義。

三、實(shí)現(xiàn)檔案微信公眾號(hào)服務(wù)功能的措施

（一）加強(qiáng)檔案微信公眾號(hào)的宣傳力度。想要真正實(shí)現(xiàn)檔案微信公眾號(hào)的功能，提高用戶使用公眾號(hào)的意識(shí)非常重要。因?yàn)?，只有公眾了解檔案微信公眾號(hào)，信任其推廣的內(nèi)容，并認(rèn)識(shí)到公眾號(hào)所查詢檔案的正確性，才能在真正需求時(shí)利用微信公眾號(hào)，充分發(fā)揮其服務(wù)功能。對(duì)此，省市縣檔案館、高校、企業(yè)等單位，建立檔案微信公眾號(hào)之后，應(yīng)依照用戶需求，主動(dòng)推送檔案館內(nèi)的有用信息，并及時(shí)更新檔案信息，保障推送信息的有效性，吸引更多人關(guān)注公眾號(hào)，提高檔案微信公眾號(hào)的知名度，增強(qiáng)用戶對(duì)公眾號(hào)推送檔案信息的信任值，使用戶逐漸對(duì)檔案館的檔案微信公眾號(hào)建立信任與依賴。

（二）實(shí)現(xiàn)用戶的精確定位?，F(xiàn)階段，在微信公眾號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行管理中，仍存在資金技術(shù)不足，工作人員專業(yè)化不足等問(wèn)題，并且，在單位建立公眾號(hào)之后，對(duì)維護(hù)與管理的重視度不足，直接影響了公眾號(hào)服務(wù)功能的發(fā)揮。對(duì)此，提高檔案微信公眾號(hào)的管理能力，優(yōu)化公眾號(hào)的服務(wù)功能，各級(jí)政府對(duì)檔案微信公眾號(hào)的用戶進(jìn)行精確定位，并針對(duì)性制定服務(wù)內(nèi)容。如：某市檔案管理部門利用微信公眾號(hào)，為當(dāng)?shù)厝罕娞峁n案檢索功能、檔案查詢功能，并依照用戶使用習(xí)慣與需求，選擇性為用戶推送信息，并且，展開(kāi)了針對(duì)老年人的業(yè)務(wù)，通過(guò)面部識(shí)別，為老年用戶提供相關(guān)業(yè)務(wù)，提高了用戶服務(wù)水平，推動(dòng)了檔案管理工作的優(yōu)化。

（三）豐富各項(xiàng)功能，完善服務(wù)途徑。由上可知，檔案微信公眾號(hào)的服務(wù)功能主要有以下幾種：檔案查詢功能、檔案推送功能、檔案檢索功能、預(yù)約檔案功能等。如：個(gè)別高校檔案館具備預(yù)約查詢功能，既節(jié)省了用戶時(shí)間，又提高了當(dāng)前服務(wù)效率。然而，在諸多檔案微信公眾號(hào)中，服務(wù)功能并不齊全，用戶無(wú)法及時(shí)得到相應(yīng)反饋，不能及時(shí)得到反饋信息，也不符合用戶查詢需求，長(zhǎng)此以往，用戶對(duì)檔案微信公眾號(hào)的信任度與興趣明顯降低，對(duì)此，相關(guān)部門因重視該問(wèn)題，豐富公眾號(hào)各項(xiàng)服務(wù)功能，完善服務(wù)途徑，在用戶尋求服務(wù)時(shí)，做到有問(wèn)必答，提高用戶服務(wù)水平。當(dāng)然，在微信號(hào)推送信息時(shí)，相關(guān)部門也應(yīng)針對(duì)性推送，保障所推送信息能夠吸引多數(shù)人的興趣，以此提高檔案館的宣傳力度，增強(qiáng)用戶對(duì)微信公眾號(hào)的需求，為檔案微信公眾號(hào)提供創(chuàng)新平臺(tái)。

四、總結(jié)

總而言之，檔案微信公眾號(hào)已經(jīng)成為各個(gè)檔案館的宣傳途徑，并且，公眾號(hào)具備多項(xiàng)功能：咨詢功能、信息推送功能、檢索功能、預(yù)約查詢功能等，多種服務(wù)功能，為用戶提供便利服務(wù)，節(jié)約了檔案館宣傳成本。然而，在檔案微信公眾號(hào)實(shí)際運(yùn)行中，卻常出現(xiàn)服務(wù)功能看似多樣化，卻難以發(fā)揮;空殼賬號(hào)較多;公眾號(hào)內(nèi)容更新頻率較低等，影響了用戶對(duì)公眾號(hào)的信任與關(guān)注。對(duì)此，檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案微信公眾號(hào)的宣傳力度;實(shí)現(xiàn)用戶的精確定位;豐富各項(xiàng)功能，完善服務(wù)途徑;充分實(shí)現(xiàn)微信公眾號(hào)的服務(wù)功能，使微信公眾號(hào)更好運(yùn)用至檔案信息服務(wù)中。

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