創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的舉措

趙欣琪

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的不斷完善，人力資源管理在企業(yè)的地位日益凸顯。作為其中的重要組成部分，人事檔案管理工作變得尤為重要。因此，筆者從人事檔案管理中存在的主要問題著手，就如何創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理，更好適應(yīng)企業(yè)管理要求、服務(wù)企業(yè)發(fā)展，提幾點建議和措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);人事檔案;管理;創(chuàng)新;舉措

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場競爭日益激烈，人力資源管理是企業(yè)管理的重要組成部分，決定著企業(yè)的前途命運(yùn)。然而，企業(yè)的競爭歸根到底是人才的競爭，加強(qiáng)企業(yè)人力資源管理是促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案真實地記錄著各類人才的學(xué)歷、政治面貌、個人簡歷、職務(wù)晉升等信息，反映著企業(yè)員工的綜合素質(zhì)，對于選拔與培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)管理人才具有十分重要的意義。因此，筆者從企業(yè)人事檔案管理中存在的問題著手，就如何創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理，更好適應(yīng)企業(yè)管理要求、服務(wù)企業(yè)發(fā)展，提幾點建議和措施。

一、企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案管理工作意識不強(qiáng)。目前，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，檔案管理人員更換頻繁，甚至沒有專門人員管理檔案，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂，出現(xiàn)了很多疏漏。比如：有的企業(yè)發(fā)生了員工出生年月、參加工作時間、工作調(diào)動等檔案信息填寫錯誤，檔案損毀或遺失現(xiàn)象。嚴(yán)重影響了企業(yè)職工的工資、福利、工齡接續(xù)、辦理養(yǎng)老保險退休手續(xù)等諸多事宜。有些檔案工作人員責(zé)任意識不強(qiáng)，對于檔案重要性的認(rèn)識比較淡薄，認(rèn)為只要不是自己的檔案，出現(xiàn)點差錯無關(guān)緊要，在檔案管理過程中粗心大意、漫不經(jīng)心，在檔案信息錄入過程中丟三落四、產(chǎn)生了千奇百怪的錯誤，直接導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理工作的質(zhì)量落后，利用效率低。

（二）企業(yè)人事檔案管理制度不健全。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，過去的人事管理工作制度很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理要求，可是，相當(dāng)一部分企業(yè)部門仍沿襲以往的檔案管理模式，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量低下。例如，有的企業(yè)管理體制落后，員工們責(zé)任不明確，管理制度不健全，導(dǎo)致了在開展人事檔案管理工作中出現(xiàn)問題無人負(fù)責(zé)，且不追究責(zé)任的現(xiàn)象。

（三）企業(yè)人事檔案管理方法和手段落后。目前，有些企業(yè)越來越重視人事檔案管理信息化建設(shè)，配備了計算機(jī)作為數(shù)據(jù)庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數(shù)字化處理技術(shù)的專業(yè)管理人員，檔案信息量不足，實用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分企業(yè)人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進(jìn)行簡單的收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

（四）企業(yè)人事檔案內(nèi)容不齊全，信息失真。企業(yè)員工的人事檔案應(yīng)當(dāng)齊全完整，信息必須真實準(zhǔn)確，這是檔案管理的基本要求。但是，在實際工作中存在著明顯不足，有的企業(yè)員工檔案中沒有完整收集人事檔案必備的材料。1.在職工錄用工作中沒有黨團(tuán)材料、學(xué)歷證明、技術(shù)證書等，導(dǎo)致重要材料缺失。2.不能做到及時歸檔、整理。在職工調(diào)出、調(diào)入、職稱晉升、調(diào)整工資等過程中不能及時將相關(guān)材料歸檔、整理，導(dǎo)致檔案材料隨意堆放、管理秩序混亂，甚者，造成檔案遺失的現(xiàn)象。3.對存檔材料鑒別不準(zhǔn)確。把一些不該歸檔、手續(xù)不完備甚至存在錯誤的材料歸檔，影響了人事檔案的真實性。

二、創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的幾點舉措

（一）增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作的意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識企業(yè)人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調(diào)動檔案管理人員的積極性，發(fā)揮其潛能，以提高其責(zé)任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進(jìn)行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

（二）構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度。企業(yè)要建立完善的人力資源管理體系，就要走制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。要想使企業(yè)人事檔案管理工作更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，就要建立起一套完善的與企業(yè)管理相匹配的人事檔案管理制度。制定《企業(yè)人事檔案管理實施細(xì)則》《企業(yè)人事檔案利用（借閱）制度》《企業(yè)人事檔案材料歸檔范圍》及《企業(yè)人事檔案材料收集整理規(guī)范》等。認(rèn)真執(zhí)行，明確人事檔案的部門職責(zé)和管理范圍，制定檔案收集、鑒定、整理、歸檔、管理和利用等流程，嚴(yán)格監(jiān)管。要想做到企業(yè)員工的人事檔案齊全完整，信息真實準(zhǔn)確，在職工錄用、調(diào)出、調(diào)入、職稱晉升、調(diào)整工資等過程中就要將相關(guān)材料收集齊全，鑒定準(zhǔn)確，整理、歸檔及時，完善企業(yè)員工人事檔案管理信息，內(nèi)容涵蓋個人學(xué)歷（簡歷）、家庭情況、社會關(guān)系、政治面貌、從事工種、技能培訓(xùn)、勞動合同、崗位變動、薪酬待遇、獎懲、科研成果等。

（三）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的方法和手段。為了實現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息資源共享，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理的實用價值，不斷促進(jìn)企業(yè)人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等情況發(fā)生，改善企業(yè)人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領(lǐng)導(dǎo)及時提供所需要的人力資源管理信息的現(xiàn)狀，為科學(xué)選拔人才、建立良好的用人機(jī)制提供可行性的參考依據(jù)，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方法和手段。應(yīng)用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，安裝先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，通過數(shù)字化手段存儲信息，建立企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫及微機(jī)檢索系統(tǒng)，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在企業(yè)間實現(xiàn)人力資源共享，大大提高企業(yè)人事檔案的利用效率和服務(wù)水平。

（四）提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)人事檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，不僅要掌握檔案管理知識，還要掌握人事管理及計算應(yīng)用知識。可是，目前，一些企業(yè)檔案管理人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無關(guān)，不僅不掌握人事管理知識，更不了解檔案管理的專業(yè)知識，且沒經(jīng)過崗前培訓(xùn)，致使在開展人事檔案管理工作時，出現(xiàn)歸檔不及時、材料不齊全等現(xiàn)象，應(yīng)對方法如下：1.在選用人才時盡量選用檔案專業(yè)人員，并開展崗前技能培訓(xùn)，使其了解掌握企業(yè)人事檔案管理規(guī)范、要求和內(nèi)容，具有現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理技能。2.通過參觀考察、自學(xué)、實際操作等方式不斷學(xué)習(xí)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，增強(qiáng)責(zé)任意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使人事檔案管理工作在優(yōu)化企業(yè)人才管理、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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