事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升路徑

李元月

【摘要】隨著國家科學(xué)技術(shù)水平與經(jīng)濟(jì)實(shí)力的提升，事業(yè)單位人才信息豐富、內(nèi)容多樣，事業(yè)單位人事檔案的管理水平也正不斷提升。但目前仍舊面臨著檔案管理方式落后、內(nèi)容真實(shí)性低、管理制度不完善等問題，為了能夠更好地以現(xiàn)代化管理技術(shù)提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中的不足與對(duì)策進(jìn)行具體闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;提升

當(dāng)前事業(yè)單位在管理體制上的改革工作正在逐步進(jìn)行，在這個(gè)過程中，提高人事檔案管理水平成為重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。人事檔案是留存事業(yè)單位內(nèi)部成員使用與管理的檔案，主要用于反映成員的經(jīng)歷與各方面表現(xiàn)，以備綜合考察使用。而人事檔案的管理對(duì)于事業(yè)單位的人事管理而言有重要意義，當(dāng)前在人事檔案管理中還存在一定的不足，本文針對(duì)這些不足提出相關(guān)對(duì)策，為事業(yè)單位人事檔案管理水平的提高提供基礎(chǔ)材料。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的不足

近年來，事業(yè)單位人事檔案管理中頻頻出現(xiàn)弄虛作假、信息失真的情況，這是由于事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理的不重視，也是人事檔案管理制度的不健全帶來的必然后果。在管理上的不足主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）內(nèi)容不完善。由于事業(yè)單位人事檔案具有隱私性，所以當(dāng)前部分事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的記錄依舊使用紙質(zhì)檔案，這給事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化帶來了很大的阻礙。并且在紙質(zhì)檔案的管理中，模式依舊沿襲過去的管理思路與管理方式。能夠快速找到、具有實(shí)際內(nèi)容的極少，在檔案中也缺少能夠直接反映人才問題的信息。

（二）真實(shí)性不高。由于事業(yè)單位在人事檔案管理制度上的不完善，使得人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到統(tǒng)一，從而缺少了信息真實(shí)性。這對(duì)于事業(yè)單位人事檔案而言，在作用性上便產(chǎn)生了缺失。人事檔案的虛假情況在當(dāng)前并沒有得到很好的解決，仍舊存在借故篡改檔案的情況。這對(duì)相關(guān)部門提出了更大的挑戰(zhàn)，如何做好人事檔案的管理工作迫在眉睫。

（三）重視度不足。由于事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容多，且不會(huì)頻繁被使用，所以人事檔案管理部門的工作人員產(chǎn)生懈怠心理，存在長(zhǎng)期應(yīng)付工作的狀態(tài)，管理人員對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度逐漸減輕，使得人事檔案的質(zhì)量降低，無法發(fā)揮實(shí)際效果，為事業(yè)單位人才建設(shè)服務(wù)。

（四）信息資源有效利用率低。當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于無紙化辦公的推進(jìn)正在不斷深入，但也存在一些事業(yè)單位實(shí)施效果差的情況。在無紙化人事檔案中只對(duì)職工的基本信息進(jìn)行錄入，而對(duì)職工在工作過程中的發(fā)展情況與其他新增資料等進(jìn)行紙質(zhì)保存，并沒有錄入職工信息資源庫中。這使得職工信息在其他相關(guān)部門難以得到有效利用，影響了職工信息的開發(fā)利用，也對(duì)職工信息交流造成了影響。

（五）管理人員專業(yè)水平不足。專業(yè)化的管理人員在管理流程與方式上會(huì)更加嚴(yán)謹(jǐn)。但當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理人員存在轉(zhuǎn)崗等問題，在專業(yè)性上不能得到保障。許多檔案的管理工作是由一些不專業(yè)、管理意識(shí)弱的人員在負(fù)責(zé)，這對(duì)于檔案管理的質(zhì)量有很大的影響，也容易造成檔案的丟失或遺漏，管理水平難在短期內(nèi)得到提高。

二、事業(yè)單位人事檔案管理水平提升的對(duì)策

從當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的問題看，主要是由于傳統(tǒng)的管理意識(shí)與管理手段依舊在使用，所以想要獲得管理水平的有效提升，需要在人事檔案管理中增加現(xiàn)代化的管理手段，使得人事檔案的管理適應(yīng)社會(huì)管理需求，從而達(dá)到人事檔案適應(yīng)社會(huì)需求。

（一）完善人事檔案管理體制。對(duì)于人事檔案管理制度的不完善，需要在集中開發(fā)、統(tǒng)一管理的思想中盡快得到解決。為了能夠滿足人事檔案的社會(huì)化，推進(jìn)人事檔案管理部門的社會(huì)化，需要對(duì)人事檔案管理部門進(jìn)行體制上的改革，以嚴(yán)格的制度促進(jìn)管理水平的提升。

（二）增設(shè)管理機(jī)構(gòu)。人事檔案管理與事業(yè)單位人事管理、信息管理等息息相關(guān)，為了防止多頭管理造成的信息失真、內(nèi)容不全，需要建立起能夠統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu)，有效促進(jìn)人事檔案信息的整理與整合。管理機(jī)構(gòu)的數(shù)量與規(guī)模應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展情況、市場(chǎng)需求、信息化建設(shè)需要等進(jìn)行規(guī)劃，在監(jiān)督與管理方面的工作不斷完善，提高人事檔案管理水平。

（三）加大資金投入。人事檔案管理基礎(chǔ)條件與設(shè)施的老化導(dǎo)致的管理缺陷應(yīng)從設(shè)備與儀器等方面進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)。在資金投入上加大對(duì)于人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，能夠更好的改善人事檔案管理部門的不良現(xiàn)狀，同時(shí)也能夠增加對(duì)于人事檔案管理的重視，提高人事檔案管理綜合水平。

（四）人事檔案管理電子化。由紙質(zhì)檔案管理中產(chǎn)生的問題需要從紙質(zhì)檔案本身入手。當(dāng)前在現(xiàn)代化水平的推進(jìn)中，電子化管理得到的實(shí)際效果是十分突出的，在電子化檔案的管理中，既避免了紙質(zhì)版檔案管理繁瑣、整理不易等問題，還能夠構(gòu)建社會(huì)信用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化處理。因此在事業(yè)單位人事檔案管理中可以使用電子化系統(tǒng)，能夠達(dá)到更好的管理效果。

（五）人事檔案管理信息化。在人事檔案的需求上，準(zhǔn)確度高、具有時(shí)效性是目前迫切需要得到改進(jìn)的，為了能夠提高人事檔案管理的工作效率，增加時(shí)效性與準(zhǔn)確性，可以在人事檔案管理中添加信息化元素。例如可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享得到資源的快速搜索。也可以通過現(xiàn)代信息化設(shè)備（下轉(zhuǎn)第178頁）

（上接第173頁）如掃描儀等推動(dòng)電子數(shù)據(jù)的管理，得到更為科學(xué)的管理效果。

（六）人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。目前在人事檔案管理中出現(xiàn)的信息不科學(xué)、可信度低等情況需要依靠標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式得到解決。通過現(xiàn)代化系統(tǒng)軟件等的支持，在人事檔案管理手段中資源的有效整合成為較簡(jiǎn)單的事情，以現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)、查詢與使用能夠快速推進(jìn)人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。另外，對(duì)于人事檔案信息需要實(shí)行各階段的監(jiān)督管理工作，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化軟、硬件克服信息管理難的問題，提高人事檔案管理水平。

（七）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前是網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資源的有效利用能夠解決許多問題，在人事檔案的管理工作中充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，能夠得到管理工作的提升與管理科學(xué)化。所以在人事檔案管理中應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步推進(jìn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)揮人事檔案的根本價(jià)值，提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。

（八）人事檔案管理適應(yīng)社會(huì)變化。當(dāng)前人事檔案管理繁、雜、亂的一大原因在于人事檔案的管理無法跟上社會(huì)需求與社會(huì)變化。在人事變動(dòng)或其他原因需要人事檔案進(jìn)行修改時(shí)，檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性就受到的影響，使得人事檔案在有需求時(shí)能夠反映的問題減少，內(nèi)容失真。為了能夠有效的解決這類問題，需要從人事檔案管理的適應(yīng)性上入手，提高人事檔案管理適應(yīng)社會(huì)變化的能力，以創(chuàng)新的思維建立新的管理體制，在能夠滿足社會(huì)需求的同時(shí)推進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

（九）提高人事檔案管理工作人員專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理相關(guān)人員而言，需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，在工作過程中不斷提升自我，發(fā)揮個(gè)人能力有效管理人事檔案的目的。另外也需要事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理提高重視，在管理人員的選用上更加嚴(yán)格，以專業(yè)化程度較高的員工帶動(dòng)其他員工提高個(gè)人能力與綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

當(dāng)前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中還存在很多的不足，類似人事檔案內(nèi)容不完善、真實(shí)性不高、重視度不足、信息資源有效利用率低、管理人員專業(yè)水平不足等現(xiàn)象層出不窮，為了能夠更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理水平，本文提出了完善人事檔案管理體制，增設(shè)管理機(jī)構(gòu)，加大資金投入，人事檔案管理電子化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案管理適應(yīng)社會(huì)變化，提高人事檔案管理工作人員專業(yè)水平與綜合素質(zhì)等相應(yīng)對(duì)策。能夠在一定基礎(chǔ)上提高事業(yè)單位人事檔案管理的社會(huì)屬性，同時(shí)提高人事檔案管理水平。

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