科技檔案整理歸檔問題的分析與對策

黃媛萍

【摘要】科學(xué)技術(shù)檔案管理是鐵路基層站段事關(guān)工程質(zhì)量、技術(shù)創(chuàng)新和改革發(fā)展不可或缺的重要一環(huán)。近幾年來，高鐵建設(shè)如火如荼、突飛猛進，新線開通運營如雨后春筍般蓬勃發(fā)展。作為設(shè)備基礎(chǔ)接收和運維單位，接收和管理基本建設(shè)檔案責(zé)任重大。如何做好科技檔案的收集、分類、整理、移交、歸檔、存放等工作，確保檔案資料收集及時、齊全、規(guī)范、科學(xué)，更好地為鐵路發(fā)展提供技術(shù)檔案支撐，成為基層單位檔案室面臨的首要難題。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;整理歸檔;問題;分析;對策

一、檔案接收整理歸檔存在的主要問題

從2014年起，玉林工務(wù)段陸續(xù)接收南寧至廣州南高鐵、黎湛線、河茂線電氣化改造和貴港至玉林動車線路及鐵路擴能改造等項目建設(shè)檔案，發(fā)現(xiàn)諸多問題，工作量巨大，整理歸檔艱難。

（一）收集資料不齊全。前期文件和項目管理資料少，預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、施工設(shè)計等勘測設(shè)計階段文件資料歸檔率低，個別項目全部竣工文件比例不足三成;檔案收集過程沒有專人負責(zé)，人員流動大，存在竣工文件編制前后不統(tǒng)一，竣工圖與實物不符，竣工里程與實際里程不一致，工程進度與竣工文件形成不同步，前期不做、后期補做的現(xiàn)象。

（二）整理資料不規(guī)范。部分建設(shè)單位對相關(guān)檔案制度不了解，負責(zé)資料管理的工程技術(shù)部門未能在建設(shè)項目開工初期結(jié)合本項目特點制定竣工文件管理辦法，致使參建單位在實際工作中處于“無法可依”的狀態(tài)，只能根據(jù)自己的想法亂整理，造成大量重復(fù)性工作，嚴重影響了竣工文件的編制質(zhì)量。

（三）移交檔案不及時?？⒐を炇盏慕ㄔO(shè)項目在辦理驗收交接前，參建單位應(yīng)編好已完工程全部竣工文件達到檔案驗收標準，第一時間向相關(guān)檔案部門移交。否則嚴重影響了檔案資料的利用，降低了利用價值和效益。

二、檔案接收整理歸檔的解決措施與建議

（一）廣泛收集相關(guān)資料。檔案收集是基礎(chǔ)工作，只有將相關(guān)資料收集及時、齊全、完整，日后的整理歸檔才能順利開展。1.明確收集范圍。區(qū)分涉及建設(shè)項目資料與竣工文件兩個定義，建設(shè)項目資料是指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收過程中形成的不同載體的文字、圖表、聲像等資料。竣工文件是建設(shè)項目竣工驗收后，需要向接管單位及檔案管理部門移交歸檔的建設(shè)項目資料。2.分清各方責(zé)任。做好資料的收集工作就必須弄清建設(shè)單位、參建單位、檔案部門這三方在整個項目建設(shè)資料形成過程中的責(zé)任。建設(shè)單位應(yīng)建立健全檔案、資料和竣工文件編制與管理的相關(guān)規(guī)章制度。確保文件資料的完整性。3.工作同步進行。為保證建設(shè)項目資料具有有效的查考利用價值和完備的質(zhì)量責(zé)任追溯功能，在建設(shè)項目資料的形成、收集工作中要做到“三同步”，即布置施工任務(wù)與布置竣工文件編制同步，工程施工進展與竣工文件形成積累同步，工程驗收與竣工文件驗收同步。4.提高保管條件。設(shè)立專門機構(gòu)，指定專人對相關(guān)資料進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，保證資料收集齊全。如遇工作變動時，及時做好接替、交接工作，做到人走、資料不走不漏，確保資料的完整性和連續(xù)性。

（二）認真做好資料整理。將收集來的資料按照歸檔要求進行整理，既不能破壞資料之間的聯(lián)系，又根據(jù)專業(yè)合理劃分，方便查閱者利用。1.提高編制質(zhì)量。資料整理按照齊全完整、內(nèi)容準確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范的原則，文件資料、圖紙全部收齊，各項簽字蓋章齊全，具備法律效力;真實記述和準確反映建設(shè)過程和竣工時的工程客觀實際，各項技術(shù)數(shù)據(jù)翔實可靠，竣工圖紙做到“圖物相符”;建設(shè)項目內(nèi)各專業(yè)內(nèi)容，每個單位工程內(nèi)文件資料、圖紙的各項內(nèi)容連續(xù)完整;裝訂整齊、美觀，卷內(nèi)目錄內(nèi)容清楚，圖表整潔，圖樣規(guī)范，圖紙打印及藍曬線條清晰、反差良好。2.掌握組卷方法。首先，把握基本原則。組卷過程中，要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，合理組成保管單位。掌握具體方法，按綜合、線路、路基、橋梁、涵渠等專業(yè)進行劃分。其次，組成若干個保管單位。組成保管單位時應(yīng)考慮建設(shè)（運營）單位維修管轄區(qū)段，不是一個管轄區(qū)段的工程不能組在一起。3.合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對文字資料進行排序。按照檔案部門的有關(guān)規(guī)定，將收集好的資料排序，便于查找利用。二是對文字資料進行裝訂。控制資料裝訂的厚度，因為科技檔案盒厚度為25、30、40和50毫米4種，所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間;裝訂的方向規(guī)定為向上或向左，方便查閱;在資料的左側(cè)打4個眼，用棉線裝訂。更有利于延長資料的使用壽命。4.做好圖紙整理。圖紙分為藍圖和底圖兩部分。一是藍圖整理。竣工圖紙一般散裝在盒內(nèi)，不裝訂?？⒐D折疊尺寸為297×210毫米，為便于查閱，要求將圖紙先折成210毫米手風(fēng)琴式，然后再折成297毫米。二是底圖整理。整理程序基本與藍圖一致，但底圖材料的特殊性決定它了不能折疊，將每卷底圖用牛皮紙包扎、棉線捆扎。

（三）及時向相關(guān)部門移交。檔案資料整理完畢之后，要立即辦理移交手續(xù)，在移交過程中，接收方要對檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量進行仔細核查，為檔案利用打下扎實基礎(chǔ)。一是知曉移交時間?？⒐を炇盏慕ㄔO(shè)項目在辦理驗收交接前，將資料整理完畢，按規(guī)定送檔案館歸檔。二是組織檔案驗收。為確?？⒐の募芗皶r移交，在靜態(tài)驗收時，由建設(shè)單位組織監(jiān)理、施工單位、設(shè)備接管單位的檔案部門和業(yè)務(wù)部門共同組成檔案檢查專業(yè)組，對竣工文件的內(nèi)容是否系統(tǒng)、完整、真實、準確，文整質(zhì)量必須達到鐵總頒要求等進行檢查和確認。