港口企業(yè)如何在物資采購流程中貫徹“5R”原則

王淑芳

采購和供應(yīng)商管理是所有企業(yè)都無法回避的重要管理問題，其對維持企業(yè)正常運(yùn)行、提高企業(yè)競爭力有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。采購管理作為港口企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中的基本環(huán)節(jié)，越來越受到港口企業(yè)的重視。規(guī)范采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)已經(jīng)成為港口企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，有利于提升港口企業(yè)采購管理的專業(yè)化水平，降低采購成本，提高采購效率。

1 采購管理的重要性

（1）采購管理是港口企業(yè)的利潤杠桿。采購管理存在利潤杠桿效應(yīng)：假設(shè)某企業(yè)的稅前利潤率為10%，那么該企業(yè)每收入10萬元，將獲得1萬元利潤;如果該企業(yè)將10萬元收入中的5萬元用于采購原材料，并且經(jīng)過努力使采購成本降低2%，則利潤將增加1 000元;而若要通過增加銷售額來獲取這元的利潤，則須使銷售額增加10%。顯然，通過改善采購管理使采購成本降低2%是可行的，但對于成熟的市場來說，使銷售額增加10%卻不是一件容易的事情;因此，港口企業(yè)想方設(shè)法優(yōu)化采購管理，以增加企業(yè)利潤。

（2）采購管理是港口企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的保證。采購管理能夠間接提升碼頭操作標(biāo)準(zhǔn)化水平、碼頭設(shè)備完好率和碼頭作業(yè)效率，從而增強(qiáng)港口企業(yè)競爭力。采購策略不當(dāng)會(huì)使港口企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和形象受到影響，例如：雖然一些物資采購價(jià)格便宜，但在其使用過程中問題不斷，這會(huì)大大增加其使用總成本;假冒偽劣物資則會(huì)使企業(yè)蒙受更大的經(jīng)濟(jì)損失?？梢?，加強(qiáng)采購管理對提升港口企業(yè)核心競爭力具有十分重要的意義。

2 采購管理的基本原則

企業(yè)在采購過程中應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則是：在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（right time）以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格（right price）從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商（right supplier）處購買適當(dāng)數(shù)量（right quantity）和適當(dāng)質(zhì)量（right quality）的物資。上述原則簡稱“5R”原則。

（1）適價(jià)原則 價(jià)格決定采購成本，因此，價(jià)格是企業(yè)在采購活動(dòng)中最關(guān)注的要素。物資價(jià)格不僅與物資種類、客戶購買數(shù)量和購買行為持續(xù)時(shí)間及市場供求關(guān)系有關(guān)，而且與采購人員對該物資市場的熟悉程度有關(guān)。采購人員可以通過多渠道詢價(jià)深入了解市場，以便進(jìn)行比價(jià)。

（2）適質(zhì)原則 港口服務(wù)要求“四低三短”，即安全事故率低、質(zhì)量事故率低、投訴低和成本低以及船舶在泊時(shí)間短、車輛在港時(shí)間短、窗口服務(wù)耗時(shí)短。如果采購物資的質(zhì)量達(dá)不到使用要求，不僅會(huì)增加企業(yè)的使用成本，而且會(huì)降低企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，甚至引發(fā)安全事故。

（3）適時(shí)原則 在企業(yè)已經(jīng)確定采購計(jì)劃的情況下：若物資未如期送達(dá)，則會(huì)導(dǎo)致設(shè)備不能按時(shí)出勤，影響企業(yè)的生產(chǎn)組織，降低服務(wù)質(zhì)量;若物資提前送達(dá)，則會(huì)造成庫存過多及采購資金積壓，增加企業(yè)的資金成本?？梢?，交貨時(shí)機(jī)對企業(yè)十分重要。

（4）適量原則 雖然批量采購有可能獲得一定折扣，但會(huì)積壓采購資金;因此，合理地確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵。采購人員不僅需要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。

（5）適商原則 通過發(fā)現(xiàn)、篩選、調(diào)查等手段選擇有資質(zhì)、守信用、具有較高服務(wù)能力和質(zhì)量管理水平的供應(yīng)商是采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是決定采購原則能否落實(shí)的關(guān)鍵因素。

3 港口企業(yè)如何在物資采購流程中貫徹

“5R”原則

港口企業(yè)對采購物資實(shí)行全生命周期管理，即跟蹤記錄物資從采購入庫到最終報(bào)廢出售的全過程。港口企業(yè)只有在物資采購流程中貫徹“5R”原則，才能有效地計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制采購過程，發(fā)揮采購的最大價(jià)值。

3.1 提出需求

港口企業(yè)提出采購需求的部門主要是一線操作部門，采購部門在審核采購需求時(shí)主要應(yīng)當(dāng)關(guān)注“5R”原則中的適量原則和適時(shí)原則。在適量原則方面：如果物資需求可以通過維修來滿足，則無須采購;如果物資有庫存，則可以減少采購數(shù)量;如果物資無庫存，則審核采購數(shù)量的合理性。在適時(shí)原則方面：審核采購時(shí)間是否合理，是否既能夠滿足現(xiàn)場生產(chǎn)的要求又不造成庫存和資金成本浪費(fèi)。采購需求審核完畢后，采購部門編制采購計(jì)劃，隨即進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。

3.2 實(shí)施采購

此環(huán)節(jié)關(guān)注的重點(diǎn)是“5R”原則中的適商原則和適價(jià)原則。在適商原則方面，可以根據(jù)港口企業(yè)采購物資的種類和價(jià)格選擇供應(yīng)商：對于鋼絲繩、輪胎等大宗物資或機(jī)油、濾芯等價(jià)格不高但用量較大的物資，可以在年初采取招標(biāo)的方式選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，通過規(guī)模采購來降低采購成本;除此以外的物資，可以按照價(jià)格選擇供應(yīng)商。對于價(jià)格低于我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定額度的物資，可以通過詢比價(jià)或邀請報(bào)價(jià)的方式選擇供應(yīng)商。港口企業(yè)一般通過直接尋找、第三方推薦、供應(yīng)商自薦等方式挖掘供應(yīng)商，然后采取電話詢問、現(xiàn)場走訪、市場調(diào)查等方式從資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)能力和質(zhì)量、管理水平等4個(gè)維度入手對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，最終確定進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商庫的供應(yīng)商名單。對于價(jià)格處于我國《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定額度以內(nèi)的物資，按照規(guī)定采取公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。供應(yīng)商確定后，港口企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同并發(fā)出訂單。

3.3 交貨驗(yàn)收

交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)關(guān)注的重點(diǎn)是“5R”原則中的適質(zhì)原則、適量原則和適時(shí)原則。交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要從規(guī)格、型號(hào)和外包裝等方面把控物資質(zhì)量，同時(shí)需要清點(diǎn)物資數(shù)量，避免實(shí)際采購物資質(zhì)量和數(shù)量與訂單要求不符。交貨時(shí)間也是該環(huán)節(jié)重點(diǎn)關(guān)注的對象：若交貨時(shí)間提前，則會(huì)導(dǎo)致物資庫存時(shí)間延長，從而降低存貨周轉(zhuǎn)率，增加企業(yè)資金成本;若交貨時(shí)間延后，則會(huì)影響設(shè)備正常使用，降低企業(yè)服務(wù)效率。對于在交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)將其及時(shí)傳達(dá)給供應(yīng)商，以免再次發(fā)生類似問題;同時(shí)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄存檔，以便年底評(píng)價(jià)考核供應(yīng)商。

3.4 安裝使用

物資安裝使用環(huán)節(jié)關(guān)注的是“5R”原則中的適質(zhì)原則。在交貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，僅對物資外包裝進(jìn)行檢查，物資真正的性能質(zhì)量在實(shí)際使用環(huán)節(jié)才能體現(xiàn)。相關(guān)部門記錄物資初始安裝時(shí)間和報(bào)廢時(shí)間，從而了解物資的實(shí)際使用壽命。如果物資實(shí)際使用壽命與合同約定相同或長于合同約定，說明物資質(zhì)量滿足要求;如果物資實(shí)際使用壽命短于合同約定，說明物資質(zhì)量與要求不符。對于質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的物資：一方面，通知供應(yīng)商整改，并在付款時(shí)扣減質(zhì)量不符合要求物資的款項(xiàng);另一方面，將該批物資列入對供應(yīng)商的評(píng)價(jià)考核內(nèi)容中，以便港口企業(yè)遴選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。報(bào)廢物資可以存放在報(bào)廢備件庫中，以便統(tǒng)一出售可回收物資;對于不宜回收的物資，按照我國《環(huán)境保護(hù)法》的要求做好報(bào)廢物資處理。

（編輯：曹莉瓊 收稿日期：2019-01-31）