信息時代醫(yī)院科技檔案的優(yōu)化管理探討

李慧

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-109-02

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的行業(yè)開始實(shí)施信息化建設(shè)，以不斷提高工作效率，醫(yī)院同樣如此。對于醫(yī)院管理工作而言，科技檔案管理是醫(yī)院檔案管理之重要內(nèi)容，如何把握信息時代的發(fā)展優(yōu)勢，對醫(yī)院科技檔案實(shí)施信息化管理，成為了檔案管理工作者需要深入思考的課題。對此，本文在對醫(yī)院科技檔案進(jìn)行綜合論述的基礎(chǔ)上，分析了醫(yī)院科技檔案開展信息化管理的意義，并從四個方面提出了相關(guān)優(yōu)化管理思路，以供參考。

關(guān)鍵詞 信息時代 醫(yī)院 科技檔案管理

科技檔案主要保存的是醫(yī)院科技方面的信息，包括醫(yī)務(wù)人員在科研、教學(xué)、醫(yī)療活動中所生成的具有保存價值的圖表、文字、影像資料等等。醫(yī)院科技檔案也是醫(yī)院檔案管理之重要組成，是對醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)務(wù)活動之真實(shí)記錄，能夠反映醫(yī)院歷史活動軌跡，傳承醫(yī)院文化，體現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療科研水平，具有重要的社會價值。特別是在信息時代，為更好地做好醫(yī)院科技檔案管理工作，相關(guān)檔案管理部門需有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)等新興手段開展科技檔案管理工作，有效提高科技檔案管理之專業(yè)化水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理新發(fā)展。

一、醫(yī)院科技檔案概述

（一）醫(yī)院科技檔案的分類

醫(yī)院科技檔案種類繁多，從宏觀上看，根據(jù)檔案之性質(zhì)，可將其分為教學(xué)類、基建類、外事管理類、醫(yī)療科研類、與科研有關(guān)的醫(yī)學(xué)裝備類、醫(yī)療科技人員專業(yè)檔案等六個大類。從微觀上看，可根據(jù)科技檔案之來源將其劃分為科技成果類、專利類、技術(shù)轉(zhuǎn)讓類、臨床試驗(yàn)類、科技計(jì)劃項(xiàng)目類、論文著作類等幾大類。其中，科技成果類檔案主要指的是獲得相應(yīng)獎勵或榮譽(yù)稱號的科技成果類檔案，包括相關(guān)成果申請材料、獲獎證書、獲獎批文、獲獎?wù)掌蛴跋褓Y料等；專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓類檔案主要指的是專利申請材料、各項(xiàng)證明、各類技術(shù)轉(zhuǎn)讓材料等；臨床試驗(yàn)類檔案主要包括各類臨床試驗(yàn)從開始到結(jié)束時的所有文件資料；科技計(jì)劃項(xiàng)目類檔案主要包括各類課題申報(bào)材料、批文、任務(wù)書、課題研究記錄、結(jié)題材料等；論文論著類檔案主要指的是醫(yī)務(wù)人員所發(fā)表的各類學(xué)術(shù)論文、圖書、譯著、教材等的原復(fù)印件資料。

（二）醫(yī)院科技檔案的特點(diǎn)

相較于其他類型的檔案而言，醫(yī)院科技檔案具有一定的獨(dú)特性，主要特點(diǎn)可分析如下：

第一，真實(shí)性。醫(yī)院科技檔案均是在醫(yī)務(wù)工作者的實(shí)踐活動中產(chǎn)生的，記錄的是醫(yī)務(wù)人員的真實(shí)科技活動歷史，能真實(shí)地反映相關(guān)科技成果及科研過程，具有較強(qiáng)的真實(shí)性。

第二，時效性。隨著時代的發(fā)展，知識的更替，醫(yī)院科技檔案之利用價值會隨著時間的推移而有所減小，因而，這類檔案具有較強(qiáng)的時效性。

第三，連續(xù)性。醫(yī)院科研活動一般周期較強(qiáng)，是一項(xiàng)長期工程，有的科研項(xiàng)目甚至需要花費(fèi)3-5年的時間，這期間會產(chǎn)生很多的科研文件，需要及時更新歸檔，且各類文件之間的關(guān)系緊密，具有一定的延續(xù)性，因此，醫(yī)院科技檔案還具有連續(xù)性特點(diǎn)。

第四，專業(yè)性。醫(yī)院科技檔案很多都與醫(yī)學(xué)專業(yè)知識相關(guān)，是對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的反映，對這類檔案進(jìn)行管理，不僅需要管理人員具有檔案管理知識，還應(yīng)具備一定的醫(yī)學(xué)知識，因此這類檔案的醫(yī)學(xué)專業(yè)性很強(qiáng)。

第五，保密性。醫(yī)院科技檔案有很多是對醫(yī)院科研成果之記錄，具有一定的專利屬性和產(chǎn)權(quán)價值，需要做好保密管理，因而具有保密性。

第六，實(shí)用性。醫(yī)院科技檔案是對有價值之文件的存儲與保管，目的是為了在日后對其進(jìn)行開發(fā)利用，供人們查閱，因而具有一定的實(shí)用性。

二、醫(yī)院科技檔案信息化管理之意義

醫(yī)院科技檔案種類繁多，且價值凸顯，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，需要進(jìn)行科學(xué)合理的保管，但當(dāng)前各醫(yī)院對其的管理還存在管理理念和方式落后，信息更新不及時，查詢困難，利用率不高，保存費(fèi)用高等諸多不足之處，亟需利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行高效管理，以提高管理效率。在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時代，醫(yī)院科技檔案開展信息化管理具有重要意義，不僅可以解決傳統(tǒng)科技檔案管理中存在的問題，還能便于構(gòu)建良好的醫(yī)院科技檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理工作的更好開展。此外，醫(yī)院科技檔案是不斷更新、不斷增加的，其載體多樣化，包含了各種文字、圖片、影音資料，且專業(yè)性和關(guān)聯(lián)系也很強(qiáng)，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等多種現(xiàn)代信息技術(shù)對其進(jìn)行信息化管理，不僅更便于細(xì)化管理類目，方便查閱檢索，還能方便檔案數(shù)據(jù)資源的實(shí)時更新，更完整地保存檔案，提高科技檔案的管理質(zhì)量。同時，利用信息技術(shù)建立規(guī)范、完整的科技檔案管理體系，從長遠(yuǎn)來看也有助于減少檔案管理的人力物力，方便檔案資源的在線共享，提高檔案利用率。

三、信息時代醫(yī)院科技檔案的優(yōu)化管理思路

（一）優(yōu)化檔案管理體系

當(dāng)前，不少醫(yī)院由于不重視檔案管理工作，缺乏科技檔案管理專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案在立卷歸檔、存儲以及開發(fā)利用等方面皆存在一定的問題，此外，許多科技檔案都由專業(yè)圖表或符號所記錄，在實(shí)施信息化管理的過程中也難以將這類紙質(zhì)文檔進(jìn)行有限的電子化轉(zhuǎn)化，造成檔案管理保存不完整，極易出錯。而依靠手工管理科技檔案不僅效率低下，還容易造成檔案資料的遺失、損壞，降低管理效率。因此，在進(jìn)行醫(yī)院科技檔案的信息化管理時，可出臺科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理格式，讓檔案管理人員能夠按格式進(jìn)行檔案的錄入和保存，并按操作規(guī)范進(jìn)行檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，以保證檔案資料的完整性，方便查閱利用。此外，醫(yī)院檔案管理部門還應(yīng)對科技檔案管理人員進(jìn)行能力區(qū)分，根據(jù)其能力定崗定責(zé)，將具有一定信息技術(shù)能力的人員安排在重要操作崗位，以保證科技檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。同時，醫(yī)院也應(yīng)加強(qiáng)科技檔案管理制度建設(shè)，要求管理人員不僅按制度辦事，還應(yīng)加強(qiáng)與科技人員之聯(lián)系，主動收集科技檔案資料，尋求技術(shù)性問題的解決方法，提高檔案管理水平。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

由于醫(yī)院科技檔案的信息化建設(shè)對于各類軟硬件設(shè)備的要求較高，而一些醫(yī)院由于對其重視不足，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)施條件較差，難以滿足科技檔案現(xiàn)代化管理需要。如多數(shù)醫(yī)院未引入專業(yè)的科技檔案管理軟件，也未構(gòu)建現(xiàn)代信息化管理平臺，導(dǎo)致一些科技檔案難以錄入信息化系統(tǒng)，不能得到妥善保管，甚至部分醫(yī)院缺乏專門的科技檔案管理室，僅有的管理室也未能做好“五防”工作，且提供的計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊落后，也不利于科技檔案的信息化管理。對此，醫(yī)院應(yīng)加大對科技檔案管理的資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，聯(lián)合專業(yè)機(jī)構(gòu)開發(fā)科技檔案管理軟件，構(gòu)建專業(yè)數(shù)據(jù)庫，使科技檔案得以完成電子化轉(zhuǎn)化，獲得妥善保管。此外，醫(yī)院還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)或安全技術(shù)，對重要的科技檔案進(jìn)行技術(shù)加碼，提高檔案保管的安全系數(shù)，以確保檔案信息化管理之安全。同時，改善科技檔案管理環(huán)境，安排專業(yè)的科技檔案管理室，并做好“五防”工作，設(shè)置自動報(bào)警裝置、防磁裝置等等，以保障檔案管理之安全。

（三）搭建合理的檔案信息管理平臺

醫(yī)院科技檔案的信息化建設(shè)不僅要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)設(shè)備，完善管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料的電子化轉(zhuǎn)化，還需要搭建合理的檔案信息管理平臺，拓展信息管理空間，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的有效共享，以提高科技檔案資料之利用率。一方面，醫(yī)院應(yīng)合理把握現(xiàn)代信息技術(shù)之優(yōu)勢，結(jié)合科技檔案管理實(shí)際購置或開發(fā)相應(yīng)科技檔案管理信息平臺，滿足紙質(zhì)檔案存儲與電子檔案存儲的“雙軌制”要求，更好地控制科技檔案管理與查閱權(quán)限，記錄檔案流通信息，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對科技檔案資源的規(guī)范化管理。在科技檔案信息化管理平臺中，檔案工作人員要做到對檔案按照編級編號正確錄入歸檔，合理建立電子檔案目錄，并劃分各級子目錄，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案資料的查閱與檢索。此外，還可構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，或與兄弟單位合作建立區(qū)域性網(wǎng)絡(luò)共享平臺，對可公開之科技檔案實(shí)現(xiàn)在線共享，以提高科技檔案資料之利用效率。

（四）提高科技檔案管理人員素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理工作對檔案管理人員提出了越來越高的要求，不僅需具備檔案專業(yè)知識，了解醫(yī)學(xué)知識，還需具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理知識，特別是醫(yī)院科技檔案的管理對相關(guān)管理人員的要求更高，這是由于科技檔案中包含了許多復(fù)雜的圖表，且一些檔案資料的收集整理需要長期的跟蹤，對管理人員的溝通能力、專業(yè)精神提出了更高要求。而目前很多醫(yī)院的科技檔案管理人員或非專業(yè)出身，或缺乏有效培訓(xùn)，專業(yè)知識老舊，信息技術(shù)能力不強(qiáng)，難以有效勝任工作。因此，需要加強(qiáng)對人員的管理與培訓(xùn)。一方面，應(yīng)對科技檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行考核，并要求其不斷更新自我知識，了解與醫(yī)療科技相關(guān)的綜合類學(xué)科知識以及交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科知識，以更好地?fù)?dān)負(fù)起科技檔案管理工作。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，使之掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)安全管理技能，以更好地開展科技檔案管理信息化建設(shè)。此外，部分科技檔案的保密程度較高，因此還應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的保密意識建設(shè)，加強(qiáng)思想教育，使之做到保密資料不泄露、不外傳，有效提高科技檔案的管理水平。

四、結(jié)語

總之，信息時代的來臨使得計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益深入各行各業(yè)，成為引領(lǐng)時代發(fā)展的潮流，醫(yī)院科技檔案的管理依托信息技術(shù)進(jìn)行管理模式和管理方法的優(yōu)化也是檔案管理事業(yè)發(fā)展之所需，順應(yīng)了時代發(fā)展趨勢。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)及時更新管理理念，克服工作中的困難，探索醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)之有效方法，促進(jìn)相關(guān)工作更好開展。

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