對(duì)企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀的思考

史鳳明

【摘 要】企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富，是記錄企業(yè)發(fā)展的有效載體。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代后，信息在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，甚至是生存發(fā)展過(guò)程中起到至關(guān)重要的作用。檔案信息化是企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、轉(zhuǎn)換、整理、開發(fā)和利用的一種方式。它把分散的企業(yè)資源按照信息化的要求進(jìn)行儲(chǔ)存，用規(guī)范化的方法進(jìn)行整理，依靠網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行管理，從而更好地利用檔案、服務(wù)企業(yè)，檔案調(diào)閱更加方便、快捷、準(zhǔn)確，有效提高了檔案資源的利用率，基本能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化;管理

中圖分類號(hào)： F272;G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2019）11-0233-001

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.11.111

【Abstract】Enterprise archives are intangible assets and precious wealth formed in the production activities of enterprises， and are effective carriers for recording the development of enterprises. After entering the era of network information， information plays a vital role in the production and operation of enterprises， even in the process of survival and development. Archives informationization is a way for enterprises to collect， transform， organize， develop and utilize archives information resources by using computer information technology. It stores dispersed enterprise resources according to the requirements of informationization， collates them with standardized methods and manages them by means of network， so as to make better use of archives and service enterprises， make archives access more convenient， fast and accurate， effectively improve the utilization rate of archives resources， and basically realize the sharing of archives information resources.

【Key words】Enterprise archives; Information; Management

1 檔案信息化管理現(xiàn)狀

（1）企業(yè)檔案信息化建設(shè)開展情況進(jìn)展不一。企業(yè)普遍對(duì)檔案信息化重視程度不夠、認(rèn)識(shí)膚淺;對(duì)檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化了解和研究不透徹;對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)深度不夠。同時(shí)，企業(yè)只重視安全生產(chǎn)，產(chǎn)量銷量上去了，企業(yè)才能可持續(xù)發(fā)展下去。企業(yè)單位給予檔案工作的支持、關(guān)注相對(duì)較少，信息化建設(shè)也就無(wú)從談起，即使開展了信息化建設(shè)的企業(yè)也是進(jìn)展緩慢。

（2）企業(yè)開展檔案信息化的資金支持力度不夠，檔案硬件設(shè)施較差。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力的系統(tǒng)性工程。當(dāng)前，很多企業(yè)檔案部門對(duì)開展檔案信息化建設(shè)所需的硬件配備不足，缺乏應(yīng)有的技術(shù)和設(shè)備支撐。檔案信息化建設(shè)周期長(zhǎng)，需要不斷的資金支持，才能保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（3）缺乏信息化專業(yè)人才。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，首先要有精通網(wǎng)絡(luò)信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時(shí)具備較高的文化水平和先進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平，不僅限滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，大多檔案部門普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計(jì)算機(jī)軟件管理的綜合型人才。檔案部門待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致檔案工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，晉升機(jī)會(huì)少，優(yōu)秀人才都不愿意來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住。

（4）大多數(shù)檔案部門的工作方式基本上是立卷編目、歸檔移交、排列上架、調(diào)卷利用等，檔案庫(kù)房類似于資料保管倉(cāng)庫(kù)。目前，絕大多數(shù)企業(yè)檔案仍以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為主，對(duì)光盤技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用的十分有限，信息化建設(shè)步伐與當(dāng)今社會(huì)的總要求相差較遠(yuǎn)。電子文件接收和歸檔管理仍未規(guī)范起來(lái)，檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，檔案資源的服務(wù)開發(fā)利用遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要。

2 檔案信息化建設(shè)解決方案

（1）檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的工程，涉及面廣，建設(shè)任務(wù)重，需要得到企業(yè)各部門的通力協(xié)作，積極配合。因此，企業(yè)單位必須深刻認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，主要領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念、與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化管理對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性。企業(yè)要將檔案信息化工作納入本單位的整體規(guī)劃中，制定切實(shí)可行的信息化建設(shè)方案，并與單位的信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步實(shí)施。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全強(qiáng)有力的制度保障體系，各部門之間既要分工明確、責(zé)任落實(shí)到位，又要相互協(xié)調(diào)、齊心合力，共同擔(dān)負(fù)起檔案信息化建設(shè)的重任。

（2）建立有效的資金保障體系和長(zhǎng)效的資金投入機(jī)制，保證檔案信息化建設(shè)的資金充足。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)浩繁的系統(tǒng)工程，建設(shè)周期長(zhǎng)，需要有一定的財(cái)力支撐，企業(yè)單位要把檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算當(dāng)中，才能保證此項(xiàng)工作可持續(xù)開展下去。

（3）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)。企業(yè)不僅僅要加大對(duì)檔案信息化硬件的投入，還要加強(qiáng)對(duì)信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案信息化管理人員的基本素質(zhì)提出了新要求，企業(yè)單位要重視對(duì)檔案信息化管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)和引進(jìn)信息技術(shù)人才，為檔案信息化管理人員學(xué)習(xí)進(jìn)修創(chuàng)造條件，彌補(bǔ)檔案人員在信息化方面知識(shí)的欠缺。檔案人 員也要與時(shí)俱進(jìn)、主動(dòng)學(xué)習(xí)，不僅要懂得紙質(zhì)檔案的編目整理和保管，還需要懂得電子檔案的存儲(chǔ)、檢索、開發(fā)和利用。企業(yè)單位要不斷提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，逐步滿足檔案信息化的需求。一是優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，努力造就一批既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型專業(yè)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。二是要重視對(duì)檔案管理人員信息化技能的培養(yǎng)，強(qiáng)化有關(guān)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)和信息安全防范意識(shí)等方面的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和工作技能。三是要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德的培養(yǎng)，努力造就一批耐得住寂寞、甘于奉獻(xiàn)的檔案隊(duì)伍。檔案人員也要加強(qiáng)對(duì)自身網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫(kù)安全意識(shí)的培養(yǎng)，注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和機(jī)讀目錄的保密。四是要加大對(duì)檔案信息化管理人員檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)該熟悉檔案管理專業(yè)相關(guān)的各種理論知識(shí)和法律法規(guī)，熟悉檔案分類方法，積極參加各級(jí)檔案部門組織的培訓(xùn)、繼續(xù)教育等。

（4）加大檔案宣傳力度，逐步提高企業(yè)員工知檔、愛(ài)檔的檔案意識(shí)。檔案從形成、收集整理到歸檔利用，不僅僅是檔案部門的職責(zé)，而是企業(yè)全體員工，乃至全社會(huì)的責(zé)任。企業(yè)要通過(guò)檔案法宣貫、印發(fā)檔案宣傳冊(cè)，訂閱有關(guān)檔案方面的報(bào)紙、雜志等方式，逐漸提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)，營(yíng)造良好的檔案輿論氛圍，把檔案工作放到應(yīng)有的位置來(lái)對(duì)待，進(jìn)而提高檔案工作人員的工作積極性，最終實(shí)現(xiàn)檔案工作向著科學(xué)規(guī)范的發(fā)展。

檔案信息化管理是企業(yè)快速適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必走之路，是促進(jìn)檔案工作為企業(yè)發(fā)展更好服務(wù)不可或缺的手段。檔案信息化建設(shè)是整個(gè)企業(yè)單位“利在當(dāng)代、功在千秋”的一項(xiàng)重要工程，檔案信息化管理是檔案工作大勢(shì)所趨。企業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中，必須對(duì)因資源共享和開放性所帶來(lái)的安全隱患引起重視，增強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施。檔案信息化建設(shè)需要制定切實(shí)可行、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，降低檔案信息化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案信息化安全技術(shù)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，讓檔案信息化建設(shè)發(fā)揮更大更強(qiáng)的作用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。