信息化時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

薛麗萍

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)辦公室檔案管理工作的開展質(zhì)量提出了更高的要求。但是，就針對(duì)當(dāng)前辦公室的檔案管理工作而言，其還存在著一定的問題，進(jìn)而影響了檔案價(jià)值的最大化發(fā)揮。因此，我們應(yīng)加強(qiáng)研究與分析如何提升辦公室檔案管理工作效率，不斷地解決其在管理過程中所存在的問題，以有效推動(dòng)檔案管理工作朝著更加健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；信息化

在當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，我國政府部門的辦公室檔案管理工作都出現(xiàn)了較大的變化。如今是一個(gè)快餐時(shí)代，辦公室人員對(duì)于信息的獲取需要靈活性。信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演著越來越重要的角色。傳統(tǒng)檔案管理方法缺乏科學(xué)方法和技術(shù)支撐，它在管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)了人工浪費(fèi)，直接導(dǎo)致檔案管理成本增大，管理過程復(fù)雜，流程比較長，這樣難以提高辦公室檔案管理效率。只有將傳統(tǒng)復(fù)雜煩瑣的檔案管理工作方式改變?yōu)槟軌蚋咝矢哔|(zhì)量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理辦公室的檔案資料，促進(jìn)我國辦公室檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

1 信息化時(shí)代下檔案管理工作概述

1.1 檔案管理信息化的定義

在現(xiàn)代化時(shí)代，檔案信息化就是將某些信息技術(shù)具體落實(shí)到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，與此同時(shí)還要為檔案信息資源的其他運(yùn)用方式。綜合來說，檔案管理信息化就是突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)物記錄方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的數(shù)字化管理。而這種方式的進(jìn)行必須立足于相應(yīng)檔案行政機(jī)構(gòu)的規(guī)劃來展開。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

一般來說，檔案管理信息化的特點(diǎn)主要包括以下三個(gè)方面。最基礎(chǔ)的特點(diǎn)就是檔案管理工作的展開必須圍繞相關(guān)部門的法律法規(guī)，遵守基本的政策。最明顯的特點(diǎn)就是檔案信息化管理使得整體的管理形式由實(shí)物轉(zhuǎn)向于技術(shù)管理。而用電子檔案替代實(shí)物檔案也成為各大部門走向檔案信息化管理的重要條件。最后，檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)了信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，為檔案管理工作的創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作人員的管理意識(shí)較為薄弱

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主要組織者和策劃者，其管理意識(shí)的強(qiáng)弱就影響著整個(gè)檔案管理工作的正常展開。但是，就針對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理工作人員而言，其大多都不是專業(yè)的管理人員，有的工作人員甚至是臨時(shí)工，這樣就嚴(yán)重影響了工作人員做事的規(guī)范性。此外，有的企業(yè)并沒有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理工作展開的重要性沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而在展開相應(yīng)的管理工作時(shí)往往會(huì)出現(xiàn)較多的漏洞。

2.2 工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

辦公室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作開展意識(shí)的淡薄，就導(dǎo)致工作人員對(duì)管理工作的開展存在一定的認(rèn)知偏差，這樣就影響了整個(gè)檔案管理工作的開展效率。此外，由于大部分的管理工作人員都是臨時(shí)性的，其專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)都較為缺乏，這樣就使得辦公室大量的檔案得不到及時(shí)的整合和管理，從而也就影響了檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。此外，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，辦公室的內(nèi)容變得越來越復(fù)雜，這也就對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。倘若工作人員工作能力存在著不足，就會(huì)影響整個(gè)檔案管理工作的開展效率。

3 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1 加強(qiáng)人員創(chuàng)新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質(zhì)和創(chuàng)新能力是辦公室檔案管理工作質(zhì)量提升的最主觀原因。首先，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，檔案管理工作者的個(gè)人素質(zhì)直接影響到整體的檔案管理工作。所以檔案管理工作創(chuàng)新的第一步，就是人員的創(chuàng)新。人員創(chuàng)新是由內(nèi)而外的創(chuàng)新，人員創(chuàng)新也可以從根本上創(chuàng)新檔案管理工作。第一，檔案管理工作者需要過硬的專業(yè)素質(zhì)，所以，要加強(qiáng)人才的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理除了熟悉自身專業(yè)的同時(shí)，也要涉獵一些其他專業(yè)的知識(shí)，比如管理學(xué)，圖書館學(xué)等等。在信息時(shí)代，檔案的管理大多借助電子信息管理系統(tǒng)，那么就需要工作者能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)的操作。除了在招收人才時(shí)提高對(duì)計(jì)算機(jī)的要求的標(biāo)準(zhǔn)，也要加大事業(yè)單位自身對(duì)人才計(jì)算機(jī)的培養(yǎng)，以適應(yīng)越來越現(xiàn)代化的信息管理工作。事業(yè)單位也應(yīng)該大力引進(jìn)新興人才，對(duì)于剛從學(xué)校走出來的人才，要加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，將學(xué)到的知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。第二，檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新工作理念。讓工作者從思維上創(chuàng)新，主動(dòng)接受、學(xué)習(xí)包括計(jì)算機(jī)在內(nèi)的新型管理方式，主動(dòng)尋找如何提高檔案管理效率的方式。除了工作的硬實(shí)力外，也要提高工作者的軟實(shí)力。信息管理工作的管理方法要與時(shí)俱進(jìn)，從而提高管理效率。所以，相關(guān)單位要加強(qiáng)管理者對(duì)新管理方法，新管理理念的學(xué)習(xí)。積極引進(jìn)新興的，高效的管理方式。檔案管理工作在人員方面的創(chuàng)新需要重點(diǎn)注意兩個(gè)方面，第一是提高管理的硬實(shí)力，第二是加強(qiáng)工作者的思想覺悟。這都有效地解決了工作人員專業(yè)素質(zhì)差，工作積極性不高的問題。從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，有效地利用人才，將人的能力最大化，整體提高了在信息時(shí)代下檔案管理的能力。

3.2 促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)

檔案管理工作的主要任務(wù)是對(duì)冗長、繁雜的信息進(jìn)行對(duì)比、歸類，再妥善的進(jìn)行保管，以便在需要時(shí)能夠快速地找到。隨著時(shí)間檔案的數(shù)量也是越來越多，也使得檔案工作的效率會(huì)越來越低下。越來越無法滿足事業(yè)單位對(duì)信息需求。近年來隨著信息產(chǎn)業(yè)地發(fā)展，檔案的管理工作也出現(xiàn)的新的契機(jī)。通過借助計(jì)算來建立新的信息管理系統(tǒng)可以提高工作者的工作效率，查找信息的速度，節(jié)約勞動(dòng)力，也可以節(jié)省存放檔案的空間，降低事業(yè)單位運(yùn)營成本。而且相較于紙質(zhì)保存手段來說，信息化更是提高了檔案的安全性與保存的持久性。除此之外，還可以將單位的各個(gè)部門的信息通過局域網(wǎng)絡(luò)，建立一個(gè)公共信息資源平臺(tái)，并實(shí)時(shí)更新所存儲(chǔ)的信息。不僅能夠有效地提高各個(gè)部門之間的聯(lián)系，還節(jié)省了部門間溝通聯(lián)系所花費(fèi)的時(shí)間，從而提高事業(yè)單位的工作效率。

3.3 提升檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)就在一定程度上決定了整個(gè)檔案管理工作的開展質(zhì)量。因此，要想提高辦公室檔案管理工作的開展效率，就應(yīng)不斷地提升檔案管理人員的素養(yǎng)。首先，企業(yè)就應(yīng)根據(jù)崗位的需求對(duì)高素質(zhì)的人才進(jìn)行招聘，并對(duì)招聘人員的專業(yè)性進(jìn)行嚴(yán)格地篩選，這樣才能有效地促進(jìn)相關(guān)檔案管理工作的有序展開。此外，檔案管理工作的展開不僅要求檔案管理人員具有專業(yè)的素養(yǎng)，而且還應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和做事認(rèn)真的責(zé)任心。因此，企業(yè)在對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)重點(diǎn)側(cè)重對(duì)工作人員責(zé)任心的培養(yǎng)。為了有效地提升檔案管理的專業(yè)性，在管理工作的開展過程中，還可充分地利用信息技術(shù)，來促進(jìn)辦公室檔案管理工作的展開能夠有效地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。

4 結(jié)語

綜上所述，面對(duì)形勢的轉(zhuǎn)換，檔案管理工作也要不斷與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，最大程度地提高工作效率。在檔案信息管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展中，要善于轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念，加強(qiáng)現(xiàn)代化服務(wù)觀念，同時(shí)要不斷促進(jìn)信息化建設(shè)，使其不斷趨向于標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，最后還要引進(jìn)科學(xué)的管理模式，使檔案管理工作的保障體系進(jìn)一步強(qiáng)化，只有這樣才能全面深化檔案管理工作的真正價(jià)值。

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