新時(shí)期基層單位檔案管理工作創(chuàng)新思路探討

張道唐

摘 要：基層單位檔案管理相對(duì)較后進(jìn)，特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級(jí)單位?；鶎訂挝粰n案管理要跟隨發(fā)展要求不斷提升管理水平，建設(shè)檔案信息化管理，方便保存和利用，體現(xiàn)檔案本身價(jià)值并盡其能服務(wù)社會(huì)。文章對(duì)基層單位檔案管理至信息化建設(shè)做膚淺論述，提出基層單位檔案管理至信息化建設(shè)意義，基層單位檔案管理現(xiàn)狀，信息化建設(shè)途徑策略，給提高基層單位檔案管理一點(diǎn)參考。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著社會(huì)的發(fā)展和不斷進(jìn)步，人們對(duì)檔案的關(guān)注度也越來(lái)越高，一方面人們對(duì)檔案的需求比較強(qiáng)烈，另一方面，檔案信息資源涉及方方面面，和人們的生活息息相關(guān)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，越是發(fā)達(dá)的國(guó)家，人們對(duì)于檔案信息的關(guān)注度越高。因此，從某種程度上來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案信息的關(guān)注度反映了國(guó)家發(fā)展的水平和高度。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案的管理和發(fā)展更加需要滿足人們的需求。做好新時(shí)期和新常態(tài)下的基層檔案管理工作，不能僅僅滿足于傳統(tǒng)的檔案工作思路，需要檔案工作者立足實(shí)際，創(chuàng)新思維，不斷提高檔案工作的效能和水平，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，最大限度滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性強(qiáng)的工作，服務(wù)是檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)。這就要求檔案工作者做到三個(gè)“加大”，加大硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資源建設(shè)，加大信息化建設(shè)，才能更好的提高檔案工作的服務(wù)水平。

1 基層單位檔案管理信息化建設(shè)意義

以高校為例，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，帶動(dòng)著檔案信息的增加，檔案呈現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”化的基本特征。然而，從當(dāng)前實(shí)際工作來(lái)說(shuō)，檔案的功能作用尚未被重視、開(kāi)發(fā)和利用。究其原因，主要在于檔案資料仍在“睡眠”之中，這是在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料的調(diào)取和使用，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且程序繁瑣，難以達(dá)到檔案資料的可用性，所以喚醒它需要大量人力、物力和財(cái)力。在信息化管理模式下，必將檔案資料（多為紙質(zhì)）轉(zhuǎn)換成以數(shù)字化形式，存儲(chǔ)在“數(shù)據(jù)庫(kù)”內(nèi)，利用系統(tǒng)的檢索功能等，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)資料信息的實(shí)時(shí)調(diào)取和使用，而且能夠?qū)崿F(xiàn)異地實(shí)時(shí)調(diào)閱，極大程度上提高了檔案資源的利用率。除此之外，在檔案管理的檔案資料采集、整理、歸檔以及保存等方面，也得借助信息技術(shù)，才能夠提高工作效率，減少檔案管理的成本?；鶎訖n案建設(shè)成為信息化，依托互聯(lián)網(wǎng)（內(nèi)部網(wǎng)）使檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)在線歸檔和在線移交接收等，從而打破基層單位檔案信息孤島，對(duì)提高基層單位文件傳輸、檔案歸集工作，提高管理質(zhì)量和工作效率有著極大的幫助。

2 新時(shí)期基層單位檔案管理工作創(chuàng)新措施

2.1 提高意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感與緊迫感

首先，提高檔案的服務(wù)意識(shí)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。提高檔案的服務(wù)意識(shí)，是供給側(cè)改革的重要環(huán)節(jié)。要重視檔案管理工作的改革，把檔案工作作為為民利民的民心工程去做，將檔案列為重要的工作事項(xiàng)，設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備設(shè)施，安排專人負(fù)責(zé)，為檔案工作提供必要的條件。其次，提高整體檔案意識(shí)。讓大家認(rèn)識(shí)到檔案工作關(guān)系到全單位每一個(gè)人的切身利益，也關(guān)系到普通群眾的利益，做好檔案工作是提高服務(wù)水平和服務(wù)能力的體現(xiàn)。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，很多單位并不重視檔案工作，把它當(dāng)成是檔案人員個(gè)人的事?；鶎訂挝唬仨氁淖冞@一觀點(diǎn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí) 《檔案法》，認(rèn)真貫徹落實(shí) 《檔案法》，不斷強(qiáng)化對(duì)檔案工作的重視，做到人人關(guān)心檔案，人人重視檔案，確保檔案工作的順利開(kāi)展。第三，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí)。檔案工作不是部門(mén)的管理工作，而是部門(mén)的服務(wù)工作，要正確處理好人們對(duì)檔案的需求與檔案管理的關(guān)系，不斷滿足人們對(duì)檔案的需要層次。

2.2 基層工作人員要及時(shí)對(duì)日常工作中形成的材料作分類管理

在檔案管理中，常見(jiàn)的分類方法有問(wèn)題分類法和時(shí)間分類法兩種，對(duì)于材料相對(duì)較少的基層部門(mén)來(lái)說(shuō)，先按問(wèn)題分類，再按年度分開(kāi)更為方便實(shí)用。以醫(yī)院某部門(mén)為例， 可以按照問(wèn)題 將日常形成的材料分裝在不同的盒子中，即 按照黨務(wù)類、行政類、教學(xué)類、人事類、工會(huì)類等 檔案管理“一級(jí)類目”分類，再按照檔案管理“二級(jí)類目”做更加精細(xì)的劃分。比如在行政類材料中，又可按照部門(mén)形成的文件和收到的材料分類，將不同類型的材料裝入不同的文件盒中。按照年度分類法整理材料，一方面容易查找到相關(guān)材料，另一方面可為來(lái)年資料歸檔工作的開(kāi)展提供便利。此外，對(duì)于部門(mén)常常用到的、不受年度限制的各種材料，應(yīng)復(fù)印后裝入文件盒中，并在盒脊上標(biāo)明“常用材料”字樣。

2.3 資源整合，努力實(shí)現(xiàn)“三個(gè)加大”

檔案工作要做到“三個(gè)加大”，即加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大檔案資源建設(shè)，加大檔案信息化建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案安全保存和有效利用的最基本的物質(zhì)條件，檔案資源建設(shè)是檔案工作的核心，檔案信息化建設(shè)是檔案工作的延伸，都是檔案工作不可缺少的組成部分。檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，勢(shì)必會(huì)影響檔案工作的內(nèi)核及外延發(fā)展；檔案資源不豐富，檔案工作就無(wú)法滿足群眾的需要；檔案信息化建設(shè)不充分，就會(huì)跟不上社會(huì)發(fā)展的需要。因此，檔案工作要上新水平，就必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，資源建設(shè)與信息化建設(shè)。檔案工作順利實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，必須依靠檔案工作的“三個(gè)加大”，“三個(gè)加大”是“三個(gè)轉(zhuǎn)變”的基礎(chǔ)和條件，“三個(gè)加大”得以實(shí)現(xiàn)和發(fā)展才能更好的推進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”。加大檔案硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要立足實(shí)際，對(duì)檔案的庫(kù)房等硬件設(shè)施加以改造，為檔案工作提供必要的條件和場(chǎng)所。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，必須按照要求做好數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔和利用，確保檔案數(shù)據(jù)的完整收集、安全存儲(chǔ)和綜合服務(wù)。加大檔案信息化建設(shè)。檔案信息是信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，將檔案信息利用科技手段轉(zhuǎn)化為電子化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷推薦檔案的信息化建設(shè)。

2.4 加強(qiáng)基層單位檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)

為適合基層單位檔案信息化管理實(shí)際需求，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。在具體工作實(shí)踐中抓好以下幾點(diǎn)：一是在愛(ài)崗敬業(yè)的教育。對(duì)從事基層單位檔案管理工作人員愛(ài)崗敬業(yè)教育才是管好檔案的基礎(chǔ)。因?yàn)闄n案管理這個(gè)工作比較單調(diào)，也很難出現(xiàn)工作成績(jī)，正因?yàn)槿绱?，基層單位檔案管理員經(jīng)常換人換崗。所以要加強(qiáng)愛(ài)崗敬業(yè)教育，安下心來(lái)，借助現(xiàn)有電子設(shè)備管好檔案，做與檔案管理改進(jìn)有關(guān)的研究，一樣做出成績(jī)。二是對(duì)檔案人員提高檔案管理業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)。請(qǐng)檔案方面的專家學(xué)者、經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士來(lái)講課，以培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，提高基層單位檔案信息化水平。三是提高基層檔案管理人員待遇。待遇包括政治待遇和經(jīng)濟(jì)待遇。政治待遇包括要求思想進(jìn)步組織應(yīng)重視，有職務(wù)提升機(jī)會(huì)也應(yīng)考慮“默默無(wú)聞”的檔案崗位。經(jīng)濟(jì)待遇應(yīng)當(dāng)不低于別的崗位，保障基層單位檔案管理工作人員穩(wěn)崗。

3 結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)基層工作人員檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，不僅能進(jìn)一步提高工作效率，使日常工作有據(jù)可查、有據(jù)可依，還能從源頭上確保本單位歸檔材料的質(zhì)量。因此，我們認(rèn)為，這是一項(xiàng)事半功倍、不容忽視的工作，應(yīng)當(dāng)引起各基層部門(mén)的高度重視。

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