淺談企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性

張艷紅

摘 要：企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用工作的有效落實，一方面能夠為企業(yè)提供更全面的資源共享平臺，增強企業(yè)檔案信息內(nèi)容的儲備量，以便為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供良好參照；另一方面，憑借網(wǎng)絡(luò)信息平臺，更便于經(jīng)濟(jì)市場信息采集，以便為企業(yè)提供更豐厚的經(jīng)濟(jì)收益。本文基于企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用展開分析，在明確優(yōu)化措施同時，期望能夠為后續(xù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建提供參照。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息開發(fā)；信息利用；重要性

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場競爭的關(guān)鍵不再取決于資產(chǎn)的多少，隨著檔案信息管理工作的逐漸重視，信息儲備量已然成為衡量企業(yè)市場競爭力的重要元素。它不但能夠更好的體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律，以便為企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供參照，同時更能夠為生產(chǎn)與服務(wù)提供幫助，以便提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)與功能體系的構(gòu)建水準(zhǔn)，為后續(xù)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定更堅實的基礎(chǔ)。

1 檔案信息管理開發(fā)與利用對企業(yè)發(fā)展的重要性

企業(yè)檔案信息是決定生產(chǎn)與服務(wù)職能水準(zhǔn)的關(guān)鍵要素。它既體現(xiàn)了目前經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展規(guī)律，使企業(yè)管理者更便于識別潛在的商機(jī)，同時根據(jù)檔案信息資料，更能夠規(guī)避可能對企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系造成損害的風(fēng)險。因此，檔案信息開發(fā)與利用水準(zhǔn)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量，若要企業(yè)滿足可持續(xù)發(fā)展的需求，則必須對檔案信息管理工作加以重視。而站在網(wǎng)絡(luò)信息化平臺角度來看，企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用為電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建奠定了基礎(chǔ)，不但能夠增強檔案資料管理質(zhì)量的可控性，同時更能夠充實檔案資料庫的儲備，以便為后續(xù)企業(yè)文化等工作的落實，提供更完善的調(diào)控平臺。

2 檔案信息開發(fā)與利用中落實信息化管理的必要性

2.1 提供企業(yè)檔案信息資源共享平臺

經(jīng)濟(jì)化與信息技術(shù)化現(xiàn)當(dāng)代社會，企業(yè)檔案信息化對企業(yè)檔案信息的管理起著十分重要的作用。創(chuàng)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺是適應(yīng)現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)形勢下市場化經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展需要，企業(yè)檔案信息資源管理要根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展動態(tài)，與時俱進(jìn)，創(chuàng)建檔案信息管理模式，才能在新時期經(jīng)濟(jì)體制中生存和發(fā)展，不被時代所淘汰，才能使企業(yè)在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場化激烈的競爭環(huán)境中生存與發(fā)展。

2.2 增強企業(yè)檔案信息資源的儲備量

通過利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的現(xiàn)代化管理。企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺能大范圍將檔案信息集成化，使檔案信息收集數(shù)量大幅度增長，并且利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還能實現(xiàn)檔案信息圖文并茂，提高企業(yè)檔案信息質(zhì)量，提升企業(yè)檔案信息管理水平，同時能大量的儲存檔案信息，降低企業(yè)檔案信息保管成本，延長檔案信息保管時間，相比傳統(tǒng)保管方式更具優(yōu)越性。因此，加強開發(fā)與利用企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享信息，能有效的加大企業(yè)檔案信息管理的開發(fā)與利用，擴(kuò)大企業(yè)檔案信息資源的收集，從而保障企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中的生存和發(fā)展。

2.3 更顯著的提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)檔案管理部門保管著大量的信息，要將大量的企業(yè)信息資源投入到現(xiàn)代化的管理方式中，才能提升企業(yè)檔案信息管理水平。檔案信息管理部門要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點，對于企業(yè)的基建、技術(shù)措施以及科研等工作要主動詢問服務(wù)，做好企業(yè)各個部門信息的跟蹤調(diào)查工作，并有效的管理好檔案收集工作，從而保障企業(yè)檔案信息完整性，以便企業(yè)各個部門能及時洞悉企業(yè)發(fā)展方向，并獲取有用的資料。創(chuàng)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺能加強企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，并對收集的信息及時的分類編著，從而使企業(yè)其它部門可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺及時獲取信息，及時補充并解決企業(yè)存在的問題，使企業(yè)其它部門的工作能有效的展開，提高企業(yè)綜合服務(wù)能力，促進(jìn)其它部門的工作效率，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3 提升企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用水平的措施

3.1 提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)

若期望企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用水平得以顯著提升，首先則必須在原有檔案管理基礎(chǔ)上提供更詳細(xì)的管理機(jī)制，確定檔案管理流程與環(huán)節(jié)，并提供充足法律援助，才能使企業(yè)檔案信息得到充足的利用。其次，企業(yè)檔案管理人員需根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理要求不斷提升自身的知識修養(yǎng)水平，確保檔案信息管理更加科學(xué)且嚴(yán)謹(jǐn)，并具備更詳細(xì)的系統(tǒng)管理平臺，避免檔案遺失、受損等問題出現(xiàn)，才能使企業(yè)檔案資源可持續(xù)利用性得以保障，并能夠為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供更有效的幫助，以此鞏固企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的地位，同時提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)的經(jīng)濟(jì)效益。最后，在網(wǎng)絡(luò)信息化平臺構(gòu)建過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視電子檔案管理體系的構(gòu)建，確保能夠在設(shè)備與資金方面給予足夠的支持，才能使企業(yè)檔案信息管理開發(fā)信息水平得以顯著提升，并能夠為后續(xù)檔案資料的利用提供更全面的保障。

3.2 充實企業(yè)檔案信息資源

在構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源管理系統(tǒng)期間，檔案管理部門需明確企業(yè)生產(chǎn)與服務(wù)經(jīng)營的流程及要素，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)市場形式判斷企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展方向，構(gòu)建更全面的信息儲備平臺，為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供良好參照，才能使企業(yè)市場競爭力得以顯著增強。期間，檔案管理人員在豐富企業(yè)信息資源儲備時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息采集與篩選程序，并對檔案信息資料進(jìn)行歸檔分類，確保檔案管理滿足精細(xì)化與嚴(yán)謹(jǐn)性的要求，才能為后續(xù)企業(yè)檔案信息資源體系的構(gòu)建奠定更扎實的基礎(chǔ)。

3.3 加強檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)是影響企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在構(gòu)建培訓(xùn)平臺過程中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理機(jī)制、管理經(jīng)驗與管理要求，對職工技術(shù)水平與綜合素質(zhì)進(jìn)行管束，并結(jié)合外界先進(jìn)的管理資料，確定企業(yè)適宜的檔案管理模式，才能使企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用水準(zhǔn)得以顯著提升，并能夠降低檔案受損等問題出現(xiàn)的概率。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用工作的有效落實，不但能夠為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供更真實且詳細(xì)的參照資料，以此保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系的構(gòu)建質(zhì)量，同時憑借電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，更便于統(tǒng)籌企業(yè)檔案信息資源，以便營造更好的企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境。故而，在論述企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性期間，必須明確企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與應(yīng)用的難點，并提供詳細(xì)的管理方案，才能為后續(xù)企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建提供更全面的保障。

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