信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新模式

陳瑩

摘 要：近幾年，隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，人們對信息檔案的需求也在逐漸提升。因此，有關(guān)部門要提高對檔案管理工作的重視，只有結(jié)合信息時代對檔案的需求，對現(xiàn)有的檔案管理模式進行創(chuàng)新，檔案信息資源的利用效率才能得到真正提高。本文就信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新模式進行研究，希望能夠在一定程度上提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代的來臨，提高了人們對檔案信息資源的需求。因此，檔案管理部門必須要對檔案管理模式進行創(chuàng)新，提高檔案管理信息化的水平，利用計算機技術(shù)提高減少檔案管理的工作量，結(jié)合信息時代的檔案管理理念，對檔案管理思維進行創(chuàng)新，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，將結(jié)合檔案管理的實際情況，制定科學、合理的檔案管理體制，檔案管理工作才能開展的更加順利。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的意義

作為社會的重要資源，相關(guān)人員在進行檔案管理時，要利用信息技術(shù)提高檔案管理的水平，檔案信息資源的利用價值才能得到提升?，F(xiàn)在我國很多檔案管理單位，沿用的仍就是紙質(zhì)檔案，相比較于信息檔案而言，紙質(zhì)檔案在進行管理過程中，非常容易出現(xiàn)檔案資源丟失的情況，導致檔案信息資源的價值無法得到充分發(fā)揮，這種情況給我國檔案發(fā)展造成的影響非常大。

因此，相關(guān)人員要不斷對檔案的載體進行創(chuàng)新，對紙質(zhì)檔案進行信息化處理，采用數(shù)據(jù)化存儲的方式進行檔案儲存。信息化檔案相比較于紙質(zhì)檔案而言，更加便于查找，并且信息化檔案能夠進行異地檔案調(diào)取，檔案管理人員可以隨時對檔案資源進行備份處理，不僅在一定程度上降低了檔案管理的成本，減少檔案管理過程中耗費的人力、物力，更有利于檔案的傳承和保存。

1.2 檔案管理信息化的必要性

人禍可免，天災(zāi)難測。如果一味的使用單純的書面化儲存或者人工看守式守護可能會使檔案不會缺失遺漏，但是，一旦發(fā)生災(zāi)難性的地質(zhì)變化或者其他原因，這些寶貴的檔案資源必當不能保全。所以將其像信息化資源轉(zhuǎn)變，存儲于云資料庫中進行加密，這樣就更有利于檔案的保護。所以說，將檔案進行信息化是必要的，這是對人類社會資源的充分保護。

1.3 檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）異地查閱，省時省力。信息化檔案能夠節(jié)約檔案查詢的時間，節(jié)約檔案查過程中耗費的人力，并且其還能實現(xiàn)異地檔案資源共享，使用者即使在異地也可以查找到需要的檔案資源。如果檔案管理部門采用的仍舊是紙質(zhì)檔案，那么當另一個地區(qū)需要利用檔案信息資源的時候，就需要耗費大量的人力。物理對檔案資源進行調(diào)閱，非常耗費時間、精力，這種方式給檔案使用者帶來了一定的困難，嚴重的降低了檔案管理的質(zhì)量、浪費了有限的社會資源。因此，在進行檔案管理時，相關(guān)人員將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，檔案管理才能真正的做到省時、省力。

2）便于存儲。相比較于紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案在進行信息資源保存時，需要將檔案全部上傳到指定云資源網(wǎng)址中，或者上傳到規(guī)定的電子元件之中，這種情況在一定程度上降低了檔案管理工作的難度和工作量，簡化了檔案存儲工作的工作步驟。另外，儲存檔案信息資源的硬盤必須要嚴格按照規(guī)定的標準進行放置，并且，檔案管理人員還要對硬盤進行定期檢查，保證檔案資源的有效性不會受到影響。

信息化檔案相比較于器物檔案和紙質(zhì)檔案，有著存儲空間小、在進行檔案信息管理時，信息資源拷貝復制更加方便，并且存儲過程中，不容易出現(xiàn)檔案信息內(nèi)容損失的情況，提高了檔案存儲的水平。

3）安全性較高。信息化檔案還要一個非常大的優(yōu)點，那就是其的安全性要高于紙質(zhì)檔案，并且，在進行信息化檔案管理時，檔案管理人員可以對檔案文字進行進制字符加密處理，對檔案管理的元件進行加密處理，這種處理方式相比較于一把鎖的檔案管理方式而言，安全性要更高一些。

4）更新容易。對檔案信息進行數(shù)字化，更方便人們對檔案信息資源進行更改處理，比如：當某人需要對自己的個人檔案進行更改時，需要攜帶自身的證明文件，當自己檔案所在地對檔案內(nèi)容進行更改，但是信息化檔案在進行更改時，相關(guān)人員只需要在網(wǎng)絡(luò)上進行更改即可。那么，人們肯定會及時的更改自己的檔案。所以說，將檔案信息化十分有利于檔案的更新。

2 檔案管理工作

2.1 提升檔案管理工作人員專業(yè)水平

人是產(chǎn)生一切社會活動的根本動力，所以說，無論什么工作，擁有專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)是非常重要的。對于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時代發(fā)展的浪潮，檔案管理工作人員需要了解工作的專業(yè)需要，進行自我培訓和積極思考。對于檔案管理工作中存在的問題進行及時反饋和提出創(chuàng)新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。

2.2 檔案管理體質(zhì)的創(chuàng)新

信息化時代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個地區(qū)進行管理?？梢詫⒏鱾€地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費。要加強集中管理力度，建設(shè)一個系統(tǒng)，避免重復浪費，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力。

3 檔案信息共享

3.1 一個中心庫

目前，大多檔案資料庫都是各地單獨建設(shè)。共享化程度不高，調(diào)閱相對較為困難，無法進行跨地區(qū)調(diào)閱，這給檔案管理帶來了不便。筆者建議一個中心，多個發(fā)展。建設(shè)一個中心檔案庫，多個地區(qū)進行檔案填充。各個地方可在中心庫中占據(jù)一席，這樣不僅對本地資源調(diào)閱方便，對于其它地方資源也能夠方便查閱到，提高了管理的便捷性。

3.2 分類存放，共享資源

實行資料分類管理，將可調(diào)閱資料和不可調(diào)閱資料進行大系統(tǒng)的分開。分別賦予不同程度的保密設(shè)施。將檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)資源化。設(shè)計個人檔案隱私，并賦予個人調(diào)閱權(quán)限。分開類目，進行資源最大化共享。這樣，不僅有利于人們學習了解，也有利于錯誤的及時更正。

3.3 模式轉(zhuǎn)型

將檔案進行數(shù)字化，信息化后所產(chǎn)生的問題以及困難肯定是很大的。單憑管理工作人員可能很難發(fā)現(xiàn)一些細節(jié)問題。可以設(shè)立檔案管理的“網(wǎng)絡(luò)建議回收站”，將網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱者的建議全部統(tǒng)計下來，再由開發(fā)部門進行詳細探索更改。將檔案管理工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。做到時時刻刻方便人民。

4 總結(jié)

綜上所述，科技發(fā)展水平的提升，讓人們意識到了檔案資源的重要性，只有提高檔案管理的水平，檔案信息資源才能為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，相關(guān)人員要加大對檔案信息資源的重視，提高檔案資源的信息化水平，對現(xiàn)有的檔案管理方案進行創(chuàng)新，檔案管理工作的質(zhì)量才能得到提升。

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