淺談如何做好辦公室文件的檔案管理工作

楊偉群

摘 要：辦公室是一個綜合服務(wù)部分，為單位內(nèi)部提供各項(xiàng)服務(wù)工作，與外部協(xié)調(diào)溝通，是承接外聯(lián)工作的主要部門。檔案管理是其一項(xiàng)重要的工作職能。很多單位由于對檔案工作重視程度不高，造成檔案管理中存在一些不足之處，阻礙了檔案管理工作的正常開展，檔案管理水平有待提高。利用現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)是提高檔案管理的水平的有效途徑，本文論述了辦公室檔案管理現(xiàn)狀和提高檔案管理的措施，對辦公室檔案管理有重要的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：辦公室；文件；檔案管理

辦公室檔案管理是對單位相關(guān)重要信息的收集、存放、利用的管理過程，是一項(xiàng)長期持續(xù)的系統(tǒng)管理工作，可分為人事檔案、設(shè)備檔案、圖書檔案等許多種類。信息經(jīng)濟(jì)時代背景下，計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展對人們生產(chǎn)生活帶來了巨大的變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)代檔案管理工作的需要，落后的管理手段和管理理念，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理應(yīng)該突出系統(tǒng)性和綜合性的特色。對單位的發(fā)展提供信息支持。因此要高度重視檔案管理工作。檔案是記錄了單位的發(fā)展過程，對今后的發(fā)展提供參考數(shù)據(jù)，對單位人員的綜合考評提供信息依據(jù)，對單位的發(fā)展有重要意義。

1 檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是對組織內(nèi)部重要信息的管理利用工作。檔案信息詳細(xì)記錄了人員、項(xiàng)目、設(shè)備設(shè)施等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，還有重要事件、會議、政策、制度等的原始文件，是記載單位發(fā)展歷程的重要?dú)v史文件。通過對檔案的利用可以對記錄的信息進(jìn)行再次開發(fā)利用，這是檔案管理最大的意義。通過檔案的利用可以為單位的發(fā)展提供重要的指導(dǎo)依據(jù)，可以在單位的發(fā)展中少走彎路，提高相關(guān)工作的工作效率。檔案管理必須堅持完整性、準(zhǔn)確性的原則，在收集整理過程中要注意信息齊全、準(zhǔn)確，認(rèn)真核查相關(guān)的文件，資料，分門別類整理好，做好標(biāo)識管理工作，制作相關(guān)的檔案信息目錄。檔案管理屬于信息管理的范疇，所以可以借助計算機(jī)信息管理技術(shù)，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過圖片、表單等形式以電子信息的方式進(jìn)行檔案管理，形成多元化檔案管理模式，這種管理模式具有不易丟失，不易損壞，可以同時提供給多人共享，操作過程簡單高效，能夠快速地找到需要的檔案信息，大大減少了工作人員勞動強(qiáng)度。檔案為單位的發(fā)展提供重要的信息數(shù)據(jù)支持，直接關(guān)系到單位的正常工作，在單位發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。

2 辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

1）檔案管理的安全性。檔案管理人員必須保證檔案的安全性，因?yàn)闄n案涉及單位的商業(yè)機(jī)密、關(guān)鍵技術(shù)等保密性很強(qiáng)的信息。直接關(guān)系到單位的發(fā)展，所以必須做好檔案管理工作，避免重要信息檔案的泄漏，確保檔案管理工作的安全性，根據(jù)檔案權(quán)限進(jìn)行管理，不對不符合相關(guān)權(quán)限的人員開發(fā)檔案的利用，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的保密制度。

2）檔案管理系統(tǒng)性。檔案來源于工作，是對單位發(fā)展的記錄，檔案管理流程包括文件的收集、整理、保存和利用，在管理過程中要注意文件齊全、準(zhǔn)確，能過反應(yīng)真實(shí)的情況，并為今后的工作提供科學(xué)的指導(dǎo)，確保單位的可持續(xù)發(fā)展。

3）檔案管理廣泛性。檔案管理工作涉及單位工作的方方面面，是對單位發(fā)展歷程的全面記錄，這是檔案管理的廣泛性。既有對單位重要制度、政策、事件的記錄，也有對技術(shù)、合同等重要文件的保管工作，都是單位發(fā)展的重要信息。

3 文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

1）檔案管理人員專業(yè)水平低。檔案管理人員因?yàn)闆]有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，對工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理是對文件資料的保管，沒有意識到檔案的應(yīng)用價值，沒有認(rèn)識到存檔的目的主要是為了使用。分析檔案管理現(xiàn)狀可以看出多數(shù)管理者沒有認(rèn)識到檔案管理的重要作用。專業(yè)水平不高造成檔案文件質(zhì)量不高，而且管理效率不高，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的管理，造成檔案不齊全、不真實(shí)的情況，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。應(yīng)該加強(qiáng)管理，使他們正確認(rèn)識檔案管理重

要性。

2）辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足。很多單位沒有重視檔案管理工作。管理理念落后，認(rèn)為檔案管理不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價值，沒有必要投入過多的資源進(jìn)行管理，檔案管理的作用就是對信息資料進(jìn)行簡單的存檔和使用。這樣的思維模式，造成檔案管理者工作散漫，沒有工作熱情，工作效率低下，不能對檔案進(jìn)行有效的管理。在檔案管理中重藏輕用的現(xiàn)象比較普遍，認(rèn)識不到檔案的參考價值和使用價值，檔案存檔以后就失去了使用的價值，失去了檔案管理的重大意義。

3）檔案管理制度不夠完善。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，與部分發(fā)達(dá)國家相比，我國檔案管理制度還不夠完善，在檔案管理中存在的問題不能及時發(fā)現(xiàn)和處理，對檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在遇到問題缺乏制度支持。檔案管理工作面向大量的信息數(shù)據(jù)，而且各種各樣千頭萬緒，管理難度大，如果沒有較為完善的管理制度進(jìn)行指導(dǎo)約束，就會造成檔案管理人員職責(zé)不明，獎罰考核措施落實(shí)不到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，從而造成檔案管理工作混亂無序的情況，容易發(fā)生數(shù)據(jù)混亂或丟失，導(dǎo)致不可估量的嚴(yán)重后果。

4 改進(jìn)檔案管理工作的相關(guān)措施

1）配備專門人員進(jìn)行分管。辦公室工作具有復(fù)雜性、臨時性的特點(diǎn)，部分單位沒有專門人員對檔案進(jìn)行管理，造成檔案管理混亂，同時檔案管理人員專業(yè)水平較低，現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)模大范圍廣，信息化程度有了很大的提高，原有的專業(yè)技術(shù)已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的發(fā)展，所以要加強(qiáng)專業(yè)知識和計算機(jī)信息技術(shù)等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)不斷提升。

2）增強(qiáng)檔案管理工作的意識。正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，檔案是記載了單位的發(fā)展歷程，具有很高的開發(fā)利用價值，存檔是一種手段，存檔的目的主要是為了使用，這是檔案管理的最大意義。分析檔案管理現(xiàn)狀可以看出多數(shù)管理者沒有認(rèn)識到檔案管理的重要作用。因此要突破舊的管理理念，提高認(rèn)識，使他們正確認(rèn)識檔案管理重要性，從而增強(qiáng)他們工作的責(zé)任心。

3）完善現(xiàn)代化的檔案管理體系。檔案管理制度不完善，就無法開展高效的檔案管理工作。要想做好檔案管理工作，必須高度重視制度建設(shè)工作，結(jié)合工作中遇到的實(shí)際情況，不斷的對檔案管理工作制度進(jìn)行優(yōu)化，認(rèn)真落實(shí)制度中的各項(xiàng)內(nèi)容，提高檔案管理工作水平。從戰(zhàn)略角度出發(fā)，結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃，建立完善的檔案管理體系。檔案管理工作頭緒眾多，覆蓋范圍廣，需要所有部門的配合，要協(xié)調(diào)好各部門的信息管理工作，利用各部門的管理優(yōu)勢和技術(shù)特長，做好各部門的信息檔案收集和整理工作，并針對各部門出現(xiàn)問題，不斷對檔案管理制度進(jìn)行完善。同時注重獎罰制度，分清崗位職責(zé)，明確每個崗位的具體工作內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案管理工作的檢查和監(jiān)督工作，落實(shí)好績效考核，提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和積極性。

5 結(jié)語

信息經(jīng)濟(jì)對檔案管理提出了更高的要求，所以必須重視辦公室檔案管理工作，為單位的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息支持，發(fā)揮檔案開發(fā)利用的價值，要加強(qiáng)檔案管理意識，提高檔案管理人員專業(yè)水平，引進(jìn)現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)，搭建檔案管理信息管理平臺，提高檔案管理工作整體水平。

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