中學(xué)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

陳曉敏

摘 要：近這幾年，由于各學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，以及在各工作人員的努力下，檔案管理的成果越來(lái)越凸出。檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，也是衡量學(xué)校管理水平的重要指標(biāo)之一，對(duì)學(xué)校黨務(wù)、行政和教學(xué)工作具有重要意義。目前，中學(xué)檔案管理工作的成績(jī)?cè)诟鹘缍既〉昧撕艽蟮奶嵘?，檔案管理水平也在日漸提升，但是受到各種因素的影響，檔案管理工作中還有很多問(wèn)題，讓檔案的作用也受到了極大影響。目前中學(xué)檔案管理工作主要分為兩大類(lèi)：1）綜合檔案管理：具體內(nèi)容有（文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、教學(xué)檔案、實(shí)物檔案等）；2）人事檔案：是對(duì)于學(xué)校教職員工及學(xué)生的信息管理，本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；中學(xué)；問(wèn)題

檔案管理是檔案事業(yè)的工作，利用科學(xué)的檔案管理方法和原則，更好地為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。提高政府機(jī)構(gòu)的工作效率，保證其工作質(zhì)量，同時(shí)保持一段真實(shí)的歷史。檔案管理工作擁有現(xiàn)實(shí)性的原因是因?yàn)樗涗浟艘郧昂彤?dāng)前的工作情況和歷史經(jīng)歷，將為往后的工作提供借鑒。檔案的真實(shí)性和可靠性決定了檔案是第一手的參考資料。檔案管理信息來(lái)源于本單位的各項(xiàng)工作，真實(shí)地記錄了本單位工作的發(fā)展和成果。完整、系統(tǒng)的檔案是對(duì)單位工作內(nèi)容和工作成果的書(shū)面總結(jié)和客觀反映，為單位今后的工作提供了真實(shí)有效的參考和依據(jù)。

1檔案管理中存在的問(wèn)題

檔案管理在中國(guó)發(fā)展迅速的這幾十年里，為國(guó)家部門(mén)、各級(jí)政府和企事業(yè)單位的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)提供幫助。在我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展時(shí)期，學(xué)校檔案管理辦法的改進(jìn)和檔案信息化的普及，為學(xué)校的教育教學(xué)以及提升辦學(xué)水平等方面提供真實(shí)有效的檔案材料，為學(xué)校、教師隊(duì)伍建設(shè)以及學(xué)生學(xué)習(xí)提供各種幫助。例如，學(xué)校每年的考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析、各科教師的教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)、各項(xiàng)教研活動(dòng)等檔案信息可以真實(shí)有效地反映該學(xué)校的最新的教學(xué)成果。但中學(xué)檔案管理工作還不完善，還存在一些值得思考的問(wèn)題。

1.1 缺乏規(guī)范化的檔案管理

現(xiàn)如今，中學(xué)的檔案管理仍處于水平低下，沒(méi)有科學(xué)合理的管理方式。例如：文書(shū)檔案的分類(lèi)不清，教學(xué)檔案相關(guān)內(nèi)容的排序，以及檔案室的硬件落后等等。由于各種原因的產(chǎn)生，致使檔案的查找和借閱率不高、利用效果不明顯，沒(méi)有起到很好的效果。

1.2 效率較低的檔案檢索

檔案的查找分為手工查找和計(jì)算機(jī)查找的方式。就目前來(lái)看，相當(dāng)一部分中學(xué)仍然是以手工查找為主要搜索方式。中學(xué)的檔案管理部門(mén)在傳統(tǒng)手工查找方面創(chuàng)立了大量的對(duì)策，但是由于相關(guān)策略不夠科學(xué)和精準(zhǔn)，導(dǎo)致在查找效率上沒(méi)有太大進(jìn)步。許多學(xué)校將編寫(xiě)更多的檢索工具作為提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量的前提，因此在信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)搜索的使用率都非常低下。

1.3 缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員

由于中學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)都不高，所以在檔案管理工作中，存在一定的難度，且目前具有專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)技能的人非常少，很多檔案管理人員都是由教師工作轉(zhuǎn)到檔案管理工作上，檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)和技能參差不齊，管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)一定會(huì)影響學(xué)校檔案管理的順利實(shí)施；同時(shí)檔案管理人員的工作態(tài)度也會(huì)對(duì)學(xué)校的檔案管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，檔案管理人員在工作中不認(rèn)真負(fù)責(zé)，往往會(huì)因?yàn)榇中拇笠鈱?dǎo)致一些重要文件的丟失。

2 檔案管理中問(wèn)題的解決方法

2.1 完善檔案管理的規(guī)章制度

因?yàn)榻鼛啄陙?lái)國(guó)家對(duì)于教育事業(yè)的大力支持，而學(xué)校的檔案管理工作是促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，全國(guó)各地的教育機(jī)構(gòu)對(duì)此都制定了相應(yīng)的管理制度，為此對(duì)中學(xué)教育上的要求也在不斷增加，中學(xué)檔案管理工作面對(duì)這些相應(yīng)的情況應(yīng)該做出不同的調(diào)整。首先，在檔案管理中，我們必須要知道檔案管理的目標(biāo)是什么，對(duì)此建立科學(xué)合理規(guī)范的制度，提高檔案管理的實(shí)效性。其次，管理人員要明確了解檔案管理需要進(jìn)行哪些工作，結(jié)合中學(xué)的教育特色建立檔案管理制度。

2.2 校領(lǐng)導(dǎo)積極支持檔案管理工作

在學(xué)校中只有校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，才能為檔案的管理工作提供良好的保護(hù)，檔案管理工作在學(xué)校的各種決定中有一個(gè)良好的建議作用，是學(xué)校校園活動(dòng)的基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作理解和支持，提升對(duì)檔案管理的扶持和資金投入，改善檔案管理的環(huán)境因素，積極提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心。在管理技能方面，學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)管理人員技能的培訓(xùn)，這樣才能提升管理人員的工作質(zhì)量。

2.3 提高團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，提升綜合素養(yǎng)

學(xué)校檔案管理部門(mén)在進(jìn)行人員招聘的時(shí)候，必須按照招聘制度嚴(yán)格考核，管理人員的選擇必須具有專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和管理技術(shù)，同時(shí)具有良好的職業(yè)品質(zhì)，才能參加檔案管理工作。對(duì)于學(xué)校原有的管理人員，學(xué)校應(yīng)對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的強(qiáng)化，促進(jìn)管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)得到進(jìn)一步的提升。作為新時(shí)代的人員，在面對(duì)檔案管理事業(yè)的變化中，檔案管理人員應(yīng)該快速調(diào)整心態(tài)及視野，對(duì)與工作相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行全面的了解，努力提高專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)和技能，讓檔案管理工作在正確的方向越走越遠(yuǎn)。

2.4 調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性

由于傳統(tǒng)管理制度的死板和單一，檔案管理人員在工作中慢慢缺乏積極性，這對(duì)檔案管理工作有著巨大的阻礙，大部分的管理人員都是被動(dòng)從事工作。對(duì)于目前中學(xué)的檔案管理工作如果想要進(jìn)一步的發(fā)展，必須進(jìn)行合理的調(diào)整，改變現(xiàn)有的局面，通過(guò)科學(xué)合理的考評(píng)和激勵(lì)機(jī)制，使檔案工作人員由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，積極從事工作。

2.5 促進(jìn)信息化的實(shí)現(xiàn)，完善設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)如今，各個(gè)行業(yè)都隨著社會(huì)的發(fā)展不斷改變，中學(xué)檔案管理也不列外，必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的需要。檔案管理工作人員必須擺正積極學(xué)習(xí)的心態(tài)，掌握科學(xué)合理的信息化管理手段，解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，讓檔案管理工作與現(xiàn)代化相結(jié)合，通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)信息媒介作為檔案管理方式，在需要時(shí)發(fā)揮作用。先進(jìn)的設(shè)備是提高工作效率的重要因素之一，為提高中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)，學(xué)校要積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，推進(jìn)中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)，從而提高中學(xué)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。并且計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的引進(jìn)，有利于中學(xué)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的整合，為教學(xué)管理工作提供依據(jù)。中學(xué)檔案信息化設(shè)備的使用，也便于提高教師查詢(xún)所需檔案數(shù)據(jù)的效率，從而幫助教師更加準(zhǔn)確的認(rèn)知目前的教學(xué)現(xiàn)狀，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)，制定相應(yīng)的教學(xué)目標(biāo)，提高中學(xué)整體的教學(xué)質(zhì)量。

2.6 保證檔案的安全管理

在中學(xué)檔案管理中，電子檔案必須有科學(xué)完整的存儲(chǔ)方式，確定檔案存儲(chǔ)的格式和標(biāo)準(zhǔn)，且保證被大部分軟件認(rèn)可，支持資源共享。在電子檔案形成以后，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份保存，避免檔案的損壞和丟失。制定相關(guān)的保密機(jī)制。比如：對(duì)于檔案管理的存儲(chǔ)有專(zhuān)人保管，設(shè)置管理密碼，禁止他人參閱，防止電子檔案的泄露。并且提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，落實(shí)管理人員的責(zé)任。

3 結(jié)論

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文件信息系統(tǒng)的組成部分之一，在全社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅關(guān)系到地方單位的工作和生產(chǎn)，而且關(guān)系到整個(gè)社會(huì)。在新的歷史條件下，檔案工作必須與時(shí)代發(fā)展密切相關(guān)，必須采取有效措施更新觀念，積極探索現(xiàn)代檔案管理模式，推進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

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