疾控中心檔案信息化管理存在的不足及優(yōu)化措施

摘 要：隨著科技技術(shù)的發(fā)展日新月異，現(xiàn)代信息化管理技術(shù)也正廣泛地運(yùn)用與各行各業(yè)，基于此，若在疾控中心的檔案管理過程中運(yùn)用此類技術(shù)，除了可以確保其檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理之外，還能最大程度地提高其工作效率。但是，運(yùn)用此類技術(shù)時(shí)同樣存在相應(yīng)的信息化管理問題，比如資金投入、人員素質(zhì)、管理制度等，進(jìn)而致使其無法取得最佳的管理效果。因此，本文就疾控中心檔案信息化管理存在的不足及優(yōu)化措施進(jìn)行分析旨在為今后的疾控中心發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案信息化管理；不足；優(yōu)化措施

近幾年，伴隨新信息化發(fā)展地越來越快，其于互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合產(chǎn)生的信息化管理應(yīng)用也在逐漸呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。而對(duì)于疾控中心的檔案管理過程而言，此類技術(shù)手段的應(yīng)用同樣不可或缺。通常來說，各式各樣的信息都會(huì)涌入該中心的檔案管理過程中，若僅僅通過人工整理病人的情況，則經(jīng)常導(dǎo)致其工作效率和準(zhǔn)確性低下。因此，該項(xiàng)管理應(yīng)用于該中心除了可最大程度降低此類不足的發(fā)生率之外，還能通過更加簡(jiǎn)便的工作程序降低工作量，借此提升其資料的查找速度，進(jìn)而有效提升該項(xiàng)管理的工作效率和準(zhǔn)確性。

1 疾控中心檔案管理工作的重要性分析

檔案管理工作在疾控中心每個(gè)工作環(huán)節(jié)的建構(gòu)中都不可或缺，首先，政府疾病預(yù)防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急、視頻安全與衛(wèi)生監(jiān)督技術(shù)支撐、保護(hù)公眾生命健康等都是該中心的重要公共衛(wèi)生職能[1]，且社會(huì)管理決策、公共事務(wù)管理等工作的全面調(diào)節(jié)、控制都是重點(diǎn)根據(jù)此類管理工作展開，同時(shí)，其檔案還能作為該中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要檢查依據(jù)，基于此，該中心的實(shí)際工作落實(shí)情況、疾病預(yù)防控制的執(zhí)行效果都可得以直觀、明了地體現(xiàn)。其次，該中心檔案對(duì)于相關(guān)部門政策的擬定具備指導(dǎo)意義，不僅可以調(diào)整其疾病防控和基本公共衛(wèi)生，還能確保其所采取的相關(guān)措施更加科學(xué)、合理。

2 疾控中心檔案信息化管理存在的不足

2.1 資金投入有限

近幾年，因?yàn)槭屑?jí)、縣級(jí)的衛(wèi)生局和國(guó)家檔案局不斷提升自身的工作要求，促使該中心系統(tǒng)的信息平臺(tái)發(fā)展得越來越快，其疫情報(bào)告、計(jì)劃免疫、衛(wèi)生檢驗(yàn)、食品衛(wèi)生等方面獲取的佳績(jī)不勝枚舉[2]。伴隨該項(xiàng)管理系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展，錄音、視頻和多媒體等功能都可作為此類檔案的構(gòu)建基礎(chǔ)；同時(shí)，此類檔案也可通過數(shù)字的電子形式輸入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，最后去數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)該檔案的存儲(chǔ)功能。但是，現(xiàn)在國(guó)內(nèi)大多數(shù)的疾控中心都不具備較高的經(jīng)濟(jì)條件，致使其資金投入紀(jì)委局限，進(jìn)而無法根據(jù)該項(xiàng)的相關(guān)要求匹配高質(zhì)量的應(yīng)用設(shè)備和環(huán)境。

2.2 管理人員的素質(zhì)較低

疾病預(yù)防工作具備較強(qiáng)專業(yè)性，其將對(duì)該中心的管理工作產(chǎn)生直接影響。目前，國(guó)內(nèi)的疾控中心不具備充足的工作人員，致使打字員職能和檔案管理人員職能集于一人，或者是醫(yī)療衛(wèi)生的專業(yè)人員兼職檔案管理員的工作。但是，因?yàn)樯鲜鋈藛T不具備全面性的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致其無法順利開展并實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)管理工作的內(nèi)容及職能。同時(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生人員缺乏足夠的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，無法嫻熟地使用存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)等專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能，少數(shù)人員連簡(jiǎn)單的用戶權(quán)限都不會(huì)設(shè)置，進(jìn)而無法順利控制檔案的安全問題。對(duì)于專門的檔案管理人員而言，由于疫情專業(yè)數(shù)據(jù)量巨大，其通常無法劃分其輕重緩急程度，致使檔案的收集、分檔和整理工作缺乏時(shí)效性，進(jìn)而導(dǎo)致該項(xiàng)管理無法實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。少數(shù)檔案管理人員由于自身缺乏較高素質(zhì)，導(dǎo)致該項(xiàng)管理過程遭受直接影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)發(fā)錯(cuò)檔、丟失和缺檔等問題。

2.3 疾控檔案的管理制度需完善

盡管大部分疾控中心已構(gòu)建檔案管理制度。但是卻不能貫徹落實(shí)其實(shí)際運(yùn)行過程。有些人員未經(jīng)許可就可在檔案室出入及操作計(jì)算機(jī)，有些人員擦拭電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備過程中使用的抹布較為粗糙，還有些人員把檔案隨意的放在辦公桌上。上述行為極易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞、丟失和人為泄密等安全問題。因?yàn)樵撝行膮R集大量的衛(wèi)生醫(yī)療專業(yè)人員，且其極度不具備專業(yè)的電子檔案管理知識(shí)，未能相應(yīng)熟知該項(xiàng)檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)，致使敷衍的操作流程存在于該中心檔案信息化管理制度的擬定過程中，進(jìn)而無法匹配相關(guān)的檔案管理需求。

3 加強(qiáng)疾控中心檔案信息化管理的優(yōu)化措施

3.1 增強(qiáng)檔案信息化管理的資金投入

第一，硬件系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于該中心而言，其應(yīng)該高度認(rèn)知此類建設(shè)對(duì)該項(xiàng)管理的重要性，借此確保大量的資金投入到檔案管理部門，而相關(guān)人員則應(yīng)主動(dòng)為該部門配備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描以及高性能計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施。此外，由于大量的信息資料存在于該項(xiàng)管理過程中，要想檔案信息傳遞得更加快速、方便，就需配備和購(gòu)買專業(yè)的檔案整理、收集的計(jì)算機(jī)，基于此，其硬盤可具備儲(chǔ)存容量大，快速檢索和便于存儲(chǔ)等功能。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。該中心在實(shí)施該項(xiàng)管理之前，通常以紙質(zhì)檔案的形式管理存儲(chǔ)相關(guān)信息，因此，只有該中心不斷提升只能建設(shè)力度，才能主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案、文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效地轉(zhuǎn)化歸檔處理，進(jìn)而確保此類資料的自動(dòng)整理，檢索，查閱和利用等功能得以具體實(shí)現(xiàn)，確保該部門以較高的質(zhì)量何晶度完成其管理工作。

3.2 建立健全檔案信息化管理體系

較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，該項(xiàng)管理工作具備較大差異性，一旦未能改更新其管理制度，就可最大程度降低該項(xiàng)管理工作的實(shí)行效率。因此，對(duì)于該項(xiàng)管理規(guī)章制度的構(gòu)建過程而言，各個(gè)疾控中心務(wù)必要以自身的具體發(fā)展情況和檔案資料庫(kù)容量為出發(fā)點(diǎn)，借此確保檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室出入要求等方面內(nèi)容得以確立，同時(shí)，細(xì)致劃分并落實(shí)實(shí)際崗位的在崗職責(zé)，基于此，除了確保相關(guān)工作人員根據(jù)實(shí)際工作的操作流程展開實(shí)施之外，還能確保其工作過程符合相關(guān)規(guī)章制度，進(jìn)而有效提高該項(xiàng)管理工作的規(guī)范性要求。此外，該中心還應(yīng)確保自身制定的獎(jiǎng)懲方案與監(jiān)管方式符完全符合其管理制度，借此一方面確保相關(guān)人員的服務(wù)意識(shí)與自覺性得以提升，另一方面也能在健全該項(xiàng)管理體系的同時(shí)穩(wěn)步提升其工作質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育

第一，對(duì)于該中心的檔案管理部門而言，其要想提升相關(guān)人員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性和積極參與性，就需將業(yè)務(wù)考核體系，檔案管理人員任免體系，繼續(xù)教育體系等內(nèi)容擬定于此類人員的后續(xù)管理工作中，借此促使其以強(qiáng)烈的緊迫感全身心的投入到此類管理工作中。第二，該項(xiàng)管理工作的實(shí)際情況是該中心針對(duì)性健身體系的擬定基礎(chǔ)，基于此，除了可以確保此類人員的主觀能動(dòng)性得以全面調(diào)動(dòng)之外，還能促使大量綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)知識(shí)強(qiáng)高的檔案管理人才不斷投身于該項(xiàng)管理工作中，借此全面提升該項(xiàng)管理隊(duì)伍的建設(shè)力度和綜合素質(zhì)。第三，加大檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育力度。講座，委培等多種形式構(gòu)建的檔案管理專業(yè)知識(shí)，信息化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)講座，都可有效提升此類管理隊(duì)伍的專業(yè)水準(zhǔn)，信息化水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，收集、整理、保存疾控中心的相關(guān)檔案工作是開展公共衛(wèi)生事業(yè)的重要前提?；诖耍环矫婵杀Ｕ蠌V大群眾的利益和安全，另一方面也能相應(yīng)地保障社會(huì)的和諧和穩(wěn)定。因此，只有從加大資金投入、管理體系完善、人員素質(zhì)提升等方面開展該項(xiàng)管理工作，才能最大程度的提升其工作質(zhì)量、效率和精度，進(jìn)而有效推動(dòng)疾控中心檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)延續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]彭秋先.基于SWOT分析的疾控中心檔案信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：78-79.

[2]盧卉，劉玲玲.疾控機(jī)構(gòu)干部人事檔案信息化建設(shè)探討——以四川省疾病預(yù)防控制中心為例[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2017，24（5）：310-311.

作者簡(jiǎn)介

賈蘭素（1978-），女，漢，大專，初級(jí)，研究方向：檔案管理。