提升辦公室檔案管理工作效率的策略

摘 要：現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)水平都實(shí)現(xiàn)了高速發(fā)展，為更好的順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展潮流，工作單位越來越重視辦公室檔案管理工作水平。提高辦公室檔案管理工作效率，是保證辦公室工作高效開展的重要基礎(chǔ)。然而，目前在實(shí)際工作中，辦公室檔案管理工作還存在一些問題，影響著工作效率。本文基于提高辦公室檔案管理工作效率的重要性，分析了當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題，并提出了提升辦公室檔案管理工作效率的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

辦公室是工作單位人員辦公的主要場(chǎng)所，在辦公室管理中，檔案管理工作是其重要組成部分。實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，最大限度的發(fā)揮檔案在辦公室管理工作中的價(jià)值。目前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)水平的提升，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。在辦公室檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不斷改善創(chuàng)新辦公室檔案管理工作辦法，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作效率，成為當(dāng)前工作單位辦公室管理工作的主要內(nèi)容之一。

1 提升辦公室檔案管理工作效率的重要作用

1）推進(jìn)單位工作順利進(jìn)行。辦公室檔案管理工作對(duì)單位整體工作有重要影響，提升辦公室檔案管理工作效率，能夠有效促進(jìn)單位工作的順利實(shí)施。辦公室檔案一般包含單位人、事、物等所有資料的檔案，其內(nèi)容往往都非常重要。在大量的單位檔案中，有一些檔案是極為重要或者是關(guān)系到單位重大機(jī)密的檔案，這些重要的機(jī)密檔案對(duì)整個(gè)單位工作的開展能夠產(chǎn)生重大影響，甚至對(duì)單位的存續(xù)與發(fā)展有重大關(guān)系?；诖?，在辦公室檔案管理中采取切實(shí)有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推進(jìn)檔位工作的順利進(jìn)行。

2）提升單位整體工作效率。提升辦公室檔案管理工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢與利用效率的最大化，從而提升單位整體的工作效率。辦公室需要管理的檔案資料文件種類繁多，內(nèi)容龐雜，有效的管理方法能夠?qū)n案清晰明了的分門別類，更便于查詢管理，在相關(guān)人員需要借閱檔案資料時(shí)，辦公室檔案管理人員能夠迅速找到所需要的檔案文件，進(jìn)而在很大程度上提高單位工作效率。

3）加強(qiáng)對(duì)單位機(jī)要文件的保護(hù)。單位機(jī)要文件同屬于辦公室檔案，統(tǒng)歸于辦公室檔案管理人員管理，如果管理工作做不到位，一旦發(fā)生機(jī)要檔案泄露事件，不僅會(huì)嚴(yán)重影響單位整體的工作效率，還可能會(huì)對(duì)單位造成沉重的打擊，導(dǎo)致單位發(fā)生危機(jī)。因此，做好辦公室檔案管理工作十分重要。高效率的辦公室檔案管理工作，需要完善機(jī)要文件的管理制度，設(shè)置文件查閱權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件的保密性措施。因此，提升辦公室檔案管理工作效率，有利于加強(qiáng)對(duì)單位機(jī)要文件的保護(hù)。

2 當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

1）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度?，F(xiàn)階段，大部分工作單位在辦公室檔案管理工作中，由于沒有建立健全的檔案管理制度，而導(dǎo)致辦公室檔案管理效率低下。在辦公室檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒有明確相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)，不能對(duì)管理人員形成較強(qiáng)的約束力，容易出現(xiàn)管理混亂，一旦發(fā)生問題，無法確定責(zé)任人。同時(shí)，管理制度的不健全，沒有對(duì)管理人員工作進(jìn)行規(guī)范化、制度化要求，導(dǎo)致其在工作中不能充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，工作隨意性較強(qiáng)，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)較多的疏漏，最終影響單位整體的工作效率。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。在很多工作單位中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都不高，在實(shí)際的工作中，不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，進(jìn)而產(chǎn)生檔案管理不規(guī)范、不合理等現(xiàn)象。在工作單位中，有大部分的檔案管理人員都不是專業(yè)的，甚至只是由其他崗位人員兼職檔案管理崗位。這些管理人員不能及時(shí)整理檔案，造成大量的資料文件長(zhǎng)時(shí)間堆積。由于缺乏合理的整理規(guī)劃，在工作人員需要查閱相關(guān)資料時(shí)，往往要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間去尋找，還可能會(huì)發(fā)生檔案缺失的情況，嚴(yán)重影響了工作效率，檔案的價(jià)值也很難在具體工作中實(shí)現(xiàn)。另外，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，一個(gè)重要反映就是其管理工作態(tài)度不夠端正，缺乏對(duì)崗位職責(zé)的正確認(rèn)知，不能本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度去開展工作。辦公室檔案管理工作內(nèi)容較多，在單位管理工作中地位較重，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高，如果管理人員不具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，就會(huì)導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率降低，進(jìn)而影響單位整體的工作效率。

3）檔案查詢利用率較低。目前，由于很多單位對(duì)辦公室檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還不夠全面，從而不注重對(duì)管理方法的創(chuàng)新和管理技術(shù)的提高，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理制度也不夠全面。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導(dǎo)致檔案的查詢利用率難以提高，同時(shí)，還有一些人員在需要借閱檔案時(shí)，由于借閱程序的冗雜而放棄借閱，導(dǎo)致檔案不能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的策略

1）建立健全的辦公室檔案管理制度。建立健全的辦公室檔案管理制度，首先需要管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高管理意識(shí)；其次，需要完善管理制度，保證管理人員的工作規(guī)范化、制度化。檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到其本職工作的重要性后，就能夠在實(shí)際工作中形成自身約束，有意識(shí)的減少管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進(jìn)行，嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行整理分類。同時(shí)，完善檔案管理制度，明確崗位責(zé)任。制定完善的崗位獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于由于沒有按照相關(guān)規(guī)章制度開展工作而造成檔案缺失、損壞等行為的，進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰，對(duì)其他管理人員形成震懾作用，從而約束、規(guī)范管理人員行為；對(duì)于在管理工作中表現(xiàn)良好，不斷創(chuàng)新管理方法，提高管理技能的工作人員，要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)工作人員進(jìn)一步提高工作水平，同時(shí)在辦公室檔案管理工作中樹立良好的學(xué)習(xí)榜樣，激勵(lì)全體員工做好更好的完成本職工作。

2）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在辦公室檔案管理工作中，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，是提升檔案管理工作效率的重要前提。提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。工作單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠具備豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，從而適應(yīng)單位發(fā)展的需求。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其正確認(rèn)識(shí)到自身在管理工作中的不足，從而主動(dòng)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，以及對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)。最后，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，保證辦公室檔案管理崗位人員專職、專責(zé)，從而提高工作質(zhì)量和工作效率。高素質(zhì)的專業(yè)管理人員能夠保證在實(shí)際工作中規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)單位檔案價(jià)值的最大化。

3）建立信息化檔案管理，提高檔案利用率。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，在辦公室檔案管理工作中，建立信息化檔案管理辦法，能夠極大的提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在信息化檔案管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)與電子數(shù)據(jù)庫。信息化檔案管理不僅能實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案清晰的分類管理，保證檔案資料的有序性，同時(shí)還有效避免了檔案資料長(zhǎng)時(shí)間堆積造成的缺失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。在相關(guān)工作人員需要查閱利用檔案時(shí)，管理人員只需要從信息化檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，就能夠快速找到所需要的資料，從而避免了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，提高檔案的利用率。

4 總結(jié)

辦公室檔案管理工作在單位工作中占有重要地位，與單位的每項(xiàng)工作都有密切聯(lián)系。不斷提升辦公室檔案管理工作效率，提升檔案的使用價(jià)值，對(duì)提高單位整體工作效率有重要意義。

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作者簡(jiǎn)介

李潔（1976-），女，漢族，北京市，本科，北京星航機(jī)電裝備有限公司，研究方向：檔案管理。