試析學校檔案管理和利用

姜會圖

摘 要：學校檔案是學校廣大教職員工在教育教學工作、學校管理及其他各項工作和學習等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史憑證，是學校的財富。學校檔案工作是各項工作的重要組成部分。因此，加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的需要，學校應該在抓好教學管理的同時抓好檔案管理和利用工作。

關(guān)鍵詞：學校；檔案管理；利用

1 提高對檔案管理工作重要性的認識

檔案工作首先要得到學校領(lǐng)導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡，成立以校長為組長，各科室負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都沒有兼職檔案員。建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利進行。

加強檔案管理觀念工作是服務于現(xiàn)實的需要

學校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻精神，同時應當多一些敏捷和窨智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動自己聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作自身價值。

檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務現(xiàn)實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領(lǐng)導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。

2 學校檔案的分類及管理制度

學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業(yè)務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。

文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學校領(lǐng)導進行決策、總結(jié)工作、制度計劃的可靠信息資料。

教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有價值保存的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質(zhì)量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是衡量一個學校辦學水平的標志，又是進行教學活動和教學科研不可缺少的依據(jù)和參考評比。

基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，增強檔案管理對促進學校檔案工作科學化，規(guī)范化建設具有重要作用。

3 健全學校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法

學校檔案材料是領(lǐng)導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保文件材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學?；顒铀纬傻奈募牧鲜占埂皫ね狻辈牧系淖饔玫玫匠浞职l(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。

3.1 學校檔案整理

整理工作是檔案管理基礎工作中的主要環(huán)節(jié)，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”材料的作用得到補充，應嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學、學籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構(gòu)的完整性按照學校檔案的來源時間、內(nèi)容和性質(zhì)條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎，使這保持其系統(tǒng)性，便于學校檔案的安全保管和方便利用。

3.2 學校檔案的鑒定

檔案鑒定工作是檔案精練的重要手段。學校檔案鑒定的主要任務是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區(qū)分重點，使學校有價值的重要檔案得到保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學校檔案鑒定要堅持按內(nèi)容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復雜的學校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要的保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。

3.3 學校檔案保管

檔案保管工作是檔案工作的一項重要的基礎工作。學校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、社會的不利因素對學校檔案的損毀，切實保護學校檔案的完整和安全，不斷提高學校檔案管理的科學性。學校檔案保管要堅持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。

3.4 學校檔案統(tǒng)計

要以表冊、數(shù)字的形式，揭示學校檔案與檔案工作的有關(guān)情況。其主要內(nèi)容包括學校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況；認真填上級教育行政部門印發(fā)的有關(guān)統(tǒng)計報表。

3.5 學校檔案利用

學校檔案信息資源開發(fā)與，堅持 按規(guī)章制度辦事 ，注重改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、迅速。做好后勤服務工作，強化學校檔案室的服務功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標準化，不斷增加檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好的地為教育教學服務。

4 努力實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用計算機等現(xiàn)代設備對檔案進行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡以電子計算機為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率重要手段。因此，在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微機、掃描儀、刻錄機等現(xiàn)化設備，運用科學的管理方法，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。