淺談事業(yè)單位如何做好檔案工作

公君超

摘 要：檔案管理工作不管是在事業(yè)單位還是其他相關(guān)單位，都是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的存在。同時(shí)，在許多工作崗位上，倘若缺少檔案管理工作，那么事業(yè)單位內(nèi)部將嚴(yán)重紊亂，后果不堪設(shè)想。事業(yè)單位檔案數(shù)量巨大，其地位十分重要。有序地組織檔案是非常重要的。一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案的整理，可以為檔案的保存和利用打下良好的基礎(chǔ)，是提高檔案管理質(zhì)量的重要保證。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理管理工作不斷改進(jìn)，但仍有一些問(wèn)題需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理水平，充分體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；途徑

檔案工作是一項(xiàng)非常專(zhuān)業(yè)和保密的工作，可以有效地提高工作質(zhì)量和水平。因此，建立起一個(gè)科學(xué)高效的檔案管理系統(tǒng)是提高工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在工作中，各部門(mén)要充分重視管理工作的重要性，使整個(gè)單位得到更好的發(fā)展。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視支持是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

為了使領(lǐng)導(dǎo)者重視和支持他們，首先，他們應(yīng)該熱愛(ài)自己的工作，努力工作。同時(shí)，檔案工作者也要調(diào)動(dòng)工作積極性。同時(shí)，要不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和實(shí)際工作水平。員工們應(yīng)該熱愛(ài)自己的事業(yè)，努力創(chuàng)造自己的事業(yè)。工作表現(xiàn)很好，給領(lǐng)導(dǎo)留下了很深的印象。第二是增加請(qǐng)求和報(bào)告的頻率。有些機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)在自己的工作中不重視檔案工作，同時(shí)也傾向于認(rèn)為檔案管理是不可缺少的。因此，檔案管理人員必須及時(shí)地使相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)知曉檔案的最近情況，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視和支持檔案工作。這也是檔案管理者應(yīng)該高度重視的一個(gè)點(diǎn)。第三，樹(shù)立全面的大局意識(shí)，同時(shí)主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理人員在工作中應(yīng)具有高度的服務(wù)意識(shí)，做好核心工作，當(dāng)相關(guān)部門(mén)需要相應(yīng)的材料時(shí)，需在最短時(shí)間內(nèi)，利用最高的效率將材料提供給相應(yīng)部門(mén)。

2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

2.1 提高檔案工作人員的政治素質(zhì)

檔案工作者在實(shí)際工作中，必須堅(jiān)持高度正確的政治傾向。同時(shí)，要大力貫徹黨和國(guó)家建設(shè)過(guò)程中提出的政策和政策。由于檔案工作在實(shí)際工作中具有很強(qiáng)的保密性，而且也有一定的政治傾向，檔案工作人員對(duì)于這類(lèi)工作，必須保守秘密， 始終堅(jiān)定不移地堅(jiān)守住自己的崗位與內(nèi)心。

2.2 提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案工作人員在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和工作要求，履行職責(zé)。同時(shí)，他們?cè)诠ぷ髦袘?yīng)該有高度的責(zé)任感。他們應(yīng)該在管理的第一層次了解文獻(xiàn)學(xué)和檔案保護(hù)技術(shù)等許多學(xué)科。同時(shí)，要在工作中充分了解國(guó)家有關(guān)檔案管理的政策和措施，以滿(mǎn)足自身的需要。要不斷發(fā)展和完善成功的事業(yè)，靈活運(yùn)用所掌握的知識(shí)和技能。只有這樣，才能更好地保證員工保質(zhì)保量地完成相關(guān)工作。

2.3 提高工作人員的知識(shí)素質(zhì)

檔案工作人員在工作中，必須具備一定量的文化水平，在熟練掌握有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，掌握與工作有關(guān)的各種知識(shí)，并在工作中掌握與歷史和檔案內(nèi)容有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)。檔案館管理者在工作中，要對(duì)管理學(xué)和圖書(shū)館學(xué)有更深入的認(rèn)識(shí)。只有高度地掌握了相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，才能在執(zhí)行檔案管理工作時(shí)更加地游刃有余。

2.4 提高檔案整理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作者必須加強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，努力提高自身相關(guān)的業(yè)務(wù)水平和工作技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案整理工作。事業(yè)單位檔案管理人員還應(yīng)學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技能，改變傳統(tǒng)的檔案整理觀念，摒棄落后的檔案整理模式，創(chuàng)新檔案整理手段，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案整理效率和水平，有效地完成檔案整理工作。

3 要做好檔案的立卷歸檔、分類(lèi)、編號(hào)等

首先，檔案的分類(lèi)一般可以根據(jù)文件的類(lèi)型來(lái)劃分，如文件、科學(xué)技術(shù)、實(shí)物等類(lèi)別，或者根據(jù)生成機(jī)構(gòu)來(lái)劃分。你單位的文件和資料可以按部門(mén)分類(lèi)，分為文件、科技、實(shí)物等。各部門(mén)制作的文件是一個(gè)整體并提交給您。

其次，不管單位大小，每個(gè)部門(mén)都可以單獨(dú)統(tǒng)一編號(hào)。檔案可按年份、保存期、序列號(hào)進(jìn)行編號(hào)。

第三，檔案管理應(yīng)以編目為重點(diǎn)。可下載文件目錄表、全文引文目錄表、檔案文件目錄等文件，并按格式統(tǒng)一填寫(xiě)。這些信息在許多場(chǎng)合都可用，也可以是自制的。目錄則應(yīng)該與各文件產(chǎn)生相應(yīng)的內(nèi)部關(guān)聯(lián)，以便未來(lái)更好更快地搜索。

4 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

首先，相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)性極其重要。檔案管理是一門(mén)高度專(zhuān)業(yè)化的學(xué)科，要求檔案工作者既要有較高的檔案管理能力，又要有一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)水平，尤其是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)尤其發(fā)達(dá)的今天，掌握一些計(jì)算機(jī)相關(guān)的技能十分重要。因此，只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，拓寬視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，檔案管理人員才能在檔案管理的新時(shí)代做好工作。

第二，掌握科學(xué)、規(guī)范、現(xiàn)代的管理技能。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨發(fā)達(dá)，檔案管理工作也應(yīng)與其進(jìn)行緊密結(jié)合，以趕上時(shí)代步伐。因此，檔案管理人員也應(yīng)不斷提升自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，在日后應(yīng)對(duì)相關(guān)的工作內(nèi)容時(shí)，也不至于一竅不通。這就要求檔案管理者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理技術(shù)，以滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的需要。

第三，檔案管理應(yīng)采用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是真實(shí)的歷史記錄，內(nèi)容豐富，資源豐富，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段組織檔案，按文件的形成順序進(jìn)行打印。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，減少一些不必要的低效率工作。

5 結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是在事業(yè)單位還是其他相關(guān)單位，檔案管理都是一個(gè)不容忽視的絕對(duì)存在。同時(shí)，在許多工作中，如果缺少檔案管理工作，那么內(nèi)部機(jī)構(gòu)將受到嚴(yán)重干擾，后果不堪設(shè)想。特別是一些特殊的文件和材料需要由檔案管理員妥善管理。因此，在實(shí)際工作中，必須采取有效措施，提高員工的素質(zhì)和水平。只有這樣，才能把機(jī)關(guān)檔案管理推向新的發(fā)展階段。

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