普通耗材消耗監(jiān)管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

肖永平

中國(guó)人民解放軍聯(lián)勤保障部隊(duì)第九七醫(yī)院 信息科，山東 煙臺(tái) 264002

引言

醫(yī)用普通耗材因?yàn)槭褂脭?shù)量大、價(jià)格低、重視程度低，是醫(yī)院管理工作中的弱項(xiàng)，普通耗材一般成箱、成包的領(lǐng)用，無法做到像高值耗材一樣的“一物一碼、全程可追溯”式管理，這些特點(diǎn)造成了普通耗材往往成為監(jiān)管的薄弱地帶[1-4]。因醫(yī)院較少在科室建立二級(jí)庫房，科室領(lǐng)用普通耗材后，耗材的數(shù)量、消耗及去向較難控制。在醫(yī)院組織的歷次醫(yī)用耗材檢查中發(fā)現(xiàn)了一些問題，一是耗材的采購無可靠的消耗數(shù)據(jù)為依據(jù)，存在多采浪費(fèi)或少采誤工的現(xiàn)象；二是領(lǐng)用和實(shí)際計(jì)價(jià)消耗差別較大，存在耗材不明消耗或因多領(lǐng)而庫存積壓的問題；三是存在科室個(gè)別耗材請(qǐng)領(lǐng)型號(hào)和計(jì)價(jià)型號(hào)不符，造成財(cái)經(jīng)管理混亂的問題[5-9]。

普通耗材以上的這些問題都不同程度地存在，由于缺乏有效的監(jiān)控手段和信息系統(tǒng)，往往只能在檢查后整改，效果并不理想。大部分現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)只對(duì)高值耗材進(jìn)行采購、入出庫和消耗的全流程條碼式管理，普通耗材的采購、消耗等全過程的監(jiān)管相對(duì)缺乏，這就要求我們開發(fā)普通耗材消耗監(jiān)管系統(tǒng)，做到“采購有依據(jù)、消耗有監(jiān)管”，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)用普通耗材的管理[10-13]。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 開發(fā)技術(shù)

系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，用Powerbuilder語言開發(fā)，依托“軍衛(wèi)一號(hào)”系統(tǒng)，數(shù)據(jù)獲取自后臺(tái)數(shù)據(jù)庫Oracle11g。PowerBuilder是美國(guó)Sybase公司研制的基于C/S架構(gòu)的集成開發(fā)工具，通過ODBC與Oracle數(shù)據(jù)庫相連，并提供與當(dāng)前流行的大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫的接口。Oracle數(shù)據(jù)庫是在數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域中一直處于領(lǐng)先地位的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，使用效率高，可靠性好。

1.2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

普通耗材消耗監(jiān)管系統(tǒng)的主要作用是耗材請(qǐng)領(lǐng)后的使用和消耗監(jiān)管，并為耗材的采購提供數(shù)據(jù)依據(jù)，根據(jù)需要，主要設(shè)計(jì)以下幾項(xiàng)功能模塊：① 院級(jí)耗材入出庫數(shù)量比對(duì)，該功能主要統(tǒng)計(jì)每種耗材在一定時(shí)期內(nèi)的采購入庫和消耗出庫情況對(duì)比，當(dāng)其數(shù)據(jù)差值（正或負(fù)）超過預(yù)警值時(shí)，停止或及時(shí)補(bǔ)充采購，為耗材的采購提供依據(jù)；② 科室耗材領(lǐng)用與計(jì)價(jià)的數(shù)量對(duì)比，該功能主要用來對(duì)無故損耗的耗材進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)際上起到二級(jí)庫房的作用。系統(tǒng)計(jì)算一定時(shí)期內(nèi)科室每種耗材領(lǐng)用的數(shù)量與實(shí)際計(jì)價(jià)數(shù)量的對(duì)比，為每種耗材設(shè)定一定的自然損耗值，當(dāng)對(duì)比的差值大于自然損耗值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)預(yù)警，科主任或科內(nèi)耗材管理人員對(duì)超過預(yù)警值的耗材進(jìn)行盤點(diǎn)和去向核對(duì)；③ 科室耗材領(lǐng)用與計(jì)價(jià)的金額對(duì)比，該功能主要計(jì)算一定時(shí)期內(nèi)耗材的領(lǐng)用與實(shí)際計(jì)價(jià)的總金額情況，分別統(tǒng)計(jì)同名稱、同規(guī)格型號(hào)耗材的領(lǐng)用與計(jì)價(jià)金額對(duì)比，統(tǒng)計(jì)同名稱、不同規(guī)格型號(hào)耗材的領(lǐng)用與計(jì)價(jià)金額對(duì)比，從中分析是否存在不按型號(hào)計(jì)價(jià)的問題，如領(lǐng)用價(jià)格低的耗材，按價(jià)格高的同名稱、不同規(guī)格型號(hào)耗材計(jì)價(jià)。系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)如圖1所示。

圖1 普通耗材消耗監(jiān)管系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)圖

1.3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)主要從普通耗材入出庫記錄和計(jì)價(jià)明細(xì)表中提取和分析數(shù)據(jù)，分別是物資入庫主記錄MTRL_IMPORT_MASTER、物資入庫明細(xì)表MTRL_IMPORT_DETAIL、物資出庫主記錄MTRL_EXPORT_MASTER、物資出庫明細(xì)表MTRL_EXPORT_DETAIL、住院費(fèi)用明細(xì)表INP_BILL_DETAIL、門診費(fèi)用明細(xì)表OUTP_BILL_ITEMS。

系統(tǒng)建立普通耗材入庫和出庫明細(xì)MTRL_IMEX_DETAIL、科室耗材領(lǐng)用與消耗記錄MTRL_REUS_DETAIL、單品名多規(guī)格耗材計(jì)價(jià)明細(xì)MTRL_EVERY_DETAIL等三個(gè)視圖。

MTRL_IMEX_DETAIL將醫(yī)院耗材在一定時(shí)期內(nèi)的入庫和出庫情況在一個(gè)視圖中展示，用來統(tǒng)計(jì)每種耗材的采購和消耗情況對(duì)比；MTRL_REUS_DETAIL將科室的每一種耗材（單規(guī)格）在一定時(shí)期內(nèi)領(lǐng)用和計(jì)價(jià)數(shù)量在一個(gè)視圖中展示，用來分析每種耗材的使用消耗情況，作為庫存查驗(yàn)的依據(jù)；MTRL_EVERY_DETAIL將每一種耗材（多個(gè)規(guī)格型號(hào)）的領(lǐng)用、計(jì)價(jià)數(shù)量和金額在一個(gè)視圖中展示，用來統(tǒng)計(jì)分析每種耗材是否存在不按實(shí)際型號(hào)計(jì)價(jià)的問題。視圖MTRL_EVERY_DETAIL的結(jié)構(gòu)如表1所示。

表1 視圖MTRL_EVERY_DETAIL結(jié)構(gòu)表

2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.1 建立視圖

在Powerbuilder中連接醫(yī)院的HIS數(shù)據(jù)庫Oracle11g中，關(guān)聯(lián)物資出入庫主記錄和明細(xì)表四張表，建立Grid方式的數(shù)據(jù)視圖MTRL_IMEX_DETAIL；關(guān)聯(lián)物資出庫主記錄和明細(xì)、住院和門診費(fèi)用明細(xì)等四張表，建立Grid方式的數(shù)據(jù)視圖MTRL_REUS_DETAIL，再以這四張表為基礎(chǔ)建立Group方式的數(shù)據(jù)視圖MTRL_EVERY_DETAIL。其中視圖MTRL_REUS_DETAIL的嵌套select語句關(guān)鍵代碼如下：

2.2 建立數(shù)據(jù)窗口

在PB程序中建立三個(gè)數(shù)據(jù)窗口，分別關(guān)聯(lián)建立的三個(gè)視圖，將普通耗材的入出庫和消耗信息以數(shù)據(jù)報(bào)表的形式顯示，將視圖MTRL_EVERY_DETAIL與數(shù)據(jù)窗口關(guān)聯(lián)后，可統(tǒng)計(jì)出一個(gè)時(shí)間段內(nèi)耗材的具體信息。如出庫數(shù)量與計(jì)價(jià)數(shù)量的差值大于預(yù)警值（系統(tǒng)自設(shè)1500支），則標(biāo)紅提示，此時(shí)可盤點(diǎn)庫存，以查找和明確耗材去向。如果差值小于零（領(lǐng)用少，計(jì)價(jià)多），則詳細(xì)查詢是否存在領(lǐng)用與計(jì)價(jià)不符的情況。圖2顯示了一個(gè)季度內(nèi)某種耗材的領(lǐng)用和計(jì)價(jià)數(shù)量信息。

圖2 某季度某耗材的領(lǐng)用和計(jì)價(jià)信息統(tǒng)計(jì)表

3 系統(tǒng)應(yīng)用效果

系統(tǒng)于2017年上線運(yùn)行，在普通耗材的精細(xì)化管理上取得了較好的效果。

一是普通耗材的采購更有依據(jù)。系統(tǒng)上線前，沒有專門的系統(tǒng)對(duì)普通耗材的采購和消耗進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)，耗材的采購大多是根據(jù)消耗情況估算采購量，無法以詳細(xì)的數(shù)據(jù)作為采購依據(jù)。系統(tǒng)上線后，物資采購科、機(jī)關(guān)主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)可實(shí)時(shí)查詢一定時(shí)期內(nèi)的總采購量和總消耗量等情況，確定的耗材采購數(shù)量更精細(xì)。

二是科室的耗材管理更有章法。系統(tǒng)對(duì)科室內(nèi)的普通耗材管理提供了信息化手段，可以實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)每個(gè)科室在一段時(shí)間內(nèi)的耗材領(lǐng)用和實(shí)際消耗（計(jì)價(jià)）情況，當(dāng)領(lǐng)用與計(jì)價(jià)的數(shù)量差值大于預(yù)警值時(shí)，可以根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)盤點(diǎn)耗材的庫存，進(jìn)一步查清耗材的消耗和去向，是否存在人為丟失等管理漏洞問題。例如，系統(tǒng)顯示，三季度某科室消耗的某種型號(hào)輸液器比請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量少1818支，意味著應(yīng)剩余庫存1818支，盤點(diǎn)后實(shí)際剩余庫存1797支，其中包含科室日常多備庫存1500支，21支的差額在正常自然損耗的范圍內(nèi)，說明該型號(hào)輸液器雖然系統(tǒng)預(yù)警，但沒有出現(xiàn)大的“跑冒滴漏”的問題。在貨源充足的情況下，可酌情減少常備庫存量（1500）?？剖覒?yīng)用該系統(tǒng)可對(duì)耗材進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，較之以前的失察失管，人為丟失問題大大減少。

三是耗材的計(jì)價(jià)管理更加規(guī)范。系統(tǒng)上線前，由于缺乏有效的系統(tǒng)工具，科室的耗材在計(jì)價(jià)時(shí)存在一定的隨意性，同名耗材存在不同的規(guī)格，計(jì)價(jià)時(shí)因?yàn)槭终`等原因造成的領(lǐng)用與計(jì)價(jià)不符偶有發(fā)生，給財(cái)經(jīng)管理帶來了一定的問題。系統(tǒng)上線后，可以統(tǒng)計(jì)每種耗材的領(lǐng)用和消耗情況，如果一定時(shí)期內(nèi)的總數(shù)量差值小于零（領(lǐng)用少、計(jì)價(jià)多），可以對(duì)這種耗材進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)查，查找是否存在不按規(guī)定計(jì)價(jià)的問題[14-16]。例如，系統(tǒng)中顯示，三季度某外科使用的某型號(hào)輸液器的消耗數(shù)量比請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量多469支，經(jīng)查，一、二季度的數(shù)據(jù)顯示消耗數(shù)量也比請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量多，經(jīng)盤點(diǎn)庫存后發(fā)現(xiàn)，年度總體上的消耗數(shù)量都比請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量稍多。說明存在一定程度上的隨意計(jì)價(jià)問題，即因工作疏忽或其他原因，實(shí)際消耗的其他型號(hào)輸液器（價(jià)格不一樣）在計(jì)價(jià)錄入時(shí)計(jì)成該型號(hào)的輸液器，造成一定程度上的管理混亂。這些問題的苗頭在系統(tǒng)實(shí)施后，科室能夠做到早發(fā)現(xiàn)、早處理，耗材的計(jì)價(jià)管理更加規(guī)范。

4 總結(jié)

普通耗材消耗監(jiān)管系統(tǒng)作為一種信息化系統(tǒng)，可以對(duì)醫(yī)院的普通耗材的消耗進(jìn)行監(jiān)管，系統(tǒng)能夠在院、科室、護(hù)士三級(jí)，對(duì)耗材的采購、領(lǐng)用和計(jì)價(jià)消耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理，初步達(dá)到了監(jiān)管目的。但普通耗材的使用量大且價(jià)格低，很難做到像高值耗材一樣的精細(xì)化管理，特別是醫(yī)院的普通耗材型號(hào)多且雜亂，當(dāng)提示預(yù)警信息、發(fā)現(xiàn)問題后，還需采用人工方式，結(jié)合同類型其他規(guī)格的耗材請(qǐng)領(lǐng)與消耗情況做進(jìn)一步分析，查找問題所在。下一步應(yīng)更深一步研究，豐富系統(tǒng)的功能，做到某種耗材的消耗使用出現(xiàn)預(yù)警信息時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)分析同類耗材的請(qǐng)領(lǐng)與消耗情況，減少人工分析的工作量，提高系統(tǒng)的自動(dòng)化程度和醫(yī)院的耗材使用管理水平。