建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理措施

李艷

[摘 要] 對建筑工程單位來講，建筑工程中的相關(guān)資料管理對整個企業(yè)來說是非常重要的，所以一個建筑企業(yè)都會有一套完善的檔案管理規(guī)定，這樣科學化的管理能夠更加有效地提高建筑工程的效率，強化相關(guān)檔案管理者的管理意識。文章將以建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理措施進行分析討論。

[關(guān)鍵詞] 建筑工程 資料管理 管理意識

中圖分類號：TU71 文獻標志碼：A

建筑工程資料管理不單單是對建筑企業(yè)相關(guān)建筑資料的管理，它還涉及整個建筑工程的每一個環(huán)節(jié)，它是建筑指導的有效手段，相關(guān)資料的管理能夠成為企業(yè)施工、合同修訂及法律風險管控的有效依據(jù)。隨著我國經(jīng)濟建設步伐的加快，建筑行業(yè)對相關(guān)工程資料的管理都有一套完善科學的體制，這對我國企業(yè)強化施工建各個環(huán)節(jié)，保證建筑質(zhì)量有實質(zhì)性的意義，所以，做好相關(guān)工程資料管理工作，對建筑單位來講有著積極的效果[1]。

一、工程資料管理中的問題

（一）不完善、不健全的資料管理制度

我國建筑企業(yè)內(nèi)部沒有建立相關(guān)合理的管理制度，在一些工程程序上繁瑣無秩序，這給資料管理帶來不小的障礙。

第一，沒有完善的制度。企業(yè)內(nèi)部沒有建立一套科學有效的管理制度，企業(yè)內(nèi)部忽略了資料管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。相關(guān)人員由于沒有制度規(guī)定，在一些內(nèi)部施工管理中，就不能依照制度執(zhí)行相關(guān)管理工作，從而會忽視很多重要的資料管理。并且由于沒有完善制度，也會造成整個工程資料管理人員效率低下；沒有相關(guān)標準可以參照，在一些重大責任事故上由于缺少工程資料作為有效的依據(jù)，還會給企業(yè)內(nèi)部造成不小損失，在相關(guān)責任監(jiān)督、究責問題上都將會造成影響。

第二，工作效率低下，沒有目的性。由于整個工程資料管理是對整個建筑單位各個環(huán)節(jié)相關(guān)資料材料進行科學化管理的手段，所以需要很強的專業(yè)性知識，就需要懂得相關(guān)基礎建設程序、設計規(guī)范及工程收尾規(guī)范等整個建筑工程資料管理規(guī)范。而由于沒有完善的相關(guān)制度標準，就將在相關(guān)標準中沒有參考依據(jù)，嚴重影響相關(guān)工作人員的效率，給建筑工程單位造成不小影響[2]。

（二）相關(guān)工程資料管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高將對建筑工程資料管理工作帶來不利影響，資料管理是一門專業(yè)性很強的工作，必須熟悉工作環(huán)節(jié)中的各個標準、制度。但就目前一些單位在崗的管理者來說，他們文化程度不高，沒有受過相關(guān)專業(yè)性知識的培訓，也沒有上崗證及相關(guān)工作經(jīng)驗，這對整個工程資料管理都會造成不小影響。此外，由于相關(guān)資料管理者還在任內(nèi)身兼多職，并沒有一心只負責工程資料的管理工作，進一步制約了工程資料管理的效率。

（三）相關(guān)資料收集上的問題

建筑工程資料管理是一項繁瑣復雜的工作，這就需要相關(guān)人員在施工的各個環(huán)節(jié)做好相關(guān)材料的收集工作。但事實上，很多單位資料管理人員都沒有完整地收集資料，執(zhí)行力度不夠，造成很多細節(jié)問題被忽視。如工程資料收集工作需要貫穿管理的各個環(huán)節(jié)，但相關(guān)人員只是收集了一個大概；部分資料管理員沒沒有深入到施工現(xiàn)場對資料進行詳細核查，從而讓收集的資料與實際有偏差；整個收集工作都需要管理人員仔細認真，但往往有些人對收集的資料工作不重視，只是簡單了事，缺少對資料的審查、核對，導致收集資料存在諸多問題。

（四）工程資料移交滯后

工程資料移交滯后主要涉及的是收集完成的資料不能及時移交到需要資料的單位而出現(xiàn)的問題，這種問題往往是建筑單位人員沒有充分認識到資料的重要性，對施工方及監(jiān)管方工程資料移交方面都沒有一個有效機制造成的。此外，相關(guān)建筑竣工收尾后，對資料驗收監(jiān)管不嚴格，也會造成施工方對資料移交心存僥幸，甚至有一些在三個月有效期內(nèi)沒有移交相關(guān)資料到城建檔案館，也沒有做出具體處罰規(guī)定，造成移交延遲。

（五）工程資料編制上的問題

建筑工程收集的資料都要確保相關(guān)資料內(nèi)容上要完整、規(guī)范、具體。但在一些建筑單位中，并沒有一個完善的建筑資料編制規(guī)范體系，比如在某一些條款與規(guī)范標準上出現(xiàn)分差，這就會影響到工程編制資料的質(zhì)量，有些甚至在資料內(nèi)容上出現(xiàn)涂改、造假現(xiàn)象。另外，建筑單位各個部門間都僅僅從自身的角度出發(fā)，沒有將整個資料管理工作落實到具體，沒有很好的配合，將對整個工程資料造成影響[3]。

二、建筑工程資料管理措施

（一）完善工程資料管理制度，規(guī)范化管理流程

相關(guān)建筑單位需要做好相關(guān)制度完善工作，將每一個流程環(huán)節(jié)落實到具體工作中，如在土建工程時，需要規(guī)范相關(guān)制度要求，提高土建工程管理的效率。制度上不僅僅要強化相關(guān)資料的管理工作，還需要具體到每一個資料收集人員，落實相關(guān)責任追究制度，讓每一個人員在任職期內(nèi)有足夠的責任感；在相關(guān)資料收集工作上要規(guī)范化流程，要相關(guān)管理人員做好工程資料管理的同時能夠?qū)κ┕な┕きh(huán)節(jié)做到應有的職責。此外，要強化資料收集工作制度，比如收集工作要落實到每一個施工的環(huán)節(jié)，不能因為大意而忽略某一個環(huán)節(jié)的資料。相關(guān)人員還要去工作現(xiàn)場落實收集工作，做好相關(guān)核查、監(jiān)督力度，當建筑工程項目完工后，還需要單位負責人做好相關(guān)檢察與考核工作。另外，對于相關(guān)管理層，在制度上也要強化監(jiān)管力度，定期對工程材料管理工作做好監(jiān)督檢查工作，明確職能要求，做好職責與承擔責任的心理準備[4]。

（二）強化工程資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)

建筑單除了定期要對資料管理工作做相應監(jiān)督檢察外，還要做好相關(guān)人員的業(yè)績考核工作，定期在公司開展一些專業(yè)性知識的培訓，強化相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。此外，公司在用人上要擺脫僥幸心理，堅決不錄用沒有專業(yè)性、責任心的人員，只有在符合相關(guān)要求的標準下才予以錄用，切實做好相關(guān)工作準備。

（三）做好資料的記錄與收集工作，力求真實完整

整個建筑工程資料管理工作就是一個繁重枯燥的過程，它將涉及工作的每一個環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員需要有條不紊地參與，做好相關(guān)資料在收集、登記、借閱、管理、保管上的準備。在整個建筑施工環(huán)節(jié)中，要做到技術(shù)資料的準確性，落實技術(shù)資料的收集與記錄工作，牢記收集三原則。

第一，及時參與。整個建筑工程資料的管理都需要深入到施工中的各個環(huán)節(jié)，落實施工單位資料收集、管理的每一個過程，相關(guān)管理人員要積極參與有關(guān)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全及協(xié)調(diào)等相關(guān)會議工作。收集工作要深入到施工現(xiàn)場做好相關(guān)記錄工作，了解施工狀態(tài)，及時將整個施工中的信息記錄在案，并做好相關(guān)整理與核查工作。

第二，保持同步。施工工作要與工程資料管理工作同步，確保工作每一個環(huán)節(jié)都與資料密切相關(guān)，從而保證文件資源準確性與時效性。

第三，認真負責。在相關(guān)資料管理工作中，要積極在各個管理層間來往配合，做好相關(guān)責任要求，做好文件資源的質(zhì)量把關(guān)，這就需要在整個工作環(huán)節(jié)做到認真收集、仔細核查、嚴管品質(zhì)，將整個工作落實到具體，從而及時發(fā)現(xiàn)問題并改正問題。

（四）相關(guān)政府部門加強工程資料監(jiān)管力度

對建筑工程資料管理工作來說，政府職能機構(gòu)的監(jiān)管將起到關(guān)鍵性作用，這將成為督促企業(yè)強化工程資料管理的重要途徑，政府職能機構(gòu)能夠有效監(jiān)督好企業(yè)施工管理工作。相關(guān)政府的要求能夠讓企業(yè)在各個環(huán)節(jié)充分認識到工程資料管理在質(zhì)量監(jiān)管上起到的決定性作用，從而強化企業(yè)內(nèi)部對資料的管理工作。由于工程資料記錄了相關(guān)施工信息資料，是建筑工程在質(zhì)量管理環(huán)節(jié)的有力依據(jù)。政府職能機構(gòu)的監(jiān)管也能更加規(guī)范企業(yè)對工程資料管理的制度，從而提高工程資料管理的效率[5]。

三、結(jié)語

隨著社會的發(fā)展與進步，建筑行業(yè)對工程資料的管理也會越來越重視，雖然建筑工程資料管理是一個繁瑣復雜的工作，貫穿于整個施工過程的方方面面，既廢人力也廢物力，但有效的工程資料管理能夠在建筑工程的各個方面起到作用。有效的工程資料管理能夠強化施工環(huán)節(jié)，保證施工質(zhì)量，并且在后續(xù)建筑竣工收尾時也是重要依據(jù)，并且有效的工程資料管理能夠避免觸碰到我國家法律法規(guī)，能夠讓其成為相關(guān)政府監(jiān)管機構(gòu)手中有效的依據(jù)，從而規(guī)范企業(yè)資料管理制度，促進企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]高磊.淺談房屋建筑工程施工資料的管理[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2018（10）：491- 492.

[2]張杰.關(guān)于建筑工程管理影響因素與對策的分析[J].四川水泥，2018（9）：215.

[3]陳明.淺析建筑工程資料高效編制和管理措施[J].技術(shù)與市場，2018（7）：201+203.

[4]閆慧麗.淺談建筑工程竣工資料在建設工程中的重要性[J].綠色環(huán)保建材，2018（7）：203+206.

[5]魏晶晶，萬丙洋.淺談管理資料和技術(shù)資料在結(jié)算中的作用[J].智能城市，2018（10）：104- 105.