淺析行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制

晏愛嬌

【摘要】固定資產(chǎn)是我國(guó)行政事業(yè)單位資產(chǎn)類別中占重比例最大的。是保證行政事業(yè)單位執(zhí)行一系列公務(wù)和事業(yè)活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。但是就目前行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀來看，還存在一定的問題，比如賬目不符，資產(chǎn)流失、管理困難等情況。導(dǎo)致一系列情況的根本原因，就是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的缺陷和執(zhí)行力上的力度不夠。本文從行政單位固定資產(chǎn)管理中存在的問題做了分析，并針對(duì)其內(nèi)部控制的特點(diǎn)，提出相關(guān)的完善措施。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn)管理;內(nèi)部控制

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制制度在分層管理中的設(shè)計(jì)不足

1.在固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理中缺乏完善的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

作為一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，固定資產(chǎn)內(nèi)部控制需要完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。就目前來說，行政單位在固定資產(chǎn)管理上，實(shí)行一把手的負(fù)責(zé)制度。從形式上講這樣是增強(qiáng)了行政單位財(cái)務(wù)工作上的管理和協(xié)調(diào)能力，但是在實(shí)際的操作中，因內(nèi)部控制管理理念的缺乏，相關(guān)人員對(duì)資產(chǎn)有效管理的意識(shí)相對(duì)薄弱，加上行政單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度的不完善，會(huì)直接降低固定資產(chǎn)管理的執(zhí)行力度。

2.固定資產(chǎn)管理崗位人員缺乏專業(yè)性

很多行政單位中財(cái)務(wù)部門管理著整體的資產(chǎn)，并沒有針對(duì)固定資產(chǎn)設(shè)置相關(guān)專業(yè)崗位。固定資產(chǎn)保護(hù)管理和在固定資產(chǎn)賬務(wù)的處理方面，沒有配備有專業(yè)素質(zhì)的管理人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)處理。導(dǎo)致固定資產(chǎn)在賬務(wù)處理上不夠全面，記賬流程不夠規(guī)范，難以從賬面上直觀看到固定資產(chǎn)的控制程度。

3.固定資產(chǎn)管理中主體職責(zé)不明確

行政單位固定資產(chǎn)的管理職責(zé)一直是劃分給財(cái)會(huì)部門管理，但是固定資產(chǎn)實(shí)物卻劃分給別的部門，導(dǎo)致財(cái)會(huì)部門無法了解固定資產(chǎn)實(shí)物的實(shí)際情況，無法承擔(dān)固定資產(chǎn)管理的主體角色。管理主體的職責(zé)不明確，很容易造成固定資產(chǎn)因管理不到位而造成的失控情況。

（二）專用儀器設(shè)備管理不善

單位固定資產(chǎn)中，專用儀器設(shè)備是單位實(shí)施項(xiàng)目的必備工具，也是單位參與社會(huì)項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)的有力“武器”。大部分儀器設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)，采購(gòu)成本高。有些精密儀器對(duì)操作方法、放置環(huán)境、使用天氣都有要求，比較“嬌貴”，一旦損壞，本地?zé)o法維修，只能去北京、上海等地才能維修，甚至需要進(jìn)口零部件，維修成本、運(yùn)輸費(fèi)用高昂。而地質(zhì)勘查工作具有特殊性，大多數(shù)儀器設(shè)備都是在野外生產(chǎn)一線使用，使用環(huán)境、條件較差，這給儀器設(shè)備管理帶來很大難度。且多數(shù)專用儀器設(shè)備用于野外項(xiàng)目使用時(shí)，缺少設(shè)備領(lǐng)用、交回報(bào)備等程序。

二、加強(qiáng)行政單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制措施

（一）完善行政單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度

1.完善固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度

內(nèi)控制度的完善，對(duì)固定資產(chǎn)管理工作有著很大的影響，對(duì)單位整體的發(fā)展也起到促進(jìn)作用。在當(dāng)前行政單位固定資產(chǎn)管理中，統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)相對(duì)缺乏，導(dǎo)致行政單位各個(gè)部門之間在工作上缺少統(tǒng)籌安排，缺少協(xié)調(diào)工作，責(zé)任不明確等情況，無法從根本上做到固定資產(chǎn)與賬目相符。針對(duì)這一情況，可以建立專職機(jī)構(gòu)：從各相關(guān)部門調(diào)取專業(yè)人員，由懂得固定資產(chǎn)管理的領(lǐng)導(dǎo)人員負(fù)責(zé)管理，共同組成固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)單位固定資產(chǎn)的評(píng)估、購(gòu)置、處理審批等一系列工作。比如制定固定資產(chǎn)管理制度：協(xié)調(diào)各部門與財(cái)務(wù)部問的關(guān)系：對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)任務(wù)，并公示結(jié)果等等。

2.培養(yǎng)管理人員專業(yè)素養(yǎng)，各部門要分工明確

保管人是固定資產(chǎn)管理的責(zé)任人，不但要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)日常檢驗(yàn)、入庫(kù)、保養(yǎng)和安全的工作，還需要對(duì)固定資產(chǎn)的驗(yàn)收建立相關(guān)賬目，根據(jù)固定資產(chǎn)處理單或者調(diào)換單，與其他相關(guān)部門對(duì)接，保證物品與實(shí)賬相符。財(cái)會(huì)部承擔(dān)著賬務(wù)核算和監(jiān)督管理的任務(wù)：整合經(jīng)過確認(rèn)的驗(yàn)收單、發(fā)票和相關(guān)憑證，給固定資產(chǎn)建立總賬，并對(duì)固定資產(chǎn)明細(xì)分類設(shè)置專業(yè)人員負(fù)責(zé)記錄登記：根據(jù)調(diào)換單對(duì)固定資產(chǎn)的明細(xì)及時(shí)調(diào)整：根據(jù)處理單及時(shí)做好賬目銷賬：與保管部對(duì)接，做好賬目明確相符：按時(shí)上交固定資產(chǎn)管理報(bào)表等。

（二）提高行政單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力

1.在固定資產(chǎn)賬務(wù)處理上使用同一憑證

針對(duì)固定資產(chǎn)的驗(yàn)收單、調(diào)換單和處理單實(shí)行統(tǒng)一填制制度。對(duì)新增的固定資產(chǎn)要通過保管部辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收單要有三聯(lián)：一聯(lián)用來保管部存根，一聯(lián)交于保管部保管人，一聯(lián)交于財(cái)會(huì)。驗(yàn)收單需要三者同時(shí)簽字驗(yàn)收確認(rèn)。對(duì)于固定資產(chǎn)變更問題，保管部門要根據(jù)調(diào)換資產(chǎn)填制五聯(lián)通知單：調(diào)出和調(diào)出兩方幫管人員，保管部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，分別送與調(diào)出部門和其保管人員、調(diào)入部門和其保管人員、以及財(cái)會(huì)部，保證固定資產(chǎn)在檢驗(yàn)時(shí)有相關(guān)憑證。對(duì)于固定資產(chǎn)的處置方面，保管部門在完成報(bào)批手續(xù)后，填制一式三聯(lián)通知單，一聯(lián)存根、一聯(lián)交給保管人員、另一聯(lián)送到財(cái)會(huì)部，保證不同部門在同一固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理上依據(jù)相同，對(duì)各個(gè)部門之間對(duì)賬起到快捷方便和監(jiān)督的作用。

2.對(duì)各部門的職能規(guī)范流程，實(shí)行有效監(jiān)督

從對(duì)資產(chǎn)驗(yàn)收、資產(chǎn)保管和調(diào)換處理流程上，對(duì)相關(guān)部門職能強(qiáng)化規(guī)范制度。驗(yàn)收控制方面，需要經(jīng)過采購(gòu)中心、保管部門和財(cái)會(huì)部三方面共同參與。根據(jù)不同的購(gòu)物渠道方式，對(duì)物品合同、發(fā)貨單和相關(guān)憑證仔細(xì)核對(duì)，核對(duì)正確后辦理驗(yàn)收手續(xù)。在資產(chǎn)保管的日常管理控制中，健全固定資產(chǎn)登記制度，盤點(diǎn)制度。日常維修時(shí)，需經(jīng)管理部審核后方能實(shí)時(shí)。在資產(chǎn)的調(diào)換控制方面，如果要求未通過審批，任何人不可隨意使用。相關(guān)人員有工作調(diào)動(dòng)時(shí)，需要對(duì)其使用的固定資產(chǎn)辦理交還手續(xù)后方能調(diào)動(dòng)。各部門固定資產(chǎn)減少時(shí)，需經(jīng)管理部門做技術(shù)鑒定后，再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，上報(bào)主管部門。

三、總結(jié)

為了保證行政單位各項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行，維護(hù)固定資產(chǎn)能有效運(yùn)用，并對(duì)單位中存在的錯(cuò)誤和舞弊情況有效監(jiān)督，以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上各種風(fēng)險(xiǎn)的控制，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制，是提高行政單位管理水平和單位效益的有力措施，對(duì)固定資產(chǎn)的管理有重要意義。