公立醫(yī)院合同檔案管理的研究進(jìn)展

余潔

摘 要：公立醫(yī)院合同檔案是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益、保障醫(yī)院經(jīng)營活動的重要憑證和依據(jù)。隨著公立醫(yī)院改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療市場競爭的加大，醫(yī)院面對的風(fēng)險(xiǎn)日益增加，公立醫(yī)院對合同的管理要求更加規(guī)范，醫(yī)院合同檔案也逐漸受到重視。本文對公立醫(yī)院合同檔案管理的方法、現(xiàn)狀、合同檔案信息化建設(shè)、醫(yī)院不同類型合同檔案的管理等進(jìn)行綜述。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;合同檔案管理;綜述

近年來，隨著公立醫(yī)院參與市場經(jīng)濟(jì)活動的增加，所形成的合同也逐漸增多。為了保障醫(yī)院經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，對合同進(jìn)行規(guī)范化管理極有必要。公立醫(yī)院合同檔案管理作為合同管理的重要環(huán)節(jié)，受到醫(yī)院管理層越來越多的關(guān)注。許多檔案工作者對公立醫(yī)院合同檔案管理進(jìn)行了探討與研究。本文對相關(guān)的研究進(jìn)行綜述。

一、公立醫(yī)院合同檔案概述

1.醫(yī)院合同檔案的定義

對醫(yī)院合同檔案的定義，不同的研究者有著不同的說法。邸燕、陳麗等認(rèn)為，醫(yī)院合同檔案是醫(yī)院在從事經(jīng)濟(jì)活動的過程中所產(chǎn)生的各類合同以及附屬的文件材料，是醫(yī)院檔案的組成部分，它真實(shí)地記錄了醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動。孫碧、胡昌松等認(rèn)為，醫(yī)院合同檔案是醫(yī)院在對外往來過程中與組織、法人或自然人為設(shè)立、變更或終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的協(xié)議。陳雪姣等認(rèn)為，醫(yī)院合同檔案是指合同從簽訂、履行到終止的整個過程當(dāng)中所形成的體現(xiàn)簽訂方意愿的具有法律效力的文件材料以及具有保存價(jià)值的其他相關(guān)的文件材料，可以清晰地反映醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動。上述定義雖然在描述上有所不同，但歸納起來其本質(zhì)是一致的，即醫(yī)院合同檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療保健、科研教學(xué)和對外往來過程中與對方當(dāng)事人之間為設(shè)立、變更或終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的合同、協(xié)議以及記錄合同簽訂過程和履約情況的相關(guān)材料，它真實(shí)地反映了醫(yī)院運(yùn)行過程中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院合同檔案包括合同正本、合同附件、補(bǔ)充協(xié)議、授權(quán)委托書、合同事項(xiàng)的請示、招投標(biāo)材料及發(fā)生糾紛時處理的相關(guān)文件等。

2.醫(yī)院合同檔案的特點(diǎn)

公立醫(yī)院在社會功能上與其他行業(yè)不同，它所形成的合同檔案也有其突出的特點(diǎn)，檔案工作者從不同的方面對合同檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了探討。孫碧認(rèn)為，醫(yī)院合同檔案具有多樣性、分散性和實(shí)用性等特點(diǎn)。公立醫(yī)院合同種類多樣，包括醫(yī)療合作合同、醫(yī)療設(shè)備采購合同、藥品及衛(wèi)生材料等物資采購合同、基建工程合同、后勤服務(wù)管理合同、信息化建設(shè)合同、貸款合同、科研課題開發(fā)和協(xié)作合同、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)合同、人員進(jìn)修培訓(xùn)合同、人員聘用合同等，形成了合同檔案多樣性、廣泛性的特點(diǎn);醫(yī)院合同從立項(xiàng)、合同文本擬訂到審核、簽訂、履行等過程，涉及的部門多、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、時間跨度大、周期長，所形成的合同分散保存在不同部門，導(dǎo)致了合同檔案的分散性。吳鵬舉、唐怡風(fēng)等認(rèn)為，醫(yī)院合同檔案具有廣泛性、權(quán)威性的特點(diǎn);邸燕、胡昌松等在研究中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院合同檔案不僅具有一般檔案的基本作用，還具有依據(jù)憑證性、形式和內(nèi)容的規(guī)范性、時效性等獨(dú)有的特點(diǎn)。醫(yī)院合同檔案是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的法律憑證，還可以為醫(yī)院經(jīng)營決策提供依據(jù)，在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要的作用。公立醫(yī)院的合同，是按照法律建立的，必須符合相關(guān)法律規(guī)定。在法律規(guī)定的時效期內(nèi)，所簽訂的合同對雙方都有法律的約束力，合同的履行、變更、終止等都必須以合同檔案為依據(jù)。因此，醫(yī)院合同檔案具有權(quán)威性、依據(jù)憑證性、規(guī)范性、時效性等特點(diǎn)。

二、公立醫(yī)院合同檔案管理方法

我國公立醫(yī)院在合同檔案管理初期主要采取年度分類法，將同一年度形成的合同歸為一類，以合同簽訂的時間為依據(jù)，對不同年度的合同檔案進(jìn)行歸檔管理。在合同檔案數(shù)量和種類不多的情況下，按年度分類的合同檔案管理方法，可以反映醫(yī)院工作的變化發(fā)展，方便查找和利用。但是，隨著公立醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展，合同檔案數(shù)量和類別逐漸增多，按年度分類的方法不再適合合同檔案的管理，查找合同檔案時檢索難度大、查準(zhǔn)查全率低的缺陷逐漸凸現(xiàn)，不利于合同檔案的查找和利用。醫(yī)院檔案管理工作者對合同檔案管理方法進(jìn)行了探索，從單一的按年度分類的歸檔方法轉(zhuǎn)變?yōu)閷⒔M織機(jī)構(gòu)和年度兩種分類方法結(jié)合的復(fù)式分類法。其優(yōu)勢是可以根據(jù)查檔要求，縮小查找范圍，更快速地檢索到所需合同，提高合同檔案的查全查準(zhǔn)率。近年來，在信息化時代的大環(huán)境下，一些大型公立醫(yī)院開始探索創(chuàng)新合同檔案管理模式，利用信息技術(shù)，建立電子化的合同檔案管理模式。通過電子化管理，將合同名稱、編號、合同擬訂科室、合同對方當(dāng)事人資格等相關(guān)信息、合同金額、合同履行期限、付款計(jì)劃等項(xiàng)目進(jìn)行登記，存入合同電子文檔。與傳統(tǒng)合同檔案管理方法相比，其優(yōu)勢是能確保合同檔案內(nèi)容完整、齊全，能對合同檔案進(jìn)行全過程的動態(tài)管理。高彥兵認(rèn)為，公立醫(yī)院要充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)合同檔案管理，可以利用合同信息管理系統(tǒng)，對合同信息進(jìn)行登記，便于統(tǒng)計(jì)、歸檔和查找，提高合同檔案的利用率。

三、公立醫(yī)院合同檔案管理現(xiàn)狀

對公立醫(yī)院合同檔案管理的現(xiàn)狀，研究較多的是當(dāng)前合同檔案管理中存在的諸多問題，并提出解決的方案。陳雪姣提出公立醫(yī)院合同檔案管理存在四個方面的問題：一是卷內(nèi)目錄格式不統(tǒng)一，不利于檢索;二是合同歸檔時間不統(tǒng)一，有的以合同簽訂時間、有的以合同終止的時間為依據(jù)進(jìn)行歸檔，造成查找困難;三是檔案管理系統(tǒng)更換，導(dǎo)入數(shù)據(jù)時出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，導(dǎo)致檢索出現(xiàn)錯誤信息;四是醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)細(xì)化，職能科室增多，其產(chǎn)生的合同檔案種類也逐漸增多。針對上述問題，她從合同檔案的收集、分類和著錄入手，提出了優(yōu)化合同檔案管理的對策。同時她認(rèn)為要做好合同檔案管理工作，還要提高業(yè)務(wù)部門相關(guān)工作人員的檔案意識，確保合同檔案基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和完整。

孫碧、吳鵬舉、邸燕等在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，公立醫(yī)院合同檔案管理中存在材料收集不完整、管理隨意性和職責(zé)不明晰等問題。一是有些醫(yī)院在歸檔范圍里沒有列入合同檔案這一項(xiàng)，檔案人員也不了解醫(yī)院合同的簽訂情況，特別是一些小型項(xiàng)目容易被忽略，造成合同檔案收集不齊全、不完整;二是有些醫(yī)院合同檔案管理制度不健全，檔案管理無章可循，管理人員只根據(jù)自己的習(xí)慣歸檔，隨意性強(qiáng)，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性;三是醫(yī)院對合同檔案管理的職責(zé)與權(quán)限范圍不明確、流程不清晰，給合同檔案的收集和管理帶來困難。他們認(rèn)為，要改善醫(yī)院合同檔案管理，必須加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，完善合同檔案管理制度，提高合同管理人員素質(zhì)，檔案管理人員要提前介入合同檔案管理，從合同檔案產(chǎn)生的源頭抓起，對合同進(jìn)行超前管理和監(jiān)督;同時要嚴(yán)格合同材料的日常歸檔制度，做到合同材料及時歸檔，確保合同檔案的完整和安全。

陳麗、任廣偉等在醫(yī)院合同檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院合同檔案的管理存在概念模糊、歸檔不全;體制不夠健全、管理不夠規(guī)范等問題。對合同檔案的界定，存在一些誤區(qū)，人們認(rèn)為合同檔案只包括合同文本，只將合同正本歸檔，而其他記錄合同簽訂過程和履約情況的相關(guān)材料沒有同時歸檔，造成合同檔案不齊全、不完整。多數(shù)公立醫(yī)院沒有制訂專門的合同檔案管理辦法，對合同檔案的歸檔沒有明確的規(guī)定，造成合同檔案內(nèi)容界定模糊、歸檔范圍不統(tǒng)一、管理不規(guī)范。為解決上述問題，他們提出完善合同檔案管理機(jī)制、制定合同檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管年限、立卷要求、歸檔時間，使合同檔案管理規(guī)范化。

金銀善、林樺等認(rèn)為，目前醫(yī)院在合同檔案管理工作中存在五個方面的問題：一是醫(yī)院管理層對合同檔案管理工作不夠重視，對合同檔案管理方面的投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高;二是醫(yī)院合同檔案相關(guān)的管理制度不完善，制約了醫(yī)院合同檔案管理工作的開展;三是合同檔案管理信息化程度較低，合同檔案管理方式落后;四是合同檔案管理隊(duì)伍的人員素質(zhì)不高，缺乏業(yè)務(wù)水平高的合同檔案管理人員;五是合同檔案信息不完整，影響合同檔案的利用，致使合同檔案的利用率低下。針對上述問題，他們對醫(yī)院合同檔案管理工作提出了創(chuàng)新的策略，一是要創(chuàng)新合同檔案的管理意識，提高管理質(zhì)量，確保醫(yī)院合同檔案信息的準(zhǔn)確、可靠和完整;二是要創(chuàng)新合同檔案的管理機(jī)制，制定規(guī)范的合同檔案管理制度，提升合同檔案管理水平;三是要加強(qiáng)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和綜合能力;四是要創(chuàng)新合同檔案的管理模式，提高信息化管理程度，提高合同檔案管理水平。

四、公立醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大多數(shù)公立醫(yī)院都建立了醫(yī)院管理信息系統(tǒng)，并逐漸應(yīng)用于醫(yī)療、管理等方面，對合同檔案信息化建設(shè)的研究也逐漸增多。金銀善在研究中提出，為了提高醫(yī)院合同檔案管理效率和質(zhì)量，要創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)信息技術(shù)在合同檔案管理中的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)化為電子化檔案管理方式。周琦薈認(rèn)為，公立醫(yī)院憑借現(xiàn)代化的信息手段，建立規(guī)范的電子化合同檔案管理模式，可以確保合同檔案的齊全，增加合同檔案的可追溯性，提高管理效率。高彥兵在探討中指出，公立醫(yī)院應(yīng)建立獨(dú)立的合同信息管理系統(tǒng)，充分利用信息化手段對醫(yī)院合同檔案進(jìn)行管理。陸燕、陳芳洲等建議公立醫(yī)院可運(yùn)用信息化手段科學(xué)地管理醫(yī)院設(shè)備合同檔案，以解決合同檔案管理手段落后、收集不完整、歸檔不及時的問題，實(shí)現(xiàn)合同檔案管理規(guī)范化、流程化。

五、公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理

對醫(yī)院合同檔案的研究，涉及不同的合同檔案類型，比如醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的研究。韋雙莉在研究中對醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中較為常見的問題及其原因進(jìn)行了分析，并提出了對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理的思路。陸燕、陳芳洲等對公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備合同檔案的重要性進(jìn)行了探討，認(rèn)為合同檔案具有現(xiàn)實(shí)憑證作用、轉(zhuǎn)化參考作用和潛在預(yù)備作用;分析了合同檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并提出將醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案納入醫(yī)院檔案管理范疇規(guī)范管理、合同檔案的收集要準(zhǔn)確齊全以及運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的建議。

通過分析可以看出，我國公立醫(yī)院合同檔案管理的研究起步較晚，研究成果不多。從研究現(xiàn)狀來看，大多聚焦于醫(yī)院合同檔案管理存在的問題以及如何完善管理的研究，極少關(guān)注合同檔案管理質(zhì)量的控制以及合同檔案的開發(fā)利用。如何構(gòu)建公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量評價(jià)指標(biāo)體系，對公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)評價(jià)，使公立醫(yī)院合同檔案管理質(zhì)量和利用效率不斷提升，還有待于進(jìn)一步研究。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）