信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索

劉兆麗

摘要：在經(jīng)濟(jì)社會穩(wěn)步發(fā)展的進(jìn)程中，行政事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度日漸提升，為了更好的迎合信息時代的發(fā)展，主張對行政事業(yè)單位檔案管理工作路徑加以創(chuàng)新，使其可以符合當(dāng)代社會的發(fā)展要求，滿足行政事業(yè)單位的發(fā)展需要。本文重點探討的就是信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新的途徑，結(jié)合著行政事業(yè)單位的特殊性，分析開展檔案管理工作的意義，在明確現(xiàn)階段工作狀況的基礎(chǔ)上，提出較為可靠的建議。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;行政事業(yè)單位;創(chuàng)新途徑

行政事業(yè)單位涉及到的工作內(nèi)容較為繁瑣，擁有著復(fù)雜的工作流程，尤其是檔案管理工作的開展過程中，需要面對多個部門的具體工作情況，針對于部分資料主張積極的整合到位，由此才能為后續(xù)的使用提供可靠的參考。傳統(tǒng)的人工管理方案無法適應(yīng)信息化時代背景下行政事業(yè)單位的實際需求，需要對實際的工作模式加以創(chuàng)新，采取科學(xué)的創(chuàng)新思路，確保檔案管理工作的實效性能夠穩(wěn)步的提升。[1]

一、行政事業(yè)單位中檔案管理工作開展的意義

在經(jīng)濟(jì)社會穩(wěn)步發(fā)展的進(jìn)程中，市場經(jīng)濟(jì)的腳步日益加快，行政事業(yè)單位對自身的發(fā)展方向和基本的要求等做出了較為合理的調(diào)整，同時開始將關(guān)注的重點適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移至檔案管理工作上。積極的落實檔案管理工作，能夠為行政事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造良好的效益，單位想要實現(xiàn)穩(wěn)定的前進(jìn)，必然需要檔案管理工作有條不紊的開展，這是整體工作中的關(guān)鍵組成和可靠保障。檔案管理工作現(xiàn)已逐步的滲透至多項工作中，必須要結(jié)合著信息化時代的發(fā)展進(jìn)程，對檔案管理工作的路徑進(jìn)一步創(chuàng)新。單位的進(jìn)步和發(fā)展需要多種工作的協(xié)調(diào)配合，無論是哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響到單位整體的發(fā)展進(jìn)程，因此必須要切實保障多個環(huán)節(jié)的有效配合，在綜合分析工作流程和模式之后，采取合理化的方案，保證相關(guān)工作的進(jìn)展對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極的影響。當(dāng)前，檔案管理工作正處于改革、創(chuàng)新的關(guān)鍵時期，因此需要尋找到合理的落腳點，積極的收集相關(guān)的信息，將檔案整理工作落實到實處，同時針對于檔案的基本內(nèi)容展開合理化的分析，依照時代的發(fā)展?fàn)顩r，對企業(yè)展開科學(xué)的評估，由此更好的確定企業(yè)的未來發(fā)展方向，保證單位能夠與時代共同進(jìn)步?？茖W(xué)合理的檔案管理工作能夠讓企業(yè)獲取可靠的保障，強(qiáng)化企業(yè)的發(fā)展水平，使其經(jīng)濟(jì)效益能夠上升至新的高度。

二、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新途徑

（一）逐步的改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案管理工作中常常接觸到的工作內(nèi)容是管理照片、錄音以及紙質(zhì)資料等，很多資料的收集與管理都需要人工操作，這對于檔案管理人員來說具有較大的工作量，所涉及到的步驟繁瑣且復(fù)雜。[2]在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，如果受到相關(guān)因素的影響，檔案管理部門將無法對儲存的資料進(jìn)行信息的提煉，這就使得很多的資源被浪費(fèi)，難以實現(xiàn)合理的利用，對于檔案管理工作十分不利?，F(xiàn)階段，信息化時代的影響使得多媒體技術(shù)、光盤刻錄等誕生，給檔案管理工作注入了新的活力，主張檔案管理部門積極的了解未來的發(fā)展動向，逐步的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)實體管理向著信息管理模式的轉(zhuǎn)變。應(yīng)該在行政事業(yè)單位中積極的學(xué)會利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，讓多種檔案資料實現(xiàn)信息化加工，通過科學(xué)的整合，完成對檔案資料的數(shù)字化處理，保證資源被充分的運(yùn)用到位，不會出現(xiàn)被浪費(fèi)的情況。另外，檔案資料的信息化管理可以讓檔案資料服務(wù)更加的全面，由此推動社會經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，逐步的實現(xiàn)最優(yōu)化的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（二）穩(wěn)步的構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

為了讓檔案管理工作真正的體會到信息化時代的深刻影響，主張在行政事業(yè)單位中構(gòu)建起檔案信息管理系統(tǒng)。首先需要及時的對檔案管理的流程逐步的優(yōu)化并改進(jìn)，確保符合當(dāng)前檔案管理的實質(zhì)性需求。其次則是開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)功能軟件，使得文件管理工作在實際開展的時候，能夠真正的發(fā)揮出高效的利用價值。最后則是建立健全檔案管理內(nèi)控制度，由此給檔案管理工作的開展提供相對于可靠的保障。在運(yùn)用電子檔案的時候，應(yīng)該密切的關(guān)注電子檔案的安全程度，在信息化時代的背景下，檔案管理工作雖然提升了相應(yīng)的效率，但是面臨的危險因素較多，需要在構(gòu)建起相對于完善的檔案管理系統(tǒng)之后，強(qiáng)化計算機(jī)的防范力度，避免黑客的攻擊和病毒的侵入，使得電子檔案的信息被嚴(yán)格的保護(hù)起來。電子檔案的真實性也是需要重點關(guān)注的問題，因為電子文檔在生成到存檔的全過程都無法確保元數(shù)據(jù)的完整，所以需要行政事業(yè)單位逐步的完善電子檔案的管理辦法，同時結(jié)合著國家現(xiàn)階段尚在完善的法律條文對其實施合理的保護(hù)。

（三）進(jìn)一步實現(xiàn)檔案管理的安全化

信息安全素質(zhì)對于信息化背景下檔案管理人員十分的重要。在行政事業(yè)單位中，參與檔案管理工作時，相關(guān)人員需要積極的重視信息安全素質(zhì)的提升，這樣才能符合檔案管理工作特殊性的基本要求，使得相關(guān)的信息得到可靠地保障。[3]面對繁瑣的新技術(shù)和新載體，檔案管理工作的模式呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，行政事業(yè)單位中的檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理人員需要具備發(fā)展的眼光看待新的事物，積極的將服務(wù)觀念和服務(wù)意識等逐步的深化，確保檔案管理的實效充分的顯現(xiàn)。需要正視新時代背景，更新服務(wù)的觀念，通過逐步的拓展服務(wù)領(lǐng)域，使得服務(wù)方式有效變革，推動經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，同時促使社會實現(xiàn)全面的進(jìn)步。

三、結(jié)語

二十一世紀(jì)是信息化的時代，多種工作的開展開始重視信息化手段的融入，在行政事業(yè)單位中檔案管理工作也不例外。為了讓工作的效率穩(wěn)步提升，保證將檔案管理的工作成果逐步優(yōu)化，主張積極的利用信息化時代的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的檔案管理工作模式加以改變，使其更符合新時期新時代的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝岳峰.基于新形勢下行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：92.

[2]王靜.探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時代信息化檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：74-75.

[3]李東賓.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].時代金融，2018（06）：260.