如何做好中職學(xué)?；n案的收集工作

劉少銘

[摘? ? ? ? ? ?要]? 隨著我國職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，中職教育作為職業(yè)教育的關(guān)鍵組成部分，是為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)輸送現(xiàn)代化、高素質(zhì)、技能型人才的重要基地，并且逐漸受到公眾和社會的高度重視?；n案作為中職學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的基礎(chǔ)性材料，檔案收集是基建管理的重要環(huán)節(jié)，其與中職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展具有密切關(guān)系。主要針對如何做好中職學(xué)?；n案的收集工作進(jìn)行分析和探究，希望給予我國中職學(xué)校以參考和借鑒。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 中職學(xué)校;基建檔案;收集工作

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）04-0158-02

當(dāng)前，在我國教育體制不斷深化改革的大背景下，中職學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大、招生人數(shù)持續(xù)增加，教育資源得到了有效優(yōu)化，對推動(dòng)我國教育事業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了重要作用。隨著公眾和社會對中職教育重視程度的不斷提升，中職學(xué)校也迎來了發(fā)展的新挑戰(zhàn)和新機(jī)遇，學(xué)生人數(shù)快速增加，也對學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)提出了新要求，學(xué)校的基建步伐持續(xù)加快。做好基建檔案收集工作不僅關(guān)乎學(xué)校未來發(fā)展，同時(shí)也對我國職業(yè)教育可持續(xù)推進(jìn)具有直接影響。

一、中職學(xué)?；n案的主要效能

（一）參照作用

基建檔案真實(shí)記錄了學(xué)?；ㄐ畔ⅲ陀^反映了建筑物的位置結(jié)構(gòu)，各種管線的改建、施工、設(shè)計(jì)、規(guī)劃以及計(jì)劃等內(nèi)容是施工人員、技術(shù)人員和設(shè)計(jì)人員集體智慧的創(chuàng)造成果，是具有知識形態(tài)的文件商品，具有較強(qiáng)的參照作用。

（二）重復(fù)利用作用

基建檔案具有較強(qiáng)的可重復(fù)利用性，其所具備的信息價(jià)值可以進(jìn)行多次使用。通過對基建檔案的重復(fù)利用，不僅可以提升施工進(jìn)度，還能夠節(jié)約資金和勞動(dòng)力，避免學(xué)?；ǘ嘧邚澛贰?/p>

（三）憑證作用

基建檔案包括學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)中的所有資料，涉及記錄、預(yù)算、圖紙、函件、憑證以及文件等技術(shù)性資料，其充分反映了學(xué)校的歷史情況和發(fā)展進(jìn)程，其中大多數(shù)文件都具備依據(jù)性，如計(jì)劃投資、征地、規(guī)劃、可行性研究、批復(fù)報(bào)告、建設(shè)書以及項(xiàng)目任務(wù)書等，具有一定的憑證作用。

（四）法律作用

基建檔案詳盡記載了設(shè)備產(chǎn)權(quán)、地產(chǎn)以及房產(chǎn)形成的整個(gè)

過程，是界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的重要憑證和法律依據(jù)，通過基建檔案可以有效解決和避免產(chǎn)權(quán)糾紛，具有較強(qiáng)的法律作用。

（五）增值作用

基建檔案有長期性和有效性，當(dāng)建設(shè)施工完成后，工程的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)可以在檔案中充分體現(xiàn)，對解決土地糾紛、工程改建、擴(kuò)建和維修具有重要作用，并且隨著時(shí)間的增長，基建檔案的價(jià)值也隨之增長。

二、中職學(xué)校基建檔案工作的主要特點(diǎn)

（一）工期縮短

學(xué)?；ㄊ翘嵘虒W(xué)質(zhì)量、優(yōu)化學(xué)校環(huán)境的重要工程，其從立項(xiàng)到使用需要較長時(shí)間，但是隨著我國職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，中職學(xué)校為了滿足擴(kuò)展需求，基建周期也不斷縮短，通常為1～3年，尤其是教學(xué)樓基礎(chǔ)建設(shè)，其在既定的工期內(nèi)產(chǎn)生大量材料文件，受到各種客觀因素的影響，教學(xué)樓需要在交付使用后，其相關(guān)檔案才能全面歸檔，為基建檔案收集增添了一定的難度。

（二）涉及面廣

中職學(xué)校基建工程具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，其中涉及土建、質(zhì)量監(jiān)督、施工、勘察、消防、設(shè)計(jì)、城建以及計(jì)劃等多個(gè)專業(yè)和部門，在基建中產(chǎn)生的材料文件較為繁雜、涉及面廣，為材料文件的歸檔、積累和收集增添了難度。

三、中職學(xué)?；n案收集中存在的幾點(diǎn)問題

（一）檔案質(zhì)量低

當(dāng)前，受到思想認(rèn)識的影響，施工單位對基建檔案缺乏正確的認(rèn)識，很多生產(chǎn)中生產(chǎn)的材料文件缺乏正確性和真實(shí)性，導(dǎo)致檔案收集質(zhì)量低，一些材料文件不符合學(xué)校要求，如具有法律效力和憑證作用的關(guān)鍵文件都缺少蓋章或者簽字，復(fù)印件居多、原件較少，導(dǎo)致其失去了應(yīng)有的作用。

（二）文件不齊全

當(dāng)前，在基建檔案收集中，材料文件存在不齊全、不規(guī)范的情況，如紙張大小各異、書寫材料字跡模糊、文件內(nèi)容不完整、書寫使用藍(lán)墨水或者圓珠筆等，與歸檔要求存在較大差異，文件內(nèi)容更是存在嚴(yán)重缺陷。

（三）文件積累不足

受到固化思維的影響，施工單位和中職學(xué)校都存在重視建設(shè)質(zhì)量、忽視檔案積累的問題，基建檔案收集沒有引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和施工單位的重視，在缺乏重視的基礎(chǔ)上，檔案文件質(zhì)量難以提升、數(shù)量積累嚴(yán)重不足，難以發(fā)揮其原本的價(jià)值和作用。

四、做好中職學(xué)?；n案收集的相關(guān)途徑

（一）重視整理工作

基建檔案作為中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵組成部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要給予其高度重視，想要保證基建檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性，需要對其進(jìn)行有效以及科學(xué)的整理，結(jié)合基建項(xiàng)竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)理、主體施工、勘察設(shè)計(jì)、立項(xiàng)審核以及項(xiàng)目提出等不同階段的內(nèi)在聯(lián)系和自然規(guī)律，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的組卷和整理，進(jìn)而保證材料收集全面而準(zhǔn)確。首先，工作人員需要認(rèn)真核查施工單位提供的材料文件，要逐項(xiàng)地耐心檢查、認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和缺陷;其次，對在施工圖紙和文字材料中存在的問題，工作人員需要與施工單位進(jìn)行聯(lián)系，采取有效措施進(jìn)行補(bǔ)救和修正，歸檔的施工圖紙和文件材料必須為原件，如果存在特殊情況，可以考慮使用復(fù)印件，但需要進(jìn)行文字說明和加蓋公章，注明原件存放地;最后，在材料文件整理過程中需要做到圖樣清晰、字跡工整，嚴(yán)禁使用圓珠筆或者鉛筆書寫，印鑒和簽字齊備，將批復(fù)和請示同時(shí)歸檔，保證檔案的完整性。通過科學(xué)的檔案補(bǔ)充和整理工作，可以提升檔案收集的準(zhǔn)確程度和齊全性。

（二）檢查歸檔進(jìn)度

基建檔案歸檔進(jìn)度與檔案收集質(zhì)量具有密切關(guān)系，中職學(xué)校需要定期組織人員開展歸檔進(jìn)度檢查工作，保證基建所有材料文件及時(shí)歸檔，進(jìn)而提升檔案收集的效率和質(zhì)量。首先，工作人員需要定期對基建部門開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和歸檔檢查，保證基建檔案的完整性和真實(shí)性，對產(chǎn)生的材料文件按照規(guī)定及時(shí)歸檔，杜絕出現(xiàn)歸檔拖延和材料不全的情況;其次，與施工單位加強(qiáng)聯(lián)系，針對檔案歸檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督和技術(shù)交底，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案歸檔中存在的問題和不足，并且采取有效措施妥善解決，保證檔案及時(shí)歸檔;最后，對形成的材料文件和歸檔進(jìn)展做到全面掌握、心中有數(shù)，避免出現(xiàn)返工以及漏檔的情況，建立科學(xué)歸檔機(jī)制，對歸檔進(jìn)度進(jìn)行有效控制和定期檢查，嚴(yán)格檔案質(zhì)量關(guān)。

（三）加強(qiáng)信息管理

當(dāng)前，隨著我國科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在諸多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用，并且取得了良好的應(yīng)用效果，很多中職學(xué)校也都在積極引入和研究基建檔案信息管理系統(tǒng)和軟件，并且獲得了有效進(jìn)展。因此，中職學(xué)校在基建檔案收集中需要加強(qiáng)應(yīng)用信息技術(shù)，并且以此為依托，實(shí)現(xiàn)檔案收集管理信息化。首先，在檔案收集中需要建設(shè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)格式，并且嚴(yán)格按照既定的格式存放“卷內(nèi)目錄”和“案卷目錄”，做好二者的統(tǒng)一對應(yīng)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理方式，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，還便于檔案的查找和使用;其次，在接受檔案圖紙或者文字材料中，要利用信息技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的傳遞和收集，對電子文檔進(jìn)行完善和整理，利用“卷內(nèi)目錄”和“案卷目錄”對電子材料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，進(jìn)而優(yōu)化檔案歸檔的質(zhì)量和效率，防止勞動(dòng)重復(fù)的情況發(fā)生。

（四）完善管理制度

基建檔案收集具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，尤其是在中職學(xué)校擴(kuò)招的背景下，對基建施工進(jìn)度也提出更嚴(yán)格的要求，檔案收集需要在短時(shí)間內(nèi)完成圖紙和材料的收集，進(jìn)而為收集工作增添了難度。因此，中職學(xué)校需要制定科學(xué)的管理制度，進(jìn)而為基建檔案收集工作的有序開展提供制度保障。首先，針對基建招標(biāo)環(huán)節(jié)，要求基建部門增加圖紙和標(biāo)書的套數(shù)，保證歸檔資料有兩套必須為材料原件;其次，中職學(xué)校要在基建總投資中扣留一定比例的資金作為檔案收集保證金，在竣工驗(yàn)收結(jié)束后，學(xué)校檔案室需要對施工產(chǎn)生的材料文件進(jìn)行核對和驗(yàn)收，在檔案合格后出具相關(guān)驗(yàn)收證明，由學(xué)校財(cái)務(wù)科將檔案收集保證金支付給施工單位，確保施工單位認(rèn)真對待施工材料整理工作，進(jìn)而保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性和原始性，為學(xué)校保存和利用檔案提供便利。

（五）做好檔案交接

檔案交接是基建檔案收集工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其交接質(zhì)量與檔案的真實(shí)性以及后期使用具有密切關(guān)系，因此，工作人員需要做好檔案交接工作。首先，檔案移交部門需要將移交基建檔案的頁數(shù)、數(shù)量、內(nèi)容以及名稱標(biāo)記清晰，將說明標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真填寫在備注一欄中，移交證明要一式兩份，移交雙方各執(zhí)一份;其次，為辦理拓展檔案交接后，工作人員需要對基建檔案進(jìn)行系統(tǒng)以及科學(xué)的組卷和整理，在完成相關(guān)工作后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫檔案說明并且簽字，保證檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性;最后，由基建部門和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)共同簽字，并且加蓋公章，將檔案材料和歸檔表收入卷內(nèi)，與檔案材料共同保存。

總而言之，隨著我國職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，中職教育逐漸受到公眾的高度重視，中職學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、硬件設(shè)施持續(xù)優(yōu)化，基建檔案作為學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的歷史憑證和真實(shí)記錄，是學(xué)校未來資產(chǎn)評估、擴(kuò)建改建以及維護(hù)管理的重要依據(jù)。因此，中職學(xué)校需要做好檔案的收集和管理工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性以及真實(shí)性，為學(xué)校建設(shè)提供檔案服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮基建檔案的作用，進(jìn)而推動(dòng)我國中職教育的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王綿沐.新《中小學(xué)會計(jì)制度》下中職學(xué)校的教育成本核算[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（15）：174-175.

[2]全志芳.淺談中職學(xué)校新校區(qū)建設(shè)債務(wù)的化解途徑：基于中職學(xué)校的視角[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2015（9）：456.

[3]朱桂珍.中職基建檔案管理存在的問題及對策分析[J].企業(yè)改革與管理，2015（8）：220.

[4]馬志玲.瑜伽引入中職學(xué)校體育課程的可行性研究[J].青少年體育，2013（4）：82-83.

[5]蔡光輝.中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)和利用：以南通中等專業(yè)學(xué)校為例[J].黑龍江檔案，2013（3）：92.

[6]李建蘭.科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)下的中職學(xué)校黨風(fēng)廉政建設(shè)[J].教育教學(xué)論壇，2013（22）：13-15.

[7]陳慧玲.如何做好中職學(xué)?；n案的收集工作[J].法制與經(jīng)濟(jì)（下旬），2012（4）：104-106.

[8]吳慶霞.新形勢下加強(qiáng)中職學(xué)校財(cái)務(wù)管理的對策[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012（6）：174-175.

編輯 馮永霞