關(guān)于國家開放大學“校辦企業(yè)集團財務一體化管理系統(tǒng)”的研究

孫艷萍，李明陽，王錦娜

(國家開放大學資產(chǎn)管理公司，北京 100039)

一

企業(yè)集團財務管理人員為有效地確保企業(yè)財務管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升，都會在財務管理系統(tǒng)方面做深入研究。任何一個企業(yè)財務管理的成功與否，都可能會對企業(yè)集團整體財務管理的質(zhì)量水平產(chǎn)生一定的影響。架構(gòu)在企業(yè)個體財務管理軟件基礎(chǔ)上的企業(yè)集團財務管理系統(tǒng)，對于現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。長期以來，中國各類企業(yè)一直高度重視集團財務業(yè)務一體化管理系統(tǒng)。集團財務一體化管理系統(tǒng)對于國家的經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)濟政策方針的貫徹實施，對于企業(yè)管理人員整體水平的不斷提升，以及對于有效保障企業(yè)的管理質(zhì)量功不可沒。

國家開放大學系統(tǒng)辦學的特征，決定了其校辦企業(yè)有別于其他普通高校校辦企業(yè)。其中一個重要特征就是，它為在全國各個省、市、縣、區(qū)所設(shè)立的各級開放大學或分校的教學及教學管理，以及為各類遠程教育學習者提供了標準統(tǒng)一的技術(shù)助學服務。2014年，經(jīng)教育部批準，由國家開放大學投資設(shè)立的一人獨資國開祥云(北京)資產(chǎn)管理有限責任公司(簡稱資產(chǎn)管理公司)，是代表學校行使股東權(quán)利、落實學校投資經(jīng)營決策的執(zhí)行機構(gòu)和管理機構(gòu)，對所有校辦企業(yè)實行統(tǒng)一領(lǐng)導和管理。截至2018年底，資產(chǎn)管理公司所屬校辦企業(yè)共有國家開放大學出版社有限公司(簡稱出版社)、國家開放大學音像出版社有限責任公司(簡稱音像社)、《中國遠程教育》雜志社(簡稱雜志社)、國開貝和教育科技(北京)有限公司(簡稱國開貝和)、國家開放大學培訓中心(簡稱培訓中心)、電大在線遠程教育技術(shù)有限公司(簡稱電大在線)等一級企業(yè)8家，二級企業(yè)7家，三級企業(yè)10家(各校辦企業(yè)層級結(jié)構(gòu)情況見圖1)[1]。為完成學校多媒體教學資源的建設(shè)與發(fā)行、各種遠程教育類型的教學過程信息化建設(shè)與維護，以及其他與教學及教學管理相關(guān)的輔助任務，校辦企業(yè)的全體員工兢兢業(yè)業(yè)地堅守在各自的重要崗位上，以保證國家開放大學教學過程得以順利運行。

圖1 國家開放大學校辦企業(yè)層級結(jié)構(gòu)情況圖[1]

盡管學校的校辦企業(yè)已經(jīng)成為國家開放大學教學及教學管理中不可或缺的重要組成部分，但企業(yè)的現(xiàn)代化管理意識，卻遠遠沒有提到企業(yè)經(jīng)營團隊中高管人員的戰(zhàn)略發(fā)展研究議程上來，尤其是支撐企業(yè)高速發(fā)展的財務管理水平還不盡如人意。

其一，在資產(chǎn)管理公司成立以前，學校對校辦企業(yè)的財務統(tǒng)一監(jiān)管力度相對薄弱，部分二、三級企業(yè)成立時間較早，且已形成各自的財務體系。其中出版社使用云因財務軟件、音像社使用博科財務軟件，其余企業(yè)使用用友U8 12.0、用友T6、用友T3、用友T6軟件以及暢捷通6.2plus1和金蝶EAS7.0。這些財務系統(tǒng)版本不一，且啟用的模塊少、功能弱，又沒有與企業(yè)的業(yè)務流相結(jié)合，致使財務信息分散，數(shù)據(jù)膨脹缺乏分類，報表堆積，財務報告體系不健全，財務分析難以及時、準確提取數(shù)據(jù)。

其二，財政部自2017年以來，對《企業(yè)會計準則》和“企業(yè)財務報表格式”進行了較大調(diào)整，各企業(yè)原有財務軟件生成的報表已經(jīng)落伍，難以快速、精準地完成教育部的月報、年報等常規(guī)財務統(tǒng)計工作。

其三，由于缺乏統(tǒng)一的財務軟件平臺，母公司不能對分公司、子公司進行實時數(shù)據(jù)歸集和查詢，對分公司、子公司的事中監(jiān)控力度不夠。同時，下屬企業(yè)各自為政，追求局部利益最大化。對關(guān)聯(lián)交易的定價、收入的確認、成本的結(jié)轉(zhuǎn)等沒有統(tǒng)一的會計核算政策，導致部分校辦企業(yè)會計核算不規(guī)范、各企業(yè)盈余管理的空間較大，財務數(shù)據(jù)不能真實反映企業(yè)狀況，無法為管理決策提供有力支撐。

二

面對校辦企業(yè)業(yè)務各異和財務核算軟件各自不一的現(xiàn)狀，需要通過建立一個管理系統(tǒng)平臺，將傳統(tǒng)會計核算系統(tǒng)作為一個子系統(tǒng)融入企業(yè)集團經(jīng)營管理網(wǎng)絡系統(tǒng)之中，以此與企業(yè)各個部門、各項經(jīng)濟活動緊密地結(jié)合在一起，構(gòu)成一個以電子互聯(lián)、經(jīng)濟業(yè)務實時處理為主的網(wǎng)絡化控制信息系統(tǒng)，從而完成會計核算、業(yè)務管理、各項經(jīng)濟項目的預測、決策等經(jīng)濟活動。因此，資產(chǎn)管理公司一直在尋找一種最便捷的方式，以幫助實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)全國各級資產(chǎn)管理公司所屬分、子公司的高管人員、主管會計與業(yè)務人員之間開展多向、立體的交流。經(jīng)過探索，資產(chǎn)管理公司創(chuàng)新了“校辦企業(yè)集團財務一體化管理系統(tǒng)”(見圖2)，從而切實保障了在全國各地辦學點的財務管理與技術(shù)服務質(zhì)量大體保持在同一水準。

圖2 “財務一體化管理系統(tǒng)”總體構(gòu)架圖

“財務一體化管理系統(tǒng)”的落點首先是財務管理，然后是管理系統(tǒng)一體化。從企業(yè)全面財務管理入手，但又不局限于財務領(lǐng)域，利用兼容性良好的軟件平臺，逐步實現(xiàn)最優(yōu)配置企業(yè)資源，監(jiān)管業(yè)務流程，強化內(nèi)部控制，促使企業(yè)財務信息流與業(yè)務數(shù)據(jù)流早日實現(xiàn)規(guī)范且有序的多向流動。

“財務一體化管理系統(tǒng)”采用在線管理和集中式管理模式，既消除了物理距離的障礙，又能夠精準快速地收集數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)，同時能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)財協(xié)同、動態(tài)管理、精細管理、及時監(jiān)控等模式，使企業(yè)集團經(jīng)營管理達到管理非固化、履職標準化、核算系統(tǒng)化、操作智能化、決策科學化，以達到真正意義上的信息共享，推進企業(yè)健康、有序、高速的發(fā)展。

“財務一體化管理系統(tǒng)”與傳統(tǒng)的財務核算軟件的用途目標具有高度的一致性?！柏攧找惑w化管理系統(tǒng)”也要堅決貫徹國家的財經(jīng)路線、會計方針政策，既要持續(xù)地提升會計人員隊伍的整體水平，也要切實地保障校辦企業(yè)的財務管理質(zhì)量。同時，“財務一體化管理系統(tǒng)”作為財務核算軟件的一種升級版，其運作的過程突破了傳統(tǒng)需要面對面的受空間限制的方式?！柏攧找惑w化管理系統(tǒng)”可以在同一時間內(nèi)，讓眾多的財務人員針對同一類型的會計業(yè)務在不同的地點共同進行研討，以及交流當前其他的會計熱點問題。

目前，國家開放大學校辦企業(yè)財務人員所面對的一個較為重要的課題就是，如何做好財務管理及其會計核算，為企業(yè)決策者提供高水平的經(jīng)濟信息咨詢。集眾人睿智可以促使個人提高工作效率和工作業(yè)績。實際上，“財務一體化管理系統(tǒng)”為充分發(fā)掘集體智慧的互補性提供了前提條件。在這個平臺上，不僅各個崗位的財務人員和會計人員可以發(fā)表各自的財務管理感想與會計核算體會，而且企業(yè)決策者和財務經(jīng)理們也可以交流管理要求與工作暢想。同時，通過平臺將業(yè)務模塊與財務模塊鏈接，業(yè)務人員可以隨時交流，不出單位就可以取得做好會計核算和財務管理的“真經(jīng)”。依靠平臺，以集體的智慧來保障、提升會計核算質(zhì)量與財務管理水平，企業(yè)價值的最大化因而得以實現(xiàn)。

通過 “財務一體化管理系統(tǒng)”的實踐活動，國家開放大學校辦企業(yè)經(jīng)營中的業(yè)務流程、會計核算流程、管理流程實現(xiàn)了有機融合, 數(shù)據(jù)實現(xiàn)了及時共享, 企業(yè)內(nèi)部資源整合實現(xiàn)了優(yōu)化；會計核算與財務管理質(zhì)量有了穩(wěn)步的提高，企業(yè)內(nèi)部運營的效率和整體的經(jīng)營管理水平也有了穩(wěn)步的提升。校辦企業(yè)管理人員和財務人員認識到，“財務一體化管理系統(tǒng)”是網(wǎng)絡時代校辦企業(yè)高水準、快速運用會計數(shù)據(jù)分析資金及財務變化情況，以推動會計工作保質(zhì)量、上水平完成的重要手段；它是提高財務及會計人員政策水平、業(yè)務水平和專業(yè)技能的有效方式；它也是隨著新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)應用于現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營而出現(xiàn)的一種行之有效的管理模式。

三

然而，資產(chǎn)管理公司在對“財務一體化管理系統(tǒng)”做進一步研究時感到：若要使得校辦企業(yè)經(jīng)營管理質(zhì)量的業(yè)績更如人意，“財務一體化管理系統(tǒng)”的成果更加符合現(xiàn)代化企業(yè)管理的需要，在今后的“財務一體化管理系統(tǒng)”的使用過程中，就應該結(jié)合校辦企業(yè)經(jīng)營特點和系統(tǒng)運行現(xiàn)狀，不斷升級完善系統(tǒng)中各模塊操作功能，從而將這項有益的工作做得更好。

通過對“財務一體化管理系統(tǒng)”的有關(guān)反饋，資產(chǎn)管理公司了解到目前所開展的“總賬”“報表”“合并報表”“固定資產(chǎn)”“預算管理”“合同管理”“資金管理”等模塊的“財務一體化管理系統(tǒng)”尚存在以下問題。

1.人員認識不到位。由于“財務一體化管理系統(tǒng)”這一嶄新的管理方式使用的時間不長，許多分公司、子公司的會計人員、業(yè)務人員、管理人員對于采用該系統(tǒng)的管理方式有助于管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升還缺乏足夠的認識。尤其是部分企業(yè)的業(yè)務人員認為，“財務一體化管理系統(tǒng)”屬于會計的工作范疇，與己無關(guān)；而有的會計與財務人員也只將其作為一種普通的財務軟件，即使是使用本系統(tǒng)也僅滿足于一知半解，缺乏有針對性的精細研究與再創(chuàng)新的專研態(tài)度。

2.系統(tǒng)功能尚未盡善盡美。“財務一體化管理系統(tǒng)”目前上線的均為用友常用模塊化功能，像規(guī)范關(guān)聯(lián)交易等個性化事項的針對性管理設(shè)置較少，不同系統(tǒng)兼容性尚未達到真正意義上的暢通，財務與業(yè)務的協(xié)同合作沒有達到最佳程度，以至于不能將管理系統(tǒng)的使用價值發(fā)揮最大化。

3.校辦企業(yè)財務、業(yè)務人員素質(zhì)尚未達到應有標準。由于在企業(yè)中所發(fā)生的任何一項經(jīng)濟活動，都要由業(yè)務部門、財務部門和管理部門按照不同的規(guī)則流程去做相關(guān)的處理。為避免造成規(guī)則之間的沖突，“財務一體化管理系統(tǒng)”的設(shè)計者就需要找到這些部門的契合點并編制出相應的操作程序，這樣才能夠促使各部門準確順利地履行自己的職責。加之，由于企業(yè)現(xiàn)有財務人員、業(yè)務人員以及管理人員能力有限，對新的“財務一體化管理系統(tǒng)”的學習尚處于磨合期，對于個別功能的學習存在畏難和抵觸情緒。特別是部分偏遠地區(qū)的分公司、子公司的財務人員，由于不習慣經(jīng)常上系統(tǒng)查閱管理系統(tǒng)發(fā)布的網(wǎng)上通知，往往錯過了集團總部對“財務一體化管理系統(tǒng)”的日常網(wǎng)上培訓，從而失去了學習交流機會。

資產(chǎn)管理公司經(jīng)過調(diào)研認為：“財務一體化管理系統(tǒng)”認識方面的問題、“財務一體化管理系統(tǒng)”功能尚未完善方面的問題，以及校辦企業(yè)人員素質(zhì)有待提升方面的問題可以通過以下方式得以解決。

其一，通過各種途徑宣傳“財務一體化管理系統(tǒng)”，解決認識不到位的問題。使所有應該參加“財務一體化管理系統(tǒng)”的分公司、子公司的財務人員、業(yè)務人員以及管理人員充分認識到“財務一體化管理系統(tǒng)”是在網(wǎng)絡時代提升管理質(zhì)量水平的一項重要舉措。資產(chǎn)管理公司準備通過培訓集團員工、實施全面預算管理、強化年終業(yè)績考核、開展網(wǎng)上論壇專題討論等各種途徑大力宣傳“財務一體化管理系統(tǒng)”，讓相關(guān)人員在了解“財務一體化管理系統(tǒng)”具有信息傳遞的及時性、快捷性，集體智慧的互補性，資金使用的高效性，管理資源的共享性的基礎(chǔ)上，自覺地參與“財務一體化管理系統(tǒng)”工作[2]。

其二，加大研發(fā)力度解決“財務一體化管理系統(tǒng)” 功能拓展方面的問題。為使“財務一體化管理系統(tǒng)”功能最大限度地滿足國家開放大學校辦企業(yè)的發(fā)展需求，資產(chǎn)管理公司擬于今后每年年初制定好“財務一體化管理系統(tǒng)”研發(fā)計劃，協(xié)同“財務一體化管理系統(tǒng)”開發(fā)商研究并完善查詢模板，豐富管理報表，增設(shè)輔助核算等模塊功能方面的內(nèi)容(見圖3)，尤其是要根據(jù)管理需求進行大量自定義設(shè)置。同時，還應及時向校辦企業(yè)公布研究的最新發(fā)展動態(tài)，收集并推薦分公司、子公司在使用中形成的切實可行的新方法，引導“財務一體化管理系統(tǒng)”的參加者注重平臺質(zhì)量，齊心協(xié)力共同推進平臺的有效利用。

圖3 國家開放大學“校辦企業(yè)集團財務一體化管理系統(tǒng)”架構(gòu)圖

其三，通過制度化，解決“財務一體化管理系統(tǒng)” 人員素質(zhì)方面的問題。資產(chǎn)管理公司擬在國家開放大學的支持下，制定《國家開放大學校辦企業(yè)財務管理制度》?！柏攧找惑w化管理系統(tǒng)”的操作、完善以及培訓均由該制度予以明確說明。特別強調(diào)的是，對財務人員、業(yè)務人員以及管理人員的“財務一體化管理系統(tǒng)”培訓，必須列入對分公司、子公司的年度考核、專項財務檢查等事項之中[3]。通過制度的約束，逐步消除使用“財務一體化管理系統(tǒng)”時財務人員、業(yè)務人員以及管理人員素質(zhì)低的問題，保障“財務一體化管理系統(tǒng)”工作健康有序地進行。

面對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展以及電子技術(shù)的日趨完善，國家開放大學資產(chǎn)管理公司將在合理調(diào)整財務管理系統(tǒng)相關(guān)模塊的基礎(chǔ)上，通過以上舉措使“財務一體化管理系統(tǒng)”工作達到信息傳遞網(wǎng)絡化、信息處理協(xié)作化、資源利用共享化、信息披露全面化、成本降低最小化。上述方式能夠確保國家開放大學校辦企業(yè)的經(jīng)營和現(xiàn)代化管理質(zhì)量水平，在全國高校同行中穩(wěn)中有升。