運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)的探索與實(shí)踐

趙永亮， 邢旭寧， 任金妮， 陳雪玉， 趙韞哲

(西安交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與資產(chǎn)管理處， 西安 710049)

0 引 言

高校的儀器設(shè)備、家具類(lèi)資產(chǎn)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“儀器設(shè)備”)是學(xué)校教學(xué)、科研活動(dòng)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，同時(shí)也是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分。資產(chǎn)總量與構(gòu)成在一定程度上代表了學(xué)校的辦學(xué)水平及科研能力[1]。隨著國(guó)家對(duì)高校教育科研經(jīng)費(fèi)投入的逐年增加，高校的辦學(xué)條件和規(guī)模均獲得了長(zhǎng)足進(jìn)步，高校儀器設(shè)備逐漸呈現(xiàn)出了增長(zhǎng)速度快、類(lèi)型多、多校區(qū)分布等特點(diǎn)[2-3]。

資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)是指針對(duì)儀器設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)通過(guò)賬目記錄對(duì)賬實(shí)物進(jìn)行比對(duì)，逐一盤(pán)查，盡可能做到賬實(shí)相符，并對(duì)儀器設(shè)備類(lèi)固定資產(chǎn)的數(shù)量、分布、價(jià)值等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析等工作[4]。

1 高校開(kāi)展資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作的意義

定期開(kāi)展清查盤(pán)點(diǎn)既能保證儀器設(shè)備的完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)使用中存在的問(wèn)題，同時(shí)還能加強(qiáng)教師、學(xué)生的資產(chǎn)管理意識(shí)，發(fā)揮主人翁的精神防止國(guó)有資產(chǎn)流失[5]。針對(duì)資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作，國(guó)家和學(xué)校層面均制定了相應(yīng)的政策要求，因此定期開(kāi)展資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作更是資產(chǎn)管理中的“規(guī)定動(dòng)作”。

(1) 國(guó)家層面。2016年財(cái)政部印發(fā)《財(cái)政部關(guān)于開(kāi)展2016年全國(guó)行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)清查工作的通知》(財(cái)資〔2016〕2號(hào))和《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)〈行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實(shí)管理辦法〉的通知》(財(cái)資〔2016〕1號(hào))要求全國(guó)行政事業(yè)單位開(kāi)展資產(chǎn)清查工作，在摸清“家底”的同時(shí)加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理，提升資產(chǎn)管理水平和效能[6]。同時(shí)，按照《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》相關(guān)規(guī)定，財(cái)政部進(jìn)一步要求各行政事業(yè)單位每年填報(bào)年度資產(chǎn)決算報(bào)表之前必須首先完成資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作。

(2) 學(xué)校層面。2015年我校印發(fā)“西安交通大學(xué)儀器設(shè)備類(lèi)固定資產(chǎn)管理辦法”(西交實(shí)〔2015〕50號(hào))針對(duì)儀器設(shè)備的日常管理提出了更高的要求，文件要求學(xué)校要定期開(kāi)展儀器設(shè)備資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作。

2 高校資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)工作現(xiàn)狀

(1) 數(shù)量增長(zhǎng)迅速，校區(qū)分布廣。隨著學(xué)校各學(xué)科的快速發(fā)展，科研需求不斷增加，儀器設(shè)備的存量逐年增加(見(jiàn)圖1)，且新購(gòu)置儀器設(shè)備類(lèi)別逐漸呈現(xiàn)技術(shù)高精尖、領(lǐng)域?qū)I(yè)化以及類(lèi)別多樣化的趨勢(shì)。

圖1 西安交通大學(xué)近5年儀器設(shè)備類(lèi)固定資產(chǎn)存量情況

同時(shí)由于多校區(qū)辦學(xué)、校外研究院的設(shè)立、學(xué)科間的交叉密切、國(guó)際交流日益增多，導(dǎo)致校屬設(shè)備分布于多個(gè)樓宇、多個(gè)校區(qū)，甚至多個(gè)城市、多個(gè)國(guó)家。誠(chéng)然，這種方式極大地促進(jìn)了科研工作，但也為固定資產(chǎn)管理工作帶來(lái)了諸多不便。因此，按照傳統(tǒng)模式盤(pán)點(diǎn)，存在效率低下、高端設(shè)備識(shí)別度差等問(wèn)題，難以真正實(shí)施有效監(jiān)管。

(2) 基層單位及領(lǐng)用人對(duì)盤(pán)點(diǎn)缺乏重視。國(guó)內(nèi)各高校普遍存在對(duì)固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)重要性認(rèn)識(shí)不足的情況[7-9]，基層單位人員長(zhǎng)久以來(lái)大都秉持“重賬務(wù)，輕實(shí)物”“重使用、輕管理”的思想。有些教師認(rèn)為使用自己科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的儀器設(shè)備理應(yīng)視為自己的私產(chǎn)，隨意丟棄處置，更不愿意主動(dòng)開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)。尤其在橫向課題研究工作中，此類(lèi)現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。長(zhǎng)久以來(lái)形成資產(chǎn)管理邊緣化的局面。

(3) 盤(pán)點(diǎn)手段落后。盡管絕大多數(shù)高校都根據(jù)自身管理要求建立了設(shè)備資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，但依舊難以通過(guò)信息化的手段完成資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作，在沒(méi)有完善資產(chǎn)基礎(chǔ)信息的情況下，儀器設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)工作就需要手工或者半手工方式進(jìn)行，不僅耗費(fèi)大量的人力物力，且準(zhǔn)確性難以保證。同時(shí)，當(dāng)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)結(jié)束后，學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)針對(duì)基層單位所上報(bào)的待報(bào)廢設(shè)備及因教師研究方向變動(dòng)而長(zhǎng)期閑置的設(shè)備，需要手工統(tǒng)計(jì)篩選并督促基層單位進(jìn)一步開(kāi)展報(bào)廢或校內(nèi)調(diào)撥工作，工作效率低，遷延時(shí)間長(zhǎng)，極容易導(dǎo)致資產(chǎn)丟失，造成國(guó)有資產(chǎn)流失。

3 利用“互聯(lián)網(wǎng)+”解決資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的新思路

2015年3月，李克強(qiáng)總理在十二屆全國(guó)人大三次會(huì)議上作政府工作報(bào)告時(shí)首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃。2015年7月，《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》(國(guó)發(fā)〔2015〕40號(hào))“互聯(lián)網(wǎng)+”是知識(shí)社會(huì)創(chuàng)新2.0驅(qū)動(dòng)下，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)互動(dòng)與演進(jìn)的一種趨勢(shì)[10]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提出，為高校資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作的進(jìn)步提供了更廣闊的思路。

3.1 發(fā)揮“校-院-系-人”體系優(yōu)勢(shì)，逐級(jí)分解、匯總

本著“誰(shuí)使用、誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，充分發(fā)揮“校-院-系-人”四級(jí)國(guó)有資產(chǎn)管理體系的優(yōu)勢(shì)作用。按照逐級(jí)分解的方式，先由學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)向院處級(jí)單位、系所賬戶(hù)級(jí)單位、資產(chǎn)領(lǐng)用人逐級(jí)下發(fā)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)，最終由設(shè)備領(lǐng)用人填報(bào)本人名下設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)信息，經(jīng)逐級(jí)向上匯總后提交至學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)完成任務(wù)(見(jiàn)圖2)，在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，各級(jí)人員均可實(shí)時(shí)查看本人管轄范圍內(nèi)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)進(jìn)度，做到心中有數(shù)。

出于安全性考慮，系統(tǒng)中不同角色人員只能查看自己管轄范圍內(nèi)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)，而無(wú)法看到非本人管轄的資產(chǎn)。

利用“層級(jí)下發(fā)、多點(diǎn)并行”填報(bào)的方式能夠?qū)嫶蟮谋P(pán)點(diǎn)任務(wù)分解，既簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)提交方式又能夠保證準(zhǔn)確性，同時(shí)還加快了工作進(jìn)度。與此同時(shí)管理員需要對(duì)由于歷史原因所造成領(lǐng)用人信息不全的資產(chǎn)逐一落實(shí)新領(lǐng)用人。

圖2 盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

對(duì)應(yīng)盤(pán)點(diǎn)任務(wù)的逐級(jí)分解落實(shí)，系統(tǒng)支持各類(lèi)各級(jí)用戶(hù)填報(bào)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)，包括領(lǐng)用人、基層管理員、資產(chǎn)管理部門(mén)管理員等。

(1) 領(lǐng)用人填報(bào)。領(lǐng)用人接收到系所賬戶(hù)管理員發(fā)布的盤(pán)點(diǎn)任務(wù)后，填報(bào)自己名下設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)信息，并逐級(jí)提交基層管理員審核匯總。

(2) 基層管理員填報(bào)。領(lǐng)用人若因各種原因無(wú)法親自填報(bào)，也可由該領(lǐng)用人所屬資產(chǎn)賬戶(hù)管理員協(xié)助其完成數(shù)據(jù)填報(bào)(考慮到過(guò)渡階段，有些單位無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)填報(bào)，可將基層管理員收集到的各領(lǐng)用人反饋信息，利用電子表格批量導(dǎo)入盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)中)。

(3) 資產(chǎn)管理部門(mén)填報(bào)。資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)收集基層管理員提交的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，也可以實(shí)時(shí)查詢(xún)各領(lǐng)用人盤(pán)點(diǎn)的進(jìn)度和填報(bào)數(shù)據(jù)。盤(pán)點(diǎn)任務(wù)結(jié)束后，若有單位因某些原因需要修改盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，則需要由資產(chǎn)管理部門(mén)管理員更改填報(bào)結(jié)果或退回其修改。

這種方式旨在通過(guò)利用基層教師的碎片化時(shí)間在線填寫(xiě)設(shè)備信息，自動(dòng)完成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，生成盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。針對(duì)盤(pán)點(diǎn)工作截止日期前仍未盤(pán)點(diǎn)的設(shè)備，系統(tǒng)可自動(dòng)催促提醒設(shè)備領(lǐng)用人盡快完成盤(pán)點(diǎn)。有效期過(guò)后，如依舊未盤(pán)，那么系統(tǒng)判定該領(lǐng)用人目前不適宜繼續(xù)新購(gòu)資產(chǎn)入賬，自動(dòng)暫停其入賬權(quán)限，直到全部完成盤(pán)點(diǎn)為止。這樣做既能使基層教師清楚知曉本人所管轄設(shè)備的實(shí)際情況，也能促進(jìn)基層單位形成資產(chǎn)管理意識(shí)，起到以點(diǎn)帶面的積極作用。

3.2 規(guī)范日常資產(chǎn)管理，共享底層數(shù)據(jù)及盤(pán)點(diǎn)信息

開(kāi)展資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)的同時(shí)日常各類(lèi)資產(chǎn)業(yè)務(wù)也需正常進(jìn)行，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初考慮到數(shù)據(jù)能夠同步共享，將資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)同日常資產(chǎn)管理系統(tǒng)相對(duì)接(見(jiàn)圖3)。①能夠共享固定資產(chǎn)系統(tǒng)中已有的校內(nèi)各部門(mén)組織架構(gòu)，在盤(pán)點(diǎn)任務(wù)下發(fā)時(shí)不需另行設(shè)置資產(chǎn)賬戶(hù)；②考慮到清查盤(pán)點(diǎn)時(shí)基層單位必然會(huì)將部分老舊設(shè)備清理出來(lái)提交報(bào)廢申請(qǐng)，因此資產(chǎn)報(bào)廢量會(huì)有所增加。對(duì)已經(jīng)完成報(bào)廢回收的資產(chǎn)，自動(dòng)將清查系統(tǒng)中該條資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)結(jié)果鎖定為“在用-待報(bào)廢”狀態(tài)，這樣不但能夠極大地減輕基層教師填報(bào)的工作量，而且也能確保盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

圖3 資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)同資產(chǎn)管理系統(tǒng)共享底層數(shù)據(jù)

經(jīng)過(guò)盤(pán)點(diǎn)后的資產(chǎn)，其實(shí)際使用人、實(shí)際存放地址等信息往往會(huì)發(fā)生改變，因此在盤(pán)點(diǎn)結(jié)果最終確認(rèn)后，需將發(fā)生變更的信息同步至資產(chǎn)系統(tǒng)，確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí)也為后續(xù)管理、報(bào)廢提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

3.3 引入鏡像數(shù)據(jù)關(guān)系，靈活掌控時(shí)間節(jié)點(diǎn)和盤(pán)點(diǎn)

資產(chǎn)日常管理系統(tǒng)存在動(dòng)態(tài)發(fā)展且數(shù)據(jù)涵蓋廣泛的特點(diǎn)，而實(shí)際納入盤(pán)點(diǎn)范圍的資產(chǎn)，須設(shè)定明確的賬期范圍；或者為了加強(qiáng)某類(lèi)資產(chǎn)管理，也會(huì)開(kāi)展某些專(zhuān)項(xiàng)資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，從而導(dǎo)致實(shí)際待盤(pán)點(diǎn)的資產(chǎn)僅為日常資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的子集，因此資產(chǎn)管理部門(mén)系統(tǒng)管理員需要在盤(pán)點(diǎn)前確定待盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)的范圍，并將其按要求導(dǎo)入盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)中。這就要求盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)在與日常資產(chǎn)管理系統(tǒng)的松耦合環(huán)境下，須引入鏡像數(shù)據(jù)并設(shè)立靈活的過(guò)濾模式滿(mǎn)足管理者的實(shí)際盤(pán)點(diǎn)需求。

3.4 對(duì)接人事數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)掌握人員情況

清查盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)與學(xué)校人事庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)接，盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中可及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)非在編人員(退休、離職、死亡等情況)占有資產(chǎn)的現(xiàn)象。對(duì)此，學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)可以在第一時(shí)間要求相關(guān)單位落實(shí)資產(chǎn)去向，明確責(zé)任人，并且按照實(shí)際情況指定新領(lǐng)用人，如設(shè)備已年代久遠(yuǎn)且因故障而無(wú)修復(fù)價(jià)值，則要求其盡快完成報(bào)廢手續(xù)。

3.5 “線上+線下”盤(pán)點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

針對(duì)線上盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，有選擇的抽取部分設(shè)備，根據(jù)領(lǐng)用人在線填報(bào)的實(shí)際存放地點(diǎn)組織專(zhuān)人開(kāi)展實(shí)地檢查，了解真實(shí)狀況。這樣將用戶(hù)自查同上級(jí)抽查相結(jié)合的做法改變了以往由賬戶(hù)管理員手持盤(pán)點(diǎn)表格逐一現(xiàn)場(chǎng)查看設(shè)備的原始方式，有效提升了資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.6 閑置設(shè)備及時(shí)發(fā)現(xiàn)，提示設(shè)備使用效率

針對(duì)基層單位填報(bào)的“閑置”設(shè)備，學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)可第一時(shí)間做出響應(yīng)，通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)向全校范圍發(fā)布調(diào)撥信息，及時(shí)完成校內(nèi)調(diào)撥。有效地提升設(shè)備使用效率，避免閑置浪費(fèi)。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

基于目前主流的B/S系統(tǒng)架構(gòu)[11]實(shí)現(xiàn)，功能上分為用戶(hù)角色管理、賬戶(hù)人員管理、盤(pán)點(diǎn)庫(kù)管理、盤(pán)庫(kù)任務(wù)管理、報(bào)表管理等模塊(見(jiàn)圖4)。

圖4 系統(tǒng)功能模塊圖

該系統(tǒng)使用SSH框架結(jié)合Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)[[12-16]進(jìn)行開(kāi)發(fā)(見(jiàn)圖5)，按照前后端邏輯關(guān)系劃分為4個(gè)層次。① 表現(xiàn)層。注重系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)，以多種方式將數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給用戶(hù)，并接收用戶(hù)提交數(shù)據(jù)；② 業(yè)務(wù)邏輯層。內(nèi)含各類(lèi)業(yè)務(wù)邏輯模塊，可以對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)則和業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行處理。同時(shí)負(fù)責(zé)接收并處理前臺(tái)用戶(hù)的各類(lèi)請(qǐng)求，并將系統(tǒng)響應(yīng)回送至表現(xiàn)層；③ 持久層。也稱(chēng)為數(shù)據(jù)訪問(wèn)層，主要用于存儲(chǔ)和傳遞數(shù)據(jù)，并且支持增、刪、查、改等操作；④ 物理層。部署于校網(wǎng)絡(luò)中心的實(shí)體服務(wù)器。

圖5 系統(tǒng)架構(gòu)圖

該系統(tǒng)與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)相連，校內(nèi)人員通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證窗口登錄，登錄后根據(jù)身份選擇不同的角色進(jìn)入系統(tǒng)，完成不同的盤(pán)點(diǎn)任務(wù)(見(jiàn)圖6)。

圖6 系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖

5 運(yùn)行效果與展望

基于互聯(lián)網(wǎng)+的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)模式一經(jīng)啟用，便捷、高效地支撐了我校2016年國(guó)有資產(chǎn)清查及每年度例行的清查盤(pán)點(diǎn)工作，針對(duì)每件資產(chǎn)具體落實(shí)領(lǐng)用責(zé)任人。盤(pán)點(diǎn)完成后學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)不但能夠準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)賬實(shí)相符、盤(pán)虧、盤(pán)盈設(shè)備數(shù)量，而且詳實(shí)了解設(shè)備實(shí)際使用情況，同時(shí)大幅縮減盤(pán)點(diǎn)時(shí)間。盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)同學(xué)校人事數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)對(duì)接，有效的避免因?yàn)槿藛T離職、退休等原因所造成的資產(chǎn)流失。

實(shí)際清查盤(pán)點(diǎn)中無(wú)疑會(huì)涉及到待盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)數(shù)量多、領(lǐng)用人數(shù)量多、單位分布范圍廣等困難，該系統(tǒng)雖然能夠通過(guò)將任務(wù)分散的方式收集設(shè)備盤(pán)點(diǎn)信息，但是對(duì)于校內(nèi)部分年長(zhǎng)的教職員工，親自通過(guò)系統(tǒng)完成盤(pán)點(diǎn)工作還存在一定困難。下一步工作，將逐步提升系統(tǒng)的操作友好性：① 探索多級(jí)授權(quán)機(jī)制，領(lǐng)用人可授權(quán)其研究生或課題組其他教師協(xié)助完成數(shù)據(jù)填報(bào)；② 完成盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)與目前固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的深度融合，教師所填報(bào)的盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)一經(jīng)確認(rèn)后，相對(duì)應(yīng)的在資產(chǎn)系統(tǒng)中對(duì)原有設(shè)備信息(如存放地點(diǎn)、實(shí)際使用人)自動(dòng)同步更新；③ 探索使用手機(jī)微信端、APP模式、RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成資產(chǎn)信息填報(bào)，利用互聯(lián)網(wǎng)+的手段不斷將高校資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作向縱深推進(jìn)。