信息時(shí)代大學(xué)生檔案資源的管理與利用

卞東

[摘 要] 大學(xué)生檔案是高校數(shù)量最龐大、種類最豐富的檔案資源，大學(xué)生檔案管理也是高校檔案工作中最耗時(shí)耗力的工作。與高校其他檔案資源相比，大學(xué)生檔案資源的獨(dú)特性還沒(méi)有被完全認(rèn)識(shí)和重視。在信息時(shí)代，加強(qiáng)大學(xué)生檔案資源的數(shù)字化、智慧化、共享性建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案資源利用價(jià)值的必然選擇。

[關(guān)鍵詞] 大學(xué)生檔案；資源；管理；利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 068

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）09- 0152- 03

0 引 言

人才培養(yǎng)是高校的一項(xiàng)基本職能，大學(xué)畢業(yè)生作為高校人才培養(yǎng)的直接目標(biāo)承載了豐富的信息資源，大學(xué)生檔案真實(shí)記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現(xiàn)實(shí)工作中，因大學(xué)生檔案種類多、數(shù)量大、流動(dòng)性強(qiáng)、占用時(shí)間多，大學(xué)生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學(xué)生檔案的管理和利用水平都有待提高。

1 當(dāng)前大學(xué)生檔案的主要內(nèi)容及管理現(xiàn)狀

大學(xué)生檔案是高校檔案體系的重要組成部分，不管從檔案數(shù)量與投入時(shí)間來(lái)看，大學(xué)生檔案都是高校檔案工作的重頭戲?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的多種不同形式的歷史記錄即是高校檔案工作內(nèi)容?！陡叩葘W(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T10-1994，已失效）中有學(xué)籍管理、學(xué)位、畢業(yè)生三個(gè)類目統(tǒng)領(lǐng)學(xué)生檔案內(nèi)容。但這兩個(gè)規(guī)范性文件規(guī)定都不具體，有些地方性規(guī)范文件對(duì)學(xué)生檔案內(nèi)容稍微具體些，如《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》規(guī)定大學(xué)生檔案歸檔范圍主要包括學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

根據(jù)工作實(shí)際需要，高校對(duì)大學(xué)生檔案基本劃歸了三個(gè)范圍，即新生檔案、在校生檔案、畢業(yè)生檔案。新生檔案主要包括高中檔案、高考檔案、中學(xué)期間入團(tuán)材料、入學(xué)登記表。新生檔案由學(xué)院（系）或?qū)W校檔案館負(fù)責(zé)接收，在新生入學(xué)資格審核期間由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)核查新生檔案，組織新生填寫入學(xué)登記表，形成完整的新生檔案材料。在校生檔案主要是在新生檔案基礎(chǔ)上每年添加學(xué)期綜合考核材料、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)材料、處分材料、黨員材料等；另外涉及到學(xué)籍變動(dòng)的學(xué)生，要及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)整檔案。畢業(yè)生檔案是大學(xué)生檔案組成中最為重要的部分，主要內(nèi)容包括新生檔案，在校期間添加的獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、考核材料，畢業(yè)季添加的學(xué)籍表、各類成績(jī)單、學(xué)位材料、論文答辯材料、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證白聯(lián)等，是大學(xué)生人事檔案構(gòu)成的基礎(chǔ)。

大學(xué)生檔案的形成和管理，是多部門協(xié)調(diào)一致的結(jié)果。新生檔案和在校生檔案的主要管理者是輔導(dǎo)員，“無(wú)論在教育部24號(hào)令《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定》，還是在27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都無(wú)法找尋到高校輔導(dǎo)員和大學(xué)生檔案之間的任何關(guān)聯(lián)，但現(xiàn)實(shí)情況卻是二者緊密連接”[1]。畢業(yè)生檔案收集轉(zhuǎn)遞是高校畢業(yè)生工作的重要環(huán)節(jié)，涉及教學(xué)管理、學(xué)生管理、招生就業(yè)、團(tuán)學(xué)、黨委組織、學(xué)校檔案館等多部門。鑒于大學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性，高校對(duì)大學(xué)生檔案管理的機(jī)構(gòu)各不相同，目前主要有三類：一類由學(xué)校檔案館統(tǒng)一管理，一類由人事部門下設(shè)學(xué)生檔案室管理，一類由招生就業(yè)或?qū)W生管理部門下設(shè)學(xué)生檔案室管理。三類管理模式各有利弊，從大學(xué)生檔案流向考慮，將大學(xué)生檔案的管理機(jī)構(gòu)設(shè)在招生就業(yè)部門或人事部門，便于與人力資源管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行銜接和協(xié)調(diào)；從大學(xué)生檔案對(duì)學(xué)校諸多檔案資源的集聚效應(yīng)考慮，將大學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置在學(xué)校檔案館，可以充分發(fā)揮其資源價(jià)值。也有部分高校將學(xué)生檔案放在二級(jí)教學(xué)機(jī)構(gòu)分散管理，不符合高校檔案管理的基本要求。

2 大學(xué)生檔案資源重要性的主要體現(xiàn)

2.1 大學(xué)生檔案是國(guó)家人力資源管理的重要范疇

大學(xué)生檔案是大學(xué)生人事檔案形成的基礎(chǔ)，與其升學(xué)、就業(yè)、落戶、移民、晉升、退休等環(huán)節(jié)發(fā)生聯(lián)系，必然屬于人力資源管理的重要內(nèi)容。除了對(duì)其今后的職業(yè)發(fā)展和生活福利起到佐證作用，大學(xué)生檔案還應(yīng)對(duì)其升學(xué)和就業(yè)發(fā)揮推薦和幫助功能，因此要“根據(jù)就業(yè)形勢(shì)的變化合理地對(duì)檔案的信息進(jìn)行豐富，如增加誠(chéng)信、心理素質(zhì)以及技能登記表等內(nèi)容，可以更為全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)和職業(yè)能力，為企事業(yè)單位選拔合適的人才提供依據(jù)”[2]。大學(xué)生檔案作為人力資源特征的重要載體，是大學(xué)生檔案最本初的功能。國(guó)家基于對(duì)大學(xué)生人力資源的重視和保護(hù)，于2016年全面取消了大學(xué)生檔案的服務(wù)費(fèi)用。

2.2 大學(xué)生檔案是校園文化資源的重要組成

《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部第41號(hào)令）規(guī)定，大學(xué)生有參加社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)、勤工助學(xué)、文娛體育及科技文化創(chuàng)新等活動(dòng)，獲得就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)和服務(wù)的權(quán)力，這是高校第二課堂教育的法定依據(jù)。同時(shí)，教育部第41號(hào)令也規(guī)定，學(xué)校應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)、支持和指導(dǎo)學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)，可以建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、設(shè)置創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學(xué)分。為增強(qiáng)大學(xué)第二課堂教育的有效性，2018年共青團(tuán)中央和教育部聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于在高校實(shí)施共青團(tuán)“第二課堂成績(jī)單”制度的意見》，從制度上確立了大學(xué)生第二課堂在高校教育體系中的地位。大學(xué)生第二課堂活動(dòng)，成就了其個(gè)人社會(huì)實(shí)踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的豐富歷程，是人生的重要經(jīng)歷，也是大學(xué)生實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，成長(zhǎng)成才的重要途徑。大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和第二課堂成績(jī)單，真實(shí)地記錄了這一過(guò)程，將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和第二課堂成績(jī)單納入大學(xué)生檔案內(nèi)容，無(wú)疑會(huì)成為大學(xué)校園文化的重要組成部分，對(duì)豐富大學(xué)實(shí)踐文化、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)文化具有獨(dú)特作用。

2.3 大學(xué)生檔案是校友資源的重要財(cái)富

高校是人才成長(zhǎng)的搖籃，建校歷史越長(zhǎng)，校友資源越豐富。大學(xué)生檔案記載了生源地、學(xué)生基本情況、學(xué)籍學(xué)歷、就業(yè)情況等信息，是展示學(xué)校人才培養(yǎng)成就，匯聚校友資源的重要渠道。因此大學(xué)生檔案材料收集要全面，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，除成長(zhǎng)成才的檔案材料，還要收集班級(jí)合影、班級(jí)活動(dòng)、院系活動(dòng)、學(xué)校大型活動(dòng)等集體行為的聲像視頻檔案，豐富大學(xué)生的檔案資源，為校友資源庫(kù)和校史館集聚素材。以大學(xué)生檔案為基礎(chǔ)構(gòu)建校友系統(tǒng)是高校新動(dòng)態(tài)，“構(gòu)建校友檔案管理系統(tǒng)并在校史館、校友辦等場(chǎng)所投入使用，能在校慶等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，提高高校的親和力，喚起記憶共鳴點(diǎn)，為校友與學(xué)校之間建立起一座長(zhǎng)期溝通的感情橋梁”[3]。

3 信息時(shí)代大學(xué)生檔案資源利用的創(chuàng)新與發(fā)展

3.1 大學(xué)生檔案數(shù)字資源建設(shè)與利用

建校歷史50年以上的高校，畢業(yè)生人數(shù)基本超過(guò)10萬(wàn)人，而且畢業(yè)生檔案的種類豐富，所以檔案資源數(shù)量異常龐大。為很好地保護(hù)和利用這些檔案資源，不少高校都按照國(guó)家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要的部署，開展了檔案信息化工作。大學(xué)生檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化，數(shù)字化過(guò)程即包括存量檔案的數(shù)字化工作，也包括增量檔案的電子化工作。鑒于目前全文檢索的效率還不盡如人意，所以數(shù)字化工作中目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)尤為重要。目錄庫(kù)建設(shè)除了遵循《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄和標(biāo)引，還要重視學(xué)生姓名、專業(yè)班級(jí)、學(xué)生院系、學(xué)籍題名、入學(xué)畢業(yè)年份等信息的著錄。投入比較充裕的高校最好在數(shù)字化過(guò)程中完成大學(xué)生檔案文件級(jí)目錄的著錄。

大學(xué)生檔案資源數(shù)字化首先解決了非數(shù)字載體檔案信息資源的載體轉(zhuǎn)換，是構(gòu)建大學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，也為檔案的網(wǎng)絡(luò)利用提供可能。數(shù)字化是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)化是核心，利用是目的。在大學(xué)生檔案數(shù)字化資源基礎(chǔ)上，開發(fā)具有本校特色的校友數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅實(shí)現(xiàn)校友信息查詢、信息更新、校友分組、校友數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，還能提供在線下載學(xué)籍、制作學(xué)籍紀(jì)念冊(cè)等功能[3]，是大學(xué)生檔案數(shù)字資源利用最直觀的體現(xiàn)。

3.2 大學(xué)生檔案數(shù)字資源智慧融合與利用

“隨著我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)入以內(nèi)容為核心、智慧化為特征的新階段，‘大數(shù)據(jù)‘中國(guó)制造2025 ‘互聯(lián)網(wǎng)+等國(guó)家重大戰(zhàn)略相繼出臺(tái)，檔案信息化工作勢(shì)必加速推進(jìn)，以適應(yīng)國(guó)家信息化的要求”[4]。大學(xué)生檔案數(shù)字資源作為高校存量最龐大、涉及最廣泛的檔案資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的融合與共通，應(yīng)該首當(dāng)其沖。當(dāng)前我國(guó)高校信息化建設(shè)有一定基礎(chǔ)，涉及大學(xué)生的主要有迎新系統(tǒng)、學(xué)生事物管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助管理系統(tǒng)、學(xué)生第二課堂管理系統(tǒng)、黨員信息管理系統(tǒng)、校園“一卡通”系統(tǒng)等，這些信息系統(tǒng)里每位學(xué)生最后的統(tǒng)計(jì)表單，就是大學(xué)生最全面和真實(shí)的檔案材料。如果人工收集和整理這些檔案材料，耗時(shí)耗力，時(shí)間成本和人工成本大，各部門配合度也不高，工作開展困難。以智慧校園服務(wù)平臺(tái)為依托，建設(shè)大學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與大學(xué)生各類管理系統(tǒng)的連接，應(yīng)該成為當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的大融通，提升系統(tǒng)的整合與分析能力，是大學(xué)生檔案信息系統(tǒng)智能化升級(jí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)的前提?！案咝W(xué)生檔案?jìng)€(gè)性化定制服務(wù)，要求學(xué)生檔案管理部門根據(jù)檔案用戶的需求，借助智慧校園服務(wù)平臺(tái)對(duì)用戶設(shè)定的檔案資源進(jìn)行智能化的收集、整理、分類和分析，向用戶提供和推薦有關(guān)信息，以滿足他們的個(gè)性化檔案服務(wù)需求”[5]。在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)，是大學(xué)生檔案利用的發(fā)展方向。

3.3 大學(xué)生檔案數(shù)字資源交互共享與利用

中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》于2018年11月20日施行，大學(xué)生檔案涵蓋的中學(xué)、本科、研究生階段的檔案內(nèi)容是干部人事檔案的重要組成部分，是國(guó)家人力資源管理的重要內(nèi)容。大學(xué)生流動(dòng)性大，其升學(xué)就業(yè)涉及的部門和單位眾多，大學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)也非常復(fù)雜，牽涉大量人力物力。目前，大學(xué)生招生錄取、就業(yè)派遣、黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)遞已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。2002年之后的學(xué)籍學(xué)歷信息、2008之后的學(xué)位信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢。大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的網(wǎng)絡(luò)化管理也應(yīng)進(jìn)入高校和人力資源管理部門的視野。

“在‘互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，線上線下協(xié)同創(chuàng)新發(fā)展的特點(diǎn)愈來(lái)愈突出，社會(huì)的信息需求也具有跨領(lǐng)域、增殖性、動(dòng)態(tài)性和前瞻性特性，同時(shí)具有信息服務(wù)泛在化、信息需求多元化等特性”[6]。大學(xué)生檔案資源是人才的憑證資源，也是寶貴的社會(huì)資源，學(xué)校、用人單位、人力資源管理部門應(yīng)該建立協(xié)同共享關(guān)系，打通大學(xué)生檔案資源流轉(zhuǎn)的壁壘，提高大學(xué)生檔案資源的開放程度，主動(dòng)服務(wù)國(guó)家人才戰(zhàn)略。2010年國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出，各級(jí)各類檔案館應(yīng)以需求為導(dǎo)向，著眼于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動(dòng)檔案信息資源的共享。這個(gè)愿景和規(guī)劃在今天依舊任重道遠(yuǎn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

大學(xué)生是高校最龐大的人群，也是社會(huì)最寶貴的人力資源，大學(xué)生檔案連接著大學(xué)生個(gè)體、高校、用人單位、人力資源管理部門等眾多角色，是社會(huì)管理的重要組成部分。大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)水平直接關(guān)系到高校檔案信息化乃至國(guó)家人力資源管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，必須加以高度重視。大學(xué)生數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、大學(xué)生檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，高校必須做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作和人才準(zhǔn)備。

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