維護(hù)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案管理信息化成為擺在相關(guān)機(jī)關(guān)單位和企業(yè)面前的重大課題。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化運(yùn)作，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量的有效途徑，它能夠減少檔案管理工作人員的工作量，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。本文在對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行簡(jiǎn)要概述的前提下，著重對(duì)維護(hù)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施進(jìn)行了分析，希望能對(duì)檔案行業(yè)的管理起到一些參考意義，促進(jìn)檔案管理信息化水平的提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；檔案管理信息化

檔案管理是社會(huì)各行各業(yè)信息資源的主要載體，承擔(dān)著信息收集好儲(chǔ)備的重要任務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是以紙質(zhì)檔案為主，相關(guān)檔案工作人員在對(duì)各類信息資源進(jìn)行整合歸類之后進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂、收錄和保存，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。而在新的大背景下，社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加快，各行各行也相繼走上了信息化管理的道路，對(duì)于檔案管理而言，這是一個(gè)全新的挑戰(zhàn)，也是一個(gè)良好的產(chǎn)業(yè)調(diào)整機(jī)遇，必須緊跟時(shí)代信息化發(fā)展的步伐，為滿足信息資源的快捷性和便利性積極探索，采取科學(xué)合理的改進(jìn)措施，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

1 檔案管理信息化的基本內(nèi)涵

從社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的角度來(lái)看，檔案是記錄其發(fā)展?fàn)顩r珍貴財(cái)富，通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案的查詢，可以看出個(gè)人或企業(yè)、行業(yè)在一段時(shí)期內(nèi)的發(fā)展軌跡和精神面貌，因而檔案管理就顯得尤為重要了。在以往的檔案管理經(jīng)驗(yàn)中，更多采取的人為管理方式，而在當(dāng)前科技技術(shù)進(jìn)步和信息技術(shù)發(fā)達(dá)的推動(dòng)下，檔案管理工作的方式也應(yīng)該發(fā)生轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，更好地滿足檔案管理的要求，而檔案管理信息化正是在這樣的背景下應(yīng)運(yùn)而生的一種非常科學(xué)的管理方式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化就是在國(guó)家行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的人工管理方式進(jìn)行創(chuàng)新調(diào)整，充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理、記錄歸檔等工作，從而實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的目的[1]。從另外一個(gè)角度講，也可以將檔案管理信息化看作是對(duì)信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種新興方式，通過(guò)對(duì)信息化手段的充分貫徹實(shí)施，可以最快地實(shí)現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)收集與整理，同時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，還可以隨時(shí)隨地查詢和分享檔案信息，增強(qiáng)了檔案管理信息化的現(xiàn)代性和時(shí)代性，也為人們提供了便利。

2 維護(hù)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑

2.1制定科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，首先要理順各類檔案信息資源之間的關(guān)系，在各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)中搭建一個(gè)溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)趨勢(shì)下檔案資源的相互轉(zhuǎn)化和共享，為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化奠定堅(jiān)實(shí)的依據(jù)。另外，要根據(jù)具體的實(shí)際情況制定科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，為所有工作的有序展開(kāi)提供有效的保障，提高檔案管理的完整度和安全性，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。要為檔案管理的信息化制定合乎規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)合理的工作行為準(zhǔn)則，創(chuàng)新檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變方式，簡(jiǎn)化工作程序，提高檔案管理工作的效率，最大化地促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

2.2及時(shí)更新檔案管理信息化進(jìn)程中的軟硬件設(shè)施

從檔案管理當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，加快信息化技術(shù)的運(yùn)用是實(shí)現(xiàn)檔案管理更好發(fā)展的畢竟之路，但由于檔案管理內(nèi)部存在的差異性，致使相關(guān)的信息化技術(shù)手段和設(shè)備沒(méi)有能夠得到統(tǒng)一科學(xué)的利用，從而出現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)不能夠?qū)崿F(xiàn)共享的隱患，影響到了檔案管理的調(diào)整升級(jí)。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程當(dāng)中，要根據(jù)具體的實(shí)際需要重視軟硬件實(shí)施的更新工作，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化、數(shù)字化管理奠定良好的客觀條件[2]。另外，要建立一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理體系，通過(guò)先進(jìn)的設(shè)備安裝和配置，實(shí)現(xiàn)各單位、各企業(yè)、各部門之間的信息資源共享，保證信息資源的自動(dòng)檢索和轉(zhuǎn)化、保存等，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供助力。

2.3重視檔案管理信息化人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高度繁榮之下，檔案管理的工作變得復(fù)雜而繁重，而檔案信息化的實(shí)現(xiàn)能夠有效地適應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，保證檔案管理工作的有序健康運(yùn)行。但隨之而來(lái)的問(wèn)題是，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理人員的逐漸減少，而對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員提出了更高的要求，也就是說(shuō)，在管理信息化的背景下，相關(guān)的檔案管理人員必須具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，能夠獨(dú)立完成檔案信息化的管理工作。因此，在檔案信息化的建設(shè)當(dāng)中，首先要積極引進(jìn)高級(jí)的技術(shù)人才，組建一支具有超強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力、能夠熟練運(yùn)用高科技設(shè)備、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才隊(duì)伍，確保檔案管理工作的順利完成。另外，檔案管理部門要在時(shí)代的發(fā)展帶動(dòng)下，不斷對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各方面素質(zhì)和技能的培訓(xùn)，使他們掌握最先進(jìn)、最核心的檔案管理技術(shù)，并且保證他們具有良好的職業(yè)素質(zhì)，能夠適應(yīng)檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的困難和挑戰(zhàn)，滿足檔案管理的需要[3]。

2.4積極強(qiáng)化檔案管理人員的信息化意識(shí)和發(fā)展理念

科學(xué)的意識(shí)和理念是一切工作展開(kāi)的前提條件之一，在檔案管理信息化的過(guò)程當(dāng)中，首先要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，積極調(diào)整心態(tài)，改變傳統(tǒng)的思想觀念，切實(shí)將檔案管理信息化的各項(xiàng)措施落實(shí)到實(shí)處。相關(guān)的事業(yè)單位和企業(yè)要積極強(qiáng)化檔案管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)，在財(cái)力、物力、人力上加大投資力度，引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立科學(xué)合理的檔案信息化管理觀念，打破以往落后低效率的管理模式，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的帶動(dòng)下，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的先進(jìn)思想，加快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理的信息化更好更快實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而更好為檔案的有效管理提供服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是新時(shí)期社會(huì)事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案行業(yè)提出的要求，檔案管理部門只有在國(guó)家行政部門的統(tǒng)一部署下，強(qiáng)化檔案管理信息化的科學(xué)意識(shí)，制定完善的管理制度，積極改進(jìn)檔案管理工作設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓(xùn)，才能在時(shí)代發(fā)展的帶動(dòng)下更好地進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整與升級(jí)，進(jìn)而更快地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關(guān)單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]高儷瑕.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理的信息化[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，12（8）：55-57.

[2]楊劍，梁娟.芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題與對(duì)策[J].科技檔案，2015，9（4）：33-35.

[3]劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理的信息化[J].價(jià)值工程，2017，22（4）：18-20.

作者簡(jiǎn)介

陸遙，廣西欽州，欽州市城市建設(shè)投資發(fā)展有限公司，本科，研究方向：檔案管理