城建檔案異地備份的探索和實(shí)踐

王文江

摘 要：本文論述了城建城建檔案檔案異地備份的原因和必要性，結(jié)合實(shí)例探討了如何有效開展城建檔案異地備份工作，對當(dāng)前城建檔案事業(yè)如何緊跟時(shí)代發(fā)展，具有一定參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：城建檔案 異地備份 探索 實(shí)踐

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-01

城建檔案會(huì)在各種災(zāi)害中遭到破壞，人員管理疏忽失誤、網(wǎng)絡(luò)攻擊犯罪、設(shè)備缺陷、技術(shù)漏洞等都會(huì)給城建檔案造成無法彌補(bǔ)的損失。為了應(yīng)對這些潛在的隱患，城建檔案異地備份是最行之有效的手段。

城建檔案異地備份是指把原始城建檔案信息通過數(shù)字化手段復(fù)錄到光盤、硬盤或其它有效載體上，并將這些存有備份檔案數(shù)據(jù)的有效載體保存在與原始檔案所在地不同地點(diǎn)的檔案管理模式，是防止突發(fā)性自然災(zāi)害或人為災(zāi)害對城建檔案造成嚴(yán)重破壞的必要手段。

2004年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《關(guān)于印發(fā)<全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要>的通知》（建辦檔[2004]39號）指出，“籌劃建設(shè)全國城建檔案信息（目錄）中心和地區(qū)中心、城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)災(zāi)害備份中心，開展省際、館際間異地?cái)?shù)據(jù)備份”。

雖然專家學(xué)者和相關(guān)文件都提到了“城建檔案異地備份”的必要性和相關(guān)要求，但異地備份工作并沒有引起城建檔案管理部門的重視。

2008年，汶川地震發(fā)生后，“城建檔案異地備份”被正式提上日程。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于6月24日發(fā)布了《關(guān)于積極防御地震等自然災(zāi)害充分發(fā)揮城建檔案作用的通知》（建辦檔[2008]39號），指出，“各級建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門要高度重視并積極督促城建檔案館（室）開展檔案信息化建設(shè)，根據(jù)工作需要適時(shí)、有序推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，并加強(qiáng)與其他省市建設(shè)（規(guī)劃）行政主管部門之間的聯(lián)系與協(xié)作，通過東西結(jié)合、南北合作以及省市之間的協(xié)作，積極開展本地重要城建檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作”。

同年10月在上海舉行的全國直轄市、副省級城市城建檔案工作會(huì)議也達(dá)成如下共識：必須建立完善的、切實(shí)可靠的城建檔案防災(zāi)、容災(zāi)、異地保存體系，做到面對重大災(zāi)害和突發(fā)事件，不僅城建檔案的受損能減小到最低程度，而且能充分發(fā)揮城建檔案在搶險(xiǎn)救災(zāi)和災(zāi)后重建工作中的保障作用。

目前，多個(gè)省市和區(qū)市已經(jīng)結(jié)成對子并開展了城建檔案異地備份工作。根據(jù)住建部要求，城建檔案異地備份分省際備份和省內(nèi)備份。

城建檔案的異地備份應(yīng)明確以下幾點(diǎn)：

一、備份范圍

城建檔案異地備份應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度分批次進(jìn)行備份，即首先異地備份重要的城建檔案，如黨政機(jī)關(guān)、新聞媒體辦公樓工程檔案，大型商場工程檔案，城市地下管線工程檔案，軌道交通工程檔案，軍事工程檔案，人防工程檔案等其它重點(diǎn)工程檔案。

二、備份選址

城建檔案異地備份主要是為了保障檔案的安全，所以在選址上要充分考慮備份地點(diǎn)的地理位置對檔案保管的影響，即，原始檔案所在地與備份地點(diǎn)應(yīng)不屬于同一流域、同一地震帶。因住建部已將全國各省市進(jìn)行了結(jié)對分配，且各省市住建廳也已根據(jù)實(shí)際劃定好相互備份城市，故各區(qū)市城建檔案館在開展異地備份工作時(shí)并不需要考慮此問題。

三、備份形式

城建檔案的備份形式主要有兩種：紙質(zhì)副本和數(shù)字化副本。城建檔案涉及大量圖紙和工程數(shù)據(jù)，如采用紙質(zhì)副本的方式進(jìn)行異地備份，則會(huì)因檔案體積較大導(dǎo)致異地備份成本較高，異地傳輸和檢索也較為不便。而如果將城建檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化形式，然后再進(jìn)行異地備份則能有效地兼顧體積、傳輸和檢索的多重需求。目前，城建檔案異地備份以備份數(shù)字化副本為主。

四、備份方法

第一，館際相互備份，即互為備份城市的兩個(gè)城建檔案館之間達(dá)成協(xié)議，互相備份對方的城建檔案。這種方式投入較少，且管理模式成熟、管理人員專業(yè)、保管設(shè)施與設(shè)備齊全，是較為經(jīng)濟(jì)、安全的備份方式，也是住建部提倡的備份方式。

第二，建立災(zāi)備基地，即在備份地點(diǎn)自建檔案保管場所，配備相應(yīng)的檔案保管設(shè)施和檔案管理人員，與本地檔案館協(xié)調(diào)辦公。這種方式投入較大，但保管的檔案數(shù)量大、形式多樣，且安全性高。但從工作實(shí)際出發(fā)，這種備份方式目前并不容易實(shí)現(xiàn)。

五、備份傳輸

城建檔案異地備份傳輸分為在線傳輸和離線傳輸。在線傳輸是指互為備份城市的兩個(gè)城建檔案館同時(shí)工作，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)從一館實(shí)時(shí)傳輸?shù)搅硪火^的傳輸方式。離線傳輸是指將檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)或光盤刻錄機(jī)備份到硬盤或光盤上，然后由工作人員運(yùn)送到異地保存的傳輸方式。目前已開展的城建檔案異地備份以離線傳輸為主，這種方式雖然需要城建檔案館耗費(fèi)一定的人力、物力和財(cái)力，但卻能增進(jìn)兩館之間的交流，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

大連市城建檔案的異地備份工作是根據(jù)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部的工作部署開展的。2017年湖南省住房建設(shè)廳和遼寧省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)城建檔案異地備份的工作通知》（湘建【2017】122號）。文件規(guī)定大連與湖南省株洲市的城市建設(shè)檔案館為異地備份對口單位。

根據(jù)省廳要求，我們向市財(cái)政申請了專項(xiàng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)，并與株洲市城建檔案館對各自軟硬件環(huán)境進(jìn)行了考察，雙方領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)據(jù)異地備份形式、檔案數(shù)據(jù)移交保管方法等問題進(jìn)行了洽談，就館藏檔案信息化建設(shè)、檔案利用、軌道交通工程檔案接收等問題進(jìn)行了充分交流。我們制定了異地備份工作的詳細(xì)內(nèi)容，簽訂了《城建檔案數(shù)據(jù)異地備份協(xié)議》，并報(bào)省住建廳備案。

我們將首批異地備份檔案選定為竣工檔案，因?yàn)檫@部分檔案不管是整理質(zhì)量還是掃描質(zhì)量都較好，因年代較早，今后添補(bǔ)材料的情況也較少。劃定異地備份范圍后，我們對這部分檔案以數(shù)字化副本的形式進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)載體為硬盤和光盤，各備份一套，并分別制作了清單。

2018年初城建檔案異地備份項(xiàng)目報(bào)市財(cái)政局進(jìn)行項(xiàng)目投資審核，6月完成項(xiàng)目招投標(biāo)工作;8月設(shè)備到位，完成安裝調(diào)試、試運(yùn)行、培訓(xùn)工作，并順利完成了首次異地備份。此項(xiàng)工作已經(jīng)形成制度，今后我們每年都將完成一次城建檔案的異地備份。

其實(shí)，不止是城建檔案，所有的檔案都應(yīng)該進(jìn)行異地備份。2009年，時(shí)任國家檔案局局長的楊冬權(quán)就曾指出，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本館重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對重要的電子文件實(shí)行異質(zhì)備份，從而確保國家檔案安全。