基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的獨(dú)立學(xué)院報(bào)賬模式再造

夏志艷

摘要：當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬體系是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校會計(jì)核算中的精辟運(yùn)用和集中體現(xiàn)。近些年來，諸多高校已實(shí)施使用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，效果明顯。獨(dú)立學(xué)院作為我國高等教育辦學(xué)實(shí)體中不可或缺的一部分，也應(yīng)跟隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，提升自身的財(cái)務(wù)信息化管理水平，而構(gòu)建和實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是提高財(cái)務(wù)管理水平和信息化建設(shè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院;互聯(lián)網(wǎng)+;網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)

一、構(gòu)建和實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的背景

目前，獨(dú)立學(xué)院經(jīng)過了前期的快速發(fā)展，需要探索新的管理模式以求具有更強(qiáng)的競爭力。而財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新和財(cái)務(wù)信息化水平的提升對當(dāng)下獨(dú)立學(xué)院而言還有很大的發(fā)展和探索空間。近些年來，獨(dú)立學(xué)院隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，在辦學(xué)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、人員經(jīng)費(fèi)等方面不斷加大投入，報(bào)賬業(yè)務(wù)量也不斷增加，傳統(tǒng)的會計(jì)報(bào)賬模式已不再適應(yīng)獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展要求，需要對傳統(tǒng)報(bào)賬模式進(jìn)行再造，而構(gòu)建和實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”下的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)是解決傳統(tǒng)報(bào)賬模式下出現(xiàn)諸多問題的有效方案。

二、傳統(tǒng)報(bào)賬模式存在的問題

（一）業(yè)務(wù)處理工作量大，工作效率低

傳統(tǒng)的報(bào)賬模式下，財(cái)務(wù)審核人員要對原始憑證的多個(gè)要素進(jìn)行現(xiàn)場審核，票據(jù)合格再根據(jù)報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行費(fèi)用歸集、金額計(jì)算匯總、登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)編制會計(jì)憑證、打印會計(jì)憑證、復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核、出納付款。整個(gè)報(bào)銷過程全部依靠人工操作，一些業(yè)務(wù)進(jìn)行到一半審核不通過，再退還至報(bào)銷人員重新整理，再次報(bào)銷時(shí)還需要從頭開始，加大了工作量，工作效率降低。

（二）報(bào)銷人員排隊(duì)等候時(shí)間長，耗時(shí)耗力

傳統(tǒng)的報(bào)賬模式下整個(gè)報(bào)銷過程財(cái)務(wù)人員必須直接面對報(bào)銷人員，上一環(huán)節(jié)通過才能進(jìn)行下一流程;針對不符合規(guī)定的事項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人還要進(jìn)行溝通、解釋。因此，不同的業(yè)務(wù)，報(bào)銷的速度和時(shí)長會有所不同也無法控制，從而導(dǎo)致報(bào)銷人員等候的時(shí)間無法預(yù)計(jì)，逢開學(xué)初或?qū)W期末更是異常擁擠，必須長時(shí)間的排隊(duì)等候才能完成報(bào)銷。

（三）因排隊(duì)等候時(shí)間長，影響報(bào)賬人員的情緒，容易產(chǎn)生沖突

傳統(tǒng)的報(bào)賬模式下，諸多不確定因素造成報(bào)銷等候時(shí)間長，一方面會逐漸磨滅報(bào)銷人員的耐心，另一方面，在嘈雜的環(huán)境中會影響財(cái)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量。在這種情況之下，傳統(tǒng)面對面的報(bào)賬模式很容易讓當(dāng)事人之間產(chǎn)生矛盾和誤解，影響工作正常進(jìn)行。

三、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）由報(bào)賬人員登陸系統(tǒng)發(fā)起報(bào)銷業(yè)務(wù)，掌握主動權(quán)

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬由報(bào)賬人員根據(jù)自己的時(shí)間進(jìn)行合理安排，需要報(bào)銷時(shí)，登陸報(bào)賬系統(tǒng)并填寫相關(guān)信息，形式靈活，時(shí)間可控。

（二）減輕財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)處理工作量，提高工作效率

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)由報(bào)銷人員在系統(tǒng)中填寫報(bào)銷單，減少了財(cái)務(wù)人員錄入信息的工作量。報(bào)銷人員將所報(bào)銷的項(xiàng)目、科目、金額、支付方式及報(bào)銷說明按系統(tǒng)提示逐一錄入，財(cái)務(wù)人員只需審核原始憑證后系統(tǒng)可以自動生成記賬憑證，工作效率大幅提高。

（三）減少報(bào)賬人員排隊(duì)等候時(shí)間

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式下，首先，由報(bào)賬人員登錄系統(tǒng)發(fā)起報(bào)銷填寫信息，無需到財(cái)務(wù)部門排隊(duì)等候;其次，將預(yù)約報(bào)銷單送至財(cái)務(wù)初審合格后就可以離開，后續(xù)支付業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)完成，報(bào)銷人員也無需排隊(duì)等候。

（四）有利于報(bào)賬人員了解財(cái)務(wù)報(bào)銷政策

報(bào)賬人員需要遵照財(cái)務(wù)規(guī)章制度在網(wǎng)上填寫報(bào)銷預(yù)約單，通過填寫預(yù)約單，報(bào)賬人員能及時(shí)了解經(jīng)費(fèi)使用的范圍、規(guī)定、金額及流程，逐步掌握會計(jì)信息的歸集、輸入方法，逐漸熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷的各項(xiàng)制度，對財(cái)務(wù)退回的單據(jù)從內(nèi)心理解并接受，并幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行宣傳、解釋。減少報(bào)賬沖突，構(gòu)建和諧的報(bào)賬關(guān)系。

四、互聯(lián)網(wǎng)+網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的構(gòu)建

（一）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程再造

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式是對傳統(tǒng)報(bào)賬模式的再造，是對傳統(tǒng)報(bào)賬模式的優(yōu)化和重組。最基本的網(wǎng)上報(bào)銷流程如圖1所示，主要包括以下幾點(diǎn)：登陸網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、選擇報(bào)銷類別填寫報(bào)銷單、打印報(bào)銷單并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、提交財(cái)務(wù)部門審核、合格后自動生成憑證、復(fù)核憑證、出納付款;審核不合格的單據(jù)退回，報(bào)銷人員補(bǔ)充整理好后重新提交。（見圖1）

（二）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與實(shí)施

獨(dú)立學(xué)院實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的首要任務(wù)是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的構(gòu)建，包括系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、后臺設(shè)置以及與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的銜接等。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)最基本的功能是數(shù)據(jù)的輸入、編輯和數(shù)據(jù)的查詢。一方面要實(shí)現(xiàn)報(bào)賬人員網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬 的“填寫”和“查詢”的功能，另一方面要滿足財(cái)務(wù)人員網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬“接單、審核”和“查詢”的需要。此外，獨(dú)立學(xué)院網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的模式得以實(shí)施還需要宣傳與培訓(xùn)，可以通過多種渠道進(jìn)行推廣，逐步將傳統(tǒng)的報(bào)賬模式轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬模式。

1）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)報(bào)銷需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)一般按業(yè)務(wù)類型分為日常報(bào)銷、國內(nèi)差旅報(bào)銷、國際差旅報(bào)銷、借款、財(cái)務(wù)審核等模塊，同時(shí)包含相關(guān)查詢菜單。如在“日常報(bào)銷、國內(nèi)差旅報(bào)銷、國際差旅報(bào)銷、借款”的模塊中包含“新增報(bào)銷單”、“待修改報(bào)銷單”、“待提交報(bào)銷單”、“已提交報(bào)銷單”、“打印報(bào)銷單”等功能菜單。報(bào)賬人員在填寫報(bào)銷單時(shí)還需要填寫部門、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目、支付方式等，這些都可以提供查詢功能，報(bào)賬人員既可以直接輸入也可以通過查詢檢索來選擇填寫。在“財(cái)務(wù)審核”模塊中也可以下掛如“待審核單據(jù)”、“已認(rèn)領(lǐng)單據(jù)”、“已審核單據(jù)”、“自動生成憑證”等功能菜單，方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)的后續(xù)處理及查詢。系統(tǒng)界面的設(shè)計(jì)以模塊為主，查詢功能為輔。

2）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)報(bào)銷單的設(shè)置。報(bào)賬人員登陸報(bào)賬系統(tǒng)后，根據(jù)業(yè)務(wù)類型選擇相應(yīng)的模塊填寫報(bào)銷單。不同類型業(yè)務(wù)的報(bào)銷單設(shè)置有所不同。報(bào)銷單的界面設(shè)置要素要完整，包含部門編碼、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目、報(bào)銷項(xiàng)目名稱、摘要、票據(jù)張數(shù)、金額、支付方式等;對于差旅費(fèi)，報(bào)銷單中還需要設(shè)置出差日期、出差地點(diǎn)、出差事由等，并設(shè)置為由系統(tǒng)自動計(jì)算伙食補(bǔ)貼及交通補(bǔ)貼。報(bào)銷單的設(shè)置要根據(jù)財(cái)務(wù)制度、相關(guān)規(guī)定及各獨(dú)立學(xué)院財(cái)務(wù)核算的要求設(shè)定。

3）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的銜接。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬可以自動生成會計(jì)憑證，既節(jié)省工作時(shí)間，又提高工作效率，降低手工出錯率。在前期構(gòu)建預(yù)約系統(tǒng)時(shí)后臺要設(shè)置好各項(xiàng)數(shù)據(jù)參數(shù)，使之與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行對接。在具體應(yīng)用中，對于審核通過的報(bào)銷業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員可以自動生成會計(jì)憑證。

4）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的宣傳與培訓(xùn)。獨(dú)立學(xué)院實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，要全面開展宣傳與培訓(xùn)，爭取得到師生的支持和配合?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)站、部門網(wǎng)站開展相關(guān)知識的講解，也可以對全校內(nèi)的各個(gè)院系、行政部門進(jìn)行面對面的宣講、指導(dǎo)等。

（三）構(gòu)建和實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的建議

1）獨(dú)立學(xué)院在構(gòu)建和實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的過程中，要做好前期調(diào)研考察工作。與軟件供應(yīng)商溝通，共同商討，制定符合自身財(cái)務(wù)管理需求的方案。在實(shí)際應(yīng)用預(yù)約系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)的不足之處要不斷完善，做好軟件的維護(hù)。

2）加強(qiáng)會計(jì)人員素質(zhì)的提升。要與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化手段對會計(jì)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，快速適應(yīng)新的報(bào)賬模式和流程。同時(shí)，要加強(qiáng)服務(wù)意識，提升會計(jì)人員溝通協(xié)調(diào)能力，耐心解答疑問，確保預(yù)約報(bào)賬模式的順利實(shí)施。

3）加大宣傳。實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬初期，通過網(wǎng)絡(luò)、電話、面對對等方式持續(xù)地大力宣傳，將使用方法和財(cái)務(wù)規(guī)章制度進(jìn)行講解，使廣大教職員工充分了解流程，體驗(yàn)報(bào)賬模式改進(jìn)后的優(yōu)勢。

綜上所述，獨(dú)立學(xué)院在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用網(wǎng)上報(bào)賬預(yù)約系統(tǒng)，是當(dāng)下信息化校園發(fā)展的需求。與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合，是創(chuàng)新管理方式、提高管理水平的有效途徑。需要注意的是，構(gòu)建網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，各獨(dú)立學(xué)院要充分調(diào)研和理性分析，結(jié)合實(shí)際并不斷完善，充分發(fā)揮其優(yōu)越性。

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