事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設探析

趙婧

摘 要：隨著新世紀以來科學技術的進步與發(fā)展，我國事業(yè)單位人事檔案管理也趨于信息化模式，傳統(tǒng)的人事檔案管理已走進歷史。人事檔案管理作為事業(yè)單位全體員工的個人簡歷、工作記錄、學歷成績等的原始依據，對企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展意義重大，因此人事檔案必然走向科學快捷的信息化管理。本文基于我國目前人事檔案管理工作存在的不足與缺陷，分析了發(fā)展信息化人事檔案管理的重要意義，提出了如何開展事業(yè)單位信息化人事檔案管理的具體策略，以期未來能更好的提高事業(yè)單位工作效率。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設;策略

一、我國事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

（一）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理制度

科學規(guī)范的管理制度是發(fā)展信息化人事檔案工作的前提和基礎，也是提高管理工作效率的保障，但目前很多事業(yè)單位的檔案管理負責人沒有做到全局化考慮，僅僅制定了針對性的管理標準，缺乏對全局發(fā)展的戰(zhàn)略性思考，這樣一來很難形成統(tǒng)一化的規(guī)范性管理，導致信息數據檔案無法實現共享，具體管理工作也難以開展。

（二）人事檔案管理工作人員的專業(yè)性不足

現如今很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員都缺乏專業(yè)的管理知識和技術水平，僅僅具備淺顯的檔案相關方面的知識，而在具體管理操作上缺乏專業(yè)度。在當下社會對人事檔案管理提出新要求后，原本簡單的管理操作已無法適應新挑戰(zhàn)，尤其是在電子信息檔案管理方面，非常缺乏具備信息知識和計算機水平的綜合人才。

（三）缺少對人事檔案的綜合利用

我國目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理非常重視保密性，卻往往忽視了對檔案數據的利用率，人事檔案仍然處于被動服務的模式，很少設置可以公開查閱的檔案信息，需求人員必須經過上門申請才被給予查閱檔案的權利，這樣保守的工作模式大大降低了檔案管理的效率，不利于未來人事檔案的綜合利用發(fā)展。

（四）資金投入有限

想要建設完善的信息化檔案管理工作必須配備先進的技術設備，然而目前很多事業(yè)單位僅僅配備了電腦和掃描儀等基礎硬件設施，沒有一套系統(tǒng)的現代化信息技術設備，同時單位在購置信息化硬件設備后，需要請專業(yè)的工作人員來進行定期的維護與檢修，需要同時培養(yǎng)相關的技術人員，這些都將要耗費一大筆資金，而這些資金由事業(yè)單位自行進行籌備還具有一定的難度，嚴重阻礙了未來發(fā)展信息化人事檔案管理的進程。

二、發(fā)展信息化人事檔案管理建設的重要意義

（一）高效便捷的管理模式

人事檔案管理工作具有可變性和浮動性的特征，不會處于一成不變的靜止狀態(tài)，而會隨著社會的發(fā)展需求不斷改變，所以一旦實行信息化管理模式后，檔案管理人員可以在第一時間內掌握到人事變動情況，并快速、高效、準確的錄入數據庫。此外與人工檔案記錄相比，電子檔案可以儲存大量的數據信息，維持較長的保管時間，提供實時查閱檔案信息的功能，很大程度上為檔案管理創(chuàng)造了方便，提高了工作效率。

然而目前很多事業(yè)單位還未能認識或適應信息化檔案管理工作的模式，即使他們已經設定了人事檔案管理系統(tǒng)，也未將信息化功能得以全面的開拓與應用，僅僅利用電腦進行了信息輸入，卻未真正達到無紙化檔案的新模式。這需要我們未來更好的普及信息化檔案管理知識，實現全面的推廣和應用，以更好的服務于人類和社會。

（二）先進的操作應用功能

信息化人事檔案管理不僅具備高效的工作模式，還擁有先進的操作應用功能。首先信息化具備強大的搜索引擎功能，可以為需求者提供實時的信息檢索，方便單位領導為企業(yè)員工制定工作計劃、安排績效統(tǒng)計、制定人才培養(yǎng)方案等，方便了今后的人才考核與選拔;其次信息化檔案具備實時提醒功能，能第一時間內通知有退休、退養(yǎng)相關人員的記錄，提高了工作效率，避免了以往工作中的疏忽。

三、開展事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的有效策略

（一）加強信息化人事檔案管理建設

人事檔案信息是事業(yè)單位中人才信息的重要存儲依據，所以一定要完善檔案管理制度和體系，將工作制度和要求落實到每一位員工身上，才能更有效的推進信息化檔案管理建設。首先事業(yè)單位應為信息化檔案管理配備完善的硬件設施，像掃描儀、計算機、打印機等等，為檔案管理工作做保障;其次應該對所有入庫的人事檔案信息進行檢查，并同時完善管理工作體系，避免漏缺信息現象的發(fā)生;最后事業(yè)單位應形成一套統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理原則，劃分好領導和基層員工的職權，落實每一位職工的責任和義務，做到“統(tǒng)一管理、分工明確”，全面推進人事檔案管理工作的開展，為適應信息化管理而努力。

（二）培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合素質

信息化人事檔案管理工作不僅為事業(yè)單位提出了新機遇，也為工作人員提出了新挑戰(zhàn)，要求工作人員具備專業(yè)的基礎知識和綜合素質能力，尤其應掌握一定的計算機信息技術，在檔案管理今后步入了信息化模式，也需要專業(yè)人才進行管理。首先事業(yè)單位為保證工作人員的基本工作素質，應培養(yǎng)他們的思想道德品質和個人修養(yǎng)，提高員工的政治意識和工作責任感;其次單位應積極向外界引入專家來對員工做培訓和宣傳教育，提高他們的技術水平和實際操作能力，讓員工不僅擁有基礎的文字歸納能力和分析管理能力，還具備現代化計算機技術，逐漸發(fā)展一支綜合型人才隊伍。

（三）強化人事檔案管理的安全性

現代化信息技術讓人事檔案管理更加高效、便捷，但與此同時也埋下了一定的安全隱患。因為信息網絡平臺的共享性和實時性導致許多檔案信息在被利用的同時也容易發(fā)生泄露，為單位帶來了嚴重的影響，因此相關單位一定要設置一套完善的安全保障措施，避免信息泄密和數據丟失的現象發(fā)生。首先管理人員應該提高自己的綜合操作能力，對單位里的人事檔案信息做好分類和保密;其次應為所有的人事檔案進行備份存儲，相關工作人員一定要引起重視，做好備份;同時公司內部應明確好職權劃分，任何工作人員不得越權操作，建立嚴格的管理制度和保密機制，做到防患于未然。此外，信息化檔案管理需要具備特殊的操作環(huán)境和存儲方式，應從環(huán)境中的潮濕度、溫度、輻射和病毒等方面做好管理，以提高電子檔案的安全性，并將電子檔案與紙質檔案的關系作妥善處理，保證所有人事檔案信息的完整。

（四）完善信息化人事檔案管理數據庫

信息化檔案管理技術能對人事信息自動做整理、歸類和分析，不僅提高了工作效率和數據準確性，還節(jié)省了大量的人力物力，同時管理人員能對檔案信息進行遠程操控，方便在任何地方、任何時間內進行人事檔案信息查閱，提高了工作效率。檔案數據庫首先應保障管理制度的科學和規(guī)范，在將相關人事信息錄入數據庫前應該做好鑒別，為今后更好地對檔案數據做管理和利用;與此同時人事檔案數據庫應做好成本預算，明確數據庫的使用權利劃分，確保管理工作的安全有效和健康發(fā)展。

（五）加大對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的資金投入

傳統(tǒng)的人事檔案工作采取由領導統(tǒng)一集中管理的模式，對檔案管理工作的資金投入也直接由領導階層依據現有的管理規(guī)模進行規(guī)劃，所以導致原本基層檔案數量較少的部門無法獲取到足夠的技術設備和專業(yè)人才，短期內不能實現檔案管理的信息化建設。此外，人事檔案管理工作是一個循序漸進的發(fā)展過程，與其他工作項目不同的是它無法在短期內取得明顯的業(yè)績進步，也無法直接實現經濟利益，這樣就很容易讓上級管理者忽視了人事檔案工作的建設，進而缺乏對人事檔案信息化管理的資金投入。因此，事業(yè)單位應積極改善傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，擴大檔案管理的職權范圍，適當改變原本相對集中化的工作模式，通過建立專項小組進行監(jiān)督管理，以此來推進檔案管理信息化建設。具體可以通過把基層人數較少的每一區(qū)域的檔案管理工作集中到一起，形成統(tǒng)一的管理模式，由少聚多，由小變大，創(chuàng)建大規(guī)模的人事檔案管理隊伍，這樣一來不僅提升了檔案管理工作的地位，還會引起上級領導的關注和重視，進而可以為人事檔案管理爭取到發(fā)展資金，未來就可以完善信息化設備的配置;同時統(tǒng)一規(guī)劃的檔案管理模式也能提高事業(yè)單位的整體工作效率。

四、結語與展望

綜上所述，事業(yè)單位作為與我國經濟發(fā)展和人民幸福生活息息相關的重要部門，其中的人事檔案管理工作是推進事業(yè)單位發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，然而我國目前事業(yè)單位人事檔案管理仍有很多不足與弊端，像現代化信息技術不完整、工作人員綜合素質水平不高等等都是厄待解決的問題，需要引起政府和相關單位的關注和重視。

今后相關部門應積極加強人事檔案管理體制的完善，結合單位實際工作情況，發(fā)揚創(chuàng)新精神和工作責任心，不斷優(yōu)化檔案數據庫，加大資金的投入力度，并培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍，以適應未來更為復雜的人事檔案管理工作。相信未來我國事業(yè)單位的信息化人事檔案工作一定能邁入新臺階，實現科學統(tǒng)一的管理建設。

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