電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用探究

田凌嫣

【摘要】隨著社會的發(fā)展、時代的進(jìn)步、科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，信息化已經(jīng)滲透到我們的生活、工作和學(xué)習(xí)中，電子檔案在各個領(lǐng)域得到高效運(yùn)用。同傳統(tǒng)檔案管理模式相對比，電子檔案具有便捷性和安全性等特點(diǎn)，也能夠促進(jìn)管理工作的事半功倍。基于此，本文就電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究與探討。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;高職學(xué)校檔案管理;應(yīng)用

現(xiàn)階段，不少高校在工作中運(yùn)用了電子文件來進(jìn)行招生、教學(xué)和科研，但是高校現(xiàn)有的檔案管理主要還是以傳統(tǒng)的方式為主，不能夠緊跟時代發(fā)展的步伐來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，導(dǎo)致與信息化脫節(jié)的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。怎樣適應(yīng)當(dāng)前高職院校改革發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的轉(zhuǎn)變是檔案管理工作重點(diǎn)思考的問題。

一、電子檔案管理的特點(diǎn)

（一）管理對象。同傳統(tǒng)檔案管理有區(qū)別的是，電子檔案管理的對象主要以數(shù)字信息和載體為主，而傳統(tǒng)的檔案管理只是以紙質(zhì)為主。出現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變是因?yàn)橐M(jìn)電子檔案管理后，管理人員通過電子設(shè)備的操作，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子檔，從而完成電子檔案管理工作，這樣一來，管理對象就發(fā)生了改變。

（二）管理方式。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的差別就是便捷性和易操作性。傳統(tǒng)的檔案管理最常用的方式就是管理人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和整理，學(xué)校常用的方式就是按照等級和字母來對檔案進(jìn)行排序整理和存放。而電子檔案管理是在管理者對檔案分類完畢后，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)功能或者高校自有的檔案網(wǎng)站對其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的管理，這樣更便于查找和使用。

二、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化對電子檔案的認(rèn)知。就高職學(xué)校檔案管理而言，強(qiáng)化對電子檔案重要作用的認(rèn)知，是做好電子檔案管理工作的前提條件。所以，高職學(xué)校的管理人員在思想上要做到與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，對電子檔案管理進(jìn)行充分的理解和思考。校方也要重視電子檔案的宣傳工作，這樣才能夠保證檔案人員對電子檔案有明確的認(rèn)知，以此來更好地開展電子檔案管理工作，提高工作效率。

（二）建立完善的電子檔案管理制度。電子檔案管理要想更好地運(yùn)用到高職學(xué)校檔案管理中，為高職學(xué)校檔案管理工作帶來更多的便利和服務(wù)，就需要高職學(xué)校結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出完善的管理制度，這樣才能夠?yàn)殡娮訖n案管理提供更好的服務(wù)保駕護(hù)航。當(dāng)前，不少高職學(xué)校已經(jīng)制定了《電子文件收集管理規(guī)定》《檔案管理人員考核制度》等相關(guān)制度。但是，高職學(xué)校在實(shí)際的執(zhí)行過程中，要結(jié)合學(xué)校的檔案管理情況和現(xiàn)狀來開展和實(shí)施。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理人員的培訓(xùn)。電子檔案管理工作一般涉及的是檔案的收集、整理和分類?，F(xiàn)階段，很多高職學(xué)校的檔案管理工作人員對電子設(shè)備的操作不夠熟練，各種辦公軟件的運(yùn)用也不夠徹底，導(dǎo)致電子檔案管理的高效性和便捷性無法得以體現(xiàn)。所以，電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理的運(yùn)用中，學(xué)校方面要給電子檔案管理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，其中主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、辦公室軟件操作、檔案網(wǎng)站管理等方面。電子檔案管理人員只有熟悉和掌握現(xiàn)代化設(shè)備、軟件和網(wǎng)頁的操作，才能夠更專業(yè)地完成電子檔案管理工作，為學(xué)校的檔案管理提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，并完善相關(guān)制度。

（四）加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。電子檔案歸檔指的是檔案管理人員通過系統(tǒng)和科學(xué)的整理，將有價值的電子文檔、圖片和影像等材料，從計(jì)算機(jī)存儲器或者網(wǎng)絡(luò)上拷貝到存儲載體中，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存和歸檔的目的。由此可見，電子檔案管理人員在對檔案進(jìn)行歸檔的過程中，為了排除一切對設(shè)備運(yùn)行造成的干擾，例如病毒等，就要對電子檔案進(jìn)行鑒定。這個過程可以對電子檔案進(jìn)行殺毒，在確認(rèn)無毒入侵的情況下才能夠進(jìn)行歸檔處理。在此基礎(chǔ)上，在對電子檔案歸檔管理工作中，確保電子檔案的完整性也是極其關(guān)鍵的。在對重要文件進(jìn)行掃描和存檔過程中，要將文件整合成PDF文檔，之后再進(jìn)行存檔處理。為了保證檔案為使用者提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)和信息，也要將紙質(zhì)文件進(jìn)行妥善的保管，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的雙軌制，防止紙質(zhì)文件的流失對信息和數(shù)據(jù)的可靠性和安全性造成威脅。

三、結(jié)束語

電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，不僅能夠提高管理工作的便捷性和高效性，也能夠降低檔案管理工作的難度，方便檔案的查詢和運(yùn)用，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。除此之外，在實(shí)際的電子檔案管理中，要強(qiáng)化對電子檔案管理重要性的認(rèn)知、建立完善的管理制度、注重管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)歸檔管理。只有這樣，才能夠更好地服務(wù)校方人員的工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

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