高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化研究

周麗濱

【摘要】近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的不斷升級和發(fā)展，給各大高校的管理工作帶來了諸多便利。也為學(xué)籍檔案管理提供了切實(shí)有效的管理方法，而且目前大部分高校已經(jīng)將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化工程視為重要的任務(wù)、目標(biāo)。本文針對目前高校學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀以及學(xué)籍檔案數(shù)字化的重要性進(jìn)行分析，對其合理運(yùn)用進(jìn)行探究。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)籍檔案;管理;數(shù)字化;策略

學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一個(gè)高校保持穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵因素，學(xué)籍檔案管理數(shù)字化可以提升整體檔案工作管理的質(zhì)量，也是彰顯高校辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)關(guān)鍵。近幾年來，我國相關(guān)教育部門提出各大高校要實(shí)行“數(shù)字化校園”，而在這其中，學(xué)籍檔案管理數(shù)字化是“數(shù)字化校園”的主要工作，它也是將高校的管理工作變得規(guī)范化、數(shù)字化和信息化的重要手段。隨著我國各大高校的不斷擴(kuò)大、擴(kuò)建，高校學(xué)生越來越多，導(dǎo)致高校學(xué)籍管理部門檔案管理工作的任務(wù)量也逐年增多，高校的學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)不能只依靠人工處理的方式。所以，為了適應(yīng)新形式、新時(shí)代，高校要將學(xué)籍檔案管理與數(shù)字化信息相結(jié)合，使得高校學(xué)籍檔案管理變得數(shù)字化、規(guī)范化和信息化，從而讓高校的管理工作質(zhì)量得到提升。

一、學(xué)籍檔案數(shù)字化的作用

（一）提升學(xué)籍管理工作的效率。實(shí)行學(xué)籍檔案管理數(shù)字化可以提升相關(guān)管理人員的學(xué)籍管理工作效率，對于每一位學(xué)生來說，學(xué)籍檔案是非常重要的，它里面包括了學(xué)生在校期間思想、學(xué)習(xí)和生活等方面有價(jià)值的信息，而且學(xué)籍檔案的時(shí)間跨度和里面含有的信息量是非常大的。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國各大高校建設(shè)逐步完善，并開展擴(kuò)招的目標(biāo)，在校學(xué)生也在逐漸增多，致使相應(yīng)的學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和效率受到影響。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理不僅能夠提升學(xué)籍檔案管理工作，還能減少相關(guān)人員的工作量，從而降低人員工作中的錯(cuò)誤率。

（二）便于完善學(xué)籍檔案內(nèi)容。學(xué)籍檔案中記錄著學(xué)生在接受教育時(shí)間里重要的信息，在我國當(dāng)下高校學(xué)籍檔案管理工作中，大部分高校管理學(xué)籍的方法是傳統(tǒng)的分開存放。這種分開存放的方法就是高校根據(jù)學(xué)生的院系、專業(yè)、班級進(jìn)行整理、存放，有部分學(xué)校會(huì)出現(xiàn)這種情況，學(xué)生在校期間學(xué)籍中發(fā)生變動(dòng)的信息，高校會(huì)將這些變動(dòng)的信息進(jìn)行分開存放，像學(xué)生在高校期間的獎(jiǎng)懲情況、任職情況、政治面貌、學(xué)生個(gè)人綜合評價(jià)等這些實(shí)時(shí)情況也可能會(huì)進(jìn)行單獨(dú)記載。采用傳統(tǒng)的方法分開存放時(shí)，查找學(xué)生的全面信息會(huì)遇到一定的困難，因?yàn)槭欠珠_存放，在查找過程中會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。但是將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理后，就可以采用大數(shù)據(jù)庫來存儲學(xué)生的信息，雖然載入學(xué)生信息的部門可能會(huì)不同，但是學(xué)生的整體信息還是會(huì)統(tǒng)一顯示出來，方便查找。而且利用數(shù)字化管理可以保障學(xué)生學(xué)籍檔案的完整性，使高校管理學(xué)習(xí)工作的質(zhì)量全面提升。

二、數(shù)字化學(xué)籍檔案管理中目前存在的問題

（一）數(shù)字化程度較低。各個(gè)高校以往的學(xué)籍檔案管理工作一般都是采用傳統(tǒng)的人工操作的方式來進(jìn)行管理。隨著近幾年信息技術(shù)的提升，高校的學(xué)籍檔案管理工作開始實(shí)施數(shù)字化管理。而在學(xué)校進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)很多嚴(yán)重的錯(cuò)誤，比如在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，高校只重視于對數(shù)字化硬件設(shè)備的引進(jìn)和建設(shè)，而忽視對于應(yīng)用軟件、系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用。這樣的情況并不能有效提升管理工作質(zhì)量，因?yàn)檐浖拖到y(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用是數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)條件。只有將數(shù)字化的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)一同提高，才能更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作質(zhì)量的提高。

（二）學(xué)籍管理人員的技術(shù)水平較差。近幾年來，各個(gè)高校在不斷開展數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的建設(shè)，將人力、物力和財(cái)力都放在學(xué)籍管理設(shè)施、設(shè)備、環(huán)境、軟件的建設(shè)上，以求建設(shè)良好的學(xué)籍管理環(huán)境，但是各大高校忽視了最根本的問題，那就是管理人員的專業(yè)水平，如果管理人員的專業(yè)水平較差，那么無論多么好的設(shè)備、軟件，學(xué)籍管理的工作質(zhì)量也不會(huì)有顯著提升。并且在進(jìn)行數(shù)字化管理過程中，難免會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)故障或者軟件維護(hù)等問題，如果管理人員的專業(yè)水平較差，那么會(huì)對設(shè)備或者軟件的使用造成實(shí)質(zhì)影響，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)浪費(fèi)學(xué)校資源。因此，學(xué)校應(yīng)重視管理人員的培育。

三、運(yùn)用數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的措施和策略

（一）給予學(xué)籍檔案管理足夠的重視。隨著時(shí)代的變遷，在現(xiàn)如今這種高度信息化的時(shí)代下，各大高校為了適應(yīng)新時(shí)代開始進(jìn)行轉(zhuǎn)變改革。在現(xiàn)如今，高校的校務(wù)信息被逐漸公開。因此，數(shù)字化學(xué)籍檔案的建設(shè)已經(jīng)成為高校的關(guān)注重點(diǎn)，但是現(xiàn)階段的高校數(shù)字化學(xué)籍檔案管理中還存在著大量的問題，因此，必須要提升高校工作人員和院校領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化學(xué)籍管理建設(shè)的重視度。另外，各個(gè)高校在進(jìn)行數(shù)字化信息建設(shè)時(shí)要注意應(yīng)結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，明確學(xué)籍管理的重要性，發(fā)現(xiàn)并解決可能出現(xiàn)的問題，與時(shí)俱進(jìn)，有方案、有計(jì)劃地循序漸進(jìn)增強(qiáng)數(shù)字管理體系。

（二）開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件和系統(tǒng)。高校應(yīng)根據(jù)教育部門的相關(guān)要求，再結(jié)合高校自身的實(shí)際情況構(gòu)建一個(gè)相對完善健全的學(xué)籍檔案管理體系，通過這個(gè)管理體系將高校中所有分院、班級連接在一起，進(jìn)行信息共享。而在構(gòu)建數(shù)字化管理體系中，學(xué)籍檔案管理的應(yīng)用軟件和系統(tǒng)起到了關(guān)鍵性作用。一個(gè)好的管理軟件和系統(tǒng)對提升學(xué)籍檔案管理的工作質(zhì)量和效率有明顯的提升。舉例說明：比如在進(jìn)行學(xué)生檔案錄入時(shí)，因?yàn)闄n案量大，如果使用的系統(tǒng)較差，在錄入過程中難免會(huì)遇到系統(tǒng)卡頓或者系統(tǒng)崩潰的情況，這對于檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生一定的影響。而對于檔案管理應(yīng)用軟件而言，比如高校領(lǐng)導(dǎo)想查閱某一個(gè)學(xué)生的個(gè)人全面信息，如果使用的管理軟件的檢索功能不夠全面，那么對于查閱和維護(hù)學(xué)生的學(xué)籍信息有一定的影響。因此，高校應(yīng)重視對學(xué)籍檔案管理軟件和系統(tǒng)的選用，并且構(gòu)建完善的管理體系，從而提升管理工作的質(zhì)量、效率。

（三）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理中，相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容重復(fù)性較強(qiáng)，而且不需要管理人員具備較高的專業(yè)技能。但是在數(shù)字化學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)樯婕暗讲僮骱途S護(hù)計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)施，所以要求管理人員要具備較高的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)下這種高度信息化的時(shí)代，越來越多的高校陸續(xù)創(chuàng)辦了檔案管理的專業(yè)。各個(gè)高校在引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才時(shí)，還應(yīng)關(guān)注對計(jì)算機(jī)專業(yè)人才和數(shù)字化檔案管理人才的引進(jìn)，以此來提升學(xué)籍檔案管理的專業(yè)水平。與此同時(shí)，高?？梢岳门嘤?xùn)等方式對原有的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行針對性培訓(xùn)，提升原有管理人員的信息技術(shù)專業(yè)水平。在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，難免會(huì)遇到軟件系統(tǒng)或者硬件設(shè)備出現(xiàn)問題，為了解決這樣的問題，高校應(yīng)定期為管理人員開展日常維護(hù)方面的培訓(xùn)，確保相關(guān)管理人員能夠有效解決在日常管理工作中出現(xiàn)的問題。

（四）增加數(shù)字學(xué)籍檔案管理資金。要想提升學(xué)籍檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率，學(xué)校的資金投入是主要前提。只有通過高校對數(shù)字化學(xué)籍檔案管理投入充足的資金，才能實(shí)現(xiàn)管理體系的全面發(fā)展。高校中的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)本身不會(huì)產(chǎn)生任何的經(jīng)濟(jì)效益，因此學(xué)籍檔案相關(guān)的管理部門應(yīng)積極主動(dòng)與校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入探討、交流，讓校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并向有關(guān)部門提出申請資金扶持的理由。對檔案管理投入資金的途徑要多樣化，比如向相關(guān)政府部門申請資金扶持、學(xué)校內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)投入，高校校友捐贈(zèng)等，將這些投入資金方式進(jìn)行聯(lián)合運(yùn)用，才能在檔案管理體系中保持資金投入。

四、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化學(xué)籍檔案管理在高校管理體系中占據(jù)著至關(guān)重要的作用。但是目前我國數(shù)字化管理體系的實(shí)施并不完善，相當(dāng)于剛起步的階段，所以需要校領(lǐng)導(dǎo)對此抱以高度重視。數(shù)字化檔案管理的廣泛應(yīng)用已是必然趨勢，所以，在實(shí)際管理工作中，高校必須要正視檔案管理的重要性，結(jié)合對數(shù)字化管理中軟硬件設(shè)施的良好采用，并通過對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，保持資金的投入等方式將數(shù)字化學(xué)籍檔案管理的效果發(fā)揮到最大化。

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