檔案管理常見問題探析

孫蕾

【摘要】檔案資料對于企事業(yè)單位而言具有十分重要的意義，它不僅僅是企事業(yè)單位成長歷程的見證，同時也逐步成為企事業(yè)單位不可分割的組成部分，檔案工作水平的高低直接影響到企事業(yè)單位的核心競爭力，尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，越來越多的企事業(yè)單位開始加強(qiáng)對于檔案管理工作的優(yōu)化，以提升企事業(yè)單位的競爭力，促進(jìn)單位不斷發(fā)展，因此本文研究檔案管理工作中的常見問題具有一定的實(shí)踐意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;管理方法;管理意識

一、檔案管理中常見的問題

（一）對于檔案管理的認(rèn)識不足。在很多企事業(yè)單位中，雖然很多人都能夠重視檔案的管理工作，但還是存在對于檔案管理工作認(rèn)識不足的情況，正是由于對于檔案管理的認(rèn)識不足，所以導(dǎo)致很多檔案管理工作過程中，檔案管理者對于檔案信息資源的收集存在很大的困境，有些管理者無法確保檔案資料的完整性，有些則無法保證檔案資料的時效性。認(rèn)識不足歸根結(jié)底是檔案管理工作人員不能夠清楚地捋順檔案管理和單位發(fā)展之間的關(guān)系，錯誤地認(rèn)為檔案管理就是保存資料，從而無法將檔案工作做到盡善盡美。

（二）檔案管理人員的能力和素質(zhì)低下。在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作已經(jīng)不單單是掌握檔案學(xué)這個傳統(tǒng)單一的人員可以勝任的，檔案信息資源的管理除了需要檔案基礎(chǔ)知識外，還需要信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的配合，而目前很多企事業(yè)單位對于檔案管理人員的招聘依然按部就班地認(rèn)準(zhǔn)檔案學(xué)專業(yè)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的綜合能力和素質(zhì)普遍較低，很多檔案管理者會在其他部門缺人手的時候被臨時借調(diào)，原本僅有的專業(yè)知識和技能也很難在檔案管理工作中發(fā)揮，因此很多企事業(yè)單位的檔案管理效率比較低下。

（三）缺乏規(guī)范性管理。我國為了規(guī)范檔案管理出臺了《中華人民共和國檔案法》，即便如此，能夠完全按照《檔案法》的條文開展檔案管理工作的企事業(yè)單位卻寥寥無幾，因此不規(guī)范的管理模式造就了不規(guī)范的檔案工作方式，很多員工工作懶散，無法保證檔案信息資源的完整性和實(shí)時性，也就自然無法為企事業(yè)單位的發(fā)展提供智力支持。

（四）檔案管理的技術(shù)落后。由于時代的不斷發(fā)展，很多軟件的發(fā)展已經(jīng)超過硬件，企事業(yè)單位的硬件設(shè)施根本無法跟上軟件的變化，再加上大多數(shù)企事業(yè)單位對于檔案部門的資金投入嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致很多單位的檔案工作還局限在人工錄入階段，缺乏對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，如此一來不僅使檔案管理工作的工作效率無法提升，還容易造成檔案資料的失真，根本無法滿足單位未來決策和發(fā)展的需求。

二、改進(jìn)檔案管理問題的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識。想要解決檔案工作的常見問題，首要解決的就是檔案工作者對于檔案的認(rèn)識，要深知檔案管理工作對于企事業(yè)單位未來的發(fā)展是十分重要的，明白檔案管理水平的高低能夠影響到企事業(yè)單位的綜合競爭力，加強(qiáng)對于新時期檔案管理相關(guān)知識的了解和掌握，自上而下確保檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，緊跟時代發(fā)展的步伐。

（二）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，如果檔案管理人員的整體素質(zhì)不從根本上得到提升，那么檔案管理工作的水平不會有提高，現(xiàn)如今對于大多數(shù)企事業(yè)單位而言，無論是檔案工作人員的學(xué)歷背景還是基礎(chǔ)能力，都無法滿足新時代檔案管理工作的要求，想要提升檔案管理人員的整體素質(zhì)必須要加強(qiáng)人才引進(jìn)，對已有人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠?qū)n案整理工作做到盡善盡美，從而保證檔案信息資源的實(shí)時性和準(zhǔn)確性。

（三）規(guī)范檔案管理制度。各個企事業(yè)單位必須嚴(yán)格按照國家頒布的《檔案法》進(jìn)行工作，這不僅是對自身檔案管理工作的優(yōu)化升級，也是為未來和其他單位進(jìn)行檔案信息資源對接進(jìn)行鋪墊，只有所有的企事業(yè)單位都應(yīng)用一套規(guī)范的檔案管理制度進(jìn)行管理，整個社會上的檔案信息資源才能達(dá)到一次錄入，多次使用，減少沒有必要的額外工作，提高檔案信息資源的使用率。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。在互聯(lián)網(wǎng)時代的今天，只有將檔案管理工作和信息技術(shù)相互融合，才能使檔案信息資源不斷推陳出新，從而挖掘出檔案信息資源更多的潛在價值，滿足企事業(yè)單位乃至社會對于檔案信息資源的需求。一方面，企事業(yè)單位完全可以引進(jìn)一些懂得信息技術(shù)的人才輔助原本的檔案管理工作者;另一方面，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對于檔案部門的資金投入，確保檔案部門的硬件設(shè)置能夠滿足時代的要求。此外，企事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加大對于檔案管理部門的監(jiān)督力度，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性和實(shí)時性，將檔案管理部門培養(yǎng)成企事業(yè)單位未來發(fā)展與決策的智囊團(tuán)。

綜上所述，隨著未來檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，越來越多的問題也會不斷出現(xiàn)，作為檔案管理工作者只有時刻將挖掘檔案信息資源的價值作為工作的主要任務(wù)，才能夠解決層出不窮的問題，并且真正做到在工作中不斷創(chuàng)新。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李曉婷.檔案管理工作問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （24）：115+133.

[2]張?jiān)诳踟S霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2017（12）：31-32.

[3]賈雪燕.辦公室秘書對檔案管理工作問題的探討[J].黑龍江史志，2014（01）：106-107.